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1 Pág. PRESENTACIÓN 2 PLAN FINANCIERO 3 CALCULANDO LA TASA DE RETORNO DEL INVERSOR 3 PREPARANDO ESTADOS FINANCIEROS 4 PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD 4 Estado de Resultados 4 Balance General 6 Flujo de Caja 8 CONCEPTOS 8 PREPARANDO EL PRESUPUESTO 9 Clasificación de Costos 9 LA LIQUIDEZ 10 FUENTES DE FINANCIAMIENTO 11 Preguntas clave 11 presentacion Lo primero que debemos preguntarnos para empezar nuestro Plan Financiero es cuánto va a costar poner en marcha la empresa y llevar a cabo una buena gestión de la misma. Para calcular la cantidad de dinero que necesitamos, podremos emplear un plan financiero basado en las hipótesis que hemos utilizado para prever la evolución del negocio. En segundo lugar, tendremos que plantearnos cuál será la liquidez necesaria en cada momento para que la empresa pueda pagar deudas. Esta tarea resulta fundamental en la planificación financiera. En tercer lugar, es aconsejable que consideremos cómo y de dónde podremos obtener los fondos que necesitamos. En la gran mayoría de los casos, los emprendedores solamente podremos aportar una parte del total. Por eso, buscar inversores es imprescindible. En resumen, veremos porque es importante contar con fondos para todas las etapas de la empresa, qué se debe incluir en un Plan Financiero y cómo podemos financiar nuestra empresa. Asimismo, aprenderemos a elaborar presupuestos, Estado de Resultados: Balance General y Flujo de Caja, además conoceremos herramientas paralelas como la liquidez, la tasa de retorno, entre otros. Tengamos las cuentas claras! Avenida Sánchez Lima 2647 (Sopocachi) Central piloto: (591-2) Casilla 7541 La Paz - Bolivia Contactos: info@nuevaempresa.com.bo info@ideasemprendedoras.com

2 PLAN FINANCIERO Toda empresa debería tener acceso - en cualquier momento - a las cifras esenciales sobre su situación financiera, incluidas las pérdidas o ganancias, la evolución del flujo de caja y la magnitud de los futuros requisitos de capital. Los Planes de Negocio deben tener información sobre la futura evolución financiera de la empresa, así como un esbozo de un plan financiero de apoyo. No son necesarios cálculos detallados, ya que los pronósticos son aproximados, y más aún, cuando se trata de una nueva empresa. Para elaborar nuestro Plan deberemos responder, al menos, las siguientes preguntas: Cuánto dinero necesitará la empresa para ponerse en marcha? Cuánto dinero será necesario para cada período? Una vez que hayamos establecido nuestra empresa cuánto beneficio podremos obtener? Cuáles son las principales hipótesis en las que se basan nuestros pronósticos? Cuál es el pronóstico financiero para los próximos años? Los requisitos para realizar una buena planificación financiera son: o o o Cálculos del flujo de caja, estados de cuentas y balance general. Pronósticos para los próximos tres o cinco años. Todas las cifras se basarán en hipótesis minuciosamente estudiadas (sólo se mencionarán las más relevantes). Recordemos que para calcular la cantidad de dinero requerido, es fundamental tener claridad en cuanto a los costos de la materia prima, proveedores, mercado, equipo de trabajo, etc. CALCULANDO LA TASA DE RETORNO DEL INVERSOR La Tasa de Retorno se refiere a una cantidad X de recursos que la gente que pone el capital (inversores) espera recibir por el capital que invirtió. Es así que los inversores valoran el éxito de una inversión según la tasa de retorno que obtienen del capital invertido. El patrón empleado para calcular el rendimiento es la Tasa Interna de Retorno (TIR). La TIR es la tasa de descuento para la cual la suma de todos los flujos de caja positivos y negativos descontados hasta el momento actual es igual a cero. Pag. 3

