TESORERIA MUNICIPAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CLAVE DEL MANUAL EMISION FECHA ULTIMA VERSION

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1 DE LA TESORERIA MUNICIPAL

2 2.- ÍNDICE. Página 1. Portada 1 2. Índice 2 3. Autorización 3 4. Introducción 4 5. Organigrama 5 6. Marco Jurídico 6 7. Procedimientos para el cumplimiento del Artículo 17 del Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de Apodaca, N.L. 7.1 Procedimiento para el Archivo de documentos Procedimiento para el Departamento de Adquisiciones Procedimiento para el Departamento de Egresos Procedimiento para el Departamento de Ingresos Procedimientos para el Departamento de Contabilidad 40-54

3 3.- AUTORIZACIÓN:

4 4.- INTRODUCCIÓN. El Reglamento Orgánico de la Administración Pública del Municipio de Apodaca, Nuevo León, establece las bases para la organización y funcionamiento de las dependencias municipales, y acorde al Art. 19 Fracc. XXI de las funciones atribuciones y responsabilidades que este le otorga a la Contraloría y Transparencia Municipal, para Elaborar y someter a la autorización del Presidente Municipal los proyectos de manuales, políticas o lineamientos que tiendan a regular los procesos, procedimientos, organización y funcionamiento de las dependencias administrativas, órganos, unidades, organismos y entidades de la Administración Pública Municipal Centralizada. se expide el presente Manual de Procedimientos Administrativos, el cual contiene información sobre los procedimientos de las acciones que se desarrollan y tiene como objetivo precisar responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación de las actividades. El presente manual de procedimientos tiene como propósito servir como instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al conjuntar en forma sencilla, objetiva, ordenada, secuencial y estandarizada las actividades realizadas en la Tesorería Municipal. Constituye una fuente formal y permanente de información y orientación sobre la forma de ejecutar una actividad determinada, con apego en las normas y políticas vigentes con una visión integral del funcionamiento y operación de la Unidad Administrativa, que permita la optimización de tiempo y recurso. Funciona como mecanismo de inducción y orientación para el personal, facilitando su incorporación a la dependencia y formará parte integral de los documentos de la Entrega-Recepción.

5 Este manual de procedimientos tendrá que actualizarse anualmente en la medida que se presenten cambios en su contenido, o en la estructura orgánica, base legal, funciones, o algún otro apartado que incida en la operación del mismo. 5.- ORGANIGRAMA. C. PRESIDENTE MUNICIPAL Tesoreria Municipal: Secretaria Asistente Director General Dirección de Adquisiciones Dirección de Contabilidad Dirección de Egresos Dirección de Ingresos Dirección de Informática

6 6.- MARCO JURÍDICO. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Nuevo León. Código Fiscal de la Federación. Código Fiscal del Estado de Nuevo León. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. Ley de Coordinación Fiscal. Ley de Disciplina Financiera de las Entidades Federativas y los Municipios, y se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones de las leyes de Coordinación Fiscal, General de Deuda Pública y General de Contabilidad Gubernamental. Ley del Impuesto sobre la Renta. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Ley de Administración Financiera para el Estado de Nuevo León. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Estado de Nuevo León. Ley de Catastro. Ley de Coordinación Hacendaria del Estado de Nuevo León. Ley de Desarrollo Urbano del Estado de Nuevo León. Ley de Gobierno Municipal del Estado de Nuevo León. Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Nuevo León. Ley de Ingresos de los Municipios de Estado de Nuevo León. Ley de Obras Públicas para el Estado y Municipios de Nuevo León. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios de Nuevo León. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Nuevo León. Ley para la Mejora Regulatoria y la Simplificación Administrativa del Estado de Nuevo León. Reglamento de la Ley de Catastro. Reglamento de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios para el Municipio de Apodaca, Nuevo León. Reglamento de la Mejora Regulatoria para el Municipio de Apodaca, Nuevo León. Reglamento de Obras Públicas para el Municipio de Apodaca, Nuevo León. Reglamento de Tránsito y Vialidad de Apodaca, Nuevo León. Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información del Municipio de Apodaca, Nuevo León. Reglamento de Zonificación y Usos de Suelo de Apodaca, Nuevo León. Reglamento Exclusivo para la Venta, Expendio y Consumo de Bebidas Alcohólicas en el Municipio de Apodaca, Nuevo León Reglamento Orgánico de la Administración Pública Municipal de Apodaca, Nuevo León.

7 7.- PROCEDIMIENTOS. 7.1 Procedimiento para el Archivo de documentos. 1. Recepción de documentación por parte del departamento de Egresos. 2. Firma de conformidad de recepción de documentos. 3. Revisión de documentos. 4. Aclaración de documentos. 5. Archivo de documentos.

