MANUAL DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA DE VIÁTICOS, SUBSISTENCIAS, MOVILIZACIÓN Y ALIMENTACIÓN DENTRO DEL PAÍS CA-CGAF-02-P01-03 Versión 1.0 13/07/2015
FINANCIERA DE VIÁTICOS, Página: Página 1 de 12 Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA... 2 2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO... 3 3. ROLES... 4 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS... 4 5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO... 6 6. PROCEDIMIENTO DEL SUB GESTIÓN FINANCIERA DE VIÁTICOS, SUBSISTENCIAS, MOVILIZACIÓN Y... 7 6.1. PROPÓSITO... 7 6.2. ALCANCE... 7 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES... 7 1
FINANCIERA DE VIÁTICOS, Página: Página 2 de 12 1. INFORMACIÓN BÁSICA Subproceso Código del Subproceso GESTIÓN FINANCIERA DE VIÁTICOS, ALIMENTACIÓN DENTRO DEL PAÍS CA-CGAF-02-P01-03 PROPÓSITO Administrar los desembolsos de dinero por concepto de viáticos, subsistencias, movilizaciones y alimentación cuando las y los servidores y las y los obreros públicos se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo dentro del país a cumplir tareas oficiales o servicios institucionales derivados de la actividades de sus puestos, por el tiempo que dure la prestación o desarrollo de aquellos, desde la fecha de salida hasta su retorno. Descripción DISPARADOR Necesidad de recursos dirigidos a las y los servidores y las y los obreros públicos para desplazamientos dentro del país por motivos propios a su función. ENTRADAS Solicitud de Licencia con Remuneración ACTIVIDADES PRINCIPALES Realizar anticipo de viáticos Generar CUR contable Elaborar informe de Licencia con remuneración Realizar Control Previo Realizar liquidación PROCESOS RELACIONADOS Gestión de Pago Ejecución Presupuestaria Productos/Servicios del Subproceso Tipo de Subproceso Liquidación CUR contable Adjetivo 2
FINANCIERA DE VIÁTICOS, Página: Página 3 de 12 Responsables del Subproceso Tipo del cliente Marco Legal Director Financiero Interno Norma Técnica para el pago de Viáticos, Subsistencias, Movilizaciones y Alimentación dentro del País para las y los Servidores y las y los obreros en las Instituciones del Estado Circular Nro. INMOBILIAR-CGAF-2015-0004-C RESOLUCIÓN INMOBILIAR-DSI-2014-0006, 10 de marzo del 2014, Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos Acuerdo Nro. INMOBILIAR-ACUERDO-DGSGI- 2015-0001, 26 de febrero del 2015, Delegaciones. 2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO El subproceso de Gestión Financiera de Viáticos, Subsistencias, Movilización y Alimentación dentro del País requiere considerar los siguientes lineamientos: Se prohíbe conceder autorización a las y los servidores y las y los obreros del Sector Público para el cumplimiento de servicios institucionales, fuera de su domicilio y/o lugar de trabajo durante los día feriados o de descanso obligatorio, excepto en aquellos casos excepcionales dispuestos por la Máxima Autoridad o su Delegado, para lo cual el funcionario deberá solicitar la respectiva aprobación al responsable de la Unidad, Dirección, Gerencia, Coordinación Zonal de forma escrita a través de Zimbra u otro medio interno. El funcionario aprobador (Subdirectores Técnicos, Coordinadores Generales, Coordinadores Zonales, Gerentes, Directores) realizará la petición de autorización vía Quipux a la Coordinación General Administrativa Financiera de forma oportuna a la comisión de servicios, o en su defecto observando los tiempos dispuestos por el ente rector en esta materia. Para el pago de alimentación se deberá registrar en el informe la hora de salida y la hora de llegada para el cálculo respectivo. De acuerdo a la Norma Técnica para el Pago de Viáticos, Subsistencias, Movilizaciones y Alimentación, si la o el servidor ha trasladado su residencia pero no su domicilio familiar y debiere trasladarse a este para cumplir servicios institucionales, únicamente le corresponderá recibir los valores por concepto de movilización y/o alimentación. 3
3. ROLES DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL FINANCIERA DE VIÁTICOS, Página: Página 4 de 12 Analista de Contabilidad.- Ejecutar los procesos contables de conformidad a las disposiciones legales vigentes y a los requerimientos operativos y administrativos de la Institución. Contador General.- Coordinar los procesos de registro, análisis, control y aprobación de los procesos contables de la institución aplicando las leyes, normas y procedimientos establecidos en la normativa vigente. Director Financiero.- Dirige, administra, gestiona, suministra y controla los recursos financieros requeridos para la ejecución de los planes, programas y proyectos en el cumplimiento de los objetivos institucionales con eficiencia, eficacia, efectividad y calidad del gasto. Servidor Público: Trabajador que desempeña funciones en una empresa u organismo del Estado. 4. GLOSARIO DE TÉRMINOS Alimentación.- Es el estipendio monetario o valor que se asigna a las y los servidores y a las y los obreros públicos, que se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo para cumplir servicios institucionales, por un tiempo de entre cuatro (4) hasta seis (6) horas, dentro de un mismo día. CUR contable.