PRODUCTO: ADQUISICIONES MEDIANTE INFIMA CUANTIA CODIGO: DGA-DAL-CP-01 Página 1 de 7 OBJETIVO: RESPONSABLE: INVOLUCRADOS: FRECUENCIA: Realizar la adquisición de bienes que tengan el carácter de extraordinario o emergente a fin de mantener la gestión de los procesos institucionales. Jefe de ; Director Administrativo y de Logística; Jefe de Gestión de Bienes; Director de Planificación; Director Financiero Jefe de ; Asistente Administrativo (); Director Administrativo y de Logística; Jefe de Gestión de Bienes; Jefe de Presupuesto Por requerimiento TIEMPO PROMEDIO: ENTRADA: SALIDA: PROVEEDOR: INSUMOS: CLIENTE: PRODUCTO: Direcciones y/o áreas administrativas del CB-DMQ Solicitud de abastecimiento Direcciones y/o áreas administrativas Bienes, insumos y materiales REGISTROS: Solicitud de abastecimiento, Plan Anual de Adquisiciones, Compromiso presupuestario, pro forma del bien a adquirirse, cuadro comparativo de precios según el monto, Acta de entrega-recepción, especificaciones técnicas, formulario de verificación de compras, Adjudicación al proveedor TECNOLÓGICOS: Microsoft Excel, Word, CIAF RECURSOS: HUMANOS: FÍSICOS: Jefe de, Director Administrativo y de Logística, Jefe de Gestión de Bienes, Asistente Administrativo Infraestructura, suministros de oficina, equipos NORMATIVA: LEYES: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento
PRODUCTO: ADQUISICIONES MEDIANTE INFIMA CUANTIA CODIGO: DGA-DAL-CP-01 Página 2 de 7 POLITICAS DE OPERACIÓN: 1) La solicitud de abastecimiento será elaborada por el responsable del requerimiento y autorizada únicamente por el Jefe inmediato superior (Director de área). 2) Es responsabilidad de la Unidad de Gestión de Bienes, realizar el descargo del inventario según solicitud de abastecimiento aprobada y entregar para conocimiento del Director de Administración y Logística. 3) En caso de no existir los bienes solicitados en la Unidad de Gestión de Bienes, el Jefe de la Unidad deberá comunicar mediante sumilla al Director de Administración y Logística para considerar la adquisición. 4) El Director de Administración y Logística es el único responsable de autorizar adquisiciones por ínfima cuantía. 5) En caso de iniciar el proceso de compra, el costo del bien a adquirirse debe ser menor o igual al parámetro establecido como monto máximo de aprobación de compras, esto es cuyo presupuesto referencial no sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,0000002 por el monto del presupuesto inicial del estado del correspondiente ejercicio económico. 6) Cuando el monto del bien requerido sea igual o menor al factor de multiplicar 0,00000002088 por el PIE, se deberá presentar al menos una pro forma. 7) Cuando el monto del bien requerido este entre los valores de multiplicar 0,00000002092 y 0,00000008351 del PIE, será necesario presentar al menos dos preformas con el respectivo cuadro comparativo de precios. 8) Cuando el monto del bien requerido esté entre el monto de multiplicar 0,00000008355 y 0,0000002, será necesario presentar al menos tres preformas con el respectivo cuadro comparativo de precios. 9) No se podrá realizar por ínfima cuantía, la adquisición de bienes recurrentes. 10) La unidad solicitante del bien a adquirir, deberá detallar las especificaciones técnicas. 11) Cuando el bien a adquirirse este relacionado con tecnología y comunicaciones, se deber contar con el informe de factibilidad de la Tecnología y Comunicaciones del CB-DMQ a fin de justificar la adquisición. 12) Las adquisiciones se realizarán en base al RUP y los datos del Portal de Compras Públicas (INCOP). 13) Las pro formas receptadas para el proceso de adquisición, deberán ser originales o mediante correo electrónico y fax. 14) El proceso de adquisición deberá contar con el respectivo cuadro comparativo de precios y/o pro forma. 15) Todo proceso de adquisición, deberá contar con la respectiva certificación presupuestaria. 16) El acta de entrega recepción, será el único documento que garantice la satisfacción del bien recibido por parte de la Institución. 17) En caso de no existir conformidad con los bienes recibidos, la institución podrá postergar la firma del acta de entrega - recepción y coordinar nueva fecha para la entrega de los bienes, según convenga a la misma. 18) Los bienes adquiridos serán ingresados al sistema de administración de inventarios institucional y despachados inmediatamente a la Unidad que solicitó el bien. PROCEDIMIENTO
