ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT Pattie Odgers. Capítulo 1 La Evolución de las Prácticas Administrativas

Transcripción

1 ADMINISTRATIVE OFFICE MANAGEMENT Pattie Odgers Capítulo 1 La Evolución de las Prácticas Administrativas

2 Objetivos Conocer el rol de la gerencia en el ambiente laboral. Identificar las cinco escuelas de pensamiento gerencial. Saber los niveles gerenciales y las destrezas necesarias para los gerentes administrativos. Describir las funciones administrativas tradicionales. Enumerar los ocho principios gerenciales. Conocer los factores positivos y negativos del ambiente de trabajo cambiante. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 2

3 Roles de la administración Interpersonales Informativos Toma de decisiones Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 3

4 Gerentes administrativos Personas responsables de planificar, organizar y controlar el procesamiento de información y de liderar gente para lograr los objetivos de la empresa. Son responsables de manejar la información, los sistemas que la contienen, la tecnología y las personas que maximizan la producción. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 4

5 Clásico Conductista Escuelas de Pensamiento Gerencial Científico gerencial Calidad gerencial Sistemático Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 5

6 Escuelas de Pensamiento Gerencial Clásica (Siglo 18-19) - Gerencia científica Frederick W. Taylor padre de este movimiento Selección científica y adiestramiento a los empleados. Necesidad de cooperación entre la gerencia y trabajadores para llevar a cabo las labores a base del método científico. División equitativa de responsabilidades entre la gerencia y trabajadores. La gerencia planifica y organiza el trabajo. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 6

7 Escuelas de Pensamiento Gerencial Clásica (Siglo 18-19) - Gerencia científica Frank y Lillian Gilbreth Inventaron dispositivos e introdujeron técnicas para ayudar a los trabajadores a desarrollar el máximo potencia por medio de adiestramiento, herramientas, ambiente y métodología. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 7

8 Escuelas de Pensamiento Gerencial Clásica (Siglo 18-19) - Gerencia científica Max Weber (burocracia) División clara de las tareas en donde lo complejo se divide en operaciones simples y repetitivas. Una jerarquía bien definida con una cadena de mando fija. Un sistema con reglas abstractas para controlar las operaciones. Actas, decisiones y reglas por escrito para proveer récords y guías permanentes. Los ascensos basados en cualificaciones técnicas. Protección contra despidos arbitrarios. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 8

9 Escuelas de Pensamiento Gerencial Clásica (Siglo 18-19) - Gerencia científica William H. Leffingwell (Principios de trabajo efectivo) Planificar el trabajo Hacer un itinerario. Ejecutar la labor Medir el trabajo Compensar al trabajador Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 9

10 Escuelas de Pensamiento Gerencial Clásica (Siglo 18-19) - Gerencia de entidad total Henri Fayol Esbozó una serie de principios que proveyeron guías para una coordinación exitosa. Esbozó los principios de planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Mary Follett promovía mejores relaciones humanas en la industria; la primera en promover el pensamiento grupal Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 10

11 Escuelas de Pensamiento Gerencial Movimiento conductista - Enfoque hacia las relaciones humanas ( ) Elton Mayo Estudió los efectos del ambiente físico en la productividad (Hawthorne experiments). Probó que la ruta más efectiva para conseguir el máximo esfuerzo de los trabajadores era reconocer tanto el bienestar emocional como el físico de los empleados. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 11

12 Escuelas de Pensamiento Gerencial Movimiento conductista - Enfoque conductista científico Abraham Maslow -- Desarrolló la teoría de la motivación a base de una jerarquía de necesidades. Douglas McGregor Esbozó la Teoría X y Y. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 12

13 Escuelas de Pensamiento Gerencial Movimiento conductista - Enfoque conductista científico Frederick Herzberg (teoría higiene-motivación) Hay motivadores que resultan de experiencias que crean actitudes positivas hacia el trabajo que surgen del mismo trabajo. Los factores de higiene se relacionan con la productividad del trabajo, pero son externos, como: paga, condiciones de trabajo (temperatura, iluminación, ventilación), políticas de la compañía y calidad de la supervisión. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 13

14 Escuelas de Pensamiento Gerencial Movimiento conductista - Enfoque conductista científico Peter F. Drucker Introdujo el concepto de administración por objetivos (Management by Objectives MBO) Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 14

15 Escuelas de Pensamiento Gerencial Movimiento científico-gerencial - Se le conoce también con método cuantitativo. - Utiliza destrezas matemáticas para resolver problemas complejos de toma de decisiones. Muestreo del trabajo muestras al azar que proveen información para fijar estándares Línea de espera se estudia la conducta de personas en líneas de espera Proyecciones se usa para planificar los gastos, por ejemplo, para una nueva planta y equipo. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 15

