Diseño de la arquitectura institucional para el soporte de la estrategia

Transcripción

1 Diseño de la arquitectura institucional para el soporte de la estrategia Claudia Lucia Velandia Vicerrectora Administrativa y Financiera Universidad de los Andes

2 Objetivos del proyecto Este proyecto se enmarca dentro del Sistema de Aseguramiento de la Calidad Uniandes: Diseñar la estructura organizacional institucional (unidades, estructura y cargos) que soporte el cumplimiento de la misión y el desarrollo del PDI. Alcance de esta fase: Decanaturas Lograr efectividad institucional, que se refleje en economías de escala y sinergias facilitando así el seguimiento, evaluación y mejora continua Generar estructuras organizacionales acordes con los procesos Definir cargos y perfiles de acuerdo con los requerimientos de la estrategia institucional y de las facultades DIAGNÓSTICO VALIDACIÓN PROPUESTA Levantamiento Métricas Entrevistas Propuesta Validación y consultas decanos Comité de rectoría Consejo Académico

3 Motivación del proyecto FACULTAD Docencia: Pregrado Maestría Doctorado Especializa Relación con sus grupos de interés ESTRATEGIA PROCESOS Investigación Básica Creación Artística Medio Externo : Cursos Programas Asesorías ORGANIZACIÓN INTERNA ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL

4 Motivación del proyecto OFERTA UNIVERSIDAD DOCENCIA, INVESTIGACIÓN, MEDIO EXTERNO DEMANDA Respuesta D E I P I D UNIDADES ACADÉMICAS I D ARQUITECTURA INSTITUCIONAL: DISEÑO DE PROCESOS, RELACIONES, ESTRUCTURAS Y CARGOS PROCESOS- ORGANIZACIÓN- CARGOS D Matriz Facultades Relación directa e inmediata COHERENCIA Relación indirecta e institucional Servicios y soporte UNIDADES ADMINISTRATIVAS PROCESOS- ORGANIZACIÓN- CARGOS

5 Definiciones PROCESOS REPRESENTACIÓN ESTRUCTURA DIRECCIÓN CARGOS MISIÓN VISIÓN PLANEACIÓN EVALUACIÓN PROCESO JEFATURA JEFATURA CARGO PROCESO PERFIL PROCESO COMPETENCIAS PROCEDIMIENTOS PROFESIONAL PROFESIONAL ACTIVIDAD ACTIVIDAD APOYO - SOPORTE APOYO - SOPORTE PLANTA DE PERSONAL MODELO DE GOBIERNO

6 Metodología de Trabajo PRELIMINARES PDI DIAGNOSTICO TRABAJO COLABORATIVO Producto 2: Ajustes Misionales y Estratégicos VALORACIÓN IMPLEMENTACIÓN DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO FACULTADES INVENTARIO DE PROCESOS MAPEO DE PROCESOS M E A Ineficiencias Producto 1: Mejora en Apoyo Producto 3: Procesos documentados Producto 7: requerimientos tecnológicos y documentales Requerimientos INVENTARIO DE CARGOS Y ESTRUCTURA Mejoras VALIDACIÓN CARGOS Y ESTRUCTURA VALIDACIÓN DE PROPUESTA Producto 8: Propuesta estructura Producto 4: Validación inventario Estructura Producto 5: Validación inventario Cargos Producto 9: Propuesta cargos Producto 6: Matriz cargos y estructura

7 HALLAZGOS Metodología del diagnóstico Las relaciones respondan a la estrategia? ESTRUCTURA: RELACIONES DE JERARQUÍA PROCESOS: RELACIONES DE ACTIVIDADES MISIONALES ESTRATÉGICOS APOYO Todos los procesos se soportan en estructura y funciones? Correspondencia de la plantilla con la estrategia y la carga? APOYO PROFESIONAL JEFATURA DIRECCIÓN DECANO VICE SECRETARIA PROF APOYO APOYO APOYO JEFE PROF APOYO Dirección y estrategia Táctica: coordinación Aplicación Conocimientos Aplicación procedimientos PLANTILLA DE PERSONAL: No DE CARGOS, TIPO, COMPENSACIÓN < > TRANSACCIONES ESTRATEGIA > <

