PROCEDIMIENTO ACUERDOS DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN Pág. 1 9 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos, con base en la normatividad vigente, para la construcción por escrito y firmada los compromisos y acuerdos a cumplir en la vigencia, sobre los productos y resultados esperados frente a la visión, misión, objetivos, planes sarrollo, institucionales, operativos anuales, y penncia, en el marco sus funciones y l propósito principal l empleo. 2. ALCANCE Inicia con la capacitación sobre la metodología, normatividad, plazos y formatos para la concertación objetivos y compromisos y termina para los Gerentes Públicos con la evaluación y archivo l Acuerdo Gestión y para los Empleados Carrera Administrativa con el seguimiento y archivo l plan mejoramiento individual. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Acuerdo Gestión: es el establecimiento una relación escrita y firmada entre el superior jerárquico y el respectivo empleado público, con el fin establecer los compromisos y resultados frente a la visión, misión y objetivos la organización; se pacta por un periodo terminado e incluye la finición indicadores a través los cuales se evalúa el mismo, aplica para los gerentes públicos (nivel directivo). Compromisos adicionales: compromisos orientativos que cada entidad berá acuar en función l tipo empleos gerenciales, previendo todos, limitando algunos o incorporando otros nuevos. Compromisos contingentes: funciones o tareas no permanentes, aunque en algunos casos (según el tipo puesto gerencial y el estilo dirección en cada organización concreta) puen requerir buena parte l tiempo trabajo l gerente público. Compromisos mejora gerencial: a través la suscripción estos compromisos el gerente público se obliga a sarrollar mejor sus competencias directivas en el sempeño l empleo público naturaleza gerencial. Compromiso Institucional: es el modo y manera como ejerce las funciones la institución y que están ligados a sus propios objetivos y metas, concretado en el Plan Operativo Acción. Competencia laboral: es la capacidad un apersona para sempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos calidad y resultados esperados en el sector público, las funciones inherentes a aun empleo; capacidad que está terminada por los conocimientos, strezas, habilidas, valores, actitus y aptitus que be poseer y mostrar el empleado público. Comisión Evaluadora: grupo evaluadores responsables realizar la evaluación l sempeño laboral los empleados, uno los cuales be ser libre nombramiento y remoción. Concertar: ponerse acuerdo varios grupos o personas acerca una acción a realizar. Evaluación Cuantitativa: evaluación los resultados un modo cuantitativo, ya sea a partir un molo porcentual (hasta el 100%) o ya sea a partir una escala puntos 1 a 5 que vaya menor a mayor. Fecha: Septiembre 2013 Fecha: Octubre 18 2013 Las finiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas documentos suministrados por el Departamento Administrativo l Servicio Civil Distrital y l Departamento Administrativo la Función Pública.
Pág. 2 9 Evaluación Desempeño Laboral: proceso que permite verificar, valorar y calificar el resultado alcanzado por el empleado, en cumplimiento las funciones inherentes a un empleo, acuerdo con lo previsto durante la fijación compromisos para un período evaluación, aplica para los funcionarios carrera administrativa y libre nombramiento y remoción que se encuentren en el nivel directivo. Evaluación Objetiva: terminación clara si se han cumplido o no los objetivos marcados. Evaluación subjetiva: basada principalmente en las percepciones que el evaluador recibe cómo lleva a cabo su trabajo el gerente público. Jefe Inmediato: persona a quien se le ha asignado las funciones supervisión l empleado evaluado o quien tenga la competencia para ello. Portafolio Evincias: conjunto pruebas recolectadas a lo largo l período a evaluar y que se aportan durante la evaluación para mostrar la competencia laboral l empleado, sus aportes al cumplimiento las metas institucionales y su potencial sarrollo profesional. Recurso Reposición: medio impugnación contra la calificación finitiva expresa o presunta, cuyo fin es obtener que quien la profirió (evaluador), modifique o revoque la calificación. Recurso apelación: es aquél que tiene por objeto obtener que el superior jerárquico l evaluador, enmien la calificación realizada por el evaluador. Planes mejora: Es un conjunto medidas cambio, que se aplican al interior un proceso o procedimiento, con el fin mejorar su rendimiento. Este instrumento permite intificar y organizar las posibles respuestas cambio necesarias, para fortalecer las bilidas encontradas en una evaluación. 4. CONDICIONES GENERALES El establecimiento y seguimiento los Acuerdos Gestión y la Evaluación sempeño se realizaran en estricto cumplimiento a la normatividad y lineamientos vigentes impartidos por el Departamento Administrativo la Función Pública y la Comisión Nacional l Servicio Civil. El Acuerdo Gestión be ser producto un proceso concertado entre el superior jerárquico y el empleado público, entendiendo la concertación como un espacio intercambio expectativas personales y organizacionales, sin que se vea afectada la facultad que tiene el superior jerárquico para cidir. La evaluación la gestión se hace con base en los formatos Acuerdo Gestión y Evaluación Desempeño establecidos por el DAFP y la CNSC. El Acuerdo Gestión berá establecerse ntro los cuatro meses cada vigencia y cuando se vincule un nuevo directivo se contará a partir la fecha posesión. Se be garantizar que el Acuerdo y los Compromisos Laborales propuestos se enmarquen ntro l esquema planeación institucional. Fecha: Septiembre 2013 Fecha: Octubre 18 2013 Las finiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas documentos suministrados por el Departamento Administrativo l Servicio Civil Distrital y l Departamento Administrativo la Función Pública.
Pág. 3 9 El encargado evaluar el grado cumplimiento l Acuerdo y la Concertación Compromisos es el superior jerárquico; para apoyar sus conclusiones pue utilizar como referentes los informes regulares que se haya acordado entregar, así como la información adicional que surja en el sarrollo las actividas. Los Jefes penncia y/o Subdirectores ben estar capacitados para establecer y concertar objetivos medibles y cuantificables en términos los resultados esperados la labor cada servidor; congruentes y coherentes con los planes y programas operativos la entidad y con las actividas y tareas que han sido asignadas a cada cargo en el diseño los procesos. Siempre que existan acciones mejora se ben suscribir planes mejoramiento individual, los cuales ben tener el respectivo seguimiento por parte l servidor público y el jefe inmediato. 5. NORMATIVIDAD - REQUISITOS Ley 100 1993 Ley 909 2004 Ley 344 1996 Ley 2004 Decreto 1252 2000 Decreto 785 2005 Decreto 1227 2005 Decreto 4661 2005 Decreto 1601 2005 Decreto 2539 2005 Decreto 4565 2011 Acuerdo 001 2008 Acuerdo 137 2010 Resolución Interna 219 2011 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1 Capacitar a los Se realiza una jornada Responsable Presentación evaluadores y individual o colectiva Gestión evaluados. capacitación sobre Listados metodología, Humano y/o asistencia. normatividad, plazos y Capacitador. formatos, para la concertación objetivos y compromisos en la vigencia. Punto Verificación la participación los responsables. Fecha: Septiembre 2013 Fecha: Octubre 18 2013 Las finiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas documentos suministrados por el Departamento Administrativo l Servicio Civil Distrital y l Departamento Administrativo la Función Pública.
Pág. 4 9 2 3 4 5 6 7 Analizar insumos De acuerdo con los Jefe Insumos para concertar planes institucionales inmediato. objetivos. y con las funciones l cargo, se analizan los insumos para la concertación objetivos. Se realiza Si se realiza acuerdo acuerdo gestión continúe en gestión o la actividad 4, en caso evaluación l contrario continúe en sempeño? la actividad 10. Enviar formato Se envía a los Responsable Memorando o acuerdo Directivos el formato Gestión correo gestión. Acuerdo Gestión electrónico. con su respectivo Humano Concertar formalizar y Recibir copia los Acuerdos Gestión. Realizar seguimiento. instructivo, Guía Metodología para la elaboración un acuerdo Gestión TH-I-01 En una jornada colectiva los Gerentes Públicos con el la Entidad, se socializan los posibles compromisos, metas e indicadores que medirán el cumplimiento su gestión, se analizan, se concertan y formalizan los Acuerdos Gestión siguiendo la guía metodológica la OFB. Se recibe copia, para la hoja vida, l Acuerdo Gestión cada Gerente Público. Se realiza el seguimiento semestral los compromisos y más objetivos formulados en el General Gerentes Públicos Profesional Gestión l Humano. General, Gerentes Públicos. TH-G-01 Guía metodológica acuerdos gestión Copia acuerdos gestión Acuerdos gestión con seguimiento Punto Confirmación recibido. Firmas los Acuerdos. Firma los seguimientos. Fecha: Septiembre 2013 Fecha: Octubre 18 2013 Las finiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas documentos suministrados por el Departamento Administrativo l Servicio Civil Distrital y l Departamento Administrativo la Función Pública.
Pág. 5 9 Acuerdo Gestión. Cuando se requiera modificar los compromisos se ja constancia escrita y se realizan los ajustes y se informa al Área Humano. Punto 8 9 10 11 Evaluar acuerdos gestión. los Recibir y archivar evaluación l Acuerdo gestión. La evaluación correspon al periodo prueba? Socializar tema el Al finalizar el periodo l Acuerdo, cada Directivo junto con el la Entidad efectúa la valoración final, en un plazo no mayor tres (3) meses contados a partir la finalización la vigencia l Acuerdo. La Oficina Asesora Planeación y la Oficina Interno suministran los informes gestión y resultados la entidad (Insumos para la valoración). Se recibe copia l Acuerdo Gestión evaluado y se archiva en las historias laborales. Si la evaluación correspon al periodo prueba pasar a la actividad No. 13. En caso contrario pasar a la actividad No. 11. Se socializa sobre el sistema evaluación establecido por la CNSC para la evaluación l sempeño laboral a los servidores objeto evaluación. General, Jefe Interno, Jefe Oficina Asesora Planeación y Gerentes Públicos. Auxiliar Administrativo. Responsable y Profesional l Gestión Humano. Acuerdo gestión evaluado. Acuerdo gestión evaluado. Listado asistencia Acta reunión o Firma l seguimiento. Fecha: Septiembre 2013 Fecha: Octubre 18 2013 Las finiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas documentos suministrados por el Departamento Administrativo l Servicio Civil Distrital y l Departamento Administrativo la Función Pública.
Pág. 6 9 13 Concertar Se concertan con los Jefe Inmediato Formatos objetivos funcionarios que tiene y/o Comisión evaluación a su cargo, los Evaluadora. la CNSC. objetivos o contribuciones para evaluar, los cuales ben ser medibles, cuantificables y verificables y acuerdo con las normas establecidas. Punto Firma evaluador y evaluado. 14 15 16 Notificar compromisos Realizar seguimientos Verificar compromisos El evaluador notifica al evaluado sobre los compromisos a cumplir. En caso no aceptarse se realiza notificación con un testigo. El evaluado tiene recho solicitar revisión la Comisión Personal. Se realiza seguimiento al cumplimiento los objetivos que se concertaron con el funcionario. El seguimiento implica: Elaborar el portafolio evincias y terminar acciones preventivas, correctivas o mejoramiento. Se realiza verificación los compromisos adquiridos frente a la evincia o ejecución hecha por el funcionario. Jefe inmediato, Evaluado Comisión Personal. y y/o Comisión Evaluadora Evaluado y/o Comisión Evaluadora. Formatos evaluación la CNSC. Portafolio evincias. Portafolio evincias. Firma los responsables. Recolección evincia. 17 Realizar Se realiza la calificación, y calificación l diligenciar funcionario, se formato Plan incluyen acciones l Mejoramiento mejoramiento, si y/o Comisión Evaluadora y evaluados. Formatos evaluación la CNSC diligenciados Notificación Firma responsables. Fecha: Septiembre 2013 Fecha: Octubre 18 2013 Las finiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas documentos suministrados por el Departamento Administrativo l Servicio Civil Distrital y l Departamento Administrativo la Función Pública.
Pág. 7 9 18 individual aplica, y se comunica la evaluación y/o notifica finitiva personalmente al formato funcionario la Plan calificación finitiva Mejoramiento obtenida. individual. Contra la En caso que se Evaluado Respuesta a calificación interponga recurso recurso finitiva se reposición (ntro Comisión interpuesto. interpone los cinco días personal. recurso siguientes a la reposición? notificación personal), Se revisa el trámite y se toman cisiones aplicando lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo. Punto 19 20 21 22 Contra respuesta recurso reposición interpone recurso apelación? Respuesta recurso apelación. Entregar evaluaciones. En caso contrario seguir a la actividad 21 la En caso que se al interponga recurso apelación, seguir a la se actividad 20. En caso contrario, seguir a la actividad 21. a La calificación l servidor carrera administrativa o l periodo Se revisa el tramite y se toma la cisión, aplicando lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo. Se entregan las evaluaciones finitivas al Área Gestión l Humano (al día siguiente ejecutoriada la evaluación finitiva). En caso que la calificación sea insatisfactoria seguir a la actividad 23. En caso contrario, seguir Superior l evaluador. Auxiliar Administrativo Área Humano. Respuesta recurso interpuesto. Evaluaciones. a Firma recibido. Fecha: Septiembre 2013 Fecha: Octubre 18 2013 Las finiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas documentos suministrados por el Departamento Administrativo l Servicio Civil Distrital y l Departamento Administrativo la Función Pública.
Pág. 8 9 23 24 25 26 27 prueba es a la actividad 27. insatisfactoria? Acto Se proyecta para la Responsable Acto administrativo firma l la Gestión administrativo. claratoria entidad el acto insubsistencia. administrativo Humano claración insubsistencia. (expedido en un General. término no superior a tres días). Notificar el acto administrativo insubsistencia. Se notifica el acto administrativo insubsistencia al servidor carrera administrativa o l periodo prueba con calificación finitiva insatisfactoria. En caso que se interponga recurso reposición contra el acto administrativo Contra la claración insubsistencia se interpone recurso claración reposición? insubsistencia, en los términos l Código Contencioso Administrativo seguir a la actividad 26, en caso contrario seguir a la actividad 27. Dar respuesta a Si la respuesta a recurso recurso reposición reposición es negativa notificar al funcionario l retiro la entidad, en caso contrario notificarlo su permanencia en la entidad. Recibir y archivar evaluaciones. Se reciben los evaluadores las calificaciones y se archiva en la historia laboral los funcionarios evaluados. Responsable Gestión Humano Servidor clarado insubsistente Profesional y Responsable Gestión Humano Auxiliar Administrativo Notificación acto administrativo. Recurso interpuesto Respuesta recurso. Expediente Historia Laboral actualizada. Punto Vo. Bo. Jefe Oficina Jurídica y Subdirector Administrativo y Financiero Firma recibido. Fecha: Septiembre 2013 Fecha: Octubre 18 2013 Las finiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas documentos suministrados por el Departamento Administrativo l Servicio Civil Distrital y l Departamento Administrativo la Función Pública. a Firma recibido. Firma recibido. 28 Realizar De acuerdo con los Jefes Formatos Firma
Pág. 9 9 29 30 lineamientos evaluadores y seguimiento establecidos el evaluados evaluación evaluador realiza sempeño seguimiento los la CNSC. compromisos, notifica y enviar copia l seguimiento al Área Humano seguimiento. Evaluación semestral. Presentar informes sobre la evaluación l sempeño laboral. Tomar Decisiones con base en los resultados las evaluaciones. Se presentan los informes sobre la evaluación l sempeño laboral tanto internos como a los entes externos que lo requieran. Se tienen en cuenta los resultados las evaluaciones l sempeño laboral, para los aspectos contenidos en la normatividad vigente. Profesional y Responsable Gestión Humano General, Funcionarios l Nivel Directivo, Profesional Responsable l Área, Adicionalmente se Jefe concretan los Depenncia. correctivos, recomendaciones o mejoras necesarios, para su posterior seguimiento. Fin l procedimiento Informes presentados. Plan Mejoramiento Individual. Punto responsables Notificación pública l resultado evaluación. Anexo 1. Cambios Versión Fecha Aprobación Naturaleza l Cambio 0-1 Diciembre 2008 Documento Original 2 Diciembre 2010 Cambio en las actividas l procedimiento 3 Diciembre 2011 Ajuste en las actividas l procedimiento. 4 Junio 2013 Actualización actividas e inclusión puntos control Fecha: Septiembre 2013 Fecha: Octubre 18 2013 Las finiciones contenidas en este procedimiento fueron extraídas documentos suministrados por el Departamento Administrativo l Servicio Civil Distrital y l Departamento Administrativo la Función Pública.