PRODUCTO: ADQUISICIONES MEDIANTE INFIMA CUANTIA CODIGO: DGA-DAL-CP-01 Página 3 de 7 No. TAREAS RESPONSABLE 1 Elabora y remite la solicitud de abastecimiento a la Unidad de Gestión de Bienes, adjuntando características especificas o especificaciones técnicas del bien solicitado Dirección requiriente 2 Verifica en el sistema de inventarios la existencia del pedido Unidad de Gestión de Bienes / Guardalmacén 3 4 5 6 7 Existe el requerimiento en bodega? Si: Realiza el descargo del inventario según solicitud de abastecimiento aprobada, elabora egreso y despacha. (Fin del proceso) No: Sumilla la solicitud de abastecimiento y remite para inicio del trámite a la Administración y Logística dentro del día hábil siguiente. Continua tarea 4 Verifica si requerimiento esta contemplado en el Plan Anual de Adquisiciones Consta el requerimiento en el PAC? Es necesaria la compra? No: Comunica al área requeriente para que de ser pertinente contemple el pedido del bien en la reforma presupuestaria o próximo PAC. (fin del procedimiento) Si: Dispone a la Unidad de Compras Publicas realizar un estudio de ofertas en el mercado para determinar si el monto es menor o igual al 0.0000002 del PIE. Continua tarea 6 Solicita pro forma referencial elabora análisis y remite para conocimiento y autorización de la DAL El monto del bien solicitado es igual o inferior al coeficiente 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado? Unidad de Gestión de Bienes / Guardalmacén Administración y Logística / Dirección de Planificacion Administración y Logística Asistente Administrativo / Administración y
PRODUCTO: ADQUISICIONES MEDIANTE INFIMA CUANTIA CODIGO: DGA-DAL-CP-01 Página 4 de 7 8 9 10 11 12 No: Elabora informe y comunica a la Dirección General para la respectiva decisión. (Se pasa a la Dirección General para el respectivo proceso) Si: Emiten la certificación mediante el FORMULARIO DE VERIFICACIÓN DE COMPRA si el costo de la compra es menor o igual al parámetro establecido como monto máximo de aprobación de compras por ínfima cuantía (0.0000002* Presupuesto Inicial del Estado). Continua tarea 8 Solicita a la Dirección Financiera que se emita la certificación presupuestaria correspondiente, dentro del día hábil siguiente. Remite la certificación presupuestaria a la Unidad de Compras Públicas Recepta certificación presupuestaria y realiza análisis en base a los montos El monto es menor o igual al valor de multiplicar 0,00000002088 por el PIE? No: El monto está entre el valor de multiplicar 0,00000002092 por el PIE y 0,00000008351 por el PIE? No: Viene de la tarea 11 a1: El monto está entre el valor de multiplicar 0,00000008355 por el PIE y 0,0000002 por el PIE? No: Elabora informe para conocimiento del Director de Administración y Logística. (Remite informe para que se continúe el respectivo proceso) Si: Solicita tres pro formas y elabora cuadro comparativo. Continua tarea 12 Si: Viene de la tarea 11 a1. Solicita dos pro-formas y elabora cuadro comparativo. Continua tarea 12 Si: Solicita al menos una pro forma. Continua tarea 12 Adjudica el proceso de acuerdo a la información entregada por la Unidad de Logística / Dirección de Planificación Administración y Logística Dirección Financiera Administración y Logística