8 ESTRATEGICOS DIVERSIFICACIÓN DE INGRESOS INTERNACIONAL IZACION Consecución Vínculos Medios Vínculos donantes RELACIONES EXTERNAS E INTERNAS GESTIÓN Y GOBIERNO D. Organizacional EFECTIVIDAD INSTITUCIONAL Estrategia RESPONSABILID AD SOCIAL Ambiental Convenios Promoción Seguimiento Implementación Social Gestión donantes Movilidad Eventos Gestión Consejos Evaluación Económica Productividad Divulgación Delegaciones Seguimiento Vínculos Posicionamiento Acreditación y Registros A. Documental MISIONALES PROGRAMAS CONDUCENTES A PROGRAMAS NO CONDUCENTES A INVESTIGACIÓN TITULO TITULO Selección y Admisión Producción Diseño Diseño y Seguimiento Curricular Asesoría Financiera Promoción Gestión cursos Apoyo Operativo Realización de programas Titulación Seguimiento a Proyectos Consultoría Publicaciones APOYO TALENTO HUMANO GESTIÓN DE ESTUDIANTES SOST DE PROFESORES GESTIÓN DE ESPACIOS GESTIÓN TICS RECURSOS FINANCIEROS OTROS RECURSOS Gestión estr. P. disciplinarios Vinculación Adm. Espacios Soporte técnico Presupuesto Jurídica Planeación TH Ret.Estudiantes Desarrollo S. Industrial Licenciamiento Ejecución Bienestar Gestionar TH Evaluación Mantenimiento Páginas Web Distribución Biblioteca Administrar TH Remuneración Activos Des. software Aprovisionamiento Gest. cultura org A. Graduados Laboratorios

9 MISIONAL PROGRAMAS Las características de los estudiantes de posgrados e internacionales son distintas Los procesos tienen condiciones distintas (registro, pago, carnet) INVESTIGACIÓN Alta demanda operativa en la gestión de las investigaciones y consultoría (presupuesto, G. Humana, jurídica, registro de investigadores) Gestión institucional para conseguir recursos MEDIO EXTERNO Algunos beneficios para asistentes a cursos de E.C ESTRATÉGICO POSICIONAMIENTO Y CONSECUSIÓN DE RECURSOS Definición de criterios para eventos, noticias y comunicación institucional Falta de entendimiento de la importancia de procesos misionales Falta claridad en el manejo de la información de egresados, empresas Acompañamiento institucional Alta carga operativa para gestión de comunicación (WEB) INTERNACIONALIZACIÓN Se requiere clara diferenciación entre la estrategia y la operación Precisión de expectativas para los próximos años Definición de oferta de servicios a invitados internacionales (GH, vivienda, tramites) PLANEACIÓN Demanda creciente de actividades para el seguimiento al Plan Garantizar la calidad de los programas (acreditación, evaluación aprendizaje

10 APOYO ESTUDIANTES PROFESORES RECURSOS GESTIÓN HUMANA Alta demanda de gestión de información de estudiantes Alta demanda operativa de procesos de estudiantes (monitorias, consejería, A. Graduadas) Alta demanda de gestión de información del profesor Para ROSTER CEVELAC EVALUACIIÓN Financieros Oportunidad de la información Seguimiento detallado a los procesos misionales y estratégicos Información para toma de decisiones (planeación ) Tecnología Tecnología más articulada a los procesos de aprendizaje Soporte a la operación propia de los procesos misionales Tiempos de respuesta no acorde con la expectativa Desarrollos propios Planta física Alta demanda de espacio, asignación de espacios Laboratorios alta carga operativa Seguridad industrial Decisiones particulares en cambios de estructura y cargos Solicitudes diversas para atender problemáticas comunes Tiempo de respuesta

