Código: PA-GU-7-PR-5 Versión: 5 Fecha de actualización: 17-06-2016 Página 1 de 13 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: 2. RESPONSABLE(S): Gestión de la Cultura y el Bienestar / Gestión del Bienestar. Vicerrector (a) de Cultura y Bienestar, Especializado (a), (a) 3. OBJETIVO: Ofrecer un servicio de vivienda en condiciones dignas, para los estudiantes de la Universidad del Cauca, no residentes en la ciudad de Popayán, con escasos recursos económicos para que puedan realizar sus estudios de Pregrado. 4. ALCANCE: Inicia con dar a conocer a la comunidad estudiantil la existencia del programa de Residencias Universitarias a través de los diferentes de medios de comunicación existentes en la Alma Mater, se llevan a cabo las actividades de seguimiento y finaliza con la entrega del cupo por parte del estudiante adjudicatario. 5. MARCO NORMATIVO: Acuerdo 002 de 1988: Reglamento Estudiantil universidad del Cauca Acuerdo 040 de 2003: Por el cual se reglamenta el uso de las Residencias Universitarias. Acuerdo 030 de 2015: Por la cual se establece el Sistema de Cultura y Bienestar de la Universidad del cauca 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de Control 1 Actualiza la información existente en los diferentes medios de comunicación sobre los cambios que surgen de la prestación del servicio de residencias universitarias. Especializado Página Web. Portafolio de Servicios de la División de Salud Integral. 2 Suministra al aspirante información sobre el Servicio de Residencias Universitarias, si el estudiante está interesado, se le entrega el Formato PA-GU-7-FOR-16 Solicitud de Residencias Universitarias con sus respectivos universitaria social 7-FOR-10: Registro diario de Actividades de Trabajo Socia
Código: PA-GU-7-PR-5 Versión: 5 Fecha de actualización: 17-06-2016 Página 2 de 13 requisitos de ingreso, estipulados en el acuerdo 040 de 2003. 7-FOR-10: Registro diario de Actividades de Trabajo. 3 Recepciona el formato: PA-GU-7-FOR-16: diligenciado junto con el recibo de matrícula financiera debidamente cancelado, y efectúa entrevista al aspirante dejando registro de esta actividad en Formato PA-GU-7-FOR-10 Registro Diario de Actividades de Trabajo y Formato PA-GU-7-FOR-26 Registro diario de actividades de psicología e ingresa al aspirante al Formato PA- GU 7-FOR-37: Lista de Espera de Aspirantes a Cupo en las Residencias Universitarias. Se entrega formato: PA-GU-7- FOR- 5 Requisitos para aspirar a cupo en residencias universitarias Formato PA-GU-7- FOR-26 Registro diario de actividades de psicología Formato PA- GU 7-FOR-37: Lista de Espera de Aspirantes a Cupo en las Residencias Universitarias. formato: PA-GU-7- FOR- 5 Requisitos para aspirar a cupo en residencias universitarias 4 Registra en la hoja de seguimiento la asistencia mensual de los aspirantes después de haber radicado su solicitud Formato: PA-GU-7-FOR -14 Hoja de seguimiento residencias universitarias Al igual que en formato PA-GU-7-FOR-10 Registro Diario de Actividades de Trabajo y Formato PA-GU-7-FOR-26 Registro diario de actividades de psicología Formato: PA-GU- 7-FOR -14 Hoja de seguimiento residencias universitarias PA-GU-7-FOR-10 Registro Diario de Actividades de Trabajo Formato PA-GU-7- FOR-26 Registro diario de actividades de
Código: PA-GU-7-PR-5 Versión: 5 Fecha de actualización: 17-06-2016 Página 3 de 13 psicología 5 Solicita a DARCA información académica de los aspirantes a un cupo en residencias universitarias para su estudio. 6 Requiere a los aspirantes que cumplan con el requisito académico y los demás requisitos establecidos por el acuerdo. 7 Recepciona los documentos y verificar telefónicamente la información socioeconómica y familiar del aspirante, verifica la dirección de procedencia y estrato, registrada en SIMCA y elaborar estudio socioeconómico, diligencia casilla correspondiente a Observaciones del 7-FOR-16: Solicitud de Residencias Universitarias. Formato PA- GU 7-FOR-16: Solicitud de Residencias Universitarias. Oficio 8 Diligencia con la información obtenida el Formato PA- GU- 7-FOR-34: Estudio Socio familiar y económico para aspirantes a Residencias Universitarias, para ser presentado en el Comité de Bienestar Estudiantil y anexado al legajo del estudiante. 