PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE Página 1 de 13 El presente documento es propiedad exclusiva de CTS Turismo. Su actualización, modificación, revisión y distribución es estrictamente controlada. De este modo, el contenido total o parcial no puede ser reproducido ni facilitado a terceros, sin la expresa autorización del Gerente General. Elaborado por Revisado por Aprobado por FECHA NOMBRE Y CARGO FIRMA 16-12-2009 06-12-2010 06-12-2010 Mariann Leniz Gerente Comité de Calidad Bárbara Aguirre Coordinadora de Calidad François Carrère Gerente General
PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE TARIFAS EN CLIENTES MERCADO INDICE Página 2 de 13 Edición 02 1. OBJETIVO...3 2. ALCANCE...3 3. RESPONSABILIDADES...3 3.1 Gerente Receptivo área...3 3.2 Personal de Tarifas...3 3.3 Ejecutivo de Ventas Asistente comercial...4 3.4 Web Master...4 4. DEFINICIONES...4 5. MODO OPERATIVO...4 5.1 Tarifario Confidencial...4 5.2 Programaciones especiales de clientes....4 5.3 Revisión...5 6. INDICADORES...5 7. REGISTROS...5 8. REFERENCIAS...6 9. ANEXOS...6 10. CONTROL DE CAMBIOS...6
PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE Página 3 de 13 1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es dar lo lineamientos para elaborar un manual de tarifas de hoteles y servicios para los mercados de, USA y Asia Pacífico según temporadas, incluyendo promociones especiales de acuerdo a los formatos y servicios requeridos para los clientes de estos mercados y cotizar paquetes turísticos específicos que no se encuentren dentro de los ya confeccionados por CTS, de acuerdo a las necesidades y requerimientos específicos de clientes de los mercados de, USA y Asia Pacifico. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a los Master de Tarifarios Confidencial y promociones especiales recibidos desde el área de Latinoamérica, que deban ser modificados de acuerdo a los requerimientos de los clientes de los mercados de, USA y Asia Pacífico y a los Master de programaciones especiales que se deban crear para confeccionar cotizaciones especiales de acuerdo a los requerimientos de los clientes de los mercados, USA y Asia Pacifico. 3. RESPONSABILIDADES 3.1 Gerente Receptivo área Es responsable de: Confeccionar la plantilla Tarifario Confidencial de y hacerla llegar al departamento de tarifas para que se ingresen las tarifas. Definir los servicios a incluir en el tarifario. Confección de listado de distribución. Para las programaciones especiales, analizar los requerimientos del cliente, definir en conjunto los paquetes y servicios a incluir, solicitar las tarifas y negociar con proveedores si las tarifas no han sido negociadas por el departamento de tarifas. Definir los itinerarios y servicios a incluir, porcentaje a aplicar en los casos en que sea necesario proyectar tarifas, asignar a quien lo cotice. Negociar los canjes publicitarios con los proveedores si aplica. 3.2 Personal de Tarifas Es responsable de: Ingresar las tarifas en el master del tarifario Confidencial y entregar los valores de acuerdo al formato del Tarifario Confidencial. Ingresar en Soptur las tarifas que no estén incluidas en el tarifario confidencial de Latinoamérica, así como programas especiales.
PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE TARIFAS EN CLIENTES MERCADO 3.3 Ejecutivo de Ventas Asistente comercial Son responsables de: Confeccionar Master y enviar valores a los clientes. Actualizar los valores según temporada. Página 4 de 13 Edición 02 Solicitar la carga a tarifas en Soptur si corresponde al concretarse la primera venta. 3.4 Web Master Es responsable de: De la confección de PDF y link respectivo, para el envío masivo. 4. DEFINICIONES SOPTUR: Sistema operativo utilizado para generar cotizaciones y reservas, su registro y operación. TARIFARIOS: Manual de Tarifas negociadas de hoteles, servicios de traslados y excursiones por ciudad. TARIFA CONFIDENCIAL: Tarifa que los prestadores de servicios turísticos ofrecen a los mayoristas para su comercialización PRODUCTOS: Conjunto de bienes y servicios que son utilizados para el consumo turístico con una calidad comprometida y que son otorgados por proveedores de servicios turísticos all-inclusive. Ej. Explora, Scorpio, Etc. MASTER: Matriz que contiene valores y servicios incluidos en un programa. 5. MODO OPERATIVO 5.1 Tarifario Confidencial Se entrega al departamento de tarifas la matriz para confeccionar el Tarifario Confidencial para, indicando los servicios y bases necesarias. El departamento de tarifas lo completa y lo envía de vuelta luego, de acuerdo a las necesidades del mercado europeo se re-diseña si fuese necesario y en caso de faltar tarifas, se solicitan a los proveedores correspondientes. Se traduce a inglés, español o francés según corresponda Se envía el Master al Departamento de Tarifas para ingreso de servicios y hoteles que no estén incluidos en Tarifario Confidencial de Latinoamérica. Este ingreso de solicita una vez generada la primera venta. Se envía a Webmaster para confección de PDF y link respectivo. Una vez aprobado Gerencia de envía listado para envío masivo. 5.2 Programaciones especiales de clientes. Se recibe la solicitud del cliente. Se analizan los paquetes y servicios solicitados, se cotiza si procede, para confeccionar el Master Programaciones Especiales, esto se
PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE Página 5 de 13 realiza luego de definir los paquetes y servicios que se incluirán en la programación solicitada y puede significar modificar algún paquete existente, proyectar tarifas futuras para estos, o bien crear un nuevo paquete. En caso de faltar tarifas, se solicitan a los proveedores correspondientes. Se traduce al idioma que corresponda: Español, Inglés, Francés o Portugués. Se envían a los clientes los valores de venta, negociaciones de publicidad y fotografías, si aplica. Se envía el Master al Departamento de Tarifas para ingreso de servicios y hoteles que no estén incluidos en Tarifario Confidencial de Latinoamérica, o como paquete si las tarifas han sido proyectadas. Este ingreso se solicita una vez generada la primera venta. 5.3 Revisión y Verificación de los Master. La Gerente de verifica las formulas de master, costos, publicaciones y la forma en que se debe pedir la reserva. Se chequea el programa día a día y verifica la factibilidad de realizar las rutas, guías, tiempos, en el caso de programaciones especiales de clientes y se chequean los contenidos en el caso del Tarifario Confidencial. En caso que corresponda y una vez aprobado, se adapta al idioma que corresponde según mercado. 6. INDICADORES Proceso Clave Indicador Rango de aceptación Frecuencia de Medición No aplica 7. REGISTROS Identificación del Registro Master para calcular precios costo y venta del Tarifario Confidencial Tarifario versión inglés, español y francés. Código DOCU- OP-FF- 001 DOCU- OP-FF- 003 Responsable Gerente de Gerente de / Asistente Comercial Almacenamiento Protección Recuperación Retención Pc Gerente Pc Gerente Mis documentos/tari rios/año/master tarifario confidencial Mis documentos / Tarifario / Año Disposición final Soporte 2 años Eliminar Digital 2 años Eliminar Digital
Identificación del Registro Mail de solicitud del cliente Master programacion es especiales Código No aplica DOCU- OP-FF- 002 8. REFERENCIAS PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE Página 6 de 13 Responsable Dpto Dpto. Almacenamiento Protección Recuperación Retención Outlook PC Gerente Contratos de tarifas con proveedores Bandeja entrada/ Carpetas personales ejecutivos de ventas Mis Documentos/re gion/pais/agenc ia Disposición final Soporte 2 años Elimina Digital 2 años Eliminar Digital Master de Tarifario Confidencial Latinoamérica DOCU-OP-FF-001 Tarifario Confidencial. ISO 9001:2008: Sección 7.2.1 Determinación de los Requisitos Relacionados con el Producto, 7.2.2 Revisión de los Requisitos Relacionados con el Producto, 7.5.1 Control de la Producción y de la Prestación del Servicio. NCh 3067: Sección 6.1 Comercialización. Procedimiento Web Master PROC-MP-WM-001 Procedimiento Tarifas PROC-MP-TA-001 Procedimiento Auspicios Publicidades PROC-GG-GC-001 9. ANEXOS I. Imagen de master de tarifario confidencial versión inglés y español. II. Ejemplo de formatos según solicitud del cliente III. Imagen Folleto productos IV. Imagen de Master tarifario confidencial 10. CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA MODIFICACIONES V1 06-12-2010 Se agregó la responsabilidad de Web Master correspondiente al punto 3.3 de Responsabilidades. Se agregó la definición de Master en el punto 4. Se modificó la definición de SOPTUR en el punto 4. Se completaron las Referencias correspondientes al punto 8 (Norma ISO, NCh).
PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE TARIFAS EN CLIENTES MERCADO ANEXOS I. Tarifario Confidencial Versión Inglés Página 7 de 13 Edición 02
PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE TARIFAS EN CLIENTES MERCADO II. Imagen Tarifario Versión Español Página 8 de 13 Edición 02
PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE Página 9 de 13 III. Ejemplos de Formato Según Solicitud de Cliente
PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE Página 10 de 13 IV. Ejemplos de Formato Según Solicitud de Cliente
PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE Página 11 de 13 V. Ejemplos de Formato Según Solicitud de Cliente
PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE TARIFAS EN CLIENTES MERCADO VI. Imagen de Folleto Productos Página 12 de 13 Edición 02
PROCEDIMIENTO PARA APLICACIÓN DE Página 13 de 13 VII. Imagen Master Tarifario Confidencial