PRODUCTO: ADQUISICIONES MEDIANTE INFIMA CUANTIA CODIGO: DGA-DAL-CP-01 Página 5 de 7 13 14 15 Mediante acto administrativo remite la adjudicación al proveedor seleccionado y expediente a Gestión de Bienes Alimenta el proceso seguido en la Matriz de control de Procesos de y en la Matriz del INCOP el proceso Coordina con el proveedor el día señalado para la entrega - recepción de los bienes Gestión de Bienes 16 Recibe la mercadería y verifica Gestión de Bienes 17 18 Cumple el bien con los requerimientos establecidos en el expediente? No: No recibe los bienes y notifica a la Administración y Logística para los fines pertinentes Si: Ingresa los bienes al Sistema de Control de Activos o a la Bodega generando la respectiva acta entrega-recepción y despacha bien a la Unidad requiriente. Continua tarea 18 Remite mediante memorando la documentación completa a la Administración y Logística para trámite de pago Gestión de Bienes Gestión de Bienes 19 Recepta expediente completo e inicia trámite de pago Dirección Financiera *** FIN DEL PROCEDIMIENTO ***
PRODUCTO: ADQUISICIONES MEDIANTE INFIMA CUANTIA CODIGO: DGA-DAL-CP-01 Página 6 de 7 INDICADORES DE GESTIÓN NOMBRE DEL INDICE MIDE FORMULA ESTANDAR RESPONSABLE FRECUENCI A 1 2 Solicitudes de abastecimiento Solicitudes de abastecimiento por ínfima cuantía Número de solicitudes para abastecimiento mediante compra Número de solicitudes de abastecimiento por ínfima cuantía 1.1 2.1 Número de solicitudes de abastecimiento aprobadas en el período para compra Total de solicitudes receptadas en el período Total de solicitudes devueltas a las Direcciones requireintes Número de solicitudes receptadas en el período con un valor menor o igual al 0.0000002 del PIE Total de solicitudes receptadas en el período *100 100% 100% *100 Administración y Logística Administración y Logística Mensual Trimestral Semestral Anual Mensual Trimestral Semestral Anual 3 4 Solicitudes de abastecimiento despachadas Reforma del Plan Anual de Contrataciones Número de solicitudes atendidas directamente desde gestión de bienes Número de reformas que se realiza al PAC por requerimientos no contemplados 3.1 4.1 Número de solicitudes atendidas desde gestión de bienes Número de solicitudes de abastecimiento receptadas en el período Número de reformas al PAC en el período por requerimientos no contemplados *100 100% Gestión de Bienes Administración y Logística Mensual Trimestral Semestral Anual Mensual Trimestral Semestral Anual ANEXOS I. FLUJOGRAMA II. III. IV. RESOLUCIONES a. N/A INSTRUCTIVOS a. N/A FORMATOS DE REGISTROS a. Solicitud de Abastecimiento CP-SA-CBDMQ-000 b. Acta de entrega recepción CP-AER-CBDMQ-000
PRODUCTO: ADQUISICIONES MEDIANTE INFIMA CUANTIA CODIGO: DGA-DAL-CP-01 Página 7 de 7 c. Kardex d. Formulario de verificación de compra CP-FV-CBDMQ-000 e. Control de Documentación CP-CD-CBDMQ-000 f. Matriz de identificación de procesos para la compra de bienes y servicios CP- CBDMQ-000 g. Cuadro comparativo de precios CP-CCP-CBDMQ-000 h. Oficio DAL ( Administración y Logística) i. Adjudicación j. Acta de entrega - recepción k. Compromiso Presupuestario l. Registro en CIAF (Sistema de Inventarios y Control de Activos Fijos) V. GLOSARIO SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO Documento preparado por un responsable, a través del cual se puede solicitar insumos médicos y/o suministros para el cumplimiento de las funciones propias de la Institución. ADJUDICACIÓN Es el acto administrativo por el cual la máxima autoridad o el órgano competente otorga derechos y obligaciones de manera directa al oferente seleccionado, surte efecto a partir de su notificación y solo será impugnable a través de los procedimientos establecidos en la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública. PROVEEDOR Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP de conformidad a la Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultaría, requeridos por las entidades contratantes.
