Índice: 1. Portada 2. Descripción l proceso 1. PORTADA Dueño: Jefe división Objetivo: Elaboró: JEFE DE DIVISIÓN DE CAPACITACIÓN PAG 1 DE 9 FECHA: 7/10/2011 Colaboradores: rdinador Académico Grupo Asesor Jurídico Docentes (internos, externos, eméritos) 3. Explicación l proceso 4. Documentos referencia 5. Control cambios Proveedor Interno: Consejo Académico Director Proceso Investigaciones Proceso Planeación, Presupuesto y Control Proveedor Externo Ministerio Público Entidas Públicas Instituciones Académicas Aprobó: DIRECTOR IEMP Fecha: 25/10/2011 Cliente Interno: Procesos IEMP Funcionarios IEMP Cliente Externo: Ministerio Público Funcionarios (Ver matriz Requisitos) Sociedad organizada Desarrollar procesos formación integral y pertinente con la misionalidad l Ministerio Público para el fortalecimiento las competencias l funcionario público, los entes gubernamentales y ciudadanía en general, y la promoción l conocimiento y el respeto los rechos constitucionales. Objetivos Estratégicos: Reformar manera integral el instituto Acreditar el instituto y sus programas académicos ante las entidas competentes Internacionalizar el IEMP Mostrar resultados responsabilidad social y publica Comercializar algunos productos y servicios l instituto Fortalecer la red formadores l IEMP Fortalecer el talento humano l (IEMP) Fortalecer el molo gerencial l IEMP a través sistema gestión la calidad
Elaboró: JEFE DE DIVISIÓN DE CAPACITACIÓN Alcance: Diagnóstico necesidas capacitación, diseño programas académicos hasta la evaluación impacto la formación. Temas pertinentes con el Ministerio Publico. Lista distribución: Director, Jurídica y contratación, Jefe división Administrativa y Financiera, Publicación, Jefe. PAG 2 DE 9 FECHA: 7/10/2011 Aprobó: DIRECTOR IEMP Fecha: 25/10/2011
ITEM 1 2 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO IEMP VER KIT IEMP VER KIT PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE KIT Herramientas Entrevistas Encuestas Oficios Solicitud Fichas registro proyectos DNP Informe resultados diagnóstico Proyecto Nacional Proyectos 3 capacitación aprobados por Jefe capacitaciones DNP Dirección Nacional Programas Planeación financiamiento Entidas cooperación Acto administrativo l Min. Hda. informa presupuesto apropiado para la vigencia. Proyecto Nacional Informe resultados l 4 Jefe diagnóstico Priorización necesidas Planificación l servicio Informe resultados Priorización REALIZAR DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE necesidas CAPACITACIÓN (DIAGNÓSTICO) Insumos anteproyecto presupuesto Dirección Jefe investigaciones Presupuesto Planeación Fichas registradas en Dirección Nacional ACTUALIZAR EL PROYECTO NACIONAL DE DNP Planeación CAPACITACIÓN (PLANEACIÓN) Proyectos aprobados Dirección Recursos inversión GESTIÓN DE RECURSOS DE PROYECTOS DE Jefe asignados para CAPACITACIÓN (PLANEACIÓN) programas específicos Acta l Consejo Académico aprueba Jefe ELABORAR Y PRESENTAR EL POA ANTE EL POA. COSEJO ACADÉMICO (PLANEACIÓN) Especificación rdinador rubros inversión y Académico funcionamiento. RESPONSABLE E P D PAG 3 DE 9 DOCUMENTO KIT Herramientas Comunicaciones C F 09 Diagnóstico necesidas capacitación área C F 10 Formulario tección necesidas puesto trabajo C F 13 Guía entrevista para ampliar información C F 11 Solicitud capacitaciones para penncias Dir Fichas registro DNP Dir Fichas registro DNP Dir Cac Fichas registro DNP P F 08 POA C F 19 Planificación l servicio
