CONTROL DE EMISIÓN Elaboró: Revisó: Autorizó: Nombre Jesús Bermúdez Cruz Gabriela Garza Infante María Dolores Zarza Arizmendi Puesto Delegación Administrativa Secretaría Administrativa Secretaría General Firma Clave de Documento: PAP 07 Revisión: 0 Emisión: Diciembre 2009 1.0 OBJETIVO Apoyar las actividades académicas y el proceso de aprendizaje de los alumnos de la ENEO con la impresión de material de apoyo solicitado en el área de enfermería. 2.0 ALCANCE Aplica al servicio administrativo que realiza la Delegación Administrativa en relación a los trabajos de impresión de material solicitado por las instancias autorizadas. 3.0 LINEAMIENTOS 3.1 Puestos autorizados para solicitar trabajos de impresión: jefes de división, jefes de departamento, jefes de servicio, jefes de sección, jefes de laboratorio y jefes de biblioteca. 3.2 Tiempos de respuesta de la imprenta: 25 días hábiles en materiales de más de 100 páginas. 15 días hábiles en folletos y cuadernillos. 5 días hábiles en formatos. 3.3 El servicio se atenderá en orden progresivo como se reciban las solicitudes y dependiendo de las cargas de trabajo se determinará si se elaboran en la imprenta o externamente. 3.4 La solicitud debe de ser acompañada del material requerido impreso y/o en formato electrónico en texto editable. 4.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES RECEPCIÓN DE SOLICITUDES SECRETARÍA ADMINISTRATIVA 1. Recibe solicitud de trabajo de imprenta de material didáctico, posters, formatos y una copia del material en formato electrónico e impreso si es necesario. 2. Autoriza la solicitud y hace observaciones generales. 3. Envía la solicitud y copia del material al Delegado Administrativo a más tardar al día siguiente. Página 1 de 5
4. Recibe la solicitud y el material, revisa que le entreguen la copia del material en archivo electrónico conforme a la solicitud de trabajo de imprenta. 5. Asigna número de solicitud consecutivo. 6. Verifica el llenado correcto de la solicitud de trabajo de imprenta, tiempos necesarios para realizar el trabajo conforme a lo establecido en los lineamientos, tiraje, firmas autorizadas, etc. Nota: En el caso de la división del SUA se realizan los pasos del 7 al 13 para las demás divisiones o departamentos continúa en el paso 14. 7. Envía el material a Coordinación de Metodología, Materiales Y Medios Educativos SUA. COORDINACIÓN DE METODOLOGÍA, MATERIALES Y MEDIOS EDUCATIVOS SUA 8. Recibe el material y autoriza al diseñador gráfico su cambio de formato. DISEÑADOR GRÁFICO 9. Revisa el material, en caso de que el material se encuentre dañado o no se pueda abrir da aviso a la Coordinación de Metodología, Materiales Y Medios Educativos SUA para que se ponga en contacto con el solicitante. 10. Elabora el diseño y edición en caso de ser necesario. 11. Realiza el cambio de formato del original a PDF o a Corel (en materiales anteriores). 12. Envía el material a la Coordinación de Metodología, Materiales Y Medios Educativos SUA. COORDINACIÓN DE METODOLOGÍA, MATERIALES Y MEDIOS EDUCATIVOS SUA 13. Envía el material en el formato correcto al Delegado Administrativo. 14. Revisa que el material se encuentre en Corel o en PDF, únicamente. El material se encuentra en Corel o en PDF? 15. No: Se pone en contacto con el solicitante para hacer el cambio de formato. 16. Si: Abre los archivos para asegurarse que no tengan problemas para su lectura. PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN JEFE DE TALLER Y. 17. Realiza la planeación de la producción. 18. Derivado de las cargas de trabajo determina si se elaboran en la imprenta de la ENEO o en imprenta externa. Y Página 2 de 5
19. Verifica si se cuenta con la materia prima y materiales necesarios para la realización de la producción (papel, tinta, solventes, negativos, placas, etc.). 20. En caso de que falte materia prima o material considerar si es necesario realizar alguna compra y el tiempo que tardaría el proveedor en entregar. 21. Cuando ya se haya considerado lo anterior proceder a determinar la fecha probable de entrega y se registra en el Programa de trabajo. 22. Determinan en coordinación si es posible la entrega en la fecha solicitada. Es posible la entrega en la fecha solicitada? 23. No: Informa al solicitante si es que se puede entregar en fechas posteriores y en caso de ser necesario busca algún proveedor para la elaboración del material. 