MANUAL de Organización APLICADO A: INFÓRMATICA & DISEÑO SAN LUIS POTOSI, S.L.P., OCTUBRE 2008
Í N D I C E Sección Introducción 1 Directorio 2 Legislación o Base legal 3 Misión 4 Estructura Orgánica 5 Organigrama 6 Descripción de Puestos 7 Autorización 8 Control de Revisiones y Actualizaciones 9
INTRODUCCIÓN El presente manual se elaboro con el objeto de que los servidores públicos del Gobierno del Estado cuenten con una fuente de información que les permita conocer la organización de Telefonía & Diseño, adscrita a la Secretaria de Turismo así como las funciones a su cargo. Este documento presenta la Estructura Orgánica actualizada y autorizada, el marco jurídico en el que sustentan su actualización y funcionamiento, los objetivos que tienen encomendados y la descripción de las funciones que debe realizar para alcanzarlos. Además el manual de organización facilita a los empleados y funcionarios el conocimiento de sus obligaciones en el ámbito de su competencia, así mismo ayuda entre otras cosas, a integrar y orientar al nuevo personal y es un instrumento valioso de datos para estudios de productividad, reorganización y de recursos humanos. La aplicación del presente manual es únicamente para el personal que integra la Informática & Diseño será la misma la responsable de actualizar o modificar su contenido. Desde la naturaleza dinámica de Gobierno del Estado, es necesario que cualquier cambio que se presente en la organización de las áreas, se comunique a la brevedad, a la Dirección de Organización y Métodos de Oficialía Mayor, con el objeto de revisarlos y mantener actualizada la Estructura Orgánica de la Administración Pública Estatal.
D I R E C T O R I O SECRETARIO DE TURISMO INFORMÁTICA & DISEÑO Ing. Francisco Javier de Ávila Gómez
LEGISLACIÓN O BASE LEGAL Los ordenamientos o normas jurídicas que rigen la operación de la Contraloría Interna adscrita a la Secretaria de Turismo son las siguientes; La Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. La Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí. Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de San Luis Potosí. Ley de Planeación del Estado de San Luis Potosí. Ley de Obras Públicas del Estado de San Luis Potosí. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de San Luis Potosí. Ley del presupuesto de Egresos para el Estado de San Luis Potosi. Ley de presupuesto, contabilidad y Gasto Publico del Estado de San Luis Potosi. Reglamento de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Publico. Ley de entrega _ Recepción de los Recursos Públicos del Estado de San Luis Potosi. Ley de Adquisición del Estado de San Luis Potosi- Reglamento Interno de la Secretaria de Turismo. Reglamento de la Contraloría General del Estado.
M I S I Ó N DE LA SECRETARÍA DE TURISMO Fomentar el desarrollo turístico del Estado a través de actividades de planeación, promoción, fortalecimiento de la Oferta Turística y consolidar la operación de servicios turísticos. DE INFORMÁTICA & DISEÑO Analizar y verificar que los procedimientos mantengan confiabilidad sobre la seguridad de los sistemas operativos y administración de la página Web, redes de equipo menor, mayor y telefonía. Coordinar la correcta aplicación de información asignada a la Secretaria, así como el mantenimiento interno de equipos de cómputo y telecomunicaciones. Adicionalmente llevar las campañas promociónales en coordinación con el Fidetur en lo que a diseño se refiere.
ESTRUCTURA ORGÁNICA 1.0 Secretaría de Turismo. 1.1 Informática & Diseño
ORGANIGRAMA Contraloría Interna Secretario de Turismo Informática & Diseño Ing. Francisco Javier de Ávila Gómez Comisionado Gogorrón( ) Coordinador LDG Itzia Lobo Jaimes Auxiliar Administrativo ( 05 ) Administración de Diseño Arq. Marcelo Gabriel Madrigal Barba Jefe de Sección ( 10 ) personal de confianza --------------- 1 Personal de Base 2 Total de Plazas 3 La C. América Zariá Lajas Mendoza, titular administrativo de la Secretaría de Turismo. Certifica que el presente organigrama refleja el personal, así como los puestos y nombramientos que integran la estructura vigente en el mes de Octubre del 2008 Firma:
DESCRIPCIÓN DE PUESTO OBJETIVO INFORMÁTICA & DISEÑO Administrar los sistemas de información de la Secretaria con la finalidad de mantener actualizados los espacios de promoción y diseño de la Imagen de la Secretaria en los niveles de impresión, Web y campañas. Coordinar las actividades relacionadas con el buen funcionamiento del sistema de voz y datos de la dependencia. FUNCIONES Coordinar las actividades referenciadas al mantenimiento, reparación y soporte de todo el equipo menor de la Secretaría de Turismo. Salvaguardar la información generada dentro de la Secretaria de Turismo. Coordina los proyectos relacionados con el evento Fiesta de Luz. Coordinar las actividades referenciadas al mantenimiento, reparación y soporte de todo el equipo mayor de la Secretaría de Turismo. Coordinar las actividades referenciadas al mantenimiento, reparación y soporte del equipo de telecomunicaciones de la Secretaría de Turismo. Gestionar los materiales y refacciones necesarias en la red de voz y datos. Coordinar el desarrollo de nuevos sistemas y bases de datos necesarios en la distintas áreas de está secretaría. Coordinar la planificación de las solicitudes de diseño por parte de la Secretaría y del Fidetur. Coordinar los diseños de imagen tanto promociónales como institucionales. Coordinar y revisar los contenidos de los boletines correspondientes al promocional y al Institucional. Revisar y autorizar los diseños y redacciones solicitados antes de entregarse o publicarse en los respectivos medios. Coordinar la planificación de las capacitaciones en Telefonía, Datos y el correcto llenado de las bases de datos de prestadores de servicio. Coordinar las ambientaciones e imagen de los recintos en eventos extraordinarios que se apoye fuera o dentro de la secretaría. Promover en conjunto con las agencias de medios los eventos de temporada. Nota.- Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable del Puesto Ing. Francisco Javier de Ávila Gómez Secretario de Turismo C.P. Patricia Elizabeth Véliz Alemán
