COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS (C.N.E.) PRESENTA LOS SIGUIENTES TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA

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1 COMISIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN DE RIESGOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS (C.N.E.) PRESENTA LOS SIGUIENTES TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA CONTRATACION DIRECTA N 2014CD COMPRA DE 20 LICENCIAS DE UN SOFTWARE ESPECIALIZADO QUE CONTENGA LAS PRINCIPALES NORMAS EN EL ORDENAMIENTO JURIDICO COSTARRICENSE Fecha de recepción de ofertas: 24 de julio del 2014, 11:00 HORAS San José, COSTA RICA 2014

2 1 INVITACIÓN La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias ( CNE), promueve e invita a todas aquellas personas físicas o jurídicas interesadas, en la Contratación Directa No. 2014CD Compra de 20 licencias de un software especializado que contenga las principales normas en el ordenamiento jurídico costarricense cuyos fondos se encuentran debidamente reservados del Presupuesto Anual de esta Institución para el periodo Se tomará en cuenta, todas las ofertas presentadas, incluyendo la de proveedores no invitados. Los interesados pueden obtener información, consultar y adquirir el cartel de contratación en el sistema Compr@RED, a los teléfonos , ; o bien consultar el cartel en la página web de la CNE: Para las consultas relacionadas con las especificaciones técnicas de la contratación se debe comunicar al teléfono con el Ing. Iván Rojas Barrantes, al correo electrónico irojas@cne.go.cr. Se señala como fecha y hora máxima para la recepción de ofertas, a las 11:00 horas del día jueves 24 de julio del 2014, la cual se llevará a cabo en el Departamento de Proveeduría Institucional, de manera electrónica, por medio del Sistema Compr@RED. La oferta digital debe estar debidamente identificada con el nombre, número, hora y fecha de apertura y el nombre del oferente, número de cédula jurídica o documento de identidad, fax y correo electrónico. Así como señalar medio para atender notificaciones. 1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL: La Comisión Nacional de Prevención del Riesgo y Atención de Emergencias, mediante el Departamento de Informática, en el cumplimiento de lo estipulado en el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación ,en cuanto al eje estratégico 2, identificación de productos, estandarización de procesos y automatización de los mismos utilizando las tecnologías de información y comunicación adecuadas, requiere el suministro e instalación de un software especializado en materia legal para consultas legales y jurídicas. 2. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD: 2.1. Se aceptarán ofertas electrónicas presentadas antes de la hora y fecha de la apertura por medio del sistema de COMPRARED. 3. CONDICIONES GENERALES: 3.1. Todos los documentos que se aporten con las ofertas deben ser electrónicos, los cuales deben ser incorporados por el mismo oferente en el sistema CompraRED, que permitan una presentación legible e inequívoca de la información que se proporciona.

3 Los precios que contenga la oferta podrán cotizarse en colones costarricenses u otra moneda extranjera, sin embargo para la comparación de ofertas se utilizará el del tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de apertura de las ofertas Los precios se entenderán firmes, definitivos e invariables. Se debe indicar los precios unitarios y globales El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen LA VIGENCIA DE LA OFERTA: No podrá ser menor a 30 días calendario. El plazo para adjudicar será de 30 días después del acto de apertura de ofertas. La INSTITUCIÓN; se reserva el derecho de adjudicar la contratación o declararla desierta o infructuosa de acuerdo a las necesidades Institucionales EL PAGO: Se realizará en forma parcial de conformidad con la propuesta que presente el consultor en su oferta, tomando en cuenta el cronograma (siempre y cuando no sea un adelanto de pago). Dicho pago se hará mediante la forma usual del Gobierno, dentro de los 45 (cuarenta y cinco) días naturales, que cuentan a partir de la fecha en que se consigne en la factura comercial el recibido conforme por el funcionario competente. El pago se realizará mediante depósito en cuenta o transferencia bancaria a la cuenta cliente que el proveedor indique, siendo requisito para ello que el mismo sea titular ante el ente bancario seleccionado y que presente certificación de la cuenta cliente en cada factura. En caso de moneda diferente a la nacional se utilizara el tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de pago de la factura De conformidad con la Ley Nº 8488, Ley Nacional de Emergencias y Prevención de Riegos y Atención de Emergencias, en su artículo 53 ésta Institución se encuentra exenta del pago de todo tipo de impuestos, timbres y tasas. 4. CONDICIONES LEGALES 4.1. La oferta debe ser firmada por el oferente (firma digital) Para efectos de esta contratación y para darle contenido jurídico a cualquier vacío cartelario, se aplicará supletoriamente la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento En caso de que el adjudicatario no entregue los productos requeridos en el plazo señalado por causas imputables a él, se aplicará una sanción pecuniaria de un uno por mil (1/1000) del monto del contrato por cada día natural de atraso Las multas aplicadas no deberán sobrepasar un 25% del valor contratado.