PRODUCTO: CONTRATACIÓN DE SERVICIOS MEDIANTE INFIMA CUANTIA CODIGO: DGA-DAL-CP-02 Página 1 de 6 OBJETIVO: RESPONSABLE: INVOLUCRADOS: FRECUENCIA: Realizar la contratación de servicios que tengan el carácter de extraordinario o emergente a fin de mantener la gestión de los procesos institucionales. Jefe de ; Director Administrativo y de Logística; Jefe de Servicios Corporativos; Director de Planificación; Director Financiero Jefe de ; Asistente Administrativo (Compras Públicas); Director Administrativo y de Logística; Jefe de Servicios Corporativos; Jefe de Presupuesto Por requerimiento TIEMPO PROMEDIO: ENTRADA: SALIDA: PROVEEDOR: INSUMOS: CLIENTE: PRODUCTO: Direcciones y/o áreas administrativas del CB-DMQ Solicitud de servicios Direcciones y/o áreas administrativas Servicios varios REGISTROS: Solicitud de servicios, Plan Anual de Adquisiciones, Compromiso presupuestario, pro forma del servicio a contratar, cuadro comparativo de precios según el monto, Acta de conformidad del servicio, especificaciones técnicas de ser el caso, formulario de verificación de servicios, Adjudicación al proveedor TECNOLÓGICOS: Microsoft Excel, Word RECURSOS: HUMANOS: FÍSICOS: Jefe de, Director Administrativo y de Logística, Jefe de Servicios Corporativos, Asistente Administrativo Infraestructura, suministros de oficina, equipos NORMATIVA: LEYES: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento
PRODUCTO: CONTRATACIÓN DE SERVICIOS MEDIANTE INFIMA CUANTIA CODIGO: DGA-DAL-CP-02 Página 2 de 6 POLITICAS DE OPERACIÓN: 1) La solicitud de servicios será elaborada por el responsable del requerimiento y autorizada únicamente por el Jefe inmediato superior (Director de área). 2) El Director de Administración y Logística es el único responsable de autorizar la contratación de servicios por ínfima cuantía. 3) En caso de iniciar el proceso para la contratación del servicio, el costo del mismo debe ser menor o igual al parámetro establecido como monto máximo de aprobación de compras, esto es cuyo presupuesto referencial no sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,0000002 por el monto del presupuesto inicial del estado del correspondiente ejercicio económico. 4) La unidad solicitante del servicio a contratar, deberá detallar las especificaciones o características técnicas del mismo, mediante informe que justifique la contratación del mismo. 5) Las pro formas receptadas para el proceso de contratación de servicios, deberán ser originales o entregadas de acuerdo al correo electrónico recibido o vía fax. 6) El responsable de receptar las pro-formas, tiene la obligación de verificar los datos del oferente. 7) El proceso de contratación de servicios deberá contar con el respectivo cuadro comparativo de precios y/o pro forma. 8) Todo proceso de contratación de servicios, deberá contar con la respectiva certificación presupuestaria. 9) El acta de conformidad del servicio, será el único documento que garantice la satisfacción del servicio recibido por parte de la Institución. 10) Para la cancelación de valores por contratación de servicios, previo al pago se deberá adjuntar el expediente y la factura respectiva. 11) En caso de no existir conformidad con el servicio contratado, el responsable del pedido deberá comunicar del particular mediante informe para conocimiento de la Administración y Logística. 12) Para iniciar el trámite de pago, se deberá incluir el acta de conformidad del servicio. 13) Cuando el monto del servicio a contratar sea igual o menor al factor de multiplicar 0,00000002088 por el PIE, se deberá presentar al menos una pro forma. 14) Cuando el monto del servicio a contratar este entre los valores de multiplicar 0,00000002092 y 0,00000008351 del PIE, será necesario presentar al menos dos preformas con el respectivo cuadro comparativo de precios. 15) Cuando el monto del servicio a contratar esté entre el monto de multiplicar 0,00000008355 y 0,0000002, será necesario presentar al menos tres preformas con el respectivo cuadro comparativo de precios.
PRODUCTO: CONTRATACIÓN DE SERVICIOS MEDIANTE INFIMA CUANTIA CODIGO: DGA-DAL-CP-02 Página 3 de 6 PROCEDIMIENTO No. TAREAS RESPONSABLE 1 2 3 4 5 Elabora y remite la solicitud de servicios a la Administración y Logística, adjuntando características especificas o especificaciones técnicas del servicio solicitado Verifica si requerimiento está contemplado en el Plan Anual de Adquisiciones Consta el requerimiento en el PAC? Es necesaria la contratación? No: Comunica al área requeriente para que, de ser pertinente contemple el pedido del servicio en la reforma presupuestaria o próximo PAC. (fin del procedimiento) Si: Dispone a la Unidad de Compras Publicas realizar un estudio de ofertas en el mercado para determinar si el monto es menor o igual al 0.0000002 del PIE. Continua tarea 4 Solicita pro forma referencial elabora análisis y remite para conocimiento y autorización de la DAL El monto del bien solicitado es igual o inferior al coeficiente 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado? No: Elabora informe y comunica a la Dirección General para la respectiva decisión. (Se pasa a la Dirección General para el respectivo proceso) Si: Emiten la certificación mediante el FORMULARIO DE VERIFICACIÓN DE SERVICIOS si el costo de la contratación es menor o igual al parámetro establecido como monto máximo de aprobación de contrataciones por ínfima cuantía (0.0000002* Presupuesto Inicial del Estado). Continua tarea 6 Dirección requiriente Administración y Logística Administración y Logística Asistente Administrativo / Administración y Logística / Dirección de Planificación 6 7 Solicita a la Dirección Financiera que se emita la certificación presupuestaria correspondiente, dentro del día hábil siguiente. Remite la certificación presupuestaria a la Unidad de Compras Públicas Administración y Logística Dirección Financiera
PRODUCTO: CONTRATACIÓN DE SERVICIOS MEDIANTE INFIMA CUANTIA CODIGO: DGA-DAL-CP-02 Página 4 de 6 8 9 10 11 12 Recepta certificación presupuestaria y realiza análisis en base a los montos El monto es menor o igual al valor de multiplicar 0,00000002088 por el PIE? No: Pasa a 9 a1: El monto está entre el valor de multiplicar 0,00000002092 por el PIE y 0,00000008351 por el PIE? No: Pasa a 9 a2: El monto está entre el valor de multiplicar 0,00000008355 por el PIE y 0,0000002 por el PIE? No: Elabora informe para conocimiento del Director de Administración y Logística. (Remite informe para que se continúe el respectivo proceso. Si: Solicita tres pro formas y elabora cuadro comparativo. Continua tarea 10 Si: Solicita dos pro formas y elabora cuadro comparativo. Continua tarea 10 Si: Solicita al menos una pro forma. Continua tarea 10 Adjudica el proceso de acuerdo a la información entregada por la Unidad de Mediante acto administrativo remite la adjudicación al proveedor seleccionado y expediente a Servicios Corporativos Alimenta el proceso seguido en la Matriz de control de Procesos de y en la Matriz del INCOP el proceso Administración y Logística 13 Recibe el servicio Dirección requiriente 14 Cumple el servicio con los requerimientos determinados? No: Notifica a la Administración y Logística la no conformidad del servicio para los fines pertinentes Si: Elabora acta de conformidad del servicio y remite a la Unidad de Servicios Corporativos adjuntando factura de ser el caso. Continua tarea 15 Dirección requiriente
PRODUCTO: CONTRATACIÓN DE SERVICIOS MEDIANTE INFIMA CUANTIA CODIGO: DGA-DAL-CP-02 Página 5 de 6 15 Recepta acta de conformidad de servicios y remite mediante memorando la documentación completa a la Dirección financiera para trámite de pago Unidad de Servicios Corporativos 16 Recepta expediente completo e inicia trámite de pago Dirección Financiera *** FIN DEL PROCEDIMIENTO *** INDICADORES DE GESTIÓN NOMBRE DEL INDICE MIDE FORMULA ESTANDAR RESPONSABLE FRECUENCI A 1 2 Solicitudes para contratación de servicios Solicitudes de servicio por ínfima cuantía Número de solicitudes para contratación de servicios en un período Número de solicitudes de contratación de servicios por ínfima cuantía 1.1 2.1 Número de solicitudes receptadas en el período Total de solicitudes receptadas en el período número de solicitudes devueltas a las Direcciones Número de solicitudes receptadas en el período con un valor menor o igual al 0.0000002 del PIE Total de solicitudes receptadas en el período *100 100% *100 100% Servicios Corporativos Administración y Logística Mensual Trimestral Semestral Anual Mensual Trimestral Semestral Anual ANEXOS I. FLUJOGRAMA II. III. RESOLUCIONES a. N/A INSTRUCTIVOS a. N/A IV. FORMATOS DE REGISTROS a. Solicitud de Servicios CP-SS-CBDMQ-000 b. Acta de conformidad de servicios CP-ACS-CBDMQ-000 c. Formulario de verificación de servicios CP-FS-CBDMQ-000 d. Control de Documentación CP-CD-CBDMQ-000
PRODUCTO: CONTRATACIÓN DE SERVICIOS MEDIANTE INFIMA CUANTIA CODIGO: DGA-DAL-CP-02 Página 6 de 6 e. Matriz de identificación de procesos para la compra de bienes y servicios CP- CBDMQ-000 f. Cuadro comparativo de precios CP-CCP-CBDMQ-000 g. Oficio DAL ( Administración y Logística) h. Adjudicación i. Compromiso Presupuestario V. GLOSARIO SERVICIOS Actividades identificables e intangibles que son el objeto principal de una contratación programada para brindar al cliente satisfacción. SOLICITUD DE SERVICIOS Documento preparado por un responsable, a través del cual se puede solicitar la contratación de servicios para el cumplimiento de las funciones propias de la Institución. ADJUDICACIÓN Es el acto administrativo por el cual la máxima autoridad o el órgano competente otorga derechos y obligaciones de manera directa al oferente seleccionado, surte efecto a partir de su notificación y solo será impugnable a través de los procedimientos establecidos en la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública. PROVEEDOR Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP de conformidad a la Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultaría, requeridos por las entidades contratantes.
