Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2015
PÁGINA: 2 de 7 VERSIÓN: 4 TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO... 3 2 ALCANCE... 3 3 REFERENCIAS NORMATIVAS... 3 4 DEFINICIONES... 3 5 MANTENIMIENTO... 4 5.1 MANTENIMIENTO LOCATIVO... 4 5.2 MANTENIMIENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR... 4 5.2.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO... 4 5.2.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO... 5 6 PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE... 5 6.1 SERVICIO DE APOYO A DEPENDENCIAS O SERVICIO OPERATIVO... 5 6.2 SERVICIOS ESPECIALES DE TRANSPORTE... 5 7 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE... 6 8 SEGUIMIENTO Y REVISION DEL SISTEMA DE MULTAS Y COMPARENDOS... 6 9 PRESTACIÓN DE SERVICIO DE CAFETERIA Y APOYO ADMINISTRATIVO... 6 2
PÁGINA: 3 de 7 VERSIÓN: 4 1 OBJETIVO Proporcionar una herramienta que permita unificar los criterios para llevar a cabo las actividades de los servicios de apoyo logístico y administrativo (mantenimiento locativo, control de acceso, mantenimiento de equipo de oficina, telefonía, cerrajería, readecuación de puestos de trabajo, mantenimiento de las instalaciones hidrosanitarias, parque automotor, transporte, aseo, cafetería y apoyo administrativo) que requiere el DNP para su normal funcionamiento, con base en las necesidades de las dependencias. 2 ALCANCE Este documento está orientado a la definición de los criterios a seguir por parte de los responsables de la administración de los servicios de apoyo logístico y debe ser aplicado por los funcionarios y contratistas del DNP. 3 REFERENCIAS NORMATIVAS Decreto 3517 de 2009 Decreto de Austeridad 1737 de 1998 Decreto de Austeridad 2445 de 2000 Resolución 0097 de 2004 Resolución 1029 del 1de agosto de 2008 Resolución 668 de 2007 Circular 011 del 10 de octubre de 2011 Circular 009 del 27 de marzo de 2012 Circular externa 002 del 3 de octubre del 2008 Circular interna 0018 del 16 de febrero de 2015 4 DEFINICIONES Mantenimiento correctivo de vehículos: Se efectúa cuando se presentan fallas mecánicas no previsibles en los mantenimientos preventivos de vehículos con el propósito de garantizar el buen funcionamiento y permanente servicio de los mismos. Mantenimiento correctivo: se refiere al mantenimiento que se efectúa de manera inmediata con el propósito de dar respuesta a problemas o daños en las instalaciones, los cuales inciden en el ambiente laboral. Mantenimiento locativo preventivo: Hace referencia al mantenimiento que se debe hacer con el fin de verificar el estado general de las instalaciones para prevenir posibles daños y aumentar la vida útil de las mismas, reduciendo los costos por concepto de mantenimiento correctivo. Mantenimiento preventivo de vehículos: Se efectúa con el propósito de garantizar el buen funcionamiento y permanente servicio de los vehículos al servicio del DNP, reduciendo los costos por mantenimiento correctivo. Servicio de transporte: Se refiere al servicio que se brinda a todos los funcionarios y/o Contratistas que lo requieren en el desarrollo y cumplimiento de sus funciones. Servicios generales: Hace referencia al mantenimiento de la planta física (redes eléctricas, redes hidráulicas, iluminación, redes telefónicas, hidrosanitarias y cerrajería), telefonía, mantenimiento de puertas de acceso y equipos de oficina. Suministro de combustible: Dotar al vehículo del combustible necesario para garantizar su movilización. 3
PÁGINA: 4 de 7 VERSIÓN: 4 5 MANTENIMIENTO Hace referencia a todas aquellas actividades de tipo preventivo y/o correctivo que deben ser llevadas a cabo con el propósito de garantizar la disponibilidad y el buen estado de los bienes muebles e inmuebles que son propiedad del DNP. 5.1 MANTENIMIENTO LOCATIVO Involucra actividades de mantenimiento preventivo y correctivo. El mantenimiento preventivo se efectúa a través de las necesidades identificadas durante las visitas periódicas que realizan los Funcionarios y/o contratistas del Grupo de Servicios Generales, revisando el estado general de las instalaciones en cuanto a redes eléctricas, redes hidráulicas, iluminación, redes telefónicas, hidrosanitarias, puertas de acceso, equipos de oficina y cerrajería. Todas las necesidades de mantenimiento preventivo o correctivo deben ser registradas en el Aplicativo del Centro de Servicios, Servicios Generales que se encuentra en La Rebeca, seleccionando alguno de los siguientes conceptos: Solicitudes de mantenimiento Locativo (Enseres, techos, paredes, pisos, iluminación, cerrajería, llaves. chapas, aire acondicionado, ventilación mecánica). Solicitudes de mantenimiento relacionadas con mantenimiento locativo tales como reparación de mobiliario, enseres, paredes, techos, pisos, instalaciones hidráulicas y sanitarias, eléctricas e iluminación, cambio de chapas, puertas, copia de llaves, reparación de cerraduras, apertura de puertas y cajones- Solicitudes de mantenimiento Telefónico (Fallas en el Teléfono, interrupciones, ruidos, bloqueo, habilitación de