11 Hallazgos estructuras MISIONAL ESTRATEGICO APOYO PROGRAMAS INVESTIGACIÓN MEDIO EXTERNO CONSECUSIÓN $ INTERNAL REL. INTER Y EXT GOBI Y GESTIÓN EFECTIVIDAD INST. APOYO PROFESIONAL JEFES DIRECTIVOS SOST.PROFESORES RETENCIÓN ESTU TALENTO HUMANO BIENESTAR GESTIÓN RECURSOS JURIDICA DECANO VICE DIRECT. PRO OTRO DIRC SECRETARIA JEFE ADMÓN TECNOLOGIA P. ESTRATEG ADMÓN SEG.ACAC EDITORIAL EVENTOS COMUNICACIONES TIC S PROYECTOS ADMÓN TECNICO MENSAJERO SECRETARIA Cargos directivos asociados a planeación, relaciones, administración Alta concentración de funciones en los secretarios generales Jefes para procesos estratégicos y de apoyo Carga profesional en procesos administrativos Carga profesional en procesos estratégicos Secretarias con delegaciones en actividades directivas Mensajeros cumpliendo funciones múltiples

12 ANÁLISIS CUALITATIVO DE LOS GRUPOS OCUPACIONALES Caracterizar las funciones de cada uno de los cargos asociados con los diferentes grupos ocupacionales, identificando así las particularidades de cada cargo y las acciones transversales en cargos de la misma denominación o alcance.

13 Grupo Ocupacional, Cargo y Características de las funciones relacionadas con el cargo 1 1 Tomado de Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI

14 Caracterización de las funciones de los cargos correspondientes a cada grupo ocupacional 1 Frecuencia: puede ser interpretada tanto como el número de individuos que realizan la acción, como la cantidad de veces que es realizada. En ALTO grado En BAJO grado Acciones no características Acciones que NO caracterizan al GO y que se realizan frecuentemente o por varias personas Acciones que NO caracterizan al GO y que se realizan con baja frecuencia o por pocas personas Acciones características Acciones que SI caracterizan al GO y que se realizan frecuentemente o por varias personas Afinidad Acciones que SI caracterizan al GO y que se realizan con baja frecuencia o por pocas personas Afinidad: correspondencia entre la acción que se realiza y el GO que la caracteriza. Un IA 100 manifiesta una alta relación entre la acción y el GO analizado. Entre más alto sea este índice, mayor diferenciación entre las acciones de dicho GO respecto a las de los otros y en consecuencia, una mayor caracterización del GO. Un IA a 100 expresa una baja relación entre la acción y el GO analizado y, por consiguiente, las acciones no son características de el GO indicando mayor transversalidad entre 1 Tomado de Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI DIRECCIÓN las acciones DE PLANEACIÓN de Y EVALUACIÓN cada GO. DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL

15 Caracterización de las funciones de los cargos correspondientes a cada grupo ocupacional 1 Frecuencia Ejecutar Realizar Garantizar Tramitar Controlar Brindar Organizar Brindar información Recibir Archivar Asesorar Coordinar Distribuir Proponer Asignar Analizar Evaluar Solicitar Definir Implementar Afinidad 1 Tomado de Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI

16 Caracterización de las funciones de los cargos correspondientes a cada grupo ocupacional 1 Acción - Verbo Descripción Controlar Asesorar Coordinar Analizar Definir Proponer Evaluar Implementar hacer cumplir el reglamento interno en la sala y controlar el ingreso de estudiantes. Asesorar y brindar información, telefónica, personal y virtual Coordinar y administrar el área de informática de la Facultad para garantizar el correcto funcionamiento, soporte y uso adecuado de las herramientas Analizar y hacer seguimiento a los diferentes grupos de interés, a través de los medios de comunicación impresos y virtuales definir un consecutivo de muestras proponer, consolidar y organizar el diseño, diagramación e impresión de afiches Evaluar técnicamente las piezas de comunicación Evaluar el estado de los equipos del sistema de bibliotecas, para implementar el cambio, actualización y/o descarte de los mismos Las acciones de este grupo se caracterizan por la operatividad y el desarrollo de actividades específicas de la unidad o del cargo, sin involucrar procesos de toma de decisiones, análisis calificado (especializado) de la información, ni las consecuencias e impacto sobre las funciones de otras personas en cargos afines 1 Tomado de Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI

17 Caracterización de las funciones de los cargos correspondientes a cada grupo ocupacional Coordinar Controlar Frecuencia Ejecutar Analizar Asesorar 30 Diseñar 20 Brindar Planificar 10 0 Recibir Tramitar Divulgar Implementar Archivar Tomado de Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI DIRECCIÓN Afinidad DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA Y ORGANIZACIONAL