PRODUCTO: PROCEDIMIENTOS COMÚNES DE CONTRATACIÓN PUBLICA CODIGO: DGA-DAL-CP-03 Página 1 de 8 OBJETIVO: RESPONSABLE: INVOLUCRADOS: FRECUENCIA: Ejecutar los procesos de contratación de Subasta Inversa Electrónica, Menor Cuantía, Cotización, Licitación y Consultoría sin importar el monto de compra o delegación a fin de cumplir con los objetivos institucionales. Jefe de ; Director Administrativo y de Logística; Jefe de Servicios Corporativos; Director de Planificación; Director Financiero Jefe de ; Asistente Administrativo (Compras Públicas); Director Administrativo y de Logística; Jefe de Servicios Corporativos; Jefe de Presupuesto Por requerimiento TIEMPO PROMEDIO: ENTRADA: SALIDA: PROVEEDOR: INSUMOS: CLIENTE: PRODUCTO: Direcciones y/o áreas administrativas del CB-DMQ Solicitud de servicios Direcciones y/o áreas administrativas Servicios varios REGISTROS: Solicitud de servicios y/o Solicitud de abastecimiento, Plan Anual de Adquisiciones, Compromiso presupuestario, pro forma del servicio a contratar, cuadro comparativo de precios según el monto, Acta de conformidad del servicio, especificaciones técnicas de ser el caso, formulario de verificación de servicios, Adjudicación al proveedor TECNOLÓGICOS: Microsoft Excel, Word RECURSOS: HUMANOS: FÍSICOS: Jefe de, Director Administrativo y de Logística, Jefe de Servicios Corporativos, Asistente Administrativo Infraestructura, suministros de oficina, equipos NORMATIVA: LEYES: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento
PRODUCTO: PROCEDIMIENTOS COMÚNES DE CONTRATACIÓN PUBLICA CODIGO: DGA-DAL-CP-03 Página 2 de 8 POLITICAS DE OPERACIÓN: 1) La solicitud de servicios y/o abastecimiento será elaborada por el responsable del requerimiento y autorizada únicamente por el Jefe inmediato superior (Director de área). 2) La Máxima Autoridad o su Delegado, son los únicos responsables de autorizar la contratación de servicios o adquisición de bienes para montos referenciales superiores al parámetro establecido como, esto es cuyo presupuesto referencial sobrepase el valor que resulte de multiplicar el coeficiente 0,000002 por el monto del presupuesto inicial del estado del correspondiente ejercicio económico. 3) Todo proceso de contratación pública se sujetará a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su Reglamento. 4) Dirección solicitante del servicio a contratar o bien a adquirirse, deberá detallar las especificaciones o características técnicas del mismo. 5) Para los casos de adquirir bienes relacionados con la tecnología y comunicaciones, se deberá contar con el informe de factibilidad y recomendaciones de la Tecnología y Comunicaciones. 6) Para el caso de contratación de servicios, la Dirección solicitante deberá preparar el respectivo informe de justificación del mismo. 7) Las pro-formas receptadas para el proceso de contratación de servicios o adquisición de bienes, deberán ser originales o receptadas mediante correo electrónico o fax. 8) Es responsabilidad del encargado de la recepción de preformas, verificar los datos de los oferentes previo inicio del proceso. 9) El acta de conformidad del servicio, será el único documento que garantiza la satisfacción del servicio recibido por parte de la Institución. 10) El acta de entrega recepción es el único documento que garantiza la satisfacción de los bienes recibidos por parte de la Institución. 11) En caso de no existir conformidad con el servicio contratado o los bienes recibidos, el administrador del contrato deberá comunicar del particular mediante informe motivado para conocimiento de la Dirección General o la Máxima Autoridad. 12) Para iniciar el trámite de pago, se deberá incluir el Acta de conformidad del servicio o el Acta de entrega - recepción de bienes. 13) La máxima autoridad o su delegado adjudicarán el contrato mediante resolución motivada. 14) Los miembros de la Comisión Técnica serán funcionarios o servidores de la entidad contratante. 15) En caso de que la institución no cuente con un profesional afín al proceso de contratación para integrar la Comisión, podrá contratar uno que integre la misma puntualmente para tal efecto. 16) En caso de ser necesario, la Comisión Técnica podrá conformar subcomisiones para el análisis de ofertas técnicas presentadas. 17) Los bienes adquiridos deberán ser ingresados inmediatamente al Sistema de Inventarios de Activos Fijos. 18) Los servicios contratados deberán ser controlados a través de la Unidad de Servicios Corporativos a fin de mantener una base de datos actualizada.