3 La TIR es expresada en términos porcentuales, y lo que explica esta tasa es la rentabilidad promedio que obtendrá el inversionista durante los años proyectados en el Flujo de Caja. Por ejemplo, si un proyecto presenta una TIR del 25%, requiere una inversión de $us y los flujos están calculados a 5 años, significa que -en promedio- el inversionista recibiría $us anuales como rentabilidad de su inversión. La ventaja de la TIR es que asume el valor del dinero en el tiempo (considerando que el valor de 1 dólar hoy no será el mismo que dentro de 5 años). PREPARANDO LOS ESTADOS FINANCIEROS PRINCIPIOS BÁSICOS DE CONTABILIDAD La Contabilidad es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática y estructurada las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa. Si estamos iniciando un negocio, haciendo inversiones, preparando la declaración de impuesto sobre las utilidades o, incluso, pagando la factura telefónica, estamos trabajando con conceptos e información contable. La contabilidad es usada en la descripción de todo tipo de actividades comerciales. Todo inversionista, gerente y quien tome decisiones comerciales necesita entender básicamente los términos y conceptos contables. Las cuentas o estados financieros que es necesario elaborar son: el Estado de Resultados (pérdidas/ganancias), el Balance General y el cálculo del Flujo de Caja. En el primero se presentan los resultados financieros durante un período determinado, generalmente de un año. El segundo representa la situación financiera de la compañía en una fecha concreta, normalmente a finales de año. Sin embargo, el cálculo más importante cuando se planifica y se crea una empresa es el Flujo de Caja. Éste muestra al empresario y a los inversores los fondos líquidos consumidos o generados por una empresa durante un período determinado. Estado de Resultados El Estado de Resultados es un informe básico que muestra el resultado neto de las operaciones de un ente económico, durante el periodo contable. Mide básicamente la relación entre los ingresos y los gastos, bajo el concepto del devengado, que es muy distinto al de efectivo. Esto quiere decir que, si uno tiene una empresa exportadora, le paguen o no cierta exportación (es decir que Pag. 4

4 el cliente pague al crédito), ésta se registra como una venta: con sus respectivos costos operativos, administrativos y financieros. En este caso, se muestra el resultado de la gestión, al margen de lo que la empresa pueda tener en efectivo en su caja. No es una variable directa de flujo. Es un proceso que acumula los datos de ingresos vs. gastos en un plazo dado (podemos establecer un estado de resultados mensual, trimestral, semestral o anual). En este aspecto, el cierre normal de gestión sucede luego de 12 meses de operaciones y luego se comienza nuevamente de cero. El Estado de Resultados es considerado como un resumen dinámico y responde a la pregunta: Cuánto he ganado o perdido?. Se tiene utilidad cuando los ingresos son mayores a los gastos Utilidad = Ingresos - Egresos Se tiene pérdida cuando los gastos son mayores a los ingresos Pérdida = Egresos - Ingresos Cómo se elabora un Estado de Resultados? Se deben enumerar todos los ingresos y gastos de la empresa. Su función es doble: por un lado, presentar el resultado -ganancia o pérdida- de las actividades de la empresa durante un período de tiempo y, por el otro, mostrar cuáles son los componentes que constituyen el resultado de la compañía y cómo se relacionan entre sí. Un Estado de Resultados debería incluir: Ingresos por ventas. Costo de materiales. Gastos de personal: incluye todos los costos derivados de la contratación: los sueldos, la seguridad social, las cuotas del fondo de pensiones, entre otros. Alquiler y arriendos: son costos de alquiler de edificios, bienes de equipo, vehículos, maquinaria, etc. Costos de mantenimiento: son los costos de mantenimiento y reparaciones necesarios para el uso normal de los edificios y de los bienes de equipo. Otros costos: ingresos y desembolsos que no están relacionados con las actividades usuales de la empresa. Gastos en concepto de intereses. Depreciación: Costo del desgaste de los bienes, por ejemplo de la maquinaria, de Pag. 5

5 los camiones, de los escritorios, de las computadoras, etc. Amortizaciones: costo del uso de los activos intangibles Impuestos. Ganancia neta/pérdida neta: la ganancia o pérdida es la diferencia entre los ingresos y los costos durante el período contable, descontando el impuesto mencionado líneas arriba. Por ejemplo: Una empresa informó que el año 2006 tuvo un ingreso total de Bs ,00 y un total de gastos de Bs ,00; logrando una utilidad para la gestión 2006 de Bs ,00. Ejemplo de Estado de Resultados Ingresos Gastos Resultados de explotación Ingresos Netos Ingresos derivados de la venta de productos y servicios Materiales Personal Alquileres Depreciación Mantenimiento Otros Intereses Impuestos Bs Balance General El Balance General es un informe básico que muestra la situación financiera de un ente económico, en una fecha determinada. Contiene información sobre los activos, pasivos y patrimonio, que deben relacionarse unos con otros para reflejar la situación financiera. El propósito del Balance General es mostrar la posición financiera de un negocio en una fecha determinada, respondiendo a las preguntas: cuánto tengo? y cuánto debo? En general, responde a la pregunta, cómo he financiado la compra de todos los activos? Qué debe considerarse en un Balance General? Los elementos principales de un Balance General son los siguientes: Activos: Son los recursos económicos de propiedad de una empresa. Los activos pueden tener forma física definida como edificios, maquinaria o mercaderías, pero también existen activos intangibles, como los títulos y valores, derechos legales y/o software informáticos, compra de marcas, patentes y otros. Los activos pueden clasificarse en: Pag.6

