Control de Documentos y Registros (PG 01) Elaborado por: Jaime Larraín Responsable de calidad Revisado por: Felipe Boetsch Gerente técnico Aprobado por: Gonzalo Lira Gerente General Firma: Firma: Firma:
Página: 2 de 9 INDICE 1. OBJETIVO... 3 2. ALCANCE... 3 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA... 3 4. DEFINICIONES... 3 5. DESARROLLO... 3 5.1. Tipología de documentos y registros... 3 5.2. Documentos Internos... 4 5.3. Documentos Externos... 5 5.4. Distribución de Documentos... 5 5.5. Archivo de documentos... 6 5.6. Registros... 6 5.7.... 6 5.8. Modificación de documentos y registros... 7 6. RESPONSABILIDADES... 7 7. REGISTROS... 8 8. ANEXOS... 8
Página: 3 de 9 1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es establecer las medidas necesarias para asegurar que los documentos que componen el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa sean adecuadamente identificados, emitidos, revisados, aprobados, distribuidos, utilizados, conservados y actualizados bajo condiciones controladas, previniendo el uso no intencionado de documentos obsoletos. Asimismo, se establecen las medidas para asegurar que los registros generados por el Sistema de Gestión de Calidad sean adecuadamente identificados, almacenados, protegidos, recuperados, retenidos y dispuestos. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a los siguientes documentos del Sistema de Gestión de Calidad: Manual del Sistema de Gestión de Calidad, Procedimientos Generales, Planes de calidad, Procedimientos específicos, Instructivos de trabajo Documentos externos También aplica a los registros que se generan como consecuencia de la implementación del Sistema de Gestión de Calidad. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Norma ISO 9000:2000, 9001:2000. Manual de Calidad, capítulo 4.2.2 Control de los documentos Manual de Calidad, capítulo 4.2.3 Control de los registros Procedimiento General Elaboración de Planes de Calidad 4. DEFINICIONES Documento: Información y medio de soporte. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o bien proporcionan evidencia de actividades desempeñadas. 5. DESARROLLO 5.1. TIPOLOGÍA DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Se distinguen dos tipos de documentos en el Sistema de Gestión de Calidad de la empresa: Documentos internos (ver 5.2) Documentos externos (ver 5.3) - Manual del Sistema de Gestión de Calidad, - Procedimientos generales, - Planes de calidad, - Procedimientos específicos. - Bases Administrativas
Página: 4 de 9 - Contrato - Normas aplicables - Planos - Especificaciones técnicas Asimismo se distinguen dos tipos de registros: generales del Sistema de Gestión de Calidad, que se aplican en toda la empresa; y específicos de una obra: que se aplican a una obra en particular. 5.2. DOCUMENTOS INTERNOS 5.2.1. Identificación Los documentos internos se identifican mediante: Nombre Código Revisión Fecha Página Nombre del procedimiento incorporado en la portada y encabezado de página Siglas que identifican el documento, siendo: Manual de calidad: MC Procedimiento general: PG-XX Procedimiento específico: PE-Y-XX Instructivo de trabajo: IT-Y-XX Dónde: XX: número correlativo de dicho documento. Y: identifica a la obra o división de la empresa a la que se aplica dicho documento. Revisión del documento partiendo desde 0, señalada en el encabezado de página. Fecha en la que se aprobó el documento, señalada en el encabezado de página Número de la página que corresponde del total de páginas, señalada en el encabezado de página. 5.2.2. Elaboración, revisión, aprobación Cada documento es elaborado, revisado y aprobado de acuerdo a lo que se indica en la tabla de responsabilidades del anexo 1. En la portada de cada documento se registra el nombre, fecha y firma de las personas que elaboraron, revisaron y aprobaron el documento. Los procedimientos generales se elaboran de acuerdo a la siguiente estructura: Objetivo, Alcance, Documentos de referencias, Definiciones, Desarrollo, Responsabilidades, Registros, Anexos. Los Planes de Calidad se revisan, aprueban e implementan de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento Específico de Elaboración de Planes de Calidad. 5.2.3. Conservación Los documentos internos originales se guardan en archivadores adecuadamente identificados con objeto de evitar su posible deterioro o pérdida, y sólo pueden ser recuperados por el responsable de su archivo. Los documentos cuyo soporte es medio digital se conservan en servidor, el cual es respaldado sistemáticamente. Los lugares o locales destinados a archivo reúnen condiciones ambientales adecuadas con objeto de que no se deterioren durante su período de vigencia.