4 La administración a efectos de cumplir con la obligación de pago, deberá honrar su deuda y proceder con el pago respectivo, reteniendo el monto correspondiente a la multa o cláusula penal establecido en el cartel, posterior a ello tramitar el proceso sumario a efectos de determinar la procedencia o no del incumplimiento. La retención de la multa o cláusula penal aplicará de acuerdo con la forma de pago señalado en el cartel El oferente debe presentar con la oferta, lo siguiente: Declaración jurada rendida por el oferente, de que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales Certificación de que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social. Cuando se trate de un trabajador independiente, se le otorgará un plazo máximo de ocho días para que el adjudicatario realice la inscripción correspondiente en la Caja Costarricense de Seguro Social Recibo de la póliza de riesgos del trabajo con alguna entidad aseguradora Recibo de cancelación de los impuestos sobre las sociedades anónimas Recibo o certificación de cancelación del tributo del 5% que los patronos públicos y privados deben cancelar sobre planillas mensuales de sus trabajadores, de conformidad con el artículo 22 de la Ley 8783 (reforma a la Ley 5662) Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, o bien, documento que demuestre que se encuentran en arreglo de pago con la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares El adjudicatario deberá aportar un equivalente al % del monto adjudicado, para efectos de elaborar la orden de compra, los cuales podrán ser pagados en timbres o mediante entero de Gobierno, a favor de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, el monto correspondiente por concepto de reintegro de papel Debe presentar el desglose de la estructura del precio, junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. 5. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN: El estudio legal y técnico de las ofertas, estará a cargo de la Asesoría Legal y de la Unidad de Tecnologías de Información. Una vez rendidos ambos informes se trasladará el expediente a la Unidad de Proveeduría de la Institución, el cual hará una recomendación a la Dirección Ejecutiva quien en definitiva realizará el acto de adjudicación. Las ofertas se calificarán de acuerdo con los siguientes parámetros: 1. Precio 85 % 2. Experiencia 15 % Precio (85%) La oferta que presente el menor precio recibirá un 85%, para el resto de ofertas aplica la siguiente fórmula:

5 4 POMM = Precio oferta menor monto PO = Precio Ofertado Puntos asignados = (POMM / PO) * 85 Los precios se deben cotizar libres del impuesto de ventas, dado que la CNE está exenta. Las ofertas presentadas en dólares, serán comparadas con respecto a las cotizaciones en moneda nacional, según el tipo de cambio de venta del dólar estadounidense vigente en el día de apertura de las ofertas, indicado por el Banco Central de Costa Rica. Experiencia (15%) Para evaluar la experiencia del oferente se utilizará la siguiente tabla: De 1 a 3 años de experiencia 5% De 3 a 5 años de experiencia 10% Más de 10 años de experiencia 15% Para demostrar la experiencia en el mercado el oferente deberá aportar una certificación registral. Además para demostrar la experiencia distribuyendo e implementando el producto ofertado, se deberá aportar una declaración jurada y al menos 3 cartas de referencias de clientes a quiénes se les hayan brindado la solución ofertada de acuerdo al plazo de experiencia indicado por el oferente. Las cartas de referencia deberán cumplir con lo indicado en el punto 3.14 del apartado 6. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: 6.1. El adjudicatario deberá presentar una Garantía de Cumplimiento por un monto de , La garantía de cumplimiento debe de ser depositada en el transcurso de los diez días hábiles siguientes a la comunicación del acto de adjudicación y se regirá por las disposiciones contenidas en la Ley y el Reglamento General de Contratación Administrativa La garantía de cumplimiento rendida mediante títulos valores (bonos o certificados) deberá acompañarse de una certificación de un corredor jurado o operador de bolsa legalmente reconocido por el mismo plazo de vigencia de la garantía. En el caso garantía emitidas por Banco Estatales no se presentará la certificación anterior si la garantía es rendida por menos de un mes La garantía de cumplimiento se deberá depositar en la Tesorería de la C.N.E; esta Sección procederá a confeccionar y entregar al Contratista un recibo por la garantía presentada, copia del mismo deberá presentar en el Departamento de Proveeduría La garantía de cumplimiento deberá tener una vigencia mínima de dos meses adicionales a la fecha definitiva de recepción del objeto del contrato No se aceptan cheques que no sean certificados o de gerencia Se le comunica que las garantías pueden ser depositadas en las cuentas corrientes : Colones No cuenta cliente o Dolares no cuenta Cliente ; Banco De Costa rica

6 5 7. ESPECIFICACIONES TECNICAS: 7.1. La solución requerida consiste en 20 licencias de un software especializado que contenga el texto actualizado de las principales normas vigentes en el ordenamiento jurídico costarricense. Entre otras funcionalidades, la solución debe incluir resúmenes normativos de La Gaceta, recopilación de acciones de inconstitucionalidad, colección de formularios de cartulación, pronunciamientos de diferentes Superintendencias y directrices de la Dirección General de Notariado. La normativa contenida en la solución debe ser obtenida de fuentes oficiales y debe mantenerse actualizada mediante revisiones diaria de las normas publicadas en el diario oficial La Gaceta. La solución debe ofrecer acceso a los textos completos de las resoluciones de las Salas Primera, Segunda, Tercera y Constitucional de la Corte Suprema de Justicia de Costa Rica, así como de Tribunales Superiores, Tribunal Notarial y los sumarios del Centro Electrónico de Información Jurisprudencial El software requerido debe al menos debe contemplar las siguientes funcionalidades La solución requerida consiste en un software especializado que contenga el texto actualizado de las principales normas vigentes en el ordenamiento jurídico costarricense El software debe permitir obtener información actualizada sobre jurisprudencia de las diferentes Salas y Tribunales de Justicia a los computadores de los usuarios de la Asesoría Jurídica El software debe brindar actualización automática diaria de la legislación y periódica de la Jurisprudencia, vía internet El software debe brindar resumen Gacetario y del Boletín Judicial, que incluya proyectos de ley, normativa nueva y reformas, acciones de inconstitucionalidad, directrices, licitaciones, adjudicaciones y fe de erratas. Disponible en página de internet y mediante correos electrónicos diarios El software debe brindar servicio de noticias y avisos por medio de correo electrónico sobre leyes, acuerdos ejecutivos, resoluciones de las salas, tribunales y contrataciones administrativas que acontezcan a diario La solución ofrecida deberá permitir al adjudicatario brindar Soporte técnico que incluya mínimo: a) Chat en línea, b) Asistencia remota y vía telefónica de los contenidos y de su funcionamiento, c) Visita del técnico Deberá ser cuando se requiera por parte de la administración durante la vigencia contractual. En caso de requerirlo, se podría coordinar la visita semanal, quincenal o mensual del técnico, sin costo adicional para la administración El software debe ser amigable - agradable y fácil de usar con demos explicativos El software debe ser 100% compatible con la plataforma tecnológica de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (Presentar documentación probatoria al respecto). o Plataforma de servidores Windows 2008 Server R2 en ambientes físicos y virtualizados o Plataforma de Base de Datos SQL 2008 o superior