24. Si: Entrega oficio al jefe de taller de imprenta donde especifica la fecha límite de entrega del material solicitado de acuerdo al programa de trabajo establecido por ambos. 25. Recaba firma de jefe de taller de imprenta en una copia del oficio, quedándose el jefe de taller de imprenta con el original. 26. Entrega al jefe de taller de imprenta el material original a imprimir (en CD, papel, etc.) y la solicitud de trabajo de imprenta. ELABORACIÓN DEL MATERIAL 27. Organiza el trabajo de acuerdo a las necesidades y da orden de trabajo a quien le corresponda para cumplir con las fechas establecidas en el programa de trabajo. 28. Elabora negativos del material a imprimir. 29. Al terminar la elaboración informa el jefe de taller de imprenta. 30. Indica al técnico que le corresponda que puede empezar a quemar y revelar. 31. Pasa el negativo al área de revelado para quemar y revelar la placa. 32. Al terminar la elaboración informa el jefe de taller de imprenta. 33. Indica al técnico que le corresponda que puede empezar a imprimir. 34. Pasa la placa al área de impresión. 35. Al terminar la elaboración informa el jefe de taller de imprenta. Página 3 de 5
36. Indica al técnico que le corresponda que puede empezar a doblar (si es que se elaboran libros, para otro material pasa a acabado). 37. Una vez impresos los pliegos pasan a la dobladora (únicamente en la elaboración de libros). 38. Al terminar la elaboración informa el jefe de taller de imprenta. 39. Indica al técnico que le corresponda que puede empezar el acabado del material. 40. Pasan al área de acabado para su compaginado, pegado y refinado. 41. Al terminar la elaboración informa el jefe de taller de imprenta 42. Informa al Delegado administrativo que el material solicitado esta terminado. VERIFICACIÓN DE LA IMPRESIÓN 43. De acuerdo al Programa de trabajo, previamente a la fecha en que se concluya la impresión, pregunta al Jefe de taller de imprenta si no ha existido ningún problema con la impresión y si se concluirá en la fecha prevista. (en caso de que hubiera algún problema con la impresión para la entrega en la fecha prometida el Delegado Administrativo avisa al solicitante para acordar si puede esperar o propone qué solución se puede dar e informa a la Secretaría Administrativa. RECEPCIÓN Y REGISTRO DEL MATERIAL 44. Verifica la cantidad de materiales que se imprimieron de acuerdo a lo solicitado y si se trata de algún libro también verifica la compaginación correcta 45. En caso de que el material no cumpla las características acordadas anotar el antecedente en su informe mensual e informa al Delegado Administrativo de la situación. 46. Actualiza su Programa de trabajo con cada orden de producción que entra o se termina en producción y elabora su Reporte de imprenta mensualmente. 47. Informa al Delegado administrativo que el material solicitado fue terminado y esta listo para su entrega. 48. Verifica la cantidad de materiales que se imprimieron. 49. Elabora un oficio de entrada de material al almacén indicando la cantidad de material que ingresa, con copia a la Secretaría Administrativa, a la Jefatura de Departamento de Bienes y Suministros y al solicitante de material. 50. Envía el oficio de entrada de material al almacenista. Página 4 de 5
51. En caso de que el material no pase al almacén se informa al usuario que puede recogerlo en la imprenta y a la entrega firma de recibido en la solicitud de trabajo de imprenta. ALMACENAMIENTO ALMACENISTA 52. Recoge el material con el oficio de entrada de material en la imprenta, verifica que el número de ejemplares sea el indicado en el oficio. Es el material indicado? 53. No: informa al Delegado administrativo de la falta de material para que éste tome las acciones correspondientes. 54. Si: Firma de recibido en la solicitud de trabajo de imprenta y resguarda el material en el almacén. 5.0 GLOSARIO N/A 6.0 REFERENCIAS MC01 Sistema de Gestión de la Calidad Requisitos. PDI-02 Procedimiento Normativo de Control de Documentos y Registros. 7.0 REGISTROS DE CALIDAD Solicitud de trabajo de imprenta. Programa de trabajo. Oficio de entrada de material. Reporte de imprenta. 8.0 CONTROL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 0 Diciembre, 2009 Creación del Sistema de Gestión de Calidad 9.0 ANEXOS N/A Página 5 de 5