llamadas celular, traslados). Solicitudes de mantenimiento relacionadas con el servicio telefónico tales como fallas o interrupciones en la comunicación, ruidos extraños, bloqueo y habilitación de llamadas a celulares o líneas internacionales, cables telefónicos defectuosos, suministro de aparatos telefónicos, traslado de extensiones, instrucciones de manejo de los aparatos telefónicos. Solicitudes relacionadas con readecuaciones de puestos de trabajo. Puestos de trabajo. Nota: Cuando se trate de solicitudes de mantenimiento que son responsabilidad de la Administración del edificio, el funcionario o contratista del Grupo de servicios Generales informará telefónicamente a la administración para que ésta de respuesta a la solicitud y confirme que se solucionó el requerimiento. 5.2 MANTENIMIENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR Con el propósito de garantizar la disponibilidad del parque automotor al servicio del DNP, se efectúa periódicamente el mantenimiento preventivo de éste y cuando se requiera se hace mantenimiento correctivo; para lo cual, se realiza la contratación del mantenimiento preventivo y correctivo de acuerdo con lo establecido en el AD-CT Proceso Contratación de bienes y servicios. 5.2.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Al iniciar el contrato de mantenimiento preventivo y correctivo para vehículos, el Coordinador del Grupo Administración de Transporte, incluye en el aplicativo SEVEN el valor por mantenimiento preventivo para cada tipo de vehículo teniendo en cuenta aspectos como marca y línea del mismo. 4
PÁGINA: 5 de 7 VERSIÓN: 4 Las solicitudes de mantenimiento aplican para los siguientes casos: lubricantes, bombillos, agua de batería, neumáticos, cambio de aceite, lavado motor, lavado general, lavado exterior, polichado, despinche, alineación, balanceo, rectificado de rines y reparaciones menores entre otros. Dichas solicitudes deben ser diligenciadas por los conductores a través del formato F-GAT-01 Formato Solicitud Suministro Mantenimiento teniendo en cuenta el kilometraje recorrido. Una vez revisada la solicitud, el Coordinador del Grupo Administración de Transporte genera en el aplicativo SEVEN la orden de servicio respectiva o da visto bueno a la cotización enviada por el taller con el cual se tiene contratado el servicio. La cotización se utiliza solamente cuando el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo no está parametrizado en el aplicativo SEVEN. Nota: Todos los servicios prestados por el taller con el cual se tiene contratado el serviciodeben ser previamente autorizados, salvo eventualidades como pinchazos o cambio de bombillos que deben ser comunicados a la Coordinación de Transporte para ser legalizados a la menor brevedad. 5.2.2 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Las solicitudes de mantenimiento correctivo para el parque automotor se deben presentar al Coordinador del Grupo Administración de Transporte a través del formato F-GAT-02 Formato Solicitud Suministro y reparación de vehículos, en los casos que se identifiquen fallas en el vehículo que afecten su disponibilidad para el servicio. Este tipo de solicitudes deben ser revisadas y autorizadas por el Coordinador del Grupo de Administración de Transporte previa revisión de lo solicitado, verificación de la cotización enviada por el contratista y revisión del historial del vehículo. La autorización de mantenimiento correctivo se debe hacer a través de una comunicación escrita del Coordinador del Grupo Administración de Transporte o del Supervisor del contrato. Una vez se ha recibido el mantenimiento, el conductor debe recibir el vehículo, verificar los arreglos realizados de acuerdo a la autorización y firmar el recibido a satisfacción. 6 PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE El servicio de transporte se presta con el propósito de facilitar el desplazamiento de los Funcionarios y/o Contratistas que por las características de sus funciones así lo requieran. Este servicio se clasifica en servicio de apoyo a dependencias o servicio operativo y servicios especiales de transporte. 6.1 SERVICIO DE APOYO A DEPENDENCIAS O SERVICIO OPERATIVO Las solicitudes para la prestación de servicio de apoyo a dependencias, deben ser registradas en el Aplicativo del Centro de Servicios, que se encuentra en La Rebeca, seleccionando la opción de Transporte y diligenciando los campos requeridos. El aplicativo asignará un número de caso el cual será direccionado al Grupo Administración de Transporte para su respectiva atención. 6.2 SERVICIOS ESPECIALES DE TRANSPORTE Estos servicios incluyen aquellos que se deben prestar los fines de semana y festivos, así como aquellos que se requieran fuera del perímetro urbano. Las solicitudes deben efectuarse a través del formato F-GAT-04 Formato servicio especial de transporte, el cual debe ser firmado por el Subdirector Administrativo. Adicionalmente, para aquellos que deben ser prestados el día domingo o festivo, se debe tramitar previamente la autorización de pago de horas extras para el conductor por parte de la Subdirección Administrativa. 5