7-FOR-34: Estudio Socio familiar y económico para aspirantes a Residencias Universitarias 9 Realiza visitas domiciliarias en la ciudad de Popayán aleatoriamente a los aspirantes a un cupo en las residencias universitarias registrar en formato Visitas domiciliarias 10 Coordina con el profesional especializado y el vicerrector (a) de Cultura y Bienestar las fechas para realizar el Comité de bienestar estudiantil y Citación a Comité de Bienestar
Código: PA-GU-7-PR-5 Versión: 5 Fecha de actualización: 17-06-2016 Página 4 de 13 elaborar la citación a los miembros para estudiar las solicitudes de los aspirantes. Estudiantil. 11 Revisa los estudios socio económico de los aspirantes. Representantes estudiantiles residencias universitarias 12 Presenta estudio Socio familiar y económico de los aspirantes de Residencias Universitarias al Comité de Bienestar Estudiantil. 7-FOR-34: Estudio Socio familiar y Económico para aspirantes a RU. Acta de Comité de Bienestar Estudiantil. 13 Elabora y socializa el Acta. 14 Notifica por escrito a los aspirantes la decisión tomada por el comité de bienestar estudiantil. A quienes no se les aprueba cupo se les devuelve los documentos suministrados a la División de Gestión de Salud Integral y el Desarrollo humano. Oficio de notificación. 15 Abre legajo institucional a los aspirantes aprobados con los documentos suministrados a la División Gestión Salud Integral y Desarrollo Humano e Ingresa fotografía del adjudicatario al álbum en el 7-FOR-35: Álbum Legajo del Adjudicatario. 7-FOR-35: Álbum Fotográfico de
Código: PA-GU-7-PR-5 Versión: 5 Fecha de actualización: 17-06-2016 Página 5 de 13 Fotográfico de Adjudicatarios de Residencias Universitarias. Adjudicatarios de Residencias Universitarias. 16 Informa telefónicamente de la aprobación del cupo, entrega oficio al estudiante sobre la adjudicación del cupo en Residencias y recibo de pago por el valor correspondiente a residencias del semestre. Oficio de notificación de adjudicación 17 Recepciona el recibo de pago cancelado por concepto de residencias. Copia del Recibo de pago en legajo del Adjudicatario 18 Coordina con el representante estudiantil y los nuevos adjudicatarios la entrega del cupo e inventario de mobiliario. 19 20 Hace entrega formal de la habitación e inventario, diligenciando el 7- FOR-11 Acta de Entrega de Habitación. Ingresa los nuevos adjudicatarios al Formato PA- GU- 7-FOR-36 Listado de Adjudicatarios. 7-FOR-11.: Acta de Entrega de Habitación. 7-FOR-10: Registro diario de Actividades de Trabajo 7-FOR-36: Listado
Código: PA-GU-7-PR-5 Versión: 5 Fecha de actualización: 17-06-2016 Página 6 de 13 de Adjudicatarios. 21 Realiza seguimiento a los adjudicatarios de residencias universitarias, diligenciando el Formato PA-GU-7-FOR-14: Hoja de Seguimiento de Residencias Formato PA-GU-7- FOR-14: Hoja de Seguimiento de Residencias. 22 Realiza coordinación de residencias universitarias femeninas y masculinas a estudiantes adjudicatarios 23 Atiende novedades y quejas en la coordinación de las residencias universitarias y se llevan al Comité Interno de Residencias Oficios remitidos por adjudicatarios 24 Solicita A DARCA información académica de los adjudicatarios oficio 25 Solicita información a la División Financiera oficio
Código: PA-GU-7-PR-5 Versión: 5 Fecha de actualización: 17-06-2016 Página 7 de 13 sobre el pago por concepto de residencias por parte de los adjudicatarios 26 Notifica a los estudiantes que no hayan pagado el valor correspondiente a residencias el vencimiento de tiempo, adjudicatarios con cupo condicionado y demás situaciones particulares. Oficio 27 Lleva casos de adjudicatarios que solicitan semestre adicional, perdida de cupo o cupo condicionado, ratificación del tiempo por cambio de carrera y demás solicitudes al comité de Bienestar Estudiantil 28 Coordina reunión para comité de Bienestar (fecha, hora, Citación, Acta) Citación a reunión Acta de reunión 29 Desarrolla las tareas surgidas de la reunión del comité (oficios de notificación a adjudicatarios y no adjudicatarios, dependencias, etc.) 30 Coordina reunión para comité interno de residencias (fecha, hora, Citación, Acta) Citación a reunión Acta de reunión 31 Desarrolla las tareas surgidas de la reunión del comité interno de residencias (oficios de