16 Escuelas de Pensamiento Gerencial Movimiento de calidad gerencial - TQM Es una filosofía y una serie de principios. Usa métodos cuantitativos junto con los recursos humanos y de capital para mejorar todos los procesos. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 16

17 Escuelas de Pensamiento Gerencial Movimiento de calidad gerencial - TQM W. Edwards Deming exponente por excelencia de este principio, p. 13 William Ouchi esbozó la Teoría Z o actitud de la gerencia hacia el trabajo y los trabajadores Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 17

18 Escuelas de Pensamiento Gerencial Movimiento sistemático - Describe la organización como un sistema. - Un sistema es un grupo de partes interrelacionadas de forma tal que componen un total unificado y trabajan juntos para lograr un objetivo definido. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 18

19 Escuelas de Pensamiento Gerencial Movimiento sistemático Sistema total Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 19

20 Niveles Gerenciales Alta gerencia ejecutivo principal (CEO), presidente Gerencia media gerente administrativo, director de departamento, principal de escuela Supervisor supervisor, secretaria principal, jefe de departamento Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 20

21 Destrezas necesarias para los AOMs Conceptuales Analizar problemas, idear soluciones y planes de acción y anticipar las consecuencias de las decisiones. Humanas Identificar, comprender y solucionar problemas por medio de la comunicación y motivación. Técnicas Habilidad para utilizar tecnologías, herramientas, técnicas y procedimientos característicos de un área específica. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 21

22 Funciones Gerenciales Planificar Contesta qué hacer, cómo y cuándo hacerlo. Organizar Provocar que se hagan las cosas. Liderar Influencia o refuerzo positivo para obtener los resultados deseados. Controlar Asegurarse de que lo planificado realmente se lleva a cabo. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 22

23 Planificar A base del tiempo: a largo plazo (3 o más años), a un término intermedio (1 3 años) y en un término corto (un día un año). Planificación estratégica define la misión, establece los objetivos y desarrolla estrategias para funcionar efectivamente. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 23

24 Planificar Tipos de planes: - Planes categóricos Permanecen en efecto por tiempo indefinido (reglas, políticas y procedimientos) - Planes para un solo uso Se desarrollan para cierto periodo de tiempo (presupuestos, proyectos). Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 24

25 Planificar Importancia de planificar: - Ahorra tiempo - Promueve la flexibilidad Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 25

26 Organizar Delegar: - Proceso mediante el cual la gerencia distribuye y confía actividades y la autoridad relacionada a subordinados. Autoridad centralizada y descentralizada - Centralizada la concentración del poder y autoridad está al tope - Descentralizada el poder u autoridad para tomar decisiones se dispersa a niveles inferiores Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 26

27 Organizar Responsabilidad: Obligación y conocimiento para ejecutar adecuadamente el trabajo asignado. Conocimiento (accountability): Juzgar el alcance de los empleados para cumplir las responsabilidades. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 27

28 Organizar Acciones correctivas: - Fije objetivos específicos y medibles. - Elija la persona adecuada. - Haga un itinerario de progreso. - Establezca listas de cotejo para y por subordinados. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 28

29 Organizar Acciones correctivas: - Esté disponible como recurso. - Delegue el proyecto entero, siempre que sea posible. - Comparta responsabilidad y poder. - Mantenga la compostura de cara a los errores. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 29

30 Liderar Función que motiva individuos e influencia en actividades grupales para cumplir los objetivos. Para liderar efectivamente el administrador debe poseer cualidades personales, un estilo de líder y poder combinado con habilidades para comunicarse bien, motivar con estusiasmo y disciplinar, si es necesario. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 30

31 Controlar Concebir medios para asegurar que lo planificado se lleva a cabo. Por ejemplo, es sumamente importante el control de calidad. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 31

32 Proceso de controlar Establecer estándares de ejecución. Medir la ejecución actual. Comparar la ejecución actual con los estándares y analizar la desviación. Responder a las desviaciones por medio de acciones correctivas. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 32

33 Principios Básicos Gerenciales Definir los objetivos Aceptar la responsabilidad Unidad de propósitos o funciones Utilizar especialistas Delegar la autoridad Reportarse a un supervisor (unidad de comando) Limitar el marco de control Centralizar o descentralizar la autoridad gerencial Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 33

34 El área de trabajo cambiante Cierres o reducción de operaciones en compañías, situación económica y cambios tecnológicos. El personal administrativo ha tenido que asumir más responsabilidades a través del tiempo. Las responsabilidades incluyen supervisar personal, llevar a cabo proyectos y presupuestos y mayor poder decisivo. Capítulo 1 Administrative Office Management, 13th Ed 34