Manual del Proveedor 1
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1. ASPECTOS GENERALES. A partir de enero de 2011, por disposición oficial del SAT toda empresa para realizar una deducción fiscal deberá recibir y validar las facturas electrónicas o comprobantes fiscales digitales. Así como asegurar el almacenamiento por el tiempo establecido. Estos comprobantes tienen las mismas características de una factura física conservando el mismo valor legal, solo que es un documento en archivo en formato XML. 2. OBJETIVO. El propósito de este documento es describir y mostrar al proveedor, de una manera simple, como utilizar el Portal de Recepción de Factura Electrónica del Grupo ADO. 3.. TIPOS DE ADDENDA. DENDA.- Una Addenda es un campo de 15 dígitos alfanuméricos requeridos para la correcta clasificación y direccionamiento de los CFD (Comprobante Fiscal Digital) y/o CFDI (Comprobante Fiscal Digital a través de Internet) en el sistema de validación de facturas electrónicas. Tipo Se integra de Addenda Pedido Número de Pedido PDJOD10040425 Capex Pedido de Capex PCXOD10040425 Consignación Número de nota de consumo NTCZL10001372 Referencia Compañía, Región y Centro de Costos REF000010013000004 3
* Pedido.- Estos documentos se identifican con el prefijo PDJ en la addenda y la podrá localizar dentro del pedido en el campo de observaciones: * Capex.- Estos documentos se identifican con el prefijo PCX en la addenda y la podrá localizar dentro del pedido CAPEX en la esquina superior derecha: * Consignación.- Este documento es el utilizado para la facturación de consumo de productos en consignación, se identifica con el prefijo NTC en la addenda y la podrá localizar debajo del folio de emisión: * Referencia.- Si usted no cuenta con alguno de los documentos anteriores, deberá solicitar a su contacto del Grupo ADO la addenda que incluirá en sus facturas. Las cuales tendrán el siguiente formato: REF000010013000004 4
4. ACCESO AL PORTAL.- El usuario deberá ingresar en el portal externo para proveedores http://www.abastecimientosgrupoado.com.mx/login.asp una vez que haya ingresado a la página del portal le aparecerá la siguiente pantalla: Cuando ingrese por primera vez, deberá registrarse dando un Clic en Click Aquí para Registrarse. Deberá ingresar su número de proveedor (podrá tomarlo del pedido o bien solicitarlo a su contacto), su RFC, crear una contraseña la cual deberá constar mínimo de 8 caracteres alfanuméricos, incluyendo mayúsculas, minúsculas, números y algún carácter especial y colocar el código que se indica en el captcha y dar clic en el botón enviar. 5
Una vez registrado en el sistema, usted podrá ingresar de la siguiente manera: Usuario= Número de Proveedor Contraseña: Habilitada en su registro Nota: El sistema solicitara cambio de contraseña cada 30 días. 5. MENÚ PRINCIPAL.- Esta es la pantalla de Menú Inicial, en la parte superior se encontrará la fecha, RFC y nombre del proveedor, así como las secciones a las que tendrá acceso: Facturas y Salir. 5.1 FACTURAS.- Es la primera sección del menú principal y cuenta con las opciones de: 6
Ingresar Factura y Mis Facturas. 5.1.1 INGRESAR FACTURA.- En esta sección usted subirá sus facturas en formato XML, las cuales serán validadas bajo el régimen que dicta la SHCP y bajo los estándares del Grupo ADO, como el pedido, addenda, etc. 7
Para subir un XML deberá dar clic en el botón Examinar y buscar la ruta donde se ubican los archivos, seleccionarlo, dar clic en Abrir y por último dar clic en el botón Subir, si este documento no contiene errores se aceptara el ingreso del archivo al portal: 5.1.2.2 MIS FACTURAS.- En esta sección usted podrá consultar las facturas ingresadas y conocer el estatus en el que se encuentran (Recibido, Autorizado para pago, Rechazado, En proceso de pago y/o Pagado). Para facilitar la búsqueda podrá ordenar la información con solo dar clic en el cabecero de los campos en color azul: 8
Adicionalmente visualizará su factura dando clic en Folio Doc, como se muestra a continuación: 6. SALIR.- Para salir del sistema, se recomienda dar clic en el botón Salir para evitar que su sesión quede en uso. Nota: Si el sistema no es utilizado durante 20 minutos la sesión caducará. 9