PRODUCTO: PROCEDIMIENTOS COMÚNES DE CONTRATACIÓN PUBLICA CODIGO: DGA-DAL-CP-03 Página 3 de 8 PROCEDIMIENTO No. TAREAS RESPONSABLE 1 2 3 4 5 Verifica que el requerimiento consta en el POA y PAC institucional y remite mediante memo a la Dirección General, adjuntando el respectivo estudio comercial Verifican conjuntamente que el requerimiento conste en el POA y PAC El requerimiento consta en el POA y PAC institucional y el monto es superior al coeficiente de 0,000002 del PIE? No: Notifica al área requiriente y deja constancia que el procedimiento no se considerará a fin de que insista su requerimiento para la reforma o PAC del siguiente año. (fin del procedimiento) Si: Se asesora con la Unidad de para determinar el tipo de contratación. Continua tarea 4 Autoriza el gasto, designa al administrador del contrato y dispone a la Unidad de la elaboración de los pliegos Dispone la conformación de la Comisión Técnica y designa al presidente según el tipo de contratación de acuerdo a lo señalado en el artículo 18 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública Dirección responsable del proyecto o macroactividad Dirección General / Planificación Dirección General / Planificación Dirección General Dirección General 6 Elabora los pliegos y remite para la revisión de Asesoría Jurídica 7 8 Recepta pliegos, verifica, sumilla y remite a la Unidad de Compras Públicas Recepta pliegos y adjunta todo el expediente previo envío a la Dirección General Asesoría Jurídica 9 Recepta expediente y pliegos Dirección General
PRODUCTO: PROCEDIMIENTOS COMÚNES DE CONTRATACIÓN PUBLICA CODIGO: DGA-DAL-CP-03 Página 4 de 8 10 Aprueba los pliegos y remite documentación a para iniciar el proceso correspondiente Dirección General 11 Realiza la apertura de los sobres Comisión Técnica 12 13 Es necesaria la conformación de la subcomisión de análisis de ofertas técnicas? Si: 12 a: Integra la Subcomisión de apoyo para que realice el análisis de las ofertas presentadas y emita el respectivo informe. Pasa a tarea 12 b previo inicio de la tarea 16 No: 12 b: Mediante informe motivado recomienda la adjudicación o declaratoria de desierto del proceso conforme a la Ley para conocimiento de la Dirección General. Continua tarea 13 Recepta el informe de la Comisión Técnica y adjudica mediante resolución motivada en base a las recomendaciones Comisión Técnica Dirección General 14 Dispone a la Unidad de elaborar el contrato Dirección General 15 16 17 Elabora el contrato y remite a Asesoría Jurídica para su revisión previo a la legalización de la Dirección General Recepta contrato, verifica, sumilla y remite a la Unidad de Compras Públicas previo a la legalización de la Dirección General Recepta contrato, adjunta toda la documentación habilitante para el proceso y remite a la Dirección General para la respectiva legalización Asesoría Jurídica 18 Recepta contrato, verifica y legaliza Dirección General Dispone la entrega de los ejemplares. 19 Dirección Financiera: Expediente original. Administrador de Contrato: Copia del expediente Dirección General : Copia para archivo DEMORA PROGRAMADA Dirección General 20 El requerimiento fue por compra de bienes? Administrador del
PRODUCTO: PROCEDIMIENTOS COMÚNES DE CONTRATACIÓN PUBLICA CODIGO: DGA-DAL-CP-03 Página 5 de 8 21a 21 a.1 22 23 No: 20 b El requerimiento fue por contratación de servicios? Contrato Si: 20 b.1: Recibe el servicio, elabora y firma el acta de entrega recepción a conformidad y remite la documentación del proceso a la Unidad de Servicios Corporativos. Pasa a tarea 21 a.1 Si: 20 a: Recepta el bien, elabora y firma el acta de entrega - recepción y remite la documentación del proceso a la Unidad de Gestión de Bienes. Continua tarea 21 a Realiza el ingreso al Sistema de Inventarios de Activos Fijos CIAF y entrega toda la documentación habilitante al Administrador del Contrato. Pasa a tarea 23 Recepta el acta de conformidad del servicio y remite, registra y entrega la documentación completa al Administrador del Contrato. Pasa a tarea 22 Recepta documentación y remite a la Dirección General solicitando la liquidación del contrato Dispone a la Dirección Financiera proceder con el pago de acuerdo a los plazos establecidos en la Ley Unidad de Gestión de Bienes Unidad de Servicios Corporativos Administrador del Contrato Dirección General *** FIN DEL PROCEDIMIENTO ***