18 Caracterización de las funciones de los cargos correspondientes a cada grupo ocupacional 1 Acción - Verbo Archivar Recibir Tramitar Brindar Implementar Descripción Cumplimiento de las directrices técnicas emanadas por el Comité de Gestión Documental sobre la forma en que se deben archivar los documentos para garantizar su preservación Recibir y revisar el compromiso presupuestal de las facturas de Outsourcing (Panamericana y Ofiexpress) Tramitar y hacer seguimiento a las garantías, cambios de mercancías o reclamaciones y reposiciones de bienes Brindar información sobre el análisis de materiales bibliográficos en trámite en el área Implementar procesos y actividades de gestión del equipo humano Las acciones de este grupo se caracterizan por sus consecuencias sobre las funciones de otras personas (en cargos del mismo alcance o diferentes) y por el impacto de las mismas sobre el desempeño de su unidad 1 Tomado de Descripción de cargos - Informe Final. Dimensiones Administrativa y Académica CIFI

19 Caracterización de las funciones de los cargos correspondientes a cada grupo ocupacional Proponer 20 Desarrollar Implementar Frecuencia 15 Definir Planear 10 Establecer Implementar estrategias 5 Implementar opciones Afinidad 1 Tomado de Descripción de cargos - Informe Final. DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Dimensiones DIRECCIÓN Administrativa DE GESTIÓN HUMANA y Académica Y ORGANIZACIONAL CIFI

20 Conclusiones Necesidad de diferenciar claramente las funciones propias de cada grupo ocupacional Buscar unos mínimos comunes en las descripciones de los cargos que facilite la diferenciación entre los mismos. No hay una clara separación de responsabilidades y funciones entre los grupos ocupacionales, especialmente Profesional entre los niveles de Soporte y Profesional Soport Los cargos asumen funciones muy diversas e y las descripciones de cargo son poco concretas Se evidencia mayor cantidad de personal de Soporte Jefatura No hay una asociación clara entre las funciones y los procesos Existen procesos que no están cubiertos Las estructuras no soportan la estrategia

21 Proyecto de Optimización de Procesos y Estructuras - Decanaturas 3. PROPUESTAS

22 Definición de Modelos Modelo Operativo Actividades a desarrollar para soportar el modelo de negocio y/o de servicios Modelo de Información Modelo de Servicios Representación de la estructura y manejo de la información de forma confiable, eficaz y oportuna que facilita la toma de decisiones y da cuenta del estado de la Universidad en todas sus dimensiones Servicios que apoyan y brindan soporte al modelo de negocio. Un servicio se define como cualquier acción o cometido esencialmente intangible que una parte ofrece a otra, sin que exista transmisión de propiedad. La prestación de los servicios puede estar vinculada o no con productos físicos [1]. [1] Kotler, Phillip y Keller, Kevin. Dirección de Marketing, pág. 402, Pearson Prentice Hall, 2006, Duodécima edición.

23 CONSECUCIÓN DE RECURSOS INTER- NACIONALIZACIÓN Cadena de Valor de la Universidad PROCESOS ESTRATÉGICOS RELACIONES EXTERNAS E INTERNAS RESPONSABILIDAD SOCIAL GOBIERNO Y GESTIÓN PLANEACIÓN, ASEGURAMIENTO Y EVALUACIÓN ENTRADAS PROCESOS MISIONALES SALIDAS BACHILLERES CAMBIOS TECNOLÓGICOS SELECCIÓN Y ADMISIÓN ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE DISEÑO Y SEGUIMIENTO CURRICULAR SEGUIMIENTO A EGRESADOS PROFESIONALES ADAPTABLES MAGÍSTERES PROBLEMAS DE INTERÉS EXIGENCIAS DE LA GLOBALIZACIÓN REQUERIMIENTOS SECTOR PUBLICO O PRIVADO PROFESIONALES CONSOLIDACIÓN PROPUESTA PROGRAMAS CONDUCENTES A TÍTULO PRODUCCIÓN DE CONOCIMIENTO Posicionamiento BÁSICO APLICADO INNOVACIÓN INVESTIGACIÓN SOLUCIÓN -PRESENCIA Posicionamiento CURSOS VISIBILIDAD IMPACTO POSICIONAMIENTO APOYO AL SECTOR EXTERNO Consolidación PROGRAMAS NO CONDUCENTES A TITULO DOCTORADOS PUBLICACIONES Y PATENTES PRODUCTOS DE ASESORÍA PROFESIONALES ACTUALIZADOS SOSTENIBILIDAD DE PROFESORES RETENCIÓN DE ESTUDIANTES PROCESOS DE APOYO TALENTO HUMANO BIENESTAR RECURSOS JURÍDICA RECURSOS TIC INFRAESTRUCTURA LABORATORIOS BIBLIOTECA FINANCIEROS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GESTIÓN - EFICIENCIA INSTITUCIONAL