Código: PA-GU-7-PR-5 Versión: 5 Fecha de actualización: 17-06-2016 Página 8 de 13 notificación a adjudicatarios y no adjudicatarios, dependencias, cambios de habitación, etc.) 32 Envía semestralmente oficio a la División de tecnologías el listado de los estudiantes que se les debe cobrar por concepto de residencias y listado de deudores por este concepto. 33 Coordina las elecciones anuales de los representantes estudiantiles (Jurados de votación, puestos de votación, papelería, logística) 34 Realiza los informes estadísticos de consolidación de la información mensual para ser enviada vía mail a la secretaria de la División de Gestión de Salud Integral y el Desarrollo Humano, en el 7-FOR-10: Registro diario de Actividades de Trabajo. 7-FOR-10: Registro diario de Actividades de Trabajo 35 Recibe la habitación e inventario por parte del Adjudicatario a la Administración diligenciando el Formato PA-GU-7-FOR-33 Acta Devolución de Habitación e Inventario. 7-FOR-33: Acta Devolución de Habitación e Inventario. 7. FORMATOS: PA- GU-7-FOR-10: Registro diario de Actividades de Trabajo PA- GU-7-FOR-11: Acta de Entrega de Habitación. PA-GU-7-FOR-14: Hoja de Seguimiento de Residencias PA- GU-7-FOR-16: Solicitud de Residencias Universitarias
Código: PA-GU-7-PR-5 Versión: 5 Fecha de actualización: 17-06-2016 Página 9 de 13 PA- GU- 7-FOR-33: Acta Devolución de Habitación e Inventario. PA-GU-7-FOR-34: Estudio Socio familiar y económico para aspirantes a Residencias Universitarias. PA-GU-7-FOR-35: Álbum Fotográfico de Adjudicatarios de Residencias Universitarias. PA- BE 7.4-FOR-36: Listado de Adjudicatarios. PA- BE 7.4-FOR-37: Lista de Espera de Aspirantes a Cupo en las Residencias Universitarias. 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: DARCA: División Admisión, Registro y control Académico RU: Residencias Universitarias. CBE: Comité de Bienestar Estudiantil RESIDENCIAS UNIVERSITARIAS: Vivienda donde habitan estudiantes beneficiados y en la cual se les ofrece protección para que desarrollen con tranquilidad sus actividades académicas. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: FECHA VERSIÓN : No CÓDIGO MODIFICACIONES 18-03-2008 0 SI-PR-001 Construcción procedimiento: Adjudicación y seguimiento de los cupos en Residencias Universitarias. 10-03- 2010 1 MA-BE-7.4-PR-5 Ajuste en las actividades y codificación del procedimiento. 30-08- 2010 2 MA-BE-7.4-PR-5 Ajuste en el Nombre, objetivos y actividades del procedimiento. 15-12-2011 3 MA-BE-7.4-PR-5 Definición del nombre de la actividad, ajuste en las actividades del procedimiento y adición de nuevas abreviaturas. 04-09-2015 4 PA-GU-7-PR-5 Adecuación a nuevo formato, cambio de código, ajuste y mejora al contenido,
Código: PA-GU-7-PR-5 Versión: 5 Fecha de actualización: 17-06-2016 Página 10 de 13 anexo. 17-06-2016 5 PA-GU-7-PR-5 Modificación de la actividad No 7 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones de procedimientos. Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento. ELABORACIÓN REVISIÓN Funcionario Responsable Responsable Subproceso Cargo: Cargo: Especializado Fecha: 09-04- 2015 Fecha: 24-08-2015 REVISION APROBACION Responsable Proceso Cargo: Vicerrector (a.) Cultura y Bienestar Rector Fecha: 25-08-2015 Fecha: 04-09-2015 Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.
Código: PA-GU-7-PR-5 Versión: 5 Fecha de actualización: 17-06-2016 Página 11 de 13 Anexo A: Convenciones de procedimientos. SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. N 1 Fin Representa una nota. Representa el final del procedimiento/proceso.