- CUR que no afecta al presupuesto y se registra en el balance general como cuenta por cobrar. e-sigef.- Sistema de Gestión Financiera que dispone el Ente Rector de las Finanzas Públicas, misma que es utilizada para el registro de las cuentas nacionales y las transacciones que se realizan a las instituciones. Obrero Público.- Todas las personas que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, bajo el régimen del Código de Trabajo. Movilización.- La movilización comprende los gastos por el transporte que se utilice para que las y los servidores y las y los obreros públicos lleguen al lugar del cumplimiento de los servicios institucionales y regresen a su domicilio y/o lugar habitual de trabajo; así como los gastos que se generen por el desplazamiento a los terminales aéreos, terrestres, fluviales o marítimos, desde y hasta el domicilio y/o lugar habitual de trabajo o los valores por parqueaderos; y, los que se producen por los desplazamientos que se realicen dentro del lugar en el que se cumple los servicios institucionales, siempre y cuando no se utilice transporte institucional. Servidor Público.- Serán servidora o servidores públicos todas las personas que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro del Sector Público. 4
FINANCIERA DE VIÁTICOS, Página: Página 5 de 12 Sistema de Control de Viáticos.- Sistema diseñado para gestionar el pago de viáticos y subsistencias de cada uno de los Funcionarios, cuando sean enviados con licencia con remuneración fuera de la Institución. Subsistencia.- Es el estipendio monetario o valor destinado a cubrir los gastos de alimentación de las y los servidores y de las y los obreros del Sector Público cuando se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo, para cumplir servicios institucionales por un tiempo superior a seis (6) horas, siempre y cuando el viaje de ida y el de regreso se efectúen en el mismo día. Viático.- Es el estipendio monetario o valor diario que se asigna a las y los servidores y las y los obreros de las Instituciones del Estado, para cubrir los gastos de alojamiento y alimentación que se produzcan durante el cumplimiento de servicios institucionales dentro del país y por tal razón deban pernoctar fuera de su domicilio y/o lugar habitual de trabajo. 5
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL FINANCIERA DE VIÁTICOS, Página: Página 6 de 12 6
FINANCIERA DE VIÁTICOS, Página: Página 7 de 12 6. PROCEDIMIENTO DEL SUB GESTIÓN FINANCIERA DE VIÁTICOS, 6.1. PROPÓSITO Administrar los desembolsos de dinero por concepto de viáticos, subsistencias, movilizaciones y alimentación cuando las y los servidores y las y los obreros públicos se desplacen fuera de su domicilio y/o lugar de trabajo dentro del país. 6.2. ALCANCE El procedimiento contempla desde que la o el servidor o la o el obrero público realizan la solicitud de Licencia con Remuneración hasta la emisión de la liquidación para finalizar el subproceso. 6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO Ingresar solicitud de Licencia con Remuneración Servidor/Obrero Público Ingresa la solicitud de Licencia con Remuneración en el Sistema de Control de Viáticos. Solicitud de Licencia con Remuneración El analista revisa y valida la solicitud, verificando que la información ingresada sea la correcta. Si la información es incorrecta el analista rechaza la solicitud y el sistema notifica al Servidor/Obrero Público. Revisar y validar solicitud Analista de Contabilidad Si la solicitud fue realizada antes de obtener la licencia con remuneración, el analista aprueba la solicitud y realiza el anticipo en el e-sigef. Sistema de Control de Viáticos Caso contrario el analista aprueba la solicitud en el sistema y el Servidor/Obrero Público es notificado mediante el sistema para generar el informe. 7
FINANCIERA DE VIÁTICOS, Página: Página 8 de 12 Realizar anticipo de viáticos Analista de Contabilidad En el caso de que la solicitud haya sido realizada antes de la comisión, el analista realiza el anticipo de viáticos en el sistema e-sigef. Anticipo de Viáticos Generar CUR contable Analista de Contabilidad Una vez que se cuenta con toda la información, el analista procede a generar el CUR contable en el Sistema e-sigef. CUR contable Autorizar y firmar anticipo y CUR contable Contador General Revisa el anticipo de viáticos y el CUR contable, de estar correcta la información, autoriza el CUR en el sistema e-sigef, y procede a la emisión de los documentos para remitirlos al Director Financiero para su validación. Anticipo de Viáticos y CUR contable autorizados Validar anticipo y CUR contable Director Financiero Emitido el documento es revisado, validado y firmado por el Director Financiero, mismo que es remito a la Gestión de Tesorería para la Gestión del Pago (Véase el Subproceso de Gestión de Pagos) Anticipo de Viáticos y CUR contable validados Gestión de pago Gestión de Tesorería Dar cumplimiento a las obligaciones económicas adquiridas por las distintas unidades de la Institución. No aplica Elaborar informe de Licencia con Remuneración Servidor/Obrero Público Realiza el informe de Licencia con Remuneración en el sistema, en el cual debe constar: Objetivos Tareas Productos Itinerarios del transporte Itinerario de salida y llegada Informe de Licencia con Remuneración Revisar y validar informe Analista de Contabilidad Revisa y valida el informe, de existir errores u omisión de información, rechaza el informe y el sistema notifica al Servidor/Obrero Público para que lo ingrese nuevamente. Solicitud e Informe de Licencia con Remuneración 8