24 Modelos en la Cadena de Valor Uniandes OPERATIVO INFORMACIÓN SERVICIOS CONSECUCIÓN DE RECURSOS INTER- NACIONALIZACIÓN ESTRATEGICOS RELACIONES EXTERNAS E INTERNAS RESPONSABILIDA D SOCIAL GOBIERNO Y GESTIÓN PLANEACIÓN, ASEGURAMIENTO Y EVALUACIÓN SELECCIÓN Y ADMISIÓN ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE DISEÑO Y SEGUIMIENTO CURRICULAR PROGRAMAS CONDUCENTES A TÍTULO SEGUIMIENTO A EGRESADOS CONSOLIDACIÓN PRODUCCIÓN DE CONOCIMIENTO Posicionamiento BÁSICO MISIONALES APLICADO INNOVACIÓN INVESTIGACIÓN VISIBILIDAD IMPACTO Modelo de Negocio PROPUESTA SOLUCIÓN -PRESENCIA Posicionamiento CURSOS POSICIONAMIENTO APOYO AL SECTOR EXTERNO Consolidación PROGRAMAS NO CONDUCENTES A TITULO SOSTENIBILIDAD DE PROFESORES RETENCIÓN DE ESTUDIANTES APOYO TALENTO HUMANO BIENESTAR RECURSOS JURÍDICA

25 Modelo de Gestión en Uniandes Federalista Operación Independiente Definición Políticas Sectorizada Descentralización Funcional Operación Independiente Definición Políticas Centralizada MODELO DE NEGOCIO Centralista Operación Centralizada Definición Políticas Centralizada MODELO DE SERVICIO MODELO DE INFORMACIÓN MODELO OPERATIVO

26 Modelo de Servicio OPERATIVO INFORMACIÓN SERVICIO ESTRATEGICOS PERSONAL RECURSO TECNOLÓGICO COSTOS PERSONALIZADO + - Lineales MISIONALES AUTOSERVICIO - + APOYO Marginales Decrecientes

27 Modelo de Información OPERATIVO INFORMACIÓN SERVICIO ESTRATEGICOS IMPLICACIONES INSTITUCIONAL Plataforma Tecnológica (Ej: SAP) MISIONALES Definiciones y Políticas Protocolos de Seguridad Procesos Definidos PRIVADO Espacio Almacenamiento APOYO Detalle y Especificidad Responsables de la información claramente identificados Procesos variables

28 Modelo Operativo OPERATIVO INFORMACIÓN SERVICIO ESTRATEGICOS IMPLICACIONES FEDERAL Eficiencia en el Modelo de Negocio MISIONALES Atención a necesidades particulares Heterogeneidad en Estructuras Organizacionales CENTRAL Efectividad en la Estrategia Institucional APOYO Economías de Escala Homogeneidad en Estructuras Organizacionales

29 Modelos Vs. Objetivos PDI Calidad y Diferenciación Efectividad administrativa Impacto y Presencia en el Entorno Objetivos PDI Modelo Operativo Modelo de Servicio Modelo de Información 1. Ofrecer programas académicos que cumplan estándares internacionales X X X 2. Contar con un cuerpo profesoral consolidado y de calidad X X X 3. Atraer y retener estudiantes de calidad X X X 4. Producir investigación de calidad X X X 5. Fortalecer el gobierno y la gestión institucional X X X 6. Facilitar la sostenibilidad financiera del largo plazo X X X 7. Optimizar los recursos y servicios con criterios de eficiencia y eficacia X X X 8. Reconocer al egresado como un medio para generar impacto X X X 9. Lograr reconocimiento e impacto en la sociedad X X X

