Logo CODIGO: P0852 No. REV: 2 PAGINA: 1 PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE: CARGO: CARGO: CARGO: FECHA: FECHA: FECHA: ELABORO REVISO APROBO
Logo CODIGO: P0852 No. REV: 2 PAGINA: 2 1. OBJETO: Indicar la forma de cómo en NOMBRE DE LA EMPRESA. se realizan las actividades de solución de problemas que afecten la armonía del sistema de Gestión de la Calidad mediante la implantación de Acciones Correctivas y Preventivas 2. ALCANCE: Este procedimiento aplica para la implementación de Acciones Correctivas y Preventivas generadas en las diferentes procesos del sistema de gestión de calidad de la organización. 3. RESPONSABLE: El encargado de Calidad es responsable de cumplir, hacer cumplir y mantener actualizado el presente procedimiento. Los jefes de área son responsables de cumplir lo establecido en él. 4. CONTENIDO: 4.1 ACCIONES CORRECTIVAS: Las Acciones Correctivas se implantan para la solución de No Conformidades o problemas detectados en el producto, en los procesos de Distribución o en el sistema de Gestión de calidad, cuando la magnitud del problema detectado, la frecuencia de ocurrencia o los riesgos de no corregirlo afecten el nivel de satisfacción de los clientes internos o externos. 4.2 ACCIONES PREVENTIVAS: Las Acciones Preventivas se implantan para la solución de no conformidades o problemas Potenciales detectados que generen un riesgo en el producto, en los procesos de Distribución o en el sistema de Gestión de calidad. 4.3 FUENTES DE GENERACION DE ACCIONES: 4.3.1. PARA DEFINIR ACCIONES CORRECTIVAS: Las fuentes utilizadas para la generación de acciones correctivas pueden ser las siguientes: Resultados de Auditorias internas o externas de Calidad Resultados del desempeño de los proveedores Resultados de los Desempeños de los procesos, mostrado en los indicadores de Gestión. Reportes de no conformidad de impacto o sistemáticos. Solicitud de la auditoría interna de control. Solicitud de la Gerencia Solicitud del comité de calidad Resultados de las revisiones por la dirección 4.3.2. PARA DEFINIR ACCIONES PREVENTIVAS: Las fuentes utilizadas para la generación de acciones preventivas pueden ser las siguientes: Resultados de Auditorias internas o externas de Calidad (recomendaciones o aspectos por mejorar) Resultados de los Desempeños de los procesos, mostrado en los indicadores de Gestión. Solicitud de la auditoría interna de control. Solicitud de la Gerencia Solicitud del comité de calidad Resultados de las revisiones por la dirección Cambios en la normatividad legal que puedan llegar afectar a la organización. 4.4 METODOLOGÍA PARA LA DEFINICIÓN E IMPLANTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS la metodología para el levantamiento, implementación, seguimiento son las siguientes: 1. Define el problema en el formato Acciones Correctivas y/o Preventivas código F0851, consolidando la mayor información posible para conocer mejor el problema. Los responsables de este levantamiento serán el encargado de la Calidad y Auditor Interno de Control.
Logo CODIGO: P0852 No. REV: 2 PAGINA: 3 2. Entrega la descripción de la acción correctiva y/o preventiva a los responsables, quienes serán los dueños de los procesos donde se genere la no conformidad. Estos funcionarios deben entregar la planificación de las causas y el plan de acción en el formato mencionado dentro de un término máximo de 5 días hábiles. 3. Para la planificación de las causas, el responsable puede convocar a un grupo de trabajo en donde, aplicando Lluvia de Ideas y/o el Diagrama CausaEfecto las determine se debe anexar los respectivos soportes del análisis.(acta de reunión y/o diagrama cuusa efecto). 4. En caso de ser necesario, para identificar grado de criticidad, se utilizaría Diagrama de Pareto, el cual ordena las causas del problema según el grado de importancia o de influencia en la ocurrencia del problema que tenga cada causa definida durante la etapa indicada en el punto anterior. La información que se genera durante esta etapa de determinación y ordenamiento de causas la anexa al formato de acciones donde está registrando el tratamiento al problema. 5. Definidas las causas se establece el plan de acción el cual debe solucionar la no conformidad, aquí se deben describir las actividades a realizar, los responsables de las mismas y las fechas en que deben estar solucionadas. El responsable debe coordinar el levantamiento del plan de acción con su equipo de trabajo. 6. Una vez diligenciada las causas y plan de acción se entrega al responsable del levantamiento de la acción para su respectivo seguimiento y cierre. El departamento de calidad conserva los originales de las acciones correctivas y/o preventivas generadas en la organización y entrega copia al responsable de la solución. 4.5 SEGUIMIENTO Y CIERRE A LA IMPLANTACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS: El responsable del levantamiento de las acciones debe realizar el seguimiento a las mismas por medio de revisiones periódicas. La evidencia de este seguimiento se registra en el formato establecido. Según las fechas establecidas en el plan de acción, el responsable (coordinador de calidad y/o auditor interno de control) programa una fecha en la cual se realice el cierre de la acción. Para que una acción correctiva y/o preventiva se cierre se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Haber cumplido con las actividades establecidas en el plan. Verificar la eficacia de dichas actividades, para lo cual se revisa si el problema se ha vuelto a presentar; si esto es así, se replantea la acción. Si el plan de acción tomado es eficaz se procede a cerrar la acción correctiva y/o preventiva con las firmas de cierre. Anexo a esto los responsables del levantamiento de las acciones llevan un control interno en el sistema para evidenciar el seguimiento y cierre de las acciones. 4.6 HERRAMIENTAS ESTADÍSTICAS A APLICAR PARA LA DETECCIÓN DE CAUSAS: 4.6.1 LLUVIA DE IDEAS: REGLAS: El problema a discutir debe ser claramente definido y comprendido por todos. La duración de la exposición de las ideas de cada participante no puede exceder de cinco (5) minutos. Escribir cada idea en un tablero. Durante este proceso los aportes y opiniones no deben ser criticadas. Mantener el respeto por las contribuciones de cada uno de los miembros Escribir las palabras del que aporta la idea, no su interpretación Definir el problema a resolver Designar un responsable del grupo para que registre todas las ideas en un tablero y otra para que conduzca la sesión como facilitador Hacer que cada miembro del equipo ofrezca una solución acerca del problema que se discute. El resto del equipo debe abstenerse de hacer comentarios; deben escuchar con cuidado y en silencio a fin de desarrollar nuevas ideas. Continuar el proceso hasta que el equipo sienta que se han agotado las ideas respecto al tema. Discutir y aclarar las ideas generadas a fin de descartar aquellas que no corresponden con el objetivo de la sesión y/o estén duplicadas o sean poco factibles. Seleccionar las mejoras propuestas de acuerdo a su impacto, costo y factibilidad.
Logo CODIGO: P0852 No. REV: 2 PAGINA: 4 4.6.2 DIAGRAMA CAUSAEFECTO: REGLAS: Las categorías de causas que usan con más frecuencia son gente, máquinas, métodos y materiales. Procurar no ir más allá del área de control del grupo a fin de minimizar las frustraciones Si las ideas tardan en llegar, utilizar las categorías de causas como catalizadores. Por ejemplo: Qué estará ocurriendo con el proceso? Ser concreto, pocas palabras Preguntarse cinco (5) veces por qué? Sobre una cosa Definir el problema. Consiste en la clarificación para todos los miembros del grupo de la situación que se desee analizar o efecto que se desee solucionar. Designar un responsable del grupo para que registre todas las ideas en un tablero y otro para que conduzca la sesión como facilitador. Dibujar una gran flecha y escribir la frase que describe el problema en el cuadro de la derecha ver dibujo No 1. Determinar las causas mayores a través de lluvia de ideas. Consiste en registrar las variables criticas que afectan la situación o problema que se analiza. Determinar las causas menores y las sub causas, mediante la utilización de la técnica de lluvia de Ideas. Consiste en desglosar cada causa mayor en sus posibles causas menores, para cada causa pregunte Por qué sucede? Usualmente cada causa mayor es producida por otras causas menores que es necesario precisar. Evaluación. Consiste en verificar que todos los factores que son causa del efecto analizado estén incluidos en el Diagrama, y sus relaciones están adecuadamente ilustradas en el diagrama. Interpretación. Con el fin de encontrar las causas más elementales del problema se procede a:. Observar las causas que aparecen repetidamente. Seleccionar las causas más importantes mediante el consenso del grupo. Reunir información adicional para determinar las frecuencias relativas de las diferentes causas. DIBUJO No. 1 CAUSAS EFECTO 4.6.3. DIAGRAMA DE PARETO: Herramienta utilizada para demostrar gráficamente las diversas causas que afectan el resultado de la variable que se esté analizando, jerarquizando por su impacto para determinar las causas más importantes. Definición del problema: Consiste en delimitar un problema y listar las posibles causas o factores que intervienen. Recolección de Información: Consiste en la recopilación de datos, para determinar la frecuencia de las causas o factores incidentes. Tabulación de la información: Consiste en ordenar lógicamente la información recopilada de la fase anterior estableciendo los porcentajes de frecuencias de cada causa o factor. Elaboración del Gráfico: Consiste en la elaboración de un histograma con la correspondiente jerarquización de la incidencia de cada causa, de la siguiente manera:. Trazar el eje horizontal y dos (2) ejes verticales (uno en cada extremo).. En el eje vertical izquierdo colocar el peso de los factores.. Con el eje vertical derecho, colocar el peso de los factores acumulando en forma de porcentaje. En orden de mayor a menor, colocar en el eje horizontal los factores que afectan la variable que se está analizando.
Logo CODIGO: P0852 No. REV: 2 PAGINA: 5. Dibujar en el Diagrama de barras. Estas barras deben tener el mismo ancho y cada una debe estar en contacto con la barra contigua.. Trazar el total acumulado a cada rubro. 100% No DE UNIDADES % ACUMULADO 7. COPIAS CONTROLADAS: Responsables de clausulas o actividad CAUSAS 5. DEFINICIONES: Acción Correctiva: Una acción emprendida para eliminar las causas de una No Conformidad, defecto u otra situación no deseable existente con el propósito que no vuelva a ocurrir. Acción Preventiva: Una acción emprendida para eliminar las causas de una No Conformidad, defecto u otra situación no deseable potencial, para evitar que ocurra. Problema: Situación que se presenta al encontrar una inconsistencia ya sea en producto o proceso. Funcionabilidad: Capacidad de una pieza o producto de cumplir la función para la cual fue diseñado y fabricado. Auditoría Interna de Control: Cargo responsable de hacer control interno de la organización de las diferentes áreas que la componen 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Procedimiento Control de los Documentos código P0501. Procedimiento Auditoria Interna de Calidad código P0822. Procedimiento Control de Producto no Conforme 8. REGISTROS: Formato de Acciones correctivas y/o Preventivas F0851 Reporte de no Conformidad F0803 9. CONTROL DE CAMBIOS: No REV FECHA DESCRIPCION 01/10/2003 Emisión inicial 01 15/06/2005 Unificación del formato de Acciones correctiva, Preventivas y producto no conforme en un o solo el cual se describe como Control de Calidad Por dificultad en la aplicación de la metodología establecida en la anterior actualización, se realizo verificación del presente procedimiento y sus Registros con lo cual se establece lo siguiente: 02 19/07/2005 1. Separación de los formatos de Control de Producto no conforme y Acciones Correctivasy/o Preventivas en dos. 2. Verificación y cambio del procedimiento concentrandose en los responsables de levantamiento y metodología para el desarrollo de la acción correctiva y/o preventiva