DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA DE COMPRAS. [Octubre- 2014] Pág. 1 de 6

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1 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA DE COMPRAS [Octubre- 2014] Pág. 1 de 6

2 Objetivo Establecer los pasos de manera clara, al momento de realizar una adquisición de un bien o un servicio para la Superintendencia de Bancos de Panamá. Base Legal - Administrativa Este subproceso se rige por las siguientes normativas: Política #54 - Contrataciones de bienes y servicios. Ley 22 de 27 de junio de 2006 sobre Contrataciones Públicas y su reglamentación. Decreto Ley N 2 de 22 de febrero de Principios El subproceso debe cumplir con los siguientes lineamientos: Las unidades gestoras deben realizar la SByS mediante el Sistema Tecnológico - Solicitud de Bienes y Servicios. Toda SByS debe estar firmada por el Director o el Gerente de la unidad gestora para que sea aprobada. Definiciones Para mejor comprensión a continuación se detalla el significado de algunas palabras mencionadas dentro del procedimiento: Palabra Solicitud de bienes y servicios (SByS) Cotización Definición Documento donde se detalla un bien o un servicio que se requiere contratar. Aquel documento o información que compras usa en una negociación. Es un documento informativo que no genera registro contable (poner precio a algo, estimar a alguien o algo en relación con un fin, pagar una cuota). Página 2

3 Procedimiento Para la ejecución de este subproceso se establecen las siguientes actividades y responsables de su ejecución: No. Responsable Actividad R/C Secretaria o Colaborador de la Unidad Gestora Cotizador de Compras Analista de Presupuesto Accede en la intranet en la sección de solicitud de bienes y servicios y realiza la solicitud de un bien o de un servicio. Nota: adjunta la cotización, de requerirse en casos de procedimiento excepcional de contratación. Remite la SByS mediante el Sistema Tecnológico - Solicitud de Bienes y Servicios a la Gerencia de Compras. Nota: la unidad revisa la solicitud (que tenga lo deseado), para que la misma no sea anulada en los procesos venideros. Verifica los datos descritos en la SByS virtual y si existe alguna ambigüedad o falta alguna descripción, puede realizar la modificación pertinente o envía a corregir a la Unidad Gestora. Incluye los montos del gasto y remite mediante el Sistema Tecnológico - Solicitud de Bienes y Servicios a la Gerencia de Presupuesto. Recibe la solicitud y verifica lo siguiente: a. Si tiene disponibilidad presupuestaria, asigna la partida en la SByS y la remite a la Unidad Gestora, mediante el sistema tecnológico. b. Si no tiene disponibilidad presupuestaria, le coloca a la SbyS pendiente partida. Nota: si la SByS está pendiente, la Unidad Gestora debe estar anuente de que hace falta partida y así pueda pedir partida a otra dirección o de lo contrario anularla. *Cabe destacar que en esta etapa del proceso la SByS ya no puede ser modificada; de existir algún error o equivocación deberá ser anulada automáticamente. c. Si no tiene disponibilidad presupuestaria, anula la SByS en el sistema tecnológico. Nota: la Gerencia de Presupuesto en pocas R1 Página 3

4 6 Secretaria o Colaborador de la Unidad Gestora ocasiones anula la SbyS, ya que si no existe la partida presupuestaria se manda a la Unidad Gestora, como pendiente partida y la Unidad Gestora la anulan en caso tal. Recibe un correo de aviso de que ha sido procesada la solicitud por la Gerencia de Presupuesto, luego de recibir la notificación y realiza lo siguiente: a. Imprime y la remite al director o gerente para que sea firmada. b. Aprueba en el Sistema Tecnológico - Solicitud de Bienes y Servicios c. Anula en caso de no contar con partida presupuestaria para esta SbyS. C1 7 Secretaria Ejecutiva de la Dirección de Finanzas Remite la SByS a la Dirección de Finanzas. Recibe la SByS firmada por la Unidad Gestora y la remite a la directora de Finanzas. 8 Revisa y firma la SByS y solicita la remisión al director(a) de Administración. Mediante la secretaria de Finanzas realiza Director(a) de una de las siguientes opciones en el 9 Finanzas Sistema Tecnológico - Solicitud de Bienes y Servicios: Aprueba la SbyS Anula la SbyS 10 Director(a) de Recibe, revisa y remite la SByS con su Administración aprobación, a la Gerencia de Compras. 11 Secretaria de Recibe y revisa que la información esté Compras completa y pasa al gerente de Compras. Verifica que la solicitud incluya la siguiente información: Número de control interno Fecha Nombre de la unidad gestora (dirección / gerencia) Descripción del bien solicitado 12 Gerente de Partida presupuestaria Compras Precio unitario Precio total Especificación del uso del bien o servicio requerido Firma de la unidad gestora Firma de aprobación por parte de la dirección de finanzas y de la dirección de administración. 13 Gerente de Asigna a un cotizador para que realice su C1 Página 4

5 14 15 Compras Cotizador de Compras trámite. Verifica en el catálogo de PanamaCompra, si existe el bien o servicio. a. De existir el bien o servicio, realiza la adquisición mediante el catálogo. b. De no existir el bien o servicio, se realiza el procedimiento de contratación de acuerdo al rango/monto que corresponda. Verifica que el proveedor esté registrado en el MEF. Nota: si el proveedor no está registrado en el MEF, gestiona la creación en el MEF. Fin del subproceso Riesgo y Control Para mitigar riesgos inherentes al proceso se establecen los siguientes controles: Código Riesgo Código Control R1 Realizar SbyS sin conocimiento de los superiores inmediatos. C1 Toda SByS es firmada por el superior inmediato de la unidad gestora y firmada por la directora de Finanzas. Ubicación del Diagrama de Flujo Para información consulte la sección Políticas y Procedimientos, seleccione Dirección de Administración, Gerencia de Compras. Actualizaciones A continuación se detalla el historial de actualizaciones que ha tenido el subproceso: Versión Fecha Descripción V.3 09/10/2014 Optimización de los pasos utilizando la actualización de la herramienta tecnológica para la solicitud de bienes y servicios que establece pasar primero por la Gerencia de Presupuesto y después si hay presupuesto enviar la solicitud a la Dirección de Finanzas. Actividades #4, #5 y #6. Página 5

6 V.2 09/04/2012 Integración de los procesos administrativos de la institución con la nueva herramienta de SIAFPA. V.1 31/12/2008 Elaboración del procedimiento. Revisado por A continuación se detallan los nombres de las personas que intervinieron en la revisión del subproceso Autorizado por A continuación se indica el nombre del dueño del subproceso u persona responsable de la ejecución de las actividades que conforman el subproceso: Página 6