30 Modelos Vs. Grupos Ocupacionales Modelo de Servicio Modelo Operativo Modelo de información Modelo de Negocio Directivo Jefatura* Profesional Soporte MENOR MAYOR Incidencia de los Grupos en los Modelos * Jefatura de Servicio

31 Áreas funcionales intransferibles de las decanaturas Selección y Admisión Diseño y Seguimiento Curricular Titulación Procesos Disciplinarios Retención de Estudiantes Pertinencia Asesoría Financiera Apoyo Operativo Seguimiento a Proyectos Consultoría Publicaciones Vinculación Capacitación Permanencia (Bienestar) Evaluación Procesos Disciplinarios 1. Programas Conducentes a Título 2. Investigación 3. Profesores Comunicaciones Promoción Eventos Egresados Consecución de Recursos Publicaciones Divulgación Información de Facultad Información Institucional Plan de Desarrollo Seguimiento Planes de Acción y Mejoramiento Benchmarking 4. Medio Externo 5. Comunicaciones Internas 6. Planeación y Evaluación Operación Pertinencia Seguimiento Registro Calificado Administración de Convenios Intercambios Operación Asociaciones Internacionales 7. Acreditaciones 8. Internacionalización

32 Áreas funcionales transferibles de las decanaturas Pertinencia Selección Capacitaciones Manejo de contratos Reconocimientos Reglamento interno de trabajo Clima y cultura laboral Administración de Espacios Seguridad Industrial Mantenimiento Activos Laboratorios Proyección Presupuesto Ejecución de Presupuesto Distribución de Ingresos 9. Talento Humano 10. Recursos Físicos 11. Recursos Financieros Infraestructura y Sistemas de Información Software Bases de Datos Páginas Web Gestión de Proyectos Adquisiciones Jurídica Administración Documental Bienestar Convenios Proyectos 12. Soporte Tecnológico 13. Otros Recursos 14. Responsabilidad Social

33 Procesos en los que participan las decanaturas (DEBER SER) Nivel Macroproceso Directivo Jefatura Profesional Soporte 1. Programas Conducentes a X X X X Título MISIONAL 2. Investigación X X X 3. Apoyo al Sector Externo X X X X 4. Sostenibilidad de Profesores X X APOYO 6. Talento Humano X X 7. Bienestar X X X X 8. Procesos de Soporte X X X X 10. Consecución de Recursos X X X X 11. Internacionalización X X X 12. Relaciones Internas y ESTRATÉGICO Externas X X 13. Gobierno y Gestión X X X 15. Planeación y Evaluación X X X

34 Implicaciones de los Modelos en las Estructuras Decano Decano Vicedecano Vicedecano MODELO DE NEGOCIO MODELO DE NEGOCIO Secretaría General Departamento o Programa Secretaría General Departamento o Programa TIC GHO Financiero MODELO OPERATIVO MODELO OPERATIVO Soporte Servicio Soporte Servicio Soporte Servicio Soporte Servicio Soporte Servicio Soporte Servicio Soporte Servicio Soporte Servicio Soporte Servicio MODELO DE SERVICIO MODELO DE SERVICIO MODELO DE INFORMACIÓN

35 Propuesta Entendimiento compartido ADMINISTRACIÓN CENTRAL NEGOCIO OPERATIVO SERVICIO NEGOCIO MODELO: COMPONENTES RELACIONES RESULTADOS POLITÍCAS ESTRATEGIA POLÍITCAS ESTRATEGIA REGLAS CALIDAD DE Y DIFERENCIACIÓN JUEGO ESTANDARIZACIÓN INTEGRACIÓN TIEMPO COSTO Negocio: Forma de generar diferencia en lo misional Operativo: Relación de organización, procesos, tecnología FACULTADES OPERATIVO SERVICIO ESTANDARIZACIÓN INTEGRACIÓN TIEMPO COSTO DISMINUCIÓN DE COSTOS OPERATIVOS: Eficiencia COORDINACIÓN Cargos necesarios Estructuras articuladas METRICAS MINIMAS MEJORA EN EL SERVICIO : Tiempo de respuesta ACUERDOS Calidad Efectividad METRICAS MINIMAS Servicios: Entrega de un servicio a los grupos de interés