8 7.2 Procedimiento para el Departamento de Adquisiciones Procedimiento para el alta de proveedores. 1. Agendar una cita con el Departamento de Adquisiciones. 2. Presentarse el día y hora que se le indica en las instalaciones ubicadas en Zaragoza e Hidalgo s/n Centro Apodaca, N. L. en la oficina del Departamento de Adquisiciones trayendo consigo la documentación (anexo). 3. Proveedor acude a Departamento de Adquisiciones para llenarla solicitud que acredita el alta de proveedor. 4. Proveedor recaba la documentación que se establece en el formato de alta de proveedor. 5. Proveedor entrega documentación y formato de alta al Departamento de Adquisiciones. 6. Departamento de Adquisiciones recopila y valida con el proveedor la documentación revisando que este completa y sea correcta. 7. Aclaración de información entre prospecto a proveedor y departamento de adquisiciones.

9 8. Adquisiciones acredita al proveedor y da de Alta en el Sistema otorgándole un número consecutivo con el cual se identificará dentro del padrón del municipio. 9. Se verifica que los datos en el sistema sean los correctos. 10. Adquisiciones resguarda los expedientes de los proveedores inscritos. Anexo de procedimiento para el alta de proveedores. 1. Copia del Acta Constitutiva o reforma de la misma. 2. Copia de la cédula fiscal. 3. Copia del aviso de inscripción de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 4. Copia del registro patronal del Instituto Mexicano del Seguro Social. 5. Curriculum de la empresa. 6. Carta declaratoria de no impedimento, declarando no tener relación con algún servidor público que intervenga en la adjudicación de la orden de compra o contrato. 7. Carta declaratoria de no impedimento, declarando que no se desempeña un empleo, cargo o comisión en el servicio público o bien con las sociedades de la que dichas personas forman parte.

10 8. Carta declaratoria de no impedimento, declarando que se encuentra al corriente de sus obligaciones fiscales. 9. Fotografías de la empresa (mínimo 4). 10. Copia del CURP del representante legal. Procedimiento para compras por adjudicación directa. 1. Primero hay que cumplir el proceso para ser proveedor. 2. Las diferentes secretarías de la administración municipal elaboran requisiciones para solicitar material o servicios. 3. Adquisiciones cotiza artículos o servicios solicitados por las secretarías. 4. Adquisiciones revisa el costo del servicio o mercancía solicitado para ver si se puede hacer mediante la adjudicación directa. 5. En caso de que el monto este dentro de lo establecido para ser compra por adjudicación directa se procede a solicitar la autorización por parte de funcionario facultado. 6. Adquisiciones elabora Orden de Compra.

11 7. Solicitante recibe la mercancía o servicios y elabora el folio de surtido. 8. Proveedor acude a adquisiciones con folio de surtido y factura para solicitar orden de pago. 9. Adquisiciones revisa la documentación del proveedor y elabora Orden de Pago para entregar al proveedor. 10. Proveedor entrega documentación al Departamento de Egresos y recibe el vale para programación de pago.

12 Procedimiento para compras de adjudicación por escrito. 1. Primero hay que cumplir el proceso para ser proveedor. 2. Las diferentes secretarías de la administración municipal elaboran requisiciones para solicitar material o servicios. 3. Adquisiciones cotiza artículos o servicios solicitados por las secretarías. 4. Adquisiciones revisa el costo del servicio o mercancía solicitado para ver si se puede hacer mediante cotización por escrito. 5. En caso de que el monto este dentro de lo establecido para ser compra de adjudicación por escrito se procede a solicitar 3 cotizaciones para evaluar y buscar la mejor opción. 6. Adquisiciones muestra al funcionario facultado las 3 propuestas para definir y autorizar la compra o adquisición de servicio. 7. Adquisiciones elabora Orden de Compra. 8. Solicitante recibe la mercancía o servicios y elabora el folio de surtido.

13 9. Proveedor acude a Adquisiciones con folio de surtido y factura para solicitar Orden de Pago. 10. Adquisiciones revisa la documentación del proveedor y elabora Orden de Pago para entregar al proveedor. 11. Proveedor entrega documentación al Departamento de Egresos y recibe el vale para programación de pago.