6 Activos corrientes: que incluyen los activos disponibles a corto plazo, tales como dinero en efectivo y cuentas bancarias además de otros pronto a convertirse en activos disponibles como cuentas por cobrar e inventarios. Activos fijos: son activos materiales (tangibles) e intangibles. Por lo general, no se puede disponer de ellos a corto plazo. Como su nombre lo indica, son fijos o permanentes y se mantienen idénticos en el largo plazo. por ejemplo: maquinaria, vehículos y computadoras, así como bienes inmuebles e intangibles. Pasivos: Son las obligaciones contraídas por la empresa en un determinado período. Cuando se obtiene un préstamo, el tomador del mismo generalmente firma un documento escrito de compromiso de pago. El propietario de una empresa tiene derecho sobre todo lo que quede, después de satisfacer plenamente los derechos de los acreedores; por lo tanto, el patrimonio es siempre igual al total de los activos menos el total de los pasivos. Patrimonio = Activos - Pasivos Activo = Patrimonio + Pasivo Ejemplo de Balance General Activos Corrientes Depósitos Bancarios Cuentas por Cobrar Inventarios Activos Diferidos Activos Corrientes Activos Fijos Terrenos Construcciones Depreciación Acumulada Muebles, Enseres y Equipos Depreciación Acumulada Total Activos No Corrientes Total Activos al 31 dic (20.000) (15.000) al 31 dic (22.000) (20.000) Patrimonio: Se denomina así a los recursos proporcionados por el propietario o los propietarios de la Pasivos Corrientes Bancos por Pagar Cuentas por Pagar Comerciales Otras Cuentas por PagarImpuestos al 31 dic al 31 dic empresa (capital social o capital pagado) junto con las reservas y todas las ganancias Pasivos Corrientes Pasivos de LP Deuda de Largo Plazo retenidas o pérdidas acumuladas además de donaciones. El patrimonio representa los derechos del Patrimonio Capital Pagado Resultados Acumulados Resultados de esta Gestión propietario sobre los activos de la empresa. Total Pasivos y Patrimonio Pag. 7

7 Flujo de Caja El Flujo de Caja se refiere a los flujos de entradas y salidas de caja o efectivo, en un período dado. Puede ser utilizado para determinar problemas de insuficiencia de recursos, de liquidez; para analizar la viabilidad de proyectos de inversión y para medir la rentabilidad o crecimiento de un negocio cuando se entienda que las normas contables no representan adecuadamente la realidad económica. El Flujo de Caja muestra si las actividades de trabajo están generando o gastando dinero en efectivo. Habrá períodos en los que el Flujo de Caja será negativo, especialmente cuando la empresa esté en proceso de creación. Cuando el Flujo de Caja es negativo, la empresa deberá recurrir necesariamente a otras fuentes alternativas de financiamiento para compensar esta situación. Cómo se calcula el Flujo de Caja? Es necesario poner atención en los ingresos derivados de las ventas: lo importante aquí es el dinero que se recibe realmente. Además del Flujo de Caja, es necesario contar con dinero para invertir en actividades futuras. Estas inversiones tienen un efecto inmediato en la situación de caja. Para un análisis sencillo desde el Estado de Resultados, el Flujo de Caja corresponde a las utilidades netas de la gestión más todas las depreciaciones y amortizaciones menos los pagos a capital que se realizan a los financiadores por concepto de deuda. Ejemplo de Flujo de Caja Estado de Flujo de Caja del 1 de Enero al 31 dic xxxx Utilidad Neta Depreciaciones Incremento en Cuentas por cobrar Incremento en Inventarios Incremento en otras AC activos corrientes Incremento en Cuentas por Pagar Comerciales Incremento en otras Cuentas por PagarImpositivas Total Efectivo Originado por Actividades de Operación Actividades de inversión incremento en Cuentas por Pagar Financieras Dividendos pagados Total Efectivo Originado en Actividades Financieras Efectivo al Inicio del Periodo Efectivo al Final del periodo CONCEPTOS - Estado de Resultados: es un estado financiero que expresa los resultados obtenidos en una gestión respecto a los ingresos y gastos, y que refleja una ganancia (si los ingresos son mayores a los gastos) o una pérdida (si los gastos son mayores a los ingresos). - Balance General: muestra la situación financiera de una empresa en una fecha determinada. Comprende la relación de los activos, pasivos y patrimonio Pag. 8