36 SOBRE QUÉ HAY QUE DECIDIR? 1. MISIONAL 2. INTERNACIONALIZACIÓN 3. FINANCIERA 4. TIC S 5. COMUNICACIONES 6. EVENTOS 7. ADMÓN DOCUMENTAL 8. MENSAJERIA

37 DECISIONES CLAVES (MISIONAL) Misional Qué se encontró? Qué se busca en lo misional? Cuál es la propuesta? Tamaño: >3000 Est. PR 1000 Est. MA XX Proyectos >5 programas Existen cargos de Vicedecanos relacionados al tamaño de la Facultad Hay concentración de apoyo administrativo en las Facultades para soportar los departamentos Hay cargos directivos con un perfil más administrativo que académico Fortalecer la investigación La calidad de pregrado en los posgrados Reconocimiento e impacto en el entorno Facultades Decano Escenario 1 Vice Acad. Adm. Central Vice Adm. Vice Inv. Evaluar el apoyo Directivo Institucional en el cumplimiento de los objetivos definidos y en la operación Vice/Dirde las Facultades/Centros Creación de Vicedecano a partir de algunas métricas de referencia: Estudiantes de Jefatura Pregrado, Posgrado, Proyectos, etc. Prof. y Soporte Profesional Soporte Procesos TICs

38 DECISIONES CLAVES (MISIONAL) Qué se encontró? Existen cargos de Vicedecanos relacionados al tamaño de la Facultad Hay concentración de apoyo administrativo en las Facultades para soportar los departamentos Hay cargos directivos con un perfil más administrativo que académico Cuál es la propuesta? Facultades Escenario 2 Adm. Central Mayor articulación con la Adm. Central Misional Directivo Decano Vice Acad. Vice Adm. Vice Inv. Jefatura Prof. y Soporte Profesional Soporte Procesos TICs

39 DECISIONES CLAVES (INTERNACIONALIZACIÓN) Qué se encontró? Hay unidades con cargos enfocados a Internacionalización Apoyo Central es para labores Operativas Se tiene una mayor expectativa del apoyo institucional Internacionalización Qué se busca con Internacionalización? Cuál es la propuesta? Posicionar a la Universidad en Latinoamérica (movilidad efectiva) Desarrollar investigación en redes Acreditación Definir por Facultad cómo se va a desarrollar la estrategia de Internacionalización para establecer el apoyo requerido a nivel de procesos y estructura Plan Facultad Plan Universidad Organización

40 DECISIONES CLAVES (FIN&ADM) Qué se encontró? Hay división de las funciones de los Secretarios Generales de las Facultades, generando un cargo adicional con un enfoqué más financiero. Qué se busca con la función financiera y administrativa? Articular el Plan de Desarrollo con recursos financieros Esquemas de gestión que promuevan la optimización de procesos y economías de escala Financiero y Administrativo Cuál es la propuesta? Facultades Actual Adm. Central Generar un cargo de Secretaría Decano Administrativa y Financiera y Decano otro de Directivo Secretaría Académica Direc. Establecer una relación con la Vicerrectoría Administrativa y Secretari Coord. Jefatura o Gen. Adm&Fin Financiera que genere un mayor entendimiento de las necesidades Secretario Académico de las Facultades/Centros /coordinación procesos Prof. y Definir el perfil Soporte del cargo del Secretario académico dependiento del nivel de madurez de la Facultad/Centro Vicer Propuesta Facultades Adm. Central Secretario Administrativo Vicer Direc. Profesional Soporte Procesos TICs

41 DECISIONES CLAVES (TICs) Qué se encontró? Qué se busca con las TICs? Hay equipos desarrollando software en algunas Facultades Hay duplicidad de cargos para las funciones de soporte técnicpo Se busca tener unos mejores tiempos de respuesta en los servicios de soporte de la Adm. Central Tic s como soporte a la estrategia Espacios colaborativos de trabajo Efectividad en los procesos Actual Propuesta TICs Cuál es la propuesta? Generar un Comité Institucional conformado por unidades Decano Decano Directivo académicas y DTI para fomentar un trabajo colaborativo Direc. y regule los Direct. desarrollos en Facultades Tec Jefatura Secretario Adm. Evaluar el servicio de soporte, con el fin de identificar propuestas de mejoramiento Prof. y Centralizar en las decanaturas las necesidades de los departamentos Soporte Facultades Adm. Central Vicer Facultades Comité TCIs Adm. Central Vicer Direc. Profesional Soporte Procesos TICs