14 Procedimiento para compras por licitación pública. 1. Solicitud de mercancía o servicio por parte de secretaría especificando a detalle lo que necesita. 2. Jurídico en base a las especificaciones detalladas por la secretaría solicitante elabora las bases que tendrán que cubrirse en la licitación pública. 3. Municipio publica en los lugares establecidos las bases para que todos los posibles interesados a participar en la licitación conozcan los requisitos que deben de cubrir. 4. Los posibles proveedores acuden a adquisiciones para manifestar que están interesados en participar y pueden cumplir con lo que se solicita. 5. Adquisiciones revisa todo lo necesario para que el candidato cumpla con la documentación que se necesita para ser proveedor. 6. Proveedor cubre el pago de las bases de la licitación en las oficinas de ingresos municipales. 7. Municipio informa la fecha de la junta aclaratoria haciéndolo extensivo al comité de adquisiciones así como a todos los funcionarios involucrados en la licitación.

15 8. En la primera junta aclaratoria se esclarecen todas las características y condiciones que debe cumplir la mercancía o servicio que se licita. 9. Municipio informa la fecha de la siguiente junta aclaratoria donde se deberán entregar las propuestas formales de parte de los candidatos. 10. El comité de adquisiciones y funcionarios analiza las propuestas técnica, económica y determina una tercera fecha para dictar el fallo del ganador. 11. En la tercera fecha de reunión en base a las mejores propuestas se determina el fallo del ganador.

16 7.3 Procedimiento para el Departamento de Egresos. Procedimiento general del Departamento de Egresos. 1. Recepción y revisión de documentación. 2. Aclaración de documentación. 3. La Dirección de Egresos emite documento llamado vale a revisión cuando se recibe la documentación de pago a proveedor. 4. Resguarda la Dirección de Egresos la documentación que ampara la cuenta por pagar por nombre del proveedor. 5. Se buscan los documentos en el archivo para la programación de cheque o transferencia para pago a proveedor. 6. Se emite la elaboración de cheque o transferencia. 7. En caso de pago con cheque proceso de recabar firmas de funcionarios. 8. Los cheques vuelven a la Dirección de Egresos para su pago.

17 9. Solicita fotocopia de la identificación de la persona que acude a recibir el pago. 10. El cheque es entregado al proveedor por la Dirección de Egresos. 11. Se adjuntan los documentos, la fotocopia de la identificación y se envían al archivo para contabilidad.

18 7.4 Procedimiento para el Departamento de Ingresos. Procedimiento para la actualización del padrón catastral. DIRECCIÓN DE CATASTRO: 1. Al finalizar el año solicita por medio de oficio la actualización y modificaciones que se deben de realizar al padrón catastral. DIRECCIÓN DE INGRESOS: 2. En Coordinación con la Dirección de Sistemas preparan información solicitada por Catastro; actualización de los nuevos valores y rezagos a la fecha. DIRECCIÓN DE INGRESOS: 3. Informa por medio de un oficio a la Dirección de Catastro del Estado Las modificaciones que se presenten en el Padrón Catastral, para su afectación correspondiente. FIN DEL PROCESO

19 Procedimiento corte de Caja Diario. CAJERO: 1. Revisa en sistema el total ingresado en el transcurso del día 2. Organiza y separa todos los ingresos recibidos por forma de pago y por concepto (efectivo, cheques, pagos en T.C y T.D), por centro de cobro DIF, Centro Cívicos y Deportes así como la documentación soporte. 3. Procede a realizar la captura en el sistema SIMUN, opción CAPTURA DE FONDOS; ingresa el número de recibo con el que inicio el día y con el que finalizo, así como los números de recibos cancelados. 4. Separa los billetes y monedas por cada una de las denominaciones y anota las cantidades. En el apartado de efectivo. 5. Separa y llena las fichas de depósito de los cheques; clasificados por banco de Municipio y de otros bancos.

20 6. Desglosa en el sistema los ingresos por cuenta efectivo, cheques, pagos en T.C, T.D, participaciones, multas del estado, hasta cuadrar con el monto que se generó durante el día en sistema. 7. Una vez cuadrado el monto en Sistema, genera el Reporte de Recibo de Ingresos lo firma y entrega con el (efectivo, cheques, pagos en T.C y T.D, vouchers) AUXILIAR ENCARGADO DE CAJAS: 8. Recibe Reporte de Recibo de Ingresos junto con lo recibido (efectivo, cheques, pagos en T.C y T.D, vouchers y el Reporte detallado de recibos de ingresos, junto con los recibos lo cual entrega al Auxiliar de cajas; en caso de existir alguna diferencia se procede a revisar en dicho formato. FIN DEL PROCESO

21 Procedimiento de Cortes de caja de centros de cobro. AUXILIAR ENCARGADO DE CAJAS: 1. Recibe de parte de cada cajero de los diferentes centros de cobro, Reporte de Recibo de Ingresos firmado, anexo portada de resumen de ingresos; en caso de haber recibido transferencias, copia comprobante o estado de cuenta, recibos cancelados, recibo de participaciones. Así como los cheques separados con fichas de banco, y el efectivo; verifica que coincida la suma con lo entregado. 2. Una vez revisado, entrega a cajero formato de (DESGLOSE TOTAL INGRESADO), el cual debe de firmar. 3. Resguarda los valores en la caja fuerte, para su posterior depósito en bancos. 4. Le entrega al Auxiliar Encargado de realizar depósitos al día siguiente para ingresar en bancos. 5. Una vez depositado se anexan las fichas de depósitos a los cortes de cada caja. 6. Realiza la captura de las referencias de acuerdo a las fichas de depósito.

