INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

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1 Página 1 de 6 CDS IDA INSTRUCTIVO PARA EL CONTROL FEBRERO DE 2010 No de Revisión Fecha Elaboro Aprobó 1

2 Página 2 de 6 CDS IDA INSTRUCTIVO PARA LA ADQUISICION Y CONTROL OBJETIVO Reglamentar mediante el presente documento el manejo, la adquisición, asignación y control de los activos fijos de la empresa COLOMBIANA DE SALUD S. A DEFINICION El Art 64 del Decreto 2649 de 1.993, aquel bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la empresa y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad. ACTIVO DEPRECIALBE Construcciones y edificaciones Maquinaria y equipo Equipo de oficina Equipo de computación y comunicación Flota y equipo de transporte Vida útil 20 años 10 años 10 años 5 años 5 años MARCO LEGAL El valor máximo del activo que se puede depreciar en un solo año es de 50 Uvt, que en pesos para el 2010 es de $ El artículo 64 del decreto 2649 de 1993, establece que los activos fijos [propiedad, planta y equipo], se les debe realizar un avalúo técnico como mínimo caca 3 años, avalúo que deberá ser realizado por personas de reconocida idoneidad. El avalúo técnico busca determinar precisamente el valor comercial del activo. No de Revisión Fecha Elaboro Aprobó 2

3 Página 3 de 6 CDS IDA COMPRA DE ACTIVO FIJO Toda compra de activos fijos, así como las demás compras de la empresa serán autorizadas por el comité de compras que se realiza mensualmente, y a su vez autorizadas por la Dirección Administrativa y en algunos casos por la gerencia, sin embargo nunca podrá obviarse la elaboración de la orden de compra. INGRESO DE UN ACTIVO FIJO A LA CONTABILIDAD Para la actualización de la información de activos fijos en COLOMBIANA DE SALUD S.A se tiene el aplicativo de activos fijos del sistema contable SIIGO el cual debe ser actualizado de manera permanente y depurada su información. Ingresar un activo fijo a la aplicación significa registrar su entrada con todos los datos que lo identifican como descripción, proveedor, centro de costo usuario, responsable del activo, sede y ubicación, fecha de la compra, valor, número de la factura, esta información será registrada por el coordinador de compras en el formato CONTROL DE COMPRA, el cual será entregado al departamento de contabilidad, junto con una copia de la factura de compra del activo, siempre que se realice una compra. En el momento de realizar la recepción de dicha información la auxiliar de contabilidad deberá reportar a la persona que alimente el módulo de activos fijos de tal manera que exista siempre igualdad en la información. ASIGNACION DE PLACAS A LOS ACTIVOS FIJOS La primera actividad para ingresar un activo fijo a la base de datos es la asignación de número consecutivo conocido como placa de inventario, que será la cédula de identificación del mismo durante toda su existencia en los registros contables y en la base datos. Una vez este ya fue asignado, el paso siguiente es pegarla físicamente sobre el activo fijo, esta responsabilidad se encuentra a cargo del coordinador de compras, en el caso que la placa no se pueda adherir al activo debido a las características del mismo, el número del consecutivo que se asigne será gravado en el activo y la placa será adherida a una plantilla donde se encontrará la información que le corresponde. No de Revisión Fecha Elaboro Aprobó 3