Código: PA-GU-7-PR-5 Versión: 5 Fecha de actualización: 17-06-2016 Página 12 de 13 Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento. UNIVERSIDAD DEL CAUCA VICERRECTORIA CULTURA Y BIENESTAR DIVISION DE GESTION DE LA SALUD INTEGRAL Y EL DESARROLLO HUMANO PROCEDIMIENTO: RESIDENCIAS UNIVERITARIAS 11 DE NOVIEMBRE Y 04 DE MARZO PROFESIONAL ESPECIALIZADO PROFESIONAL UNIVERSITARIO TRABAJADORA SOCIAL RECIDENCIAS 11 NOVIEMBRE PROFESIONAL UNIVERSITARIO PSICOLOGA RECIDENCIAS 04 MARZO REPRESENTANTE ESTUDIANTIL RECIDENCIAS UNIVERSITARIAS DIVISION DE ADMISION, REGISTRO, Y CONTROL ACADEMICO DIVISION FINANCIERA Inicio Actualiza la información existente en los diferentes medios de comunicación sobre los cambios que surgen de la prestación del servicio de residencias universitarias. Suministra al aspirante información sobre el Suministra al aspirante información sobre el Servicio de Residencias Universitarias Servicio de Residencias Universitarias entrega el Formato PA-GU-7-FOR-16 Solicitud de entrega el Formato PA-GU-7-FOR-16 Solicitud de Residencias Universitarias con sus respectivos Residencias Universitarias con sus respectivos requisitos de ingreso, estipulados en el acuerdo requisitos de ingreso, estipulados en el acuerdo 040 de 2003. 040 de 2003. Recepciona el formato: PA-GU-7-FOR-16: Recepciona el formato: PA-GU-7-FOR-16: diligenciado junto con el recibo de matrícula diligenciado junto con el recibo de matrícula financiera financiera efectúa entrevista al aspirante dejando registro de efectúa entrevista al aspirante dejando registro de esta actividad en Formato PA-GU-7-FOR-10 esta actividad en Formato PA-GU-7-FOR-10 Registro Diario de Actividades de Trabajo y Registro Diario de Actividades de Trabajo y Formato PA-GU-7-FOR-26 Registro diario de Formato PA-GU-7-FOR-26 Registro diario de actividades de psicología actividades de psicología Registra a al aspirante al Formato PA- GU 7-FOR- Registra a al aspirante al Formato PA- GU 7-FOR- 37: Lista de Espera de Aspirantes a Cupo en las 37: Lista de Espera de Aspirantes a Cupo en las Residencias Universitarias. Se entrega formato: Residencias Universitarias. Se entrega formato: PA-GU-7-FOR- 5 Requisitos para aspirar a cupo en PA-GU-7-FOR- 5 Requisitos para aspirar a cupo en residencias universitarias residencias universitarias Registra en la hoja de seguimiento la asistencia Registra en la hoja de seguimiento la asistencia mensual de los aspirantes después de haber mensual de los aspirantes después de haber radicado su solicitud Formato: PA-GU-7-FOR -14 radicado su solicitud Formato: PA-GU-7-FOR -14 Al igual que en formato PA-GU-7-FOR-10 Registro Al igual que en formato PA-GU-7-FOR-10 Registro Diario de Actividades de Trabajo y Formato Diario de Actividades de Trabajo y Formato PA-GU-7-FOR-26 Registro diario de actividades de PA-GU-7-FOR-26 Registro diario de actividades de psicología psicología Solicita a DARCA información académica de los aspirantes a un cupo en residencias universitarias para su estudio. Inicia procedimiento PA-GA-2.1.1.-PR-1 Tramite y Entrega de Comunicaciones Recibe solicitud Envía información a la División Gestión Salud Integral Recibe documento Inicia procedimiento PA-GA-2.1.1.-PR-1 Tramite y Entrega de Comunicaciones Analiza información académica de los aspirantes a residencia universitaria Requiere a los aspirantes que cumplan con el Requiere a los aspirantes que cumplan con el requisito académico los demás requisitos requisito académico los demás requisitos establecidos por el acuerdo. establecidos por el acuerdo. Recepciona los documentos requeridos verifica telefónicamente la información socioeconómica y familiar del aspirante Elabora estudio socioeconómico diligencia casilla correspondiente a Observaciones del 7-FOR-16: Solicitud de Residencias Universitarias Diligencia 7-FOR-34: Estudio Socio familiar y económico para aspirantes a Residencias Universitarias, para ser presentado en el Comité de Bienestar Estudiantil y anexado al legajo del estudiante. Realiza visitas domiciliarias en la ciudad de Popayán aleatoriamente a los aspirantes Coordina y elabora la citación a los miembros del Comité de Bienestar Estudiantil, para estudiar las solicitudes de los aspirantes Revisa los estudios socio económico de los Revisa los estudios socio económico de los aspirantes aspirantes Presenta estudio Socio familiar y económico de los aspirantes de Residencias Universitarias al Comité de Bienestar Estudiantil. Elabora y socializa el Acta. A