22 **En caso de existir diferencias en la revisión del Corte de Caja deben de ser aclaradas con el Auxiliar encargado de cajas, e informar al Director de Ingresos. *En caso de faltantes: será responsabilidad del cajero la reposición. *En caso de sobrantes: se identifica la cantidad y la fecha para ser reguardado en la caja fuerte y se trata de localizar al Contribuyente para su reposición. FIN DEL PROCESO

23 Procedimiento para realizar póliza de ingresos. AUXILIAR ENCARGADO DE CAJAS: 1. Recibe: Reporte de Recibo de Ingresos de cada una de las cajas principales y de todas las instaladas en las diferentes dependencias del Municipio pertenecientes a la Dirección de Ingresos diariamente. 2. Revisa y valida la documentación recibida junto con los ingresos de cada caja según procedimiento (RECEPCION DE CORTES DE CAJA DE CENTROS DE COBRO) 3. Una vez que se deposite lo ingresado y teniendo los depósitos de los diferentes bancos se procede a realizar; Captura por cada caja, las referencias según las fichas de depósito y estados de cuenta de los bancos en sistema SIMUN en la opción CAPTURA FONDOS DE CAJA. 4. Imprime un Resumen de cajas del sistema SIMUN, para validar que no falte ninguna caja por capturar referencias bancarias.

24 5. Procede a generar en Sistema SIMUN una póliza de Ingresos por cada caja, en la opción GENERAR POLIZA DE INGRESOS. 6. Anexa las pólizas junto con las fichas de depósito y las archiva. FIN DEL PROCESO Procedimiento para realizar factura electrónica. CONTRIBUYENTE: 1. Solícita factura en Atención al Contribuyente con recibo oficial. AUXILIAR DE ATENCIÓN AL CONTRIBUYENTE: 2. Proporciona formato (REQUISITOS DE FACTURA) que debe de llenar a puño y letra y firmar de autorizado además solicita recibo oficial. 3. Revisa y valida los datos de facturación, si hay algún dato incorrecto se lo informa al Contribuyente, obtiene una copia fotostática Recibo Oficial y lo anexa al formato de (REQUISITOS DE FACTURA) 4. Le informa a Contribuyente que su factura será enviada al correo electrónico autorizado CONTRIBUYENTE:

25 5. Se puede retirar una vez que se le indique que sus datos son completos para realizar sus factura. AUXILIAR DE RECEPCIÓN DE ATENCIÓN AL CONTRIBUYENTE: 6. Auxiliar de Recepción procede a realizar factura en Sistema Facturación Apodaca en el momento o al finalizar el día. 7. Una vez generada la factura la envía al correo electrónico autorizado. FIN DEL PROCESO Procedimiento de proceso de cobranza cheque devuelto. ÁREA DE EGRESOS: 1. Reporta el documento al Auxiliar Encargado de Ejecuciones con el extracto del estado de cuenta del banco donde se depositan cheques. AUXILIAR ENCARGADO DE EJECUCIONES: 2. Acude al banco para solicitar la copia digitalizada del documento y así tener conocimiento sobre los datos de Contribuyente e iniciar su recuperación.

26 3. Se realiza llamada o acude directamente al domicilio del Contribuyente para solicitarle que en la brevedad debe de responder. 4. Se cobrara 20% por concepto de daños y prejuicios, cuando el motivo de la devolución sea (falta de fondos); en caso de ser necesario. FIN DEL PROCESO Procedimiento de Recepción de Donativos. DIRECCION DE INGRESOS: 1. Recibe oficio de la Secretaria o Dirección que gestiona donativo, el cual debe de llevar los datos de la empresa o particular que realiza donativo, monto y concepto para el cual se utilizara. CONTRIBUYENTE: Realiza donativo en las cajas principales; en cheque o transferencia. CAJAS:

27 2. Se emite el recibo y se registra en la cuenta de donativos de la dependencia según corresponda. (en caso de ser transferencia, se emite el recibo una vez confirmada la recepción del monto a través del estado de cuenta proporcionado Contabilidad) FIN DEL PROCESO Procedimiento de Devolución de pagos. CONTRIBUYENTE: 1. Solicita por medio de oficio firmado y dirigido a la Tesorería Municipal la devolución del monto, el cual debe contener nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal, RFC, No. de expediente, domicilio para oír y recibir notificaciones, explicación clara del motivo de la devolución. 2. Además deberá anexar copia de IFE, recibo oficial y demás documentos que justifiquen la devolución.