Página: 5 de 9 5.3. DOCUMENTOS EXTERNOS 5.3.1. Normativa aplicable La normativa y legislación aplicable son documentos externos generales para el rubro de la construcción. La normativa se encuentra archivada en la oficina central y disponible en la intranet de la empresa, y su control se realiza mediante el Listado de documentos vigentes. A través del Diario Oficial, la Cámara Chilena de la Construcción, revistas técnicas y proveedores, el Gerente General se encuentra informado permanentemente de cambios en la normativa aplicable, los que comunica a sus subalternos directos, para que actualicen, archiven y distribuyan los documentos correspondientes dependiendo de la naturaleza de su perfil de cargo. La responsabilidad y forma de identificar los requisitos normativos aplicables a obras se encuentra descrita en el procedimiento general de elaboración de planes de calidad. 5.3.2. Planos y especificaciones técnicas Para cada obra en particular el mandante enviará al Jefe del Departamento de Estudios en oficina central un listado de planos y especificaciones técnicas en el que debe indicar: nombre, especialidad, fecha y revisión. Cuando comienza la obra, el Departamento de Estudios debe entregar al Administrador de Obra los planos y especificaciones técnicas correspondientes a la obra con el listado de planos y especificaciones actualizado. En los planos y especificaciones técnicas recibidos por el administrador de obra debe quedar registrado el número de la versión y la fecha de recepción de los documentos, lo que se anotará al costado de la viñeta en manuscrito con lápiz indeleble. Estos planos deben ser distribuidos por el Administrador de Obra a las respectivas áreas quedando identificado en el registro de distribución de planos y especificaciones. La copia original la archivará en su oficina. Cuando se recibe una nueva versión el Profesional de Obra es responsable de requisar los planos antiguos, para destruirlos. Los planos originales que él mantiene en su oficina se deben identificar como obsoletos con un lápiz de tinta indeleble rojo, además debe actualizar el listado de planos y especificaciones y distribuir las nuevas versiones, y actualizar el registro de distribución de planos y especificaciones. Los cambios en los planos son identificados mediante una descripción en la viñeta del plano, o con una identificación sobre la modificación (nube). 5.4. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Los documentos internos vigentes se encuentran disponibles en intranet y es responsabilidad del Gerente general informar al Encargado de computación quien actualizará dichos documentos cada vez que se genera una nueva revisión. Este último comunicará vía e-mail a todas las áreas que están involucradas cuando se aprueba un documento con nueva revisión. Los documentos distribuidos en soporte digital, en la red interna, no poseen las firmas indicadas en el punto 5.2.2. Las impresiones de los documentos del sistema de gestión sólo se consideran vigentes si están firmadas por quien(es) corresponda. De los documentos internos vigentes del sistema de gestión se debe mantener el original de la edición que ha quedado obsoleta durante un periodo de tres (3) años. Cuando se modifiquen los documentos internos que están disponibles en la red interna, el Responsable de calidad debe
Página: 6 de 9 identificar con la palabra NULO la carpeta digital donde se mantienen las copias obsoletas archivadas. La distribución de documentos propios de cada obra es responsabilidad del Profesional de obra y quedará registro de ello en el Registro distribución de documentos en papel. 5.5. ARCHIVO DE DOCUMENTOS El Profesional de Obra mantiene archivados en papel la copia original de todos los documentos internos que se encuentran disponibles en la red interna, además mantendrá archivadas las versiones obsoletas en digital de cada documento interno contando de esta forma con la evidencia histórica del documento. 5.6. REGISTROS 5.6.1. Identificación Los registros se identifican mediante un nombre de acuerdo a la actividad a que se refieren. 5.6.2. Elaboración Cada registro es elaborado con el documento que lo rige, cuando exista. Los registros son claros, legibles y están identificados con el producto o actividad a que se refieren, además de identificar la revisión, si es que se considera necesario. Asimismo, incorporan información relativa a la fecha de realización de tales actividades y a la identificación de las personas implicadas en su generación. 5.6.3. Almacenamiento y protección Los registros se almacenarán en archivadores adecuadamente identificados y protegidos para asegurar que no se deterioren. Los lugares o locales destinados a archivo de registros reúnen condiciones ambientales adecuadas a las características de los registros, con objeto de que no se deterioren durante su período de conservación. Los registros deben ser impresos o completados con lápiz pasta o tinta. No son considerados como registros válidos las copias en fax. 5.6.4. Recuperación, tiempo de retención y disposición Los registros sólo pueden ser recuperados por los responsables de su archivo. El período durante el cual, cada registro del sistema es archivado, se define en el Listado de registros vigentes. Asimismo se define en el listado la disposición final de los registros. Si se establece por contrato un período de conservación diferente para cualquiera de ellos, éstos se mantienen a disposición del cliente durante el período de tiempo estipulado. 5.7. CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Oficina central Obra El Departamento de estudios elabora y mantiene un listado de documentos internos y externos. El listado registra el nombre del documento, código, revisión, lugar de archivo, medio de soporte. Asimismo mantiene un listado de registros en donde se identifica el nombre del registro, la revisión, tiempo de retención, responsable de su archivo y recuperación, disposición final. El profesional de obra mantiene un listado de documentos internos y externos de obra. El
