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Página 2 de 7 Muestreos Aleatorios: Es la toma del inventario en periodos que están bajo el criterio del supervisor del Almacén, como parte del control interno que este establezca en su gestión administrativa. Rotación de Inventario: Es el parámetro utilizado para medir el número de veces que sale un artículo del almacén en relación al inventario total de dicho artículo en un tiempo determinado. Equipos de Trabajo: Grupo de personas que se reúnen para lograr un objetivo común.
Página 3 de 7 I. CONTROLES La participación de la unidad de Contabilidad y Auditoria será la garantía de los resultados que se obtendrán en cada conteo periódico del inventario de bienes que está bajo la responsabilidad del Almacén General del Sistema Estatal de Radio y Televisión. Dada ésta responsabilidad, deben coordinar un calendario para la toma de ésta información, que será remitida a la Dirección Administrativa y a la Unidad de Compras y Almacén para que puedan organizar las actividades de recepción y despacho en las fechas que se establezcan. La frecuencia con la que se establecerá la toma de inventario será semestral, teniendo como primera fecha el cierre de los primeros 6 meses del año y como segunda fecha el cierre de los últimos 6 meses del año en curso. Adicional a la toma de inventario semestral, el supervisor del almacén podrá realizar muestreos aleatorios en cualquier momento como medida de control interno para todas aquellas existencias de bienes con mayor rotación en el Almacén o cuando se desee obtener información sobre el inventario de bienes específicos. La toma del inventario debe realizarse en grupos de 2 personas como mínimo, con la finalidad de que en dicho conteo ambas puedan verificar si la toma de la muestra coincide o tiene diferencias en el preciso momento que se realiza, minimizando el porcentaje de error al cierre de la toma total del inventario. Esta mecánica ayudará a que cada conteo se haga de la manera más transparente y que en el preciso momento de la toma de inventario para cada referencia se pueda validar cada muestra sin tener que recurrir al desgaste de realizar todo el inventario completo, luego que ya se ha terminado con la actividad.
Página 4 de 7 El personal del Almacén tiene la responsabilidad de organizar y limpiar con el apoyo de la Unidad de Servicios Generales la instalación física, tan pronto se acerque la fecha acordada en el calendario emitido por Contabilidad y Auditoria, esto con la finalidad de que el equipo que realizará el inventario pueda llevar a cabo el muestreo con la mayor rapidez y exactitud, y de ésta manera, minimizar las diferencias que se puedan dar con cada muestra tomada. El personal de Almacén asumirá el papel de supervisores en la toma del inventario, ya que se necesita establecer la neutralidad de las muestras que se toman durante esta actividad y al momento de firmar el documento con los valores finales, el personal del Almacén habrá podido validar dicha información durante todo el proceso con los diferentes grupos. Deben participar en la actividad de toma de inventario todo personal que sea convocado dentro de las unidades de Compras, Contabilidad y Auditoria, y los que en su momento defina la Dirección Administrativa. Durante la realización de la toma del inventario en el Almacén General del Sistema Estatal de Radio y Televisión serán suspendidas las tareas de recepción, registro y despacho de bienes, esto significa que el almacén debe permanecer cerrado mientras se esté efectuando ésta labor y se le comunicará a todo el personal del Sistema Estatal de Radio y Televisión, una semana antes para que puedan programar sus solicitudes previamente. El objetivo está dirigido a que se pueda realizar el conteo sin interrupciones y de manera completa cada uno de los bienes que se encuentren físicamente dentro la instalación y al momento del cierre de la actividad, se compare correctamente contra lo que existe en el sistema sin tener que efectuar ajustes innecesarios.
Página 5 de 7 Una semana antes de la realización del inventario, se debe establecer quienes serán los funcionarios que formarán parte de los equipos que intervendrán en la tarea de tomar el inventario físico del Almacén general del Sistema Estatal de Radio y Televisión para que se pueda realizar una reunión previa donde se comuniquen los objetivos de dicho inventario y cada unidad participante propondrá a la Dirección Administrativa quienes de los miembros de departamento podrán ser parte de ésta labor.