Código: PA-GU-7-PR-5 Versión: 5 Fecha de actualización: 17-06-2016 Página 13 de 13 UNIVERSIDAD DEL CAUCA VICERRECTORIA CULTURA Y BIENESTAR DIVISION DE GESTION DE LA SALUD INTEGRAL Y EL DESARROLLO HUMANO PROCEDIMIENTO: RESIDENCIAS UNIVERITARIAS 11 DE NOVIEMBRE Y 04 DE MARZO PROFESIONAL ESPECIALIZADO PROFESIONAL UNIVERSITARIO TRABAJADORA SOCIAL RECIDENCIAS 11 NOVIEMBRE PROFESIONAL UNIVERSITARIO PSICOLOGA RECIDENCIAS 04 MARZO REPRESENTANTE ESTUDIANTIL RECIDENCIAS UNIVERSITARIAS DIVISION DE ADMISION, REGISTRO, Y CONTROL ACADEMICO DIVISION FINANCIERA A Notifica por escrito a los aspirantes la decisión Notifica por escrito a los aspirantes la decisión tomada por el comité de bienestar estudiantil tomada por el comité de bienestar estudiantil. A quienes no se les aprueba cupo se les devuelve. A quienes no se les aprueba cupo se les devuelve los documentos suministrados a la DSIDH los documentos suministrados a la DSIDH. Abre legajo institucional a los aspirantes aprobados Abre legajo institucional a los aspirantes aprobados con los documentos suministrados a la División con los documentos suministrados a la División Gestión Salud Integral Y el Desarrollo Humano Gestión Salud Integral Y el Desarrollo Humano Ingresa fotografía del adjudicatario al álbum en el Ingresa fotografía del adjudicatario al álbum en el 7-FOR-35: Álbum Fotográfico de 7-FOR-35: Álbum Fotográfico de Adjudicatarios de Residencias Universitarias. Adjudicatarios de Residencias Universitarias. Informa telefónicamente de la aprobación del cupo Informa telefónicamente de la aprobación del cupo entrega oficio al estudiante sobre la adjudicación entrega oficio al estudiante sobre la adjudicación del cupo en Residencias y recibo de pago por el del cupo en Residencias y recibo de pago por el valor del semestre valor del semestre Recepciona el recibo de pago cancelado por Recepciona el recibo de pago cancelado por concepto de residencias. concepto de residencias. Coordina con el representante estudiantil y los Coordina con el representante estudiantil y los nuevos adjudicatarios la entrega del cupo e nuevos adjudicatarios la entrega del cupo e inventario de mobiliario. inventario de mobiliario. Hace entrega formal de la habitación e inventario, Hace entrega formal de la habitación e inventario, diligenciando el 7-FOR-11 Acta diligenciando el 7-FOR-11 Acta de Entrega de Habitación de Entrega de Habitación Ingresa los nuevos adjudicatarios al Formato PA- Ingresa los nuevos adjudicatarios al Formato PA- GU- 7-FOR-36 Listado de Adjudicatarios. GU- 7-FOR-36 Listado de Adjudicatarios. Realiza seguimiento a los adjudicatarios de Realiza seguimiento a los adjudicatarios de residencias universitarias, diligenciando el Formato residencias universitarias, diligenciando el Formato PA-GU-7-FOR-14: Hoja de Seguimiento de PA-GU-7-FOR-14: Hoja de Seguimiento de Residencias Residencias Realiza coordinación de residencias universitarias Realiza coordinación de residencias universitarias masculinas a estudiantes adjudicatarios femeninas a estudiantes adjudicatarios Atiende casos o novedades en la coordinación de Atiende casos o novedades en la coordinación de las residencias universitarias y se llevan al Comité las residencias universitarias y se llevan al Comité Interno de Residencias Interno de Residencias Solicita A DARCA información académica de los adjudicatarios Inicia procedimiento PA-GA-2.1.1.-PR-1 Tramite y Entrega de Comunicaciones Recibe solicitud Envía información a la División Gestión Salud Integral Recibe documento Inicia procedimiento PA-GA-2.1.1.-PR-1 Tramite y Entrega de Comunicaciones Analiza información académica de los aspirantes a residencia universitaria Solicita información a la División Financiera sobre el pago por concepto de residencias por parte de los adjudicatarios Inicia procedimiento PA-GA-2.1.1.-PR-1 Tramite y Entrega de Comunicaciones Recibe solicitud Envía información a la División Gestión Salud Integral Recibe documento Inicia procedimiento PA-GA-2.1.1.-PR-