7 6 o Plataforma de correo electrónico MS Exchange 2010 o superior. o Compatible con el sistema operativo MS Windows 7 y superior. o Compatible con MS Office 2010 y superior. o Compatible con MS Outlook 2010 y superior. o Compatible con archivos PDF El software ofertado debe poseer un módulo de cálculos que como mínimo permita realizar los siguientes cálculos: a) Laborales b) De aranceles y honorarios (traductor, abogado, notario, contador, árbitro) c) De impuestos nacionales d) De patentes municipales e) Financieros f) Multas de tránsito El software ofertado debe poseer un módulo de leyes que permita consultar información relacionada con: a) Textos actualizados de normas b) Actualización legal diaria de nueva legislación, licitaciones, adjudicaciones, proyectos de ley de la Gaceta y Boletín Judicial c) Indicadores Financieros El software ofertado debe poseer un módulo que brinde al menos la siguiente información de resoluciones: a) Salas I, II,III y Constitucional b) Tribunales Superiores de San José i- Tribunal contencioso administrativo ii- Tribunal de Apelaciones de lo contencioso Administrativo iii- Tribunal de casación de lo contencioso administrativo iv- Tribunal Agrario v- Tribunal de Casación Penal vi- Tribunal de familia vii- Tribunal de Notariado viii- Tribunal de trabajo ix- Tribunal Primero y Segundo Civil c) Tribunal Fiscal Administrativo d) Tribunal Aduanero Nacional e) Dirección General de Tributación de Hacienda y de Aduanas f) Tribunal Ambiental Administrativo g) Tribunal Registral Administrativo h) Tribunal de Servicio Civil i) Comisión para la promoción de la competencia j) Comisión Nacional de Consumidor k) Ministerio de trabajo y Seguridad Social l) Procuraduría General de la República

8 El software ofertado debe poseer un módulo que permita generar aspectos de práctica legal relacionada con: a) Control e impresión de escritura, testimonio, índice y papel de seguridad b) Ubicación de órganos competentes en vía judicial para presentación de procesos c) Formularios para cartular d) Manuales para litigar e) Modelos de contratos Preferiblemente el software debe poseer un módulo traductor que al menos incluya los siguientes aspectos: a) Traducción de términos jurídicos inglés- español b) Traducción simultánea de textos a múltiples idiomas c) Enlace a diccionario jurídico Preferiblemente el software debe cumplir con las siguientes características: a) Una sección de normas derogadas en la que pueden ser consultadas las versiones anteriores de los textos normativos b) Resúmenes Gacetarios desde el año 1992 a la fecha c) Resúmenes del Boletín Judicial desde el año 2005 a la fecha d) Índice y extracto de Acciones de inconstitucionalidad publicadas desde el año 2000 a la fecha e) Acuerdos SUGEF Y SUGEVAL f) Directrices de la Dirección General de Notariado g) Circulares de la Corte Suprema de Justicia y del Poder Judicial desde el año 1991 a la fecha h) Datos de contactos de los diferentes despachos del Poder Judicial en el Territorio Nacional i) Normativa: Normas laborales de Costa Rica y otras Relevantes. j) Jurisprudencia de la Sala IV en materia de trabajo. k) Jurisprudencia de la Sala II en materia de trabajo. l) Criterios Jurídicos del MTSS. m) Documentos de referencia. n) Glosario. o) Consultas Frecuentes. p) Comisión para Promover la Competencia q) Contraloría General de la República r) Dirección General de Aduanas s) Dirección General de Hacienda t) Dirección General de Tributación u) Ministerio de Trabajo Criterios Jurídico Laborales v) Procuraduría General de la República w) Tribunal Fiscal Administrativo x) Tribunal Registral Administrativo Preferiblemente la información jurídica comprendida en las bases de datos del sistema debe cumplir con los siguientes rangos de años Institución Rango de Años Comisión Nacional del Consumidor