28 AUXILIAR ENCARGADO DE EJECUCIONES: 3. Se turna al Área de Ejecuciones para validar solicitud y revisar si procede. 4. En caso de SI proceder se habla al Contribuyente para que acuda a la Dirección de Ingresos a llenar formato para la devolución. CONTRIBUYENTE: 5. Recibe llamada de Dirección de Ingresos para que acuda por su reembolso a la Tesorería Municipal o en su defecto para informarle los motivos por la cual fue rechazada. FIN DEL PROCESO Procedimiento de Recepción de pago de Impuesto Predial. CONTRIBUYENTE: 1. Acude al área de cajas ubicada en la Dirección de Ingresos. 2. CAJERO: 3. Solicita el último (RECIBO OFICIAL) pagado para obtener número de expediente.

29 4. En caso de no tener recibo, le pide a Contribuyente que acuda a ventanilla de Estado de Cuenta de Predial para buscar el número de expediente con el (Nombre y Apellido), (ubicación) ó (manzana y lote). CONTRIBUYENTE: 5. Con el estado de cuenta impreso acude nuevamente a cajas. CAJERO: 6. Procede a cobro de impuesto predial, bajo las siguientes formas de pago: efectivo, tarjeta de crédito y débito, en caso de ser con cheque deberá estar (certificado) y a nombre de: Municipio de Apodaca N.L. 7. Registra el monto en el Sistema SIMUN, opción IMPUESTO PREDIAL, captura número de expediente y monto. 8. Genera el (RECIBO OFICIAL) e imprime en 4 tantos y sella, entrega 2 al Contribuyente y conserva 2; uno para archivo y otro para Contabilidad. CONTRIBUYENTE:

30 9. Recibe su cambio en caso de que aplique y su recibo oficial y se retira. FIN DEL PROCESO

31 Procedimiento de Descuento Impuesto Predial. CONTRIBUYENTE: 1. Acude a solicitar el descuento para el pago de impuesto Predial en la ventanilla de Estado de Cuenta de Predial. AUXILIAR DE ESTADO DE CUENTA DE PREDIAL: 2. Informa al contribuyente los casos en los que se puede manejar tarifa especial, o en su defecto las campañas de descuento vigentes de acuerdo a las autorizaciones del Republicano Ayuntamiento: TARIFA UNICA ESPECIAL (dos cuotas anuales): Aplica para; "JUBILADOS Y PENSIONADOS", "INCAPACITADOS PARA TRABAJAR", "MAYORES DE 60", "MUJERES (VIUDAS, DIVORCIADAS O/Y QUE VIVAN SOLAS). REQUISITOS GENERALES:

32 RECIBO OFICIAL del año inmediato anterior, AL CORRIENTE EN PAGO ( verificar que el valor catastral) NO EXEDA : 7354 cuotas ó EN SU DEFECTO SI EXEDE EL ANTERIOR PERO No.14,708 cuotas se manejara el doble de la tarifa especial. Original y copia de la credencial de elector del propietario. Contar con una sola propiedad en el Estado deberá de firmar MANIFIESTO. Validar que habite la propiedad. "JUBILADOS Y PENSIONADOS" Original y copia de la credencial de pensionado o jubilado. *Original y copia del comprobante de ingresos (pensión) del contribuyente inferior a 2.5 salarios mínimos diarios (DIARIO $182.6, MENSUAL:$5,478). Copia del acta de matrimonio en caso de que el predio figure a nombre del consorte. Comprobante de domicilio de la ubicación del predio. "INCAPACITADOS PARA TRABAJAR"

33 Original y copia de la credencial o el dictamen con el que acredite ser persona incapacitada. Copia del acta de matrimonio en caso de que el predio figure a nombre del consorte. Comprobante de domicilio de la ubicación del predio. "MAYORES DE 60" Original y copia de la credencial de la INAPAM. *Original y copia del comprobante de ingresos (pensión) del contribuyente inferior a 2.5 salarios mínimos diarios (DIARIO $182.6, MENSUAL:$5,478). Copia del acta de matrimonio en caso de que el predio figure a nombre del consorte. Comprobante de domicilio de la ubicación del predio. "MUJERES (VIUDAS/ DIVORCIADAS) Constancia de soltería/ *Acta de divorcio / *Acta de defunción (en caso de no aparecer en el acta el nombre de la beneficiada se debe pedir acta matrimonio.