PRODUCTO: PROCEDIMIENTOS COMÚNES DE CONTRATACIÓN PUBLICA CODIGO: DGA-DAL-CP-03 Página 6 de 8 INDICADORES DE GESTIÓN NOMBRE DEL INDICE MIDE # FORMULA ESTANDAR RESPONSABLE FRECUENCI A 1 Solicitudes de servicio realizadas mediante procedimientos comunes de contratación pública Número de solicitudes de contratación de servicios a través de procesos comunes de contratación 1.1 Número de solicitudes receptadas en el período con un valor mayor al 0.000002 del PIE Total de solicitudes receptadas en el período - Número de solicitudes devueltas a las direcciones *100 100% Dirección General Mensual Trimestral Semestral Anual 2 Solicitudes para adquisición de bienes realizadas mediante procedimientos comunes de contratación pública Número de solicitudes de contratación de servicios a través de procesos comunes de contratación 2.1 Número de solicitudes receptadas en el período con un valor mayor al 0.000002 del PIE Total de solicitudes receptadas en el período - Número de solicitudes devueltas a las Direcciones *100 100% Dirección General Mensual Trimestral Semestral Anual 3 Reforma del Plan Anual de Contrataciones Número de reformas que se realiza al PAC por requerimientos no contemplados 3.1 Número de reformas al PAC en el período por requerimientos no contemplados Dirección General Mensual Trimestral Semestral Anual ANEXOS I. FLUJOGRAMA II. III. RESOLUCIONES a. N/A INSTRUCTIVOS a. N/A IV. FORMATOS DE REGISTROS
PRODUCTO: PROCEDIMIENTOS COMÚNES DE CONTRATACIÓN PUBLICA CODIGO: DGA-DAL-CP-03 Página 7 de 8 Contratación de servicios a. Solicitud de Servicios CP-SS-CBDMQ-000 b. Acta de conformidad de servicios CP-ACS-CBDMQ-000 c. Formulario de verificación de servicios CP-FS-CBDMQ-000 d. Control de Documentación CP-CD-CBDMQ-000 e. Matriz de identificación de procesos para la contratación de servicios CP- CBDMQ-000 f. Cuadro comparativo de precios CP-CCP-CBDMQ-000 g. Oficio DAL (Dirección General ) h. Adjudicación i. Compromiso Presupuestario Compra de bienes a. Solicitud de Abastecimiento CP-SA-CBDMQ-000 b. Acta de entrega - recepción CP-AER-CBDMQ-000 c. Formulario de verificación de bienes CP-FB-CBDMQ-000 d. Control de Documentación CP-CD-CBDMQ-000 e. Matriz de identificación de procesos para la adquisición de bienes CP- CBDMQ-000 f. Cuadro comparativo de precios CP-CCP-CBDMQ-000 g. Oficio DAL (Dirección General ) h. Adjudicación i. Compromiso Presupuestario V. GLOSARIO SERVICIOS Actividades identificables e intangibles que son el objeto principal de una contratación programada para brindar al cliente satisfacción. SOLICITUD DE SERVICIOS Documento preparado por un responsable, a través del cual se puede solicitar la contratación de servicios para el cumplimiento de las funciones propias de la Institución. ABASTECIMIENTO
PRODUCTO: PROCEDIMIENTOS COMÚNES DE CONTRATACIÓN PUBLICA CODIGO: DGA-DAL-CP-03 Página 8 de 8 La función de abastecimiento se inscribe en el ámbito de la logística y de la cadena de suministro. Asegura el nivel de stock adecuado para cumplir los objetivos de servicio. El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la institución requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas. El abastecimiento va más allá de la simple adquisición de materia prima, ya que se encarga de todo lo que requiere la institución para su operación, así como de facilitar los medios necesarios para conseguirlo. SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO Documento preparado por un responsable, a través del cual se puede solicitar insumos médicos y/o suministros para el cumplimiento de las funciones propias de la Institución. ADJUDICACIÓN Es el acto administrativo por el cual la máxima autoridad o el órgano competente otorga derechos y obligaciones de manera directa al oferente seleccionado, surte efecto a partir de su notificación y solo será impugnable a través de los procedimientos establecidos en la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública. PROVEEDOR Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP de conformidad a la Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultaría, requeridos por las entidades contratantes.