Página 6 de 7 METODOLOGIA Y RESPONSABILIDADES Flujo del Macro-proceso (Control de Inventario en el Almacén): TOMA DE INVENTARIO FISICO EN EL ALMACEN GENERAL SISTEMA ESTATAL DE RADIO Y TELEVISION PANAMA CONTABILIDAD / AUDITORIA DIRECCION ADMINISTRATIVA SUPERVISOR DE ALMACEN / ALMACENISTA EQUIPOS INICIO DEFINE CALENDARIO SEMESTRAL DE TOMA D E IN V. FIS IC O DEFINE LOS MIEMBROS DE LOS EQUIPOS QUE TOMARAN EL INVEN TAR IO. LIMPIA Y ORGANIZA LA INSTALACIÓN FISICA DEL ALMACEN SE REALIZA EL CONTEO DE IZQ. A DER, DE ARRIBA HACIA DEBAJO DE ATRÁS HACIA ADELANTE REALIZA REUNIÓN PREVIA PARA LA DEFINICIÓN DE OBJETIVOS SE VERIFICA CADA REFERENCIA EN CONJUNTO PARA COMPROBAR LAS DIFERENCIAS SE CONFECCIONA LISTADO CON LAS REFERENCIAS QUE SE VAN A IN VE N TA R IA R EXISTEN DIFERENCIAS? NO 1 SI SE DIVIDE LA IN S TA LAC IÓ N FÍS IC A DEL ALMACÉN SE ABREN TODAS LAS CAJAS DONDE SE ENCUENTREN BIENES PARA VALIDAR LAS CANTIDADES. 1 SE LE ASIGNA A CADA EQUIPO UN SEGMENTO DE BIENES SE COTEJAN LAS HOJAS PARA VERIFICAR QUE NO HAYA ERRORES NI FALTANTE FÍSICO. SE CAPTURAN LOS DATOS RECOPILADOS EN EL SISTEMA SE IM PR IM E IN FO R M E CON EL DETALLE DE LOS DATOS CAPTURADOS EN EL SISTEMA REVISA Y VALIDA CON SU FIRMA EL INFORME FINAL ARCHIVA INFORME FIN
Página 7 de 7 Narrativa del Proceso de Control de Inventario en el Almacén: Paso DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 1 2 3 4 Se define un calendario semestral de realización de toma de inventario en el Sistema Estatal de Radio y Televisión a principio de cada año, remitiendo copia a la Dirección Administrativa y la unidad de Compras y Almacén. En la fecha prevista para la toma del inventario físico, se definirán los grupos que participarán durante toda la actividad, tomando en cuenta que debe realizarse ésta tarea con un mínimo de dos personas cada equipo. Se realizará una reunión previa al día del inventario físico en el Almacén, donde se definirán los objetivos de ésta actividad y se dejará clara la mecánica que se utilizará para levantar la información junto con la explicación de cómo se utilizará la documentación para obtener dicha información. Se organizará y limpiará la instalación física del almacén general una semana antes de la toma física del inventario para poder ubicar ordenadamente cada uno de los bienes que serán inventariados. Dirección Administrativa Supervisor de Almacén / Almacenista 5 6 7 Se confeccionará un listado con todas las referencias que serán parte del conteo físico en el inventario del Almacén. La instalación física del Almacén debe dividirse y a cada equipo se le asignará un segmento de bienes definiendo el grupo de artículos que cada uno tendrá bajo su responsabilidad de contar. Los equipos deben realizar el conteo de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia adelante. Equipos 8 Al terminar el conteo de cada referencia, se verificará en conjunto con cada miembro del equipo de manera que, si se presenta alguna duda se revisará la referencia, se contara nuevamente en el lugar en que se encuentre para confirmar la cantidad real Equipos de existencia de éste artículo en particular. 9 Se deben abrir todas las cajas donde se encuentren bienes para validar que las cantidades sean las correctas, luego de esto, se devolverá a su lugar una vez Equipos contado. 10 Si se encuentran bienes que no estén listados, se anotarán al final de la hoja. Equipos 11 Al finalizar el conteo, se cotejarán las hojas de cada miembro del equipo para verificar que no haya errores, de existir errores se verificaran y se corregirán, cuando todo este validado y sin ninguna anomalía se podrá ingresar el conteo en el sistema. 12 Se imprime un informe con el detalle de los datos capturados en el sistema, y debe revisarse que no haya ningún faltante físico de referencias. Si se presenta alguno, se debe volver a contar la mercancía con el faltante y se debe buscar en TODOS los lugares posibles antes de registrarla como faltante real. 13 Revisa y valida el informe final de la toma de inventario. 14 Remite Copia del Informe Final de la toma de inventario para que se archive en el Almacén General. Supervisor de Almacén / Almacenista