34 Copia de la escritura pública del predio objeto del beneficio. Copia del acta de matrimonio en caso de que el predio figure a nombre del consorte. Comprobante de domicilio de la ubicación del predio. CONTRIBUYENTE: 3. Entrega los documentos solicitados según el caso. AUXILIAR DE ESTADO DE CUENTA DE PREDIAL: 4. Revisa documentación; en caso de no cumplir con requisitos se le informa a Contribuyente para que lo complemente. 5. Si está completa la documentación procede a realizar ajuste en sistema SIMUN; e imprime el estado de cuenta. 6. Procede a realizar bonificación:

35 Ingresa a Sistema opción Bonificación Predial. Aparece ventana de Bonificación Especial. En la opción de EXPEDIENTE se captura el número de expediente a bonificar. Presiona botón de EGyS (gastos y sanciones) en caso de aplicar. En la opción FUNCIONARIO, pone la clave de quien autoriza bonificación. En opción a PAGAR teclea monto autorizado. 7. Imprime la bonificación y le pide a Contribuyente que plasme su firma. Anexa el estado de cuenta y la documentación según sea el caso. 8. Le informa al Contribuyente que acuda a las cajas a pagar. CONTRIBUYENTE: 9. Firma bonificación y acude a caja a pagar. FIN DEL PROCESO

36 Procedimiento de cobro de Impuesto sobre Adquisición de inmuebles. CONTRIBUYENTE (Notaría): 1. Acude a la Dirección de Ingresos a entregar documentos para realizar el pago del Impuesto sobre Adquisición de Inmuebles. COORDINADOR DE ISAI: 2. Recibe los siguientes documentos para revisión del cálculo del ISAI. -Nota de Declaratoria de ISAI (4 tantos). -Informativo de valor catastral (3 tantos). -Escritura (Firmada y sellada por notario). -SI recibe cheque por concepto de pago; debe verificar que este sea por la cantidad correcta, firmado y a nombre del Municipio, procede a resguardarlo hasta que sea revisada la Nota y se determine el importe exacto. - Datos de facturación.

37 Elabora recibo para entregar Folio de Recepción, en el cual llena por concepto de Pago de ISAI, numero de Notaria, Escritura, Fecha de firma y expediente. CONTRIBUYENTE (Notaría): 3. Recibe un folio Folio de Recepción para seguimiento; se le informa que máximo son 10 días para respuesta. COORDINADOR DE ISAI: 4. De acuerdo al Capítulo I bis, Impuesto sobre Adquisiciones de Inmuebles Artículo 28 bis-1al bis-8 de la Ley de Hacienda para los Municipios del Estado de Nuevo León procede a revisar lo siguiente: 5. La Nota Declaratoria (informativo de valor catastral y escritura); se haya presentado en tiempo (máxima 30 días después de firmada la escritura). 6. Que no existan operaciones de venta intermedia del inmueble en las que no se haya pagado el Impuesto sobre Adquisición de Inmuebles. 7. Verifica cálculo del Impuesto sea el correcto.

38 Cuando la Nota Declaratoria se haya presentado de forma extemporánea, deberá Actualizarse el importe del impuesto a pagar de acuerdo a lo que se establece en el artículo 18 Bis del Código Fiscal del Estado, y calcular además los recargos correspondientes". "En caso de que la operación se haya realizado en moneda extranjera, se deberá convertir a moneda nacional de acuerdo al tipo de cambio que se manejó en la operación o en su defecto en la fecha en la que se firmó la escritura, actualizándose, en su caso, el importe a pagar". 8. Una vez validados los documentos, en caso de estar correctos. Firma Informativo Catastral y Declaración de Impuesto lo pasa al área de Cajas para su cobro; con la documentación anexa. En caso de no estar correcta la documentación se le informa al Contribuyente lo que le falta o en su defecto lo que se debe corregir. CAJAS: 9. Realiza (RECIBO OFICIAL), sella Informativo Catastral apunta número de recibo y fecha. Lo regresa al Coordinador de ISAI.

39 COORDINADOR DE ISAI: 10. Revisa (RECIBO OFICIAL) este correcto, procede archivar posteriormente entregar a Notaría. CONTRIBUYENTE (PERSONAL DE NOTARÍA): 11. Acude con el Encargado de ISAI y le entrega el Recibo Oficial y la Nota Declaratoria con el sello de pagado. FIN DEL PROCESO

40 Procedimiento de Captura y Cobro de Infracciones. GUARDIA DE TRANSITO: 1. Captura en Excel Reporte de infracciones y Documentos Retenidos y entrega a Jefe de Mesa de Hacienda. JEFE DE MESA DE HACIENDA: 2. Recibe la relación de documento, revisa que coincida con reporte, procede a capturar en Sistema SIMUN. CONTRIBUYENTE: 3. Acude a cajas del departamento de Ingresos o a Mesa de Hacienda a realizar pago por concepto de infracción de tránsito. CAJERO: 4. Realiza cobro y genera RECIBO OFICIAL lo sella y firma. FIN DEL PROCESO