Página: 7 de 9 listado registra el nombre del documento, código, revisión, lugar de archivo, medio de soporte. Asimismo mantiene un listado de registros de obra en donde se identifica el nombre del registro, la revisión, tiempo de retención, responsable de su archivo y recuperación, disposición final. Si se requiere, el profesional de obra distribuye documentos en papel a todas las áreas, subcontratistas o terceros que correspondan, utilizando para ello el registro distribución de documentos en papel. En dicho registro se detalla el documento entregado, la fecha de entrega, su revisión, número de copias y receptor. Al entregar las copias el profesional de obra debe retirar y destruir copias obsoletas, quedando siempre con una copia como respaldo histórico, esa copia debe ir timbrada con la palabra OBSOLETO. 5.8. MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Al introducir una modificación se aumenta en uno (1) el número que indica el estado de revisión del documento, siendo cero (0) la primera versión. La identificación de cambios en los documentos se realiza mediante una tabla de identificación de cambios que se anexa al documento (Anexo 2). En dicha tabla se incorpora el número de la nueva revisión, la fecha, en qué párrafo o página se encuentra y una breve descripción del cambio realizado. Toda modificación que se realice en un documento o registro da origen a una nueva revisión, aprobación y distribución. Las modificaciones a los documentos y registros deben ser efectuadas por las personas que los elaboran o, en su defecto, por quienes estén autorizados para cumplir sus funciones. Una vez modificados son revisados y aprobados por quienes corresponda de acuerdo a la tabla del anexo 1. 6. RESPONSABILIDADES En el anexo 1 se encuentra una tabla donde están definidas las responsabilidades respecto a la elaboración, revisión y aprobación de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Además, el presente procedimiento define las siguientes responsabilidades: Responsable de calidad: Elaborar, revisar, aprobar, modificar y distribuir los documentos bajo su responsabilidad. Mantener actualizada la documentación vigente del SGC en la intranet y comunicar a las áreas cuando se aprueba documento con una nueva versión. Conservar la documentación del SGC bajo su responsabilidad. Velar por la aplicación del presente procedimiento en Tasco Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda. Departamento de estudios: Elaborar y actualizar los Listados de documentos internos y externos vigentes del SGC, y el listado de registros del mismo. Gerente General: Identificar e informar las nuevas versiones de normativas y legislación aplicable a las actividades de Tasco Ltda., Boetsch S.A. y Boetsch Lira y Cox Ltda. Jefaturas:
Página: 8 de 9 Elaborar, revisar, modificar y distribuir los documentos del SGC bajo su responsabilidad. Velar por la aplicación adecuada de la normativa y legislación vigente en sus actividades. Gerencias: Revisar y/o aprobar los documentos del SGC de su competencia. Administrador de Obra: Elaborar, revisar, modificar y distribuir los documentos del SGC bajo su responsabilidad. Preparar la documentación de la obra para su conservación. Profesional de Obra: 7. REGISTROS Distribuir los documentos propios de cada obra y llevar registro de ello Mantener una copia del original de los documentos del SGC y de las versiones obsoletas Mantener los listados de documentos internos y externos vigentes de la obra, además del listado de registros Listado de documentos Listado de registros vigentes Registro de distribución de documentos en papel 8. ANEXOS ANEXO 1: TABLA DE RESPONSABILIDADES RESPECTO A LOS DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTO ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN Manual del sistema de gestión de calidad Responsable de calidad de oficina central Gerente Técnico Gerente General Procedimientos Generales Responsable de calidad de oficina central Gerente Técnico Gerente General Procedimientos Específicos Planes de calidad e Instructivos de trabajo Notas: Jefatura del área Responsable de calidad de oficina central Profesional de obra Responsable de calidad de oficina central Gerente del Área Gerente Técnico Para aquellos casos en los cuales el Plan de calidad es exigido por bases administrativas, primará lo descrito en aquel documento para definir las responsabilidades.
Página: 9 de 9 ANEXO 2: HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS FECHA REV PARRAFO PAGINA MODIFICACION REALIZADA Enero 2008 00 Realización del documento