4 Página 4 de 6 CDS IDA ENTREGA A LOS RESPONSABLES Con el fin de mantener un mejor control y brindar una custodia mas efectiva sobre sus activos fijos, es necesario asignar a cada activo fijo un responsable, quién será la persona encargada de velar por el buen estado del mismo y reportar cualquier acontecimiento que sobre el suceda. El responsable de los activos fijos en cada dependencia debe velar por la buena conservación de los mismos, así como informar al departamento de contabilidad sobre los movimientos que se realicen con este, mientras implique cambio de responsable; adicionalmente debe conocer y hacer cumplir las normas que contempla el presente instructivo. Cada responsable asume la custodia de los activos fijos con la firma FORMATO CONTROL DE MOVIMIENTOS, formato que será diligenciado cuando se trata de activos nuevos o por traslado, perdida o daño del mismo, esta responsabilidad estará a cargo de la coordinación administrativa o por el coordinador de compras cuando se realiza la entrega de un activo nuevo. Para la asignación de los activos bajo custodia al comienzo del contrato con el personal se diligenciara el FORMATO INVENTARIO, el cual estará a cargo del área de TALENTO HUMANO y deberá mantenerse actualizado dentro de la hoja de vida de los funcionarios, dicho documento será el documento base para la firma del paz y salvo al final del contrato con el personal. La cláusula de compromiso textualmente es: "Como funcionario de COLOMBIANA DE SALUD S.A declaro que los activos relacionados en el presente documento están bajo mi responsabilidad, por lo cual les daré un uso adecuado al desempeño de mis funciones y a la destinación institucional prevista para cada uno de ellos. En consecuencia, serán asumidos por mí el daño o la pérdida de los mismos debidos a mi negligencia o incumplimiento de los instructivos relacionados con su uso y conservación. Me comprometo a informar oportunamente a la Dirección Administrativa sobre cualquier desplazamiento, traslado temporal o definitivo de dichos activos mediante la tramitación de los formatos respectivos, y sobre cualquier situación que ponga en inminente riesgo los bienes relacionados. Soy conocedor de que por estas situaciones se llevará a cabo el respectivo proceso disciplinario de acuerdo a lo señalado en el Reglamento de Trabajo, y me No de Revisión Fecha Elaboro Aprobó 4

5 Página 5 de 6 CDS IDA comprometo a adelantar las respectivas acciones penales a que haya lugar, entre otras, presentar la denuncia de los objetos que estén bajo mi responsabilidad Cuando se trata de activos fijos de uso compartido por dos o más empleados, la dependencia debe definir quién asumirá la responsabilidad ante la Empresa por la custodia del activo, pero en aquellos casos donde no es posible esta definición, la máxima autoridad en la sección asumirá la responsabilidad del activo fijo en cuestión. La Dirección Administrativa en forma permanente estará haciendo seguimiento de los inventarios de activos fijos en las dependencias, previa coordinación con la misma. Este tipo de inventarios tiene como objeto determinar el CONTROL del buen manejo de los activos fijos por parte de cada responsable. RETIRO Se puede retirar el activo fijo debido a daño o por que dicho activo se encuentra obsoleto. Esto se debe reportar a la coordinación administrativa quien aprobará o rechazará la solicitud, se diligenciará el formato CONTROL DE MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS diligenciando todos los campos e informando luego al Departamento de Contabilidad para que actualice el módulo correspondiente. POLIZAS Los activos fijos contarán con un seguro que respalde alguna eventualidad o siniestro, estas pólizas serán responsabilidad de la dirección administrativa. DIFERENCIA ENTRE ACTIVOS FIJOS Y ACTIVOS DE CONTROL Debido a la cuantía y a su vida útil algunos elementos no serán etiquetados como activos fijos dentro del inventario general, sin embargo debido a que se requiere que exista un control sobre ellos para evitar que se reincida en solicitudes frecuentes. Como son: PERFORADORAS No de Revisión Fecha Elaboro Aprobó 5

6 Página 6 de 6 CDS IDA COSEDORAS CANECAS PEQUEÑAS TELEFONOS BANDEJAS DE ESCRITORIO PARA DOCUMENTOS. BALDES MATERAS CALCULADORAS PEQUEÑAS SELLOS CUADROS ENMARCADOS SIN VALOR SIGNIFICATIVO ALMOHADILLAS TAJALAPIZ DE ESCRITORIO CARTELERAS INFORMATIVAS CARETAS PLASTICAS PANERAS SENSORES (SERAN RESPONSABILIDAD COORDINADOR) MULTITOMAS PERSIANAS No de Revisión Fecha Elaboro Aprobó 6