41 7.5 Procedimientos para el Departamento de Contabilidad. Procedimiento para elaboración de pólizas de diario. 1. Recabar la información necesaria que generan las diferentes secretarías y que se tienen que registrar contablemente a través de pólizas de diario. 2. Identificación de tipo de registro contable que pueden ser reclasificaciones o movimientos internos que requiere la operatividad del municipio. 3. Identificación de cuentas contables en donde se deben registrar tales movimientos. 4. Elaboración de asientos dentro del sistema de contabilidad generando un número de documento que se le llama póliza de diario. 5. Se realiza la validación correspondiente para asegurar que el registro se hizo correctamente dentro del sistema de contabilidad. 6. Se imprime y archiva en consecutivo la documentación que respalda la póliza de diario generada.

42 Procedimiento para registrar operaciones bancarias. 1. Descarga electrónica de estados de cuenta de cada institución bancaria. 2. Impresión de estados de cuenta bancarios por parte de la Tesorería Municipal. 3. Solicitud y recepción de estados de cuenta oficiales. 4. Trabajar e identificar las diferentes operaciones bancarias realizadas durante el mes. 5. Identificación de las cuentas contables que intervienen en cada operación bancaria. 6. Ingresar en el sistema de contabilidad el registro contable de cada una de las operaciones bancarias por institución por medio de órdenes de pago. 7. Elaboración de vale para establecer el compromiso de pago en el caso de los cargos que hace cada institución. 8. Se genera un cheque virtual para concluir el registro del cargo correspondiente.

43 Procedimiento para registrar órdenes de pago. 1. Solicitud o recepción por parte de la Tesorería de la factura debidamente respaldada por el área correspondiente. 2. Identificación de cuentas contables en donde se deben registrar tales movimientos. 3. Elaboración de registro dentro del sistema de contabilidad generando un número de documento que se le llama Orden de Pago. 4. Envío de documentación al Departamento de Egresos para continuar con el proceso de pago correspondiente. 5. Recepción y revisión de documentación. 6. Aclaración de documentación. 7. La Dirección de Egresos emite documento llamado vale a revisión cuando se recibe la documentación de pago a proveedor. 8. Resguarda la Dirección de Egresos la documentación que ampara la cuenta por pagar por nombre del proveedor.

44 9. Se buscan los documentos en el archivo para la programación de cheque o transferencia para pago a proveedor. 10. Programación de cheque o transferencia para pago a proveedor. 11. Se emite la elaboración de cheque o transferencia. 12. En caso de pago con cheque proceso de recabar firmas de funcionarios. 13. Los cheques vuelven a la Dirección de Egresos para su pago. 14. Solicita fotocopia de la identificación de la persona que acude a recibir el pago. 15. El cheque es entregado al proveedor por la Dirección de Egresos. 16. Se adjuntan los documentos, la fotocopia de la identificación y se envían al archivo para contabilidad.

45 Procedimiento para registrar conciliaciones contables. 1. Generación de archivos en Excel de la contabilidad registrada en el sistema por cuenta bancaria. 2. Generación de archivos en Excel de los estados de cuenta por cuenta bancaria. 3. Se requiere contar con conciliación del mes anterior a conciliar. 4. Se realiza la conciliación considerando las tres fuentes de información generadas en las actividades anteriores. 5. Validación de conciliación para confirmar que este realizada correctamente. 6. Impresión de conciliaciones por cuenta bancaria adjuntando el estado de cuenta correspondiente. 7. Generación de resumen que incluye todas las cuentas bancarias para considerar el saldo final de la cuenta de bancos y el saldo final de la cuenta contable dentro del sistema de contabilidad. 8. Impresión de cada una de las conciliaciones y el resumen mensual.

46 9. Proceso para recabar firmas de funcionario que elabora y autoriza la conciliación. 10. Archivo de documentación de manera mensual.

47 Procedimiento para registro y reconocimiento de participaciones federales y estatales. 1. Municipio recibe recurso mediante transferencia bancaria el cual se identifica. 2. Generación de recibo oficial por parte de municipio donde al mismo tiempo se realiza el registro contable dentro del sistema de contabilidad. 3. Envío de recibo oficial a la autoridad correspondiente. 4. Autoridad que realiza la transferencia al municipio recibe dicho comprobante y confirma a través de un sello su correcta recepción. 5. Municipio archiva documentación de comprobante por cada fondo recibido. 6. Trimestralmente municipio recibe carta para confirmar la recepción de dichas participaciones. En este mismo apartado la autoridad al mismo tiempo verifica y reconoce que efectivamente los recursos fueron recibidos por parte del municipio.