42 Qué se encontró? DECISIONES CLAVES (PROC. EDIT) Hay cargos en Facultades con funciones similares al editor de la Universidad Hay dos niveles de cargos: el conceptual y operativo con énfasis en diseño Qué se busca con los procesos editoriales? Garantizar la calidad de los productos Uniandes Economías de escala Procesos editoriales Cuál es la propuesta? Fortalecer la política institucional de Ediciones Uniandes No deben existir cargos con funciones similares al Editor Institucional

43 Qué se encontró? Qué se busca en comunicaciones? DECISIONES CLAVES (Comunicaciones) Hay distintos cargos con la función de comunicaciones en las Facultades, pero con variedad de perfiles y salarios No hay una claridad en el rol de la Of. de Comunicaciones como apoyo a las necesidades de las Facultades No siempre hay una respuesta efectiva en el apoyo Inst. Hay dos niveles de cargos: el conceptual y el operativo de diseño Fortalecer vínculos Posicionar los procesos misionales Conseguir recursos Escenario 1 Propuesta Comunicaciones Cuál es la propuesta? Decano Dir. Des Decano Generar un Comité Institucional conformado por unidades Directivo académicas y la adm. central para fomentar un trabajo colaborativo Direct./je fe Com. Uniformidad en Jefatura los cargos y salarios Jefe Com. Coord. No tener apoyo operativo en las Facultades Com. Centralizar en las decanaturas las necesidades de los departamentos Prof. y Soporte Facultades Adm. Central Facultades Comité Com. Adm. Central Dir. Des Jefe Com. Profesional Soporte Procesos TICs

44 DECISIONES CLAVES (Eventos) Qué se encontró? Necesidad de tener un mayor apoyo en la organización de eventos de las Facultades en cuanto a espacios y apoyo logístico Ausencia de criterios de lo que es un evento Institucional y uno que no lo es Qué se busca con la función de comunicar? Fortalecer vínculos Posicionar los procesos misionales Conseguir recursos Escenario 1 Escenario 2 Cuál es la propuesta? Facultades Adm. Central Facultades Adm. Central Eventos Evaluar el servicio de Relaciones Decano Públicas con Dir. el Desfin de establecer Decano Directivo puntos de mejoramiento Definir políticas institucionales en cuanto al manejo de espacios para Jefatura Secretario Adm. Jefe Rel. Púb. Secretario Adm. la realización de eventos Dir. Des Jefe Rel. Púb. Prof. y Soporte Profesional Soporte Procesos TICs

45 DECISIONES CLAVES (Mensajería) Qué se encontró? Servicio replicado al de la Administración Central en las Facultades Los mensajeros hacer otras actividades aparte de la de mensajería Qué se busca la mensajería? Economías de escala Optimización de recursos Escenario 1 Escenario 2 Mensajería Cuál es la propuesta? Separar en las facultades el rol Decano de mensajero de las actividades Decano varias Directivo dentro de las Facultades Dir. Adm. Identificar necesidades no satisfechas en las Facultades y hacer una Sec. Jefatura Secretario Gen. Jefe SG Adm&Fin Sec. revisión interna de los procesos de mensajería de la UniversidadAcad. Centralizar el servicio en la Dirección Administrativa Prof. y Soporte Facultades Adm. Central Vicer Facultades Adm. Central Jefe SG Dir. Des Profesional Soporte Procesos TICs

46 Siguientes actividades DEFINICIONES ESTRATEGICAS VALORACIÓN DE PROPUESTAS TECNOLOGICAS ORGANIZACIONALES CARGOS COSTOS REVISIÓN DE DEPARTAMENTOS AJUSTES IMPLEMENTACIÓN AJUSTES PROCESOS PERFILES DE CARGOS CARGOS TRANSVERSALES