DESCRIPCIÓN DE PUESTO COORDINADOR OBJETIVO FUNCIONES Diseño de gráficos para eventos. Especificaciones: Diseñar en atención a las solicitudes los gráficos que se requieran para algún evento a realizar o promocionar. Diseño de apoyo gráfico para las áreas de la Secretaría Especificaciones: Diseño de presentaciones (plantillas gráficas), que se soliciten en distintas áreas. Siempre y cuando cumplan con el llenado del formato de solicitud y cumpla con el tiempo. Diseño de gráficos imprimibles Especificaciones: Diseño de todas aquellos gráficos imprimibles como, Invitaciones, flayers para prensa, gafetes, etc. Siempre en comunicación y coordinación con imagen de la secretaria, siempre y cuando se llene el formato de solicitud y se cumpla en tiempo. Apoyar en el diseño de los gráficos de las paginas web. Especificaciones: Apoyar en en el diseño de los gráficos tanto para la página promocional, como institucional. Diseñar los formatos electrónicos Especificaciones: Diseñar a nivel gráfico todo lo relacionado a los formatos electrónicos, `para solicitud de apoyo en diseño así como mejorar su manipulación y acción. Apoyar en diseño de espacios de acuerdo a eventos Especificaciones: Apoyar en los distintos eventos de la Secretaría para ambientar los espacios siempre y cuando se llene el formato y se cumpla en tiempo. Apoyar el desarrollo de imagen de la Secretaría Especificaciones: Apoyar en el diseño y mejora de la imagen de la Secretaría, tanto a nivel promocional como institucional. Desarrollar catalogo de imágenes Especificaciones: Desarrollar el catalogo de imágenes de acuerdo a como se vayan solicitando esto con el fin de crear el archivo histórico digital y poder ocuparlos en mas de una vez Nota.- Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable del Puesto Ing. Francisco Javier de Ávila Gómez Secretario de Turismo C.P. Patricia Elizabeth Véliz Alemán
DESCRIPCIÓN DE PUESTO ADMINISTRACIÓN DEL DISEÑO OBJETIVO Recopilar, integrar y dar seguimiento a la información de las páginas Web de la Secretaria y ser el encargado de la publicidad que se promueve en las mismas FUNCIONES Administrar las peticiones. Especificaciones: Administrar todas las peticiones de apoyo en diseño y enviar todas las propuestas que surjan a las distintas áreas y funcionar de enlace con todas ellas. Administración de las respuestas a las observaciones. Especificaciones: Dar seguimiento a las observaciones que el público o personal interno de la Secretaria realicen con respecto a la inf. Desarrollar mecanismos de fluidez de información Especificaciones: Desarrollar y mejorar continuamente los mecanismos para recepción de información, peticiones y envió de los mismos, para cumplir con los tiempos. Apoyar en la administración de la información de las páginas web de la secretaria Especificaciones: Apoyar en la administración de las paginas, Secretariales y promocional para la correcta recopilación de información y coordinarse con las áreas correspondientes. Ofrecer capacitaciones de llenado de página web a prestadores de servicio Especificaciones: Capacitar a los prestadores de servicio de las páginas promociónales de la secretaria. Apoyar en actividades de diseño en eventos. Especificaciones: Apoyar en la ambientación de los interiores en eventos extraordinarios de la secretaría. Envió de Boletines Electrónicos Especificaciones: Enviar boletines electrónicos y elaborar la base de datos de destinatarios. Llevar los vínculos de apoyo externo Especificaciones: Llevar y mantener los vínculos de empresas, secretarías o personas externas a la Secretaría que han dado apoyo de mejorar la promoción de nuestras paginas web, y buscar nuevos espacios de publicidad. Revisión de las páginas web, llevar los reportes Especificaciones: Recopilar información, imágenes y datos que se suba a las paginas web. Llevar los reportes de todo lo q se lleva en el área. Nota.- Estas funciones son enunciativas más no limitativas. Responsable del Puesto Ing. Francisco Javier de Ávila Gómez Secretario de Turismo C.P. Patricia Elizabeth Véliz Alemán
AUTORIZACIÓN RESPONSABLE DE LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Ing. Francisco Javier de Ávila Gómez Informática & Diseño REVISO Lic. Gonzalo Ortuño Castro Director de Organización y Métodos AUTORIZAN SECRETARIO DE TURISMO OFICIAL MAYOR C.P. Patricia Elizabeth Véliz Alemán C.P. Humberto Picharra Carrete
CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES REVISION FECHA NOMBRE FIRMA CARGO ACTUALIZACION FECHA PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA SECCIONES QUE SE MODIFICA(N) FORMULO REVISO AUTORIZO