9 8 Comisión para Promover la competencia Oficios-Contraloría General de la República Resoluciones-Contraloría General de la República Directrices-Dirección General de Aduanas Resoluciones-Dirección General de Aduanas Dirección General de Hacienda Directrices-Dirección General de Tributación Oficios-Dirección General de Tributación Recursos- Dirección General de Tributación Resoluciones- Dirección General de Tributación Fallos-Tribunal Fiscal Administrativo Fallos-Tribunal Registral Administrativo Sala Rango de Años Textos completos y Votos relevantes-sala Primera Textos completos y Votos relevantes-sala Segunda Textos completos y Votos relevantes-sala Tercera Textos completos y Votos relevantes-sala Constitucional Centro Electrónico de Información Jurisprudencial Tribunales Superiores OTRAS CONDICIONES TECNICAS: El oferente deberá realizar la instalación y configuración del sistema tanto en el servidor como en estaciones de trabajo en coordinación con el Departamento de Informática de la CNE El oferente, en coordinación con el Departamento de Informática, deberá realizar la instalación, configuración y puesta en marcha del software El oferente deberá incluir en la oferta económica 20 horas posterior a la instalación y configuración de la solución, las cuales deberán ser distribuidas (en común acuerdo con el Departamento de informática) para soporte técnico presencial ante problemas con la solución ofrecida, optimización o mejoras de rendimiento y para impartir un taller técnico para 4 personas, que incluya instalación, configuración y administración de las principales funcionalidades del producto Durante el proceso de instalación y configuración, al menos 2 funcionarios del Departamento de informática deberán estar presentes para conocer detalles o imprevistos que puedan ocurrir en el proceso de implementación de la solución El taller técnico deberá ser impartido en las instalaciones de la CNE, la cual facilitará los recursos necesarios para tales fines El oferente debe ofrecer los parches del software sin costo adicional mientras exista la relación contra-actual El oferente debe ofrecer al menos 20 licencias del software con una cobertura igual a doce meses durante los cuales cualquier actualización al software será incluida como parte de la oferta.

10 El oferente debe tener al menos 1 año, distribuyendo la solución ofertada, tanto en instituciones públicas como privadas. Para tales efectos deberá aportar la documentación que así lo demuestre La presente contratación rige para un plazo de 12 meses, prorrogable por un periodo de hasta 4 años. Para tales efectos el Departamento de informática de la CNE deberá garantizar la disponibilidad presupuestaría para hacerle frente a la misma De ser necesario, el Oferente deberá entregar el software en un CD-ROM los medios originales, manuales digitales del software El oferente deberá entregar un certificado (licencia) de la solución, el cual deberá venir a nombre de la institución, indicando el tipo de licencia, soluciones incluidas, número de certificado y vigencia de las actualizaciones en caso que apliquen El oferente deberá entregar manuales de usuario orientados a procesos en idioma español, impreso y digital Experiencia: El sistema ofertado, debe ser una aplicación ya desarrollada, e implantada en otras instituciones, sean públicas o privadas. El oferente debe aportar cartas de recomendación del Sistema Desarrollado que ofrece. Las misma deben contener la siguiente información: Fecha de emisión de la carta Denominación del producto vendido, coincidente con el producto ofertado. Grado de satisfacción obtenido con el producto. Fecha de adquisición de parte del propietario Nombre y firma del propietario y o ejecutor que recibió el producto. Teléfono y correo electrónico del propietario y o ejecutor para contacto 7.4. CONDICIONES GENERALES SOBRE ARQUITECTURA TECNOLÓGICA De la normativa de Seguridad Informática: El oferente como empresa y los funcionarios de la misma que trabajaran en el servicio contratado, bajo Declaración Jurada se compromete a mantener, practicar y acatar durante todo el proceso de contratación los siguientes aspectos: a) El Reglamento de Seguridad Informática de la CNE. b) Las políticas de Seguridad Informática establecidos por y para la CNE De la Confidencialidad El oferente como empresa y los funcionarios de la misma que trabajaran en el servicio contratado, bajo Declaración Jurada se compromete a mantener absoluta confidencialidad sobre: a) El bien y/o servicio que se está brindando a la CNE. b) La información y/o datos que le sean suministrados antes y durante el lapso contratado. c) Los esquemas de infraestructura, configuración e instalación llevados a cabo derivados del bien y/o servicio que se está brindando a la CNE El oferente entiende que debe existir un acuerdo de confidencialidad por parte de todo el equipo de trabajo de la empresa oferente. Para tal efecto se debe comprometer en la obligación sobre la prohibición de divulgar cualquier tipo de información a la que tenga