FINANCIERA DE VIÁTICOS, Página: Página 9 de 12 Imprimir solicitud y/o informe Servidor/Obrero Público Una vez valido el informe el Servidor/Obrero Público imprime la solicitud y el informe de Licencia con Remuneración en el caso de que la solicitud haya sido realizada después de la comisión, caso contrario solo deberá presentar el informe para la suscripción por parte de su jefe inmediato y de él. Solicitud y/o Informe Los documentos deben ser entregados físicamente al analista de contabilidad. Recibe la documentación y realiza el control previo, es decir, verifica que la información presentada sea coherente y consistente. Realizar control previo Analista de Contabilidad Adicionalmente, en el caso de estar adjuntas facturas o comprobantes de venta verifica la información. Si la solicitud fue realizada antes de la comisión el analista realiza la liquidación. No Aplica Caso contrario remite la solicitud y el informe a la Gestión de Presupuesto para que se emita el CUR del compromiso. (Véase el subproceso de Ejecución Presupuestaria) Ejecución Presupuestaria Gestión de Presupuesto La Gestión de Presupuesto emite el CUR de compromiso con el fin de que se genere una reserva de la asignación presupuestaria. CUR de compromiso Realizar liquidación Analista de Contabilidad El analista realiza la liquidación considerando los días que debió pernoctar fuera de su domicilio, considerando como base la hora de salida y llegada al domicilio y/o el lugar de trabajo. Cuando se trata de subsistencias y alimentación por actividades realizadas en el mismo día se considerará el número de horas desde la salida hasta la hora de llegada al Liquidación 9
FINANCIERA DE VIÁTICOS, Página: Página 10 de 12 domicilio y/o al lugar de trabajo, en función del anticipo entregado y los justificativos que soportan los valores. La liquidación es remitida al Contador General para su revisión y aprobación Revisar y firmar liquidación Contador General Revisa que la información de la liquidación sea la correcta, de existir errores la documentación regresa al analista de contabilidad para que realice las correcciones, caso contrario el Contador firma la liquidación y la remite al Director Financiero para su aprobación. Liquidación El Director revisa la documentación y de estar correcta firma la liquidación. En el caso que se requiere realizar pagos adicionales al Servidor/Obrero Público la documentación es remitida a la Gestión de Presupuesto como solicitud de pago. (Véase el subproceso de Ejecución Presupuestaria). Aprobar liquidación Director Financiero De requerir devolución de recursos por parte del funcionario, se solicita al Contador comunicarse con el Servidor/Obrero Público, para que proceda con el depósito del excedente en la cuenta bancaria de la Institución. Expediente De no requerir devolución ni pago de valores adicionales el trámite se archiva en el expediente de la Dirección. Notificar al Servidor/Obrero Público Contador General Notifica mediante correo electrónico al Servidor /Obrero Público que debe realizar el depósito en la cuenta bancaria de la Institución del excelente de recursos entregados en consigna por la Licencia con Remuneración. En el correo electrónico se detalla el Nro. de cuenta y el valor a depositar. Correo Electrónico 10
FINANCIERA DE VIÁTICOS, Página: Página 11 de 12 Realizar el deposito en la cuenta de la Institución Servidor/Obrero Público Realiza el depósito en la cuenta bancaria de la Institución de acuerdo a la información enviada por el Contador General. Depósito Enviar vía Quipux el depósito Servidor/Obrero Público Mediante Memorando remite al Contador General el depositito realizado por concepto de devolución de los recursos entregados para la Licencia con Remuneración Memorando Realizar ajuste contable Contador General Con el comprobante de depósito, el Contador General realiza el ajuste contable en el Sistema e-sigef, con lo cual cierra la cuenta por cobrar creada por concepto de la Licencia con Remuneración. e-sigef / Archivo Se procede a archivar el trámite en el expediente de la Dirección. 11
FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL FINANCIERA DE VIÁTICOS, Página: Página 12 de 12 Acciones Nombre Cargo Firma Elaborado Por: Lcda. Paola González Analista de Procesos Revisado Por: Tec. Catalina Armas Asistente Financiera Revisador Por: Ing. Henry Torres Analista Contable Revisado Por: Ing. Santiago Martínez Contador General Aprobado Por: Lcdo. Ángel Caisapanta Director Financiero Validado por: Ing. Fabián Larrea Coordinador General Administrativo Financiero CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización 1.0 Emisión Inicial 13/07/2015 12