BUSQUEDA, SELECCIÓN Y CONTRACTACION PROCEDIMIENTO-15 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 1 de 5 1. OBJETIVO Definir las actividades y lineamientos para la búsqueda, selección y contratación de personal con el fin de asegurar que el personal contratado cumpla los requisitos definidos en el perfil del cargo y en lo posible evitar riesgos que puedan afectar la calidad y consistencia del servicio e incluso la seguridad de la institución. Seleccionando personal capacitado para desempeñar efectivamente las funciones del cargo y así contribuir al logro y consecución de los objetivos institucionales 2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION Este procedimiento aplica para todas las actividades relacionadas con la búsqueda, selección y contratación de personal como trabajadores de la FUNDACIÓN ACADEMIA DE DIBUJO PROFESIONAL. 3. DEFINICIONES 3.1 FADP: Abreviatura de FUNDACIÓN ACADEMIA DE DIBUJO PROFESIONAL 3.2 SIGA: Sistema de Información y de Gestión Académica 3.3 CGUNO: Es un software contable que sirve como herramienta administrativa por su seguridad, estabilidad y fácil manejo. 3.4 CARTA DE INTENCIÓN DE CONTRATACIÓN: Es un documento en el que se informa al docente a contratar cual es la carga académica que se le asigna durante el semestre, es firmada por el docente a contratar y por el vicerrector académico 4. DESARROLLO BÚSQUEDA Y SELECCIÓN 4.1 PERSONAL ADMINISTRATIVO 4.1.1 El jefe de la dependencia informa al vicerrector administrativo sobre la necesidad de crear un cargo, cubrir una vacante o reemplazar a un funcionario. 4.1.2 El vicerrector administrativo informa y solicita la aprobación de la solicitud al presidente y rector. Los cuales definen si es necesaria o no (en caso de ser negativa la respuesta se da por terminado este procedimiento). En caso afirmativo el vicerrector administrativo comunica al jefe de la dependencia que hizo el requerimiento para que este la solicite por medio de un Email a recursos humanos.
PROCEDIMIENTO-15 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 2 de 5 4.1.3 Recursos humanos publica el requerimiento interna y externamente. Preseleccionando las hojas de vida que cumplen con el perfil requerido. 4.1.4 Recursos humanos envía la hoja de vida preseleccionadas al jefe de la dependencia que hizo el requerimiento y al vicerrector administrativo, para que en conjunto las seleccionen. (ver nota aclaratoria 1) 4.1.5 El jefe de la dependencia comunica a recursos humanos cuales fueron las hojas de vida seleccionadas, para que se agende la(s) cita(s) para la(s) entrevista(s). 4.1.6 El jefe de la dependencia realiza la entrevista y envía a los candidatos seleccionados a pruebas si es el caso. 4.1.7 Si el candidato supera las pruebas, se envía a entrevista con presidencia y rectoría. En caso contrario se elimina del proceso. 4.1.8 Presidencia y rectoría seleccionan el candidato y comunica a recursos humanos para que haga la contratación. 4.1.9 Recursos humanos se comunica con la persona seleccionada y le comunica su vinculación como funcionario de la institución, solicitándole los documentos necesarios, entregándole la carta para la realización de los exámenes médicos (si el seleccionado no cumple con las especificaciones medicas se elimina del proceso de contratación). 4.1.10 Recursos humanos informa a secretaria general la vinculación de la nueva persona como trabajador de la institución, con todos los datos necesarios para consultar el tipo de contrato a realizar. 4.1.11 Recursos humanos realiza las afiliaciones de ley y elabora el contrato de acuerdo con lo definido por secretaria general, el representante legal y rectoría. 4.1.12 Recursos humanos envía el contrato a secretaria general para su revisión y corrección si es necesaria (en caso de tener que corregirse volver al paso 4.1.11). 4.1.13 El contrato se envía a vicerrectoría administrativa y rectoría para su visto bueno (en caso contrario volver al paso 4.1.11). 4.1.14 El contrato se envía al representante legal para su aprobación y firma (en caso contrario volver al paso 4.1.11). 4.1.15 El contrato firmado por el representante legal es enviado a recursos humanos para que el nuevo funcionario lo firme. 4.1.16 Recursos humanos solicita a la Dirección de Registro y Control la elaboración del carnet del funcionario. 4.1.17 Recursos humanos abre una carpeta en la que se archivan todos los documentos junto con el contrato e ingresa los datos en los aplicativos institucionales.
PROCEDIMIENTO-15 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 3 de 5 4.1.18 Recursos humanos realiza el recorrido por las instalaciones presentando al nuevo funcionario indicándole la ubicación y responsable de cada dependencia. (ver nota aclaratoria 2). 4.1.19 Recursos humanos envía, foto, nombre, cargo y extensión telefónica del nuevo funcionario por correo interno. 4.1.20 Recursos humanos a través de la página web realiza la inducción al nuevo funcionario indicándole el marco conceptual institucional (misión, visión, reseña historia, estatutos, reglamentos, etc.), exponiendo los beneficios que ofrece la institución a sus trabajadores. 4.1.21 Recursos humanos informa al jefe inmediato que el funcionario está listo para la inducción en el cargo. 4.1.22 El jefe inmediato direcciona al nuevo funcionario, entregándole el manual de procedimientos (si aplica), implementos y equipos de trabajo, horario y personal a cargo en caso de tenerlo. 4.1.23 Recursos Humanos informa a nomina el ingreso del nuevo personal para generar el pago de la nómina correspondiente. 4.2 PERSONAL DOCENTE 4.2.1 PERSONAL DOCENTE NUEVO 4.2.1.1 Los coordinadores realizan la convocatoria para nuevos docentes de acuerdo a los parámetros de selección docente (escalafón, contenidos programáticos, carga académica). 4.2.1.2 Los coordinadores realizan la recopilación de las hojas de vida, analizándolas y definiendo los candidatos que cumplen con los parámetros, agendando las citas para las entrevistas de aquellos seleccionados. 4.2.1.3 El coordinador del programa realiza la entrevista de acuerdo a las políticas de la vicerrectoría académica. Seleccionado al docente a contratar. 4.2.1.4 El coordinador envía a la asistente de vicerrectoría académica la hoja de vida del docente a contratar. 4.2.1.5 La asistente de vicerrectoría académica ingresa los datos del docente a contratar en el aplicativo SIGA. 4.2.1.6 La asistente de vicerrectoría académica envía a recursos humanos la hoja de vida del docente a contratar, junto con la carta de intención de contratación con los términos definidos para el contrato. 4.2.1.7 Recursos humanos define el tipo de contrato de acuerdo a lo determinado por el representante legal, rectoría y secretaria general y la carga académica que tenga el docente. 4.2.1.8 Recursos humanos archiva la carta de intención de contratación en la carpeta del docente, realiza las afiliaciones de ley y elabora el contrato de acuerdo a lo definido con representante legal, rectoría y secretaria general.
PROCEDIMIENTO-15 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 4 de 5 4.2.1.9 Recursos humanos envía el contrato a secretaria general para su revisión y corrección si es necesaria (en caso de tener que corregirse volver al paso 4.2.1.8.). 4.2.1.10 El contrato se envía a rectoría y vicerrectoría administrativa para su visto bueno (en caso contrario volver al paso 4.2.1.8). 4.2.1.11 El contrato se envía al representante legal para su aprobación y firma (en caso contrario volver al paso 4.2.1.8). 4.2.1.12 El contrato firmado por el representante legal es enviado a recursos humanos para que el nuevo docente lo firme. 4.2.1.13 Recursos humanos solicita a la Dirección de Registro y Control la elaboración del carnet del funcionario. 4.2.1.14 Recursos humanos archiva en la carpeta del docente todos los documentos junto con el contrato e ingresa los datos en los aplicativos institucionales. 4.2.1.15 El coordinador del programa a través de la página web realiza la inducción al nuevo docente indicándole el marco conceptual institucional (misión, visión, reseña historia, estatutos, reglamentos, etc.), exponiendo los beneficios que ofrece la institución a sus trabajadores. 4.2.1.16 El coordinador direcciona y realiza la inducción al cargo (modelo pedagógico, PEI, metodología de evaluación, concepto de la didáctica desde la ciencia de la educación, etc.). 4.2.1.17 Recursos Humanos informa a nomina el ingreso del nuevo personal para generar el pago de la nómina correspondiente. 4.2.2 PERSONAL DOCENTE ANTIGUO 4.2.2.1 Los coordinadores realizan la evaluación docente y determinan la nueva contratación del docente. 4.2.2.2 Los coordinadores envían a la asistente de vicerrectoría académica el listado de los docentes a los que se le debe realizar la nueva contratación. 4.2.2.3 La asistente de vicerrectoría académica envía el listado de los docentes a los que se le debe realizar la nueva contratación a recursos humanos. Para que recursos humanos verifique que la documentación este completa y si no es así solicitarle al docente completarla (continuar desde los paso 4.2.1.8). NOTA ACLARATORIA No. 1 En ocasiones Recursos Humanos realiza una entrevista de preselección antes de pasar las hojas de vida al jefe de la dependencia y al vicerrector administrativo.
PROCEDIMIENTO-15 Versión: 1 ISO 9001:2008 Página 5 de 5 NOTA ACLARATORIA No. 2 Durante el recorrido se deberá tener a la mano la estructura organizacional operativa vigente, nombre completo de los funcionarios para facilitar la presentación y ubicación de cada dependencia. Una vez finalizado el recorrido se hace entrega del listado de las extensiones telefónicas, nombres y cargos, estructura organizacional operativa y manual de funciones. NOTA ACLARATORIA No. 3 Toda la información básica de los trabajadores de la FUNDACIÓN ACADEMIA DE DIBUJO PROFESIONAL, será registrada en el formato que se ha definido por la dirección de Recursos Humanos (FORMATO-09 HOJA DE VIDA). 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS NOMBRE ESTATUTO DOCENTE MANUAL DE CONVIVENCIA DOCENTE REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO MANUAL DE FUNCIONES CARTA DE INTENCIÓN DE CONTRATACIÓN PERFIL DEL CARGO INSTRUCTIVO PARA ACCEDER AL ESCALAFÓN DOCENTE CÓDIGO 6. REGISTROS RELACIONADOS NOMBRE CÓDIGO HOJA DE VIDA FORMATO-09 ELABORÓ: REVISÓ: Vo.Bo. APROBÓ: FIRMA: CARGO: Tatiana Moreno Representante por la dirección para el SGC Agustín Díaz Vicerrector Administrativo Alejandro Larrahondo Asesor de Calidad Adalberto Ríos Vicepresidente de Planeación y Desarrollo Institucional FECHA: Enero 9 de 2014 Febrero 10 de 2014 Marzo 4 de 2014 Marzo 12 de 2014