11 10 acceso De comprobarse la divulgación de información en forma parcial o total, la CNE procederá a realizar las acciones necesarias para que se apliquen las sanciones correspondientes según la Ley El oferente deberá entregar una declaración jurada a través de su representante legal donde tanto la empresa como los funcionarios de la misma involucrados en el servicio brindado se comprometen a lo indicado en relación a la confidencialidad Si se requiriera divulgar información, la empresa contratada se compromete a obtener la aceptación de la CNE por escrito antes de proceder a divulgar la información La información generada por la empresa contratada en relación a la operatividad del bien y/o servicio y la información suministrada por la CNE, será utilizada únicamente por el personal autorizado por la CNE, y el grupo de trabajo operativo que la empresa contratada designe para brindar el bien y/o servicio a la CNE El oferente debe prevenir e impedir la duplicación, reproducción o copia de la información descrita en el punto anterior, por parte de los funcionarios de la empresa contratada La información contenida en las bases de datos, archivos, medios de almacenamiento y otros sistemas es propiedad de la CNE, en los casos que la CNE autorice su uso para un proyecto o actividad específico deben ser utilizados únicamente para los fines previamente establecidos por las partes, una vez terminada la ejecución, la empresa contratada deberá eliminar toda la información que sea propiedad de la CNE Toda información de los modelos, esquemas, procesos, configuraciones o infraestructura de Seguridad Informática de la CNE no podrán ser utilizados para ningún tipo de divulgación o presentaciones a otras empresas, o personas bajo ninguna forma Se deben establecer las personas contacto responsables por ambas partes (Oferente y CNE) para el manejo de la información que se envíe y se reciba, no se deberá suministrar ninguna información a personas que no estén previamente autorizadas por la CNE La empresa contratada debe utilizar toda la información que brinde la CNE, en forma estrictamente confidencial y únicamente para actividades directamente relacionadas con los bienes y/o servicios contratados. 8. CONSIDERACIONES PARA EMPRESAS PYMES 8.1. Para efectos de comparación de precios entre las mercancías y manufacturas nacionales con las extranjeras, la administración calculara el precio equivalente mediante la aplicación de la formula estipulada en el Decreto MP-H-Comex-MEIC, del 06/08/ En cuanto a la forma de pago, en el caso de las PYMES que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, se tendrá un plazo máximo de pago de 30 días, negociado con la administración, siempre y cuando brinden una garantía colateral Las garantías para el caso de las Pymes que han demostrado su condición según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, la garantía podrá ser otorgada por el Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa o por instrumentos del Sistema de Banca para el Desarrollo, creada por ley 8634.

12 A las Pymes que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, en caso de empate se le reconocerá una puntuación adicional de la siguiente Manera: a) PYME DE INDUSTRIA 5 PUNTOS b) PYME DE SERVICIO 5 PUNTOS c) PYME DE COMERCIO 2 PUNTOS