48 Procedimiento para el Registro Contable de Reembolsos de fondo revolvente. 1. Secretaría solicita a Tesorería a través de oficio la asignación del fondo revolvente. 2. El Tesorero autoriza el fondo revolvente. 3. Elaboración de carta de asignación y responsiva por parte del funcionario responsable del fondo fijo. 4. Entrega de cheque de asignación de fondo a funcionario responsable de fondo fijo. 5. Recepción de documentación. 6. Revisión de documentación. 7. Registro contable de operaciones. 8. Elaboración de Orden de Pago. 9. Elaboración y entrega de vale de pago. 10. Programación de cheque. 11. Elaboración de cheque.

49 12. Proceso de recabar firmas de funcionarios. 13. Los cheques vuelven a la Dirección de Egresos para su pago. 14. Solicita fotocopia de la identificación de la persona que acude a recibir el pago. 15. Entrega de cheques a responsable de fondo revolvente. 16. Se adjuntan los documentos, la fotocopia de la identificación y se envían al archivo para contabilidad.

50 Procedimiento para elaborar estados financieros. 1. Registro contable automático de todas las operaciones que realizan las diferentes secretarias que integran la administración pública municipal. 2. Registro de operaciones que implican pólizas de diario de las diferentes secretarías. 3. Validación de cifras contables y presupuestarias a través de la información que genera el sistema de contabilidad. 4. Elaboración de archivos en Excel que contienen la información financiera que exige la LGCG a los municipios. 5. Elaboración de presentación de informe financiero correspondiente para su posterior presentación en Cabildo. 6. Presentación de informe financiero en junta de Cabildo para su autorización por parte de los funcionarios facultados. 7. Envío de información financiera a congreso del estado. 8. Envío de informes financieros al área de transparencia para publicación y cumplimiento de ley.

51 Procedimiento para elaboración de cuenta pública. 1. Registro contable automático de todas las operaciones que realizan las diferentes secretarias que integran la administración pública municipal. 2. Registro de operaciones que implican pólizas de diario de las diferentes secretarías. 3. Validación de cifras contables y presupuestarias a través de la información que genera el sistema de contabilidad. 4. Elaboración de archivos en Excel que contienen la información financiera que exige la LGCG a los municipios. 5. Incorporación de relación detallada de inventario de bienes inmuebles, bienes muebles e intangibles propiedad del municipio. 6. Incorporación de reportes trimestrales enviados a la secretaría de hacienda a través del formato único. 7. Elaboración de presentación de informe financiero correspondiente para su posterior presentación en Cabildo.

52 8. Presentación de informe financiero en junta de Cabildo para su autorización por parte de los funcionarios facultados. 9. Envío de información financiera a congreso del estado. 10. Envío de informes financieros al área de transparencia para publicación y cumplimiento de ley.

53 Procedimiento para contestar observaciones de auditoría. 1. Recepción de oficio que contiene los requerimientos de auditoría por parte de la autoridad correspondiente. 2. Funcionario de Tesorería responsable canaliza el oficio al enlace. 3. Enlace responsable de auditoría a la gestión financiera canaliza cada solicitud de información al área correspondiente. 4. Cada área responsable redacta la respuesta a la solicitud de información y se encarga de recabar la evidencia que requiere la autoridad. 5. Enlace responsable de auditoría reúne toda la información para enviar oficio con la respuesta a la autoridad correspondiente. 6. Enlace responsable de auditoría envía a la autoridad el oficio que contiene la documentación con las respuestas y evidencia de respaldo.

54 Procedimiento para contestar solicitudes de información de transparencia. 1. Se recibe por parte de la Dirección de Transparencia el oficio donde el ciudadano hace la solicitud de información. 2. Funcionario de Tesorería responsable canaliza la solicitud a la dirección correspondiente. 3. Dirección encargada de la información solicitada revisa si la información solicitada por el ciudadano es clasificada como reservada, o en su caso si ya existe un reporte que contenga esa información dentro del portal de transparencia para informar al ciudadano. 4. Dirección encargada de la información solicitada recaba la información para dar respuesta a ciudadano. 5. Dirección encargada redacta oficio y anexa documentación en su caso para responder a la solicitud de información. 6. Proceso para recabar firmas de sujeto obligado que debe responder la solicitud de información.

55 7. Entrega de oficio que contiene la respuesta de la solicitud de información al área de Transparencia Municipal. 8. Archivo de acuse de recibo del oficio que contiene la respuesta entregada al área de transparencia municipal.