ITEM 5 Jefe 6 PAG 4 DE 9 PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE Consejo Académico Ministerio Educación Ministerio Público Instituciones educativas POA aprobado Circular programación l POA POA aprobado Fichas registro proyectos DNP Legislación aplicable 7 Jefe POA aprobado 7.1 Participantes 8 Registro inscripción pagina web Registro inscripción POA aprobado rdinador académico Ficha proyectos Dueño proceso Alistamiento capacitación Publicaciones 9 Secretario académico Ejecución l programa Criterios evaluación (Producto diseño) SOCIALIZAR EL POA (PLANEACIÓN) Registro Socialización. rdinador Publicar en WEB Académico IEMP. DISEÑAR LOS CURRICULOS DE LOS PROGRAMAS Jefe Currículos DE CAPACITACIÓN DEL POA (DISEÑO programas académicos CURRICULAR) Docentes Cronograma actividas Jefe Administración Determinación y financiera PLANIFICAR LA EJECUCIÓN DE LOS PROGRAMAS recursos (ALISTAMIENTO) Contratación Publicaciones servicios y bienes Sistemas Material didáctico Registro REGISTRO DE PARTICIPANTES (DISEÑO participación Secretario CURRICULAR) Actualización base académico datos l sistema Registro capacitación EJECUCION DEL PROGRAMA CURRICULAR Secretario Actualización l (EJECUCIÓN) académico sistema Evaluación (si aplica) Registros rdinador evaluación resultado académico (estudiantes, docentes, Secretario EVALUACION DE RESULTADOS (estudiantes, currículo) académico docentes, currículos) (EVALUACIÓN) Actualización l Participantes sistema Dueño proceso capacitación RESPONSABLE E P D Dir Dir Mp. Iedu CyJ Pub Delg Dir P F 08 POA DOCUMENTO Procedimiento Diseño Curricular (Kit herramientas educativas cartilla No. 4) Kit herramientas educativas C F 02 Listas chequeo selección participantes C F 03 Lista chequeo formadores C F 04 Lista chequeo ambientales locación C F 05 Lista chequeo equipos C F 06 Lista chequeo materiales C F 07 Lista chequeo logístico C F 08 Control costos por programa Sacd C F 15 Diseño curricular Sacd C F 16 Presentación informe C F 15 Diseño curricular Procedimiento diseño curricular (Kit herramientas educativas cartilla No. 4) C F 17 Evaluación capacitaciones larga duración C F 12 Evaluación Docen r Secr satisfacciones corta duración tes acad acad Inscripciones evaluación resultados Acuerdo 01 2009
ITEM PAG 5 DE 9 PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE Informe final los 10 rdinadores académicos programas 11 Secretario académico 12 13 14 Ejecución l programa Criterios evaluación (Producto diseño) Dueño proceso Informe final l capacitación Secretario académico rdinador académico programa académico. Análisis resultados la evaluación Dirección Dueños procesos Objetivos estratégicos Indicadores l proceso Registros ejecución Informes ejecución Resultados auditorías Requisitos los clientes Quejas y reclamos las partes interesadas Conocimiento l rdinadores académicos sempeño l proceso Dueño proceso Informe sempeño INFORME DE GESTION ANUAL (SEGUIMIENTO) Informe gestión Docentes Consejo académico rdinador académico Resultados Secretario evaluación impacto EVALUACIÓN DE IMPACTO Y TRANSFERENCIA académico y transferencia DEL CONOCIMIENTO (EVALUACIÓN) Dueño proceso Actualización l capacitaciones sistema Clientes Temas capacitación e investigación RETROALIMENTACION DE PROGRAMAS Programas IEMP CURRICULARES (EVALUACIÓN) curriculares Actualización l sistema MEDICIÓN DEL DESEMPEÑO DEL PROCESO CON Informe BASE EN EL SISTEMA DE INDICADORES sempeño DISEÑADOS. REALIZAR MONITOREO, Evaluación la SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE EFICIENCIA Y eficiencia y eficacia l EFICACIA. plan capacitación Dirección IEMP Ministerio Público Determinación las ANÁLISIS DEL DESEMPEÑO, EL CUAL SE oportunidas REALIZARÁ CON BASE EN LOS OBJETIVOS Y mejora METAS TRAZADOS PARA EL PROCESO Y EN LA Plan MEDICIÓN PERIÓDICA. Mejoramiento RESPONSABLE E P D Jef cap Sacd Sacd Col Col Dir Cac Dir Dir DOCUMENTO C F 16 Presentación informe Procedimiento / instructivo evaluación impacto y transferencia. (Kit herramientas educativas cartillas Nos. 5, 6 y 7) Fichas proyecto (Oficina Planeación la PGN) F 08 Plan medición l proceso P 06 Acciones Mejoramiento I 21 Métodos análisis información F 20 Solicitud acciones mejora
ITEM 15 PAG 6 DE 9 PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA CLIENTE rdinadores académicos Dueño proceso Plan mejoramiento E: ejecuta D: ci P: participa 3. EXPLICACIÓN DEL PROCESO: ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS, CON Mejora continua l BASE EN EL DESEMPEÑO DEL PROCESO Y LOS proceso REPORTES DE NO CONFORMIDADES DEL MISMO. RESPONSABLE E P D : rdinadores académicos : Jefe división capacitación Cac: Consejo académico Dir: Director Sacd: Secretario académico Delg: Delegados Iedu: Instituciones educativas Mp: Ministerio publico Col: Colaboradores Col DOCUMENTO F 20 Solicitud acciones mejora En el proceso capacitación se sarrollan actividas que están mutuamente relacionadas y cuyo objetivo primordial es lograr el aprendizaje organizacional y la gestión l conocimiento. Este proceso inicia con el diagnóstico necesidas capacitación, para el cual se cuenta con tres metodologías diferentes acuerdo con la cartilla No. 3 Manual para la tección y diagnóstico necesidas capacitación, el responsable elaborar el diagnostico, berá cidir con el jefe la División cual metodología se implementará, teniendo en cuenta la planeación estratégica la entidad, l Instituto Estudios l Ministerio Público y las necesidas globales para el sarrollo l talento humano en el Ministerio Público en la respectiva anualidad, esta se convierte en una cisión estratégica para la futura ejecución l Instituto. Es necesario tener en cuenta las diferentes solicitus que son presentadas al Instituto en el transcurso la anualidad anterior y que por falta presupuesto no puen ser atendidas; adicionalmente, la Oficina Selección y Carrera suministra la información relacionada con las necesidas capacitación los servidores inscritos en carrera en la PGN, las cuales son tabuladas por la Oficina Selección Carrera y enviadas a la División para ser incorporadas en el informe final. En términos generales el objetivo primordial l diagnóstico necesidas capacitación es tener la información relevante que sea el insumo principal para elaborar el POA capacitación indicando el presupuesto, por lo tanto se be elaborar el diagnostico necesidas a más tardar el mes octubre cada año, el informe se be entregar al Jefe la División en el mes noviembre, con el fin por elaborar a tiempo la propuesta l POA que se presentará al comité académico en el mes diciembre.
PAG 7 DE 9 El siguiente paso en el proceso capacitación es la actualización l proyecto nacional capacitación, con ésta actividad se busca involucrar nuevos programas o nuevas actividas o líneas trabajo en los programas aprobados por el DNP con el fin asegurar los recursos para la ejecución dichos programas, por lo tanto se relaciona directamente con la actividad gestión recursos proyectos capacitación, con la cual se garantiza la disposición los recursos necesarios para la ejecución los programas l Instituto Estudios l Ministerio Público. Posteriormente, se be elaborar una propuesta plan Operativo Anual para presentarlo al consejo Académico l Instituto Estudios l Ministerio Público. Una las acciones claves en esta actividad en la priorización y selección programas a sarrollar en la siguiente anualidad, para tomar esta cisión se analizan las fuentes l diagnóstico capacitación, la planeación l servicio, los recursos disponibles y los planes estratégicos institucionales así como la viabilidad la ejecución en la próxima anualidad. La siguiente actividad l proceso es la socialización l POA principalmente entre los funcionarios l Instituto Estudios y la Procuraduría General la Nación, para realizar esta socialización se hace una presentación oficial l POA aprobado por el Consejo Académico, se envía por correo electrónico a los coordinadores académicos y se publica en la página web institucional. La actividad diseñar los currículos los programas capacitación se sarrolla acuerdo con la cartilla No. 4 Manual para el Diseño Curricular y agrupa a los agentes l proceso en el sarrollo ésta labor, adicionalmente se fundamenta con el procedimiento para el diseño curricular, cuando el programa lo requiere. Se da inicio entonces a la actividad planear la ejecución los programas, es cir, el alistamiento, momento en el cual los coordinadores académicos amás finir cronograma, recursos, alantar procesos contratación y preparar el material, ben realizar la convocatoria a los programas y eventos, finir asistentes, berán iniciar con la preparación los instrumentos evaluación que se utilizarán en las siguientes actividas. En el marco la ejecución los diferentes eventos y programas l Instituto Estudios l Ministerio Público, se berá como primer paso sarrollar la actividad registro los participantes, actividad que es responsabilidad l coordinador académico, para posteriormente alimentar la base datos l Instituto. En el marco la ejecución, se sarrollará el programa curricular cumpliendo con lo estipulado en el procedimiento diseño y una vez finalice la ejecución se realizaran las evaluaciones correspondientes (estudiantes, docentes, currículo), las evaluaciones entrada berán realizarse al inicio l evento, para por tener línea base y realizar futuras evaluaciones transferencia e impacto.
PAG 8 DE 9 Cada coordinador be realizar el informe los programas que tiene a cargo, esta información será el insumo para el informe gestión anual la capacitación. En éste informe se be incluir la información relacionada con asa evaluaciones realizadas, en el diseño curricular se especifican las evaluaciones y los momentos en que se aplicaran. Para las evaluaciones tanto satisfacción como impacto y transferencia se tendrá en cuenta lo planteado en las Cartillas números 5,6 y 7 l Kit herramientas l Instituto Estudios l Ministerio Público, así como la trascenncia l programa para implementar todas las evaluaciones. La información registrada en el informe gestión, servirá para realizar retroalimentaciones curriculares y otra índole a los programas, y berá estar sustentada en la medición l sempeño l `proceso capacitación, manteniendo actualizados mes a mes el sistema indicadores l proceso, facilitando así la toma cisiones. 4. DOCUMENTOS Y REGISTROS DE REFERENCIA: Código N/A DOCUMENTOS Titulo Kit herramientas educativas cartillas REGISTRO C F 02 Lista chequeo selección participantes C F 03 Lista chequeo selección formadores C F 04 Lista chequeo condiciones ambientales locación C F 05 Lista chequeo equipos C F 06 Lista chequeo materiales C F 07 Lista chequeo alimentos, bebidas y logística operativa C F 08 Control costos por programa C F 09 Diagnóstico necesidas capacitación l área.
5. CONTROL DE CAMBIOS: PAG 9 DE 9 Código C F 10 C F 11 C F 12 C F 13 C F 14 C F 15 C F 16 C F 17 C F 18 C F 19 C F 20 DOCUMENTOS Titulo Formulario para tección necesidas a partir las funciones puestos trabajo Solicitud capacitaciones para penncias Evaluación satisfacción para capacitaciones corta duración Guía entrevista para ampliar información Solicitud apoyos educativos Diseño curricular Presentación informe Evaluación capacitación larga duración Planilla asistencia Planificación l servicio Diagnostico necesidas capacitación por funciones VERSION FECHA NTC ISO 9001:2008 DESCRIPCION DE LA MODIFICACION 1 22/07/2010 4.2.3 Se elabora y se aprueba el documento 2 25/10/2011 6.2.2 Se incluye el objetivo estratégico fortalecer el talento humano l (IEMP) basado en cisión revisión gerencial l mes octubre 2011 y se aprueba el documento.