8 Activos: son los recursos económicos de una empresa, y pueden ser físicos (edificios, maquinaria, equipos) e intangibles (títulos, valores, bonos, software) Pasivo: son las deudas contraídas por la empresa en un determinado periodo. Patrimonio: son los derechos del propietario sobre los activos de la empresa. - Flujo de Caja: es el movimiento de efectivo de la empresa en relación a sus ingresos y gastos. PREPARANDO EL PRESUPUESTO El presupuesto muestra las expectativas de la administración con relación a las ventas, gastos, volumen de producción y diversas transacciones financieras de la empresa para el período. En forma simple, un presupuesto es un conjunto de estados pro-forma acerca de las finanzas y operaciones de la empresa: es una herramienta de planificación y control. El contenido del presupuesto se resume en el estado de pérdidas y ganancias al finalizar una gestión. Cómo se hace un presupuesto? En un presupuesto, necesariamente se deben incluir los costos en los que se planifica incurrir. Clasificación de Costos: Los costos se pueden clasificar en: Costos directos o variables. Es el costo formado por la materia prima, otros insumos y el costo de mano de obra directa necesaria para fabricar un producto. Estos costos se pueden calcular directamente. (Por ejemplo: El costo de la materia prima e insumos se pueden calcular para una cantidad determinada de producción). Costos indirectos o fijos. Es el costo de administración y otros generales como la gerencia y financiación de los procesos de producción y ventas. No se pueden calcular directamente. (Por ejemplo: para una cantidad determinada de producción no se puede calcular la porción de los costos por salario del personal, intereses bancarios, alquiler de oficinas, entre otros). Pag. 9

9 Estos costos son: Salarios del personal administrativo (Mano de obra indirecta). Alquileres y arriendos. Material de escritorio, papelería y limpieza. Gastos de comunicación. Mantenimiento de edificios y equipos. Intereses. Impuestos. Depreciaciones y amortizaciones. Costos financieros: se refieren a intereses financieros e impuestos a las utilidades de las empresas, a los cuales también se los considera costos indirectos y/o fijos. Los costos también se clasifican en fijos y variables: Los costos fijos son aquellos que, como su nombre lo indica, se mantienen en el tiempo. Éstos no se ven afectados en relación al volumen de producción (Por ejemplo: Alquiler de ambientes, salarios del personal administrativo, etc.). Los costos variables son aquellos que sí varían en función al volumen de producción. (Por ejemplo: materia prima e insumos necesarios para producir una cantidad determinada de un producto). LA LIQUIDEZ Se refiere a la cantidad de recursos que la empresa tiene disponible en efectivo en un momento determinado. Representa la situación financiera a corto plazo respecto a la disponibilidad de recursos de la empresa con relación a sus obligaciones. La liquidez se define como la habilidad de la empresa de cubrir sus obligaciones de corto plazo en cuanto a magnitud y puntualidad. Por ejemplo: Al final de cada mes, la empresa debe pagar sueldos. Suponiendo que nuestra empresa ha emitido facturas por valor de dólares, pero nuestras condiciones de pago hacen que en el banco sólo dispongamos de dólares. En este caso, debemos entender que las cuentas se pagan en efectivo y una situación de ingresos estable no sirve de mucho cuando falta la liquidez. Cuando pongamos en marcha nuestra compañía, los gastos serán superiores a los ingresos. El dinero saldrá más deprisa de lo que entrará. Es importante buscar la forma de financiar el total del flujo de caja negativo con antelación. Pag. 10

10 FUENTES DE FINANCIAMIENTO Una vez que sepamos cuánto capital necesitamos para nuestro negocio, debemos plantearnos de dónde conseguirlo. Existen varias fuentes y habrá que establecer una distinción que convenga a nuestros intereses. En este caso, es importante destacar que al principio será vital el aporte que podrán hacer los emprendedores para poner en marcha el proyecto. Las principales fuentes de capital son: Fondos propios: Ahorro propio: Sirve por lo general como capital semilla. Capital de riesgo: Es el que pueden aportar entidades financieras o inversores privados. Es el más adecuado para todas las fases de operación en una empresa de reciente creación. Fondos de sociedades establecidas para realizar cooperaciones en materia de investigación: Este capital es adecuado para la fase inicial de la empresa. Fondos ajenos: Préstamos familiares: Son aquellos préstamos de amigos o parientes, generalmente en condiciones muy favorables y sirven para el capital semilla. Apoyo estatal: Se trata de programas de creación de empleo o de estímulo del sector. En Bolivia genera expectativa la denominada Banca de Desarrollo Productivo. Hipotecas: Es el crédito que se entrega en los bancos. Adecuado para financiar la propiedad de la empresa y las inversiones a largo plazo. Arrendamiento financiero o leasing: Es un sistema relativamente nuevo en el país, que también está en manos del sector financiero. Adecuado para la financiación de maquinaria, equipamiento y vehículos. Préstamos bancarios: Adecuado para capital de explotación de corto plazo. Preguntas clave Cuánto capital necesita la empresa para arrancar? Cuánto dinero en efectivo se necesitará en un escenario crítico? De dónde procederá el capital? Qué rendimiento pueden esperar los inversores? Cómo generaremos beneficios? Pag. 11