PÁGINA: 6 de 7 VERSIÓN: 4 Para el caso de servicios fuera del perímetro urbano, el Coordinador del Grupo Administración de Transporte tramita la resolución de comisión de servicios al interior a través del formato F-GCC-03 Formato Resolución de Comisión de Servicios al Interior del país de acuerdo con lo establecido en el RH-CO-CI Subproceso Comisiones de servicio al interior del país. Nota: La asignación de vehículo para cualquiera de estos servicios está sujeta a la disponibilidad. Prestado el servicio, el conductor deberá presentar la legalización de gastos de viaje, los recibos de combustible (si hubiese necesidad), peajes, informe de comisión y demás soportes de gastos del servicio. 7 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Al iniciar el contrato de suministro de combustible, el Coordinador del Grupo de Administración de Transporte, debe remitir al contratista la información de los topes mensuales para el suministro de combustible autorizado por cada uno de los vehículos. El combustible suministrado debe ser registrado mensualmente por el conductor en el formato F-GAT-05 Formato control de suministro de gasolina por la estación de servicio y anexar los recibos correspondientes suministrados por la estación de servicio. Si se requiere más combustible del autorizado, el conductor debe solicitar por escrito la autorización de suministro adicional, justificando las razones por las cuales el consumo es superior al habitualmente autorizado y debe ser aprobado por el Subdirector Administrativo. El suministro de combustible adicional debe ser registrado en el formato F-GAT-05 Control de suministro de gasolina por la estación de servicio y entregadas al finalizar cada mes junto con los recibos expedidos por la estación de servicio. Nota: Las solicitudes de combustible adicional solo aplican para el mes en el cual fueron autorizadas. 8 SEGUIMIENTO Y REVISION DEL SISTEMA DE MULTAS Y COMPARENDOS Para hacer control efectivo a las multas y comparendos de los cuales sean objeto los conductores del DNP, se ingresará mensualmente al Sistema Integrado de información sobre multas y sanciones por infracciones de tránsito SIMIT, para verificar cuatro números de cedula al azar de conductores, de lo cual se guardará un archivo magnético de la consulta y se ubicará en el siguiente link: S:\2100 SA Subdirección Administrativa\GRUPO ADMINISTRACION DE TRANSPORTE. En el caso de encontrarse infracciones, se enviará memorando al conductor infractor y se realizará seguimiento hasta que dicha infracción quede a paz y salvo, cuando las infracciones lleguen por el sistema Orfeo se reasignara al conductor infractor para que realice el trámite de pago. 9 PRESTACIÓN DE SERVICIO DE CAFETERIA Y APOYO ADMINISTRATIVO El servicio de cafetería será prestado por las funcionarias del Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo del DNP y algunas operarias del outsourcing. El servicio se presta de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. a 12:30 p.m. y de 1:30 p.m. a 5:00 p.m. La atención del servicio de cafetería se realiza a los puestos de trabajo, además se deben atender las reuniones que se hagan en el piso asignado y mantener en perfecto orden de aseo y limpieza las salas de juntas Al finalizar la jornada, las funcionarias de cafetería deben dejar en perfecto orden y aseo las cafeterías y dejar el carro repartidor con termos con café y agua caliente para preparar agua aromática, disponible para el uso de los funcionarios y/o contratistas que trabajen más allá del horario laboral. 6
PÁGINA: 7 de 7 VERSIÓN: 4 Las funcionarias deberán mantener en perfecto estado la cafetería, el equipo, la loza y demás utensilios asignados, dentro de estrictas normas de aseo e higiene e informar oportunamente al superior inmediato sobre los daños que se presenten. En caso que se presenten daños a las instalaciones, equipos o muebles de las cafeterías, se solicitará el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo a través del Aplicativo del Centro de Servicios, Servicios Generales que se encuentra en La Rebeca. Los insumos que sean requeridos para la prestación del servicio de cafetería deben solicitarse al Coordinador del Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo quién los requerirá al proveedor del contrato de Outsourcing. Si un funcionario y/o contratista requiere un servicio adicional de cafetería, apoyo administrativo y/o aseo, se puede solicitar a través de correo electrónico o telefónicamente al Coordinador del Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo, el cual se atenderá de manera pronta y oportuna. Fecha aprobación: 13 de Octubre de 2015 Revisó: Gabriel Alberto Moreno Alemán Coordinador Grupo Administración de Transporte José Faid Garzón Rivera Coordinador Grupo de Cafetería y Apoyo Administrativo Gabriel Alberto Moreno Alemán Coordinador Grupo de Servicios Generales (E) Aprobó: Grace Michaels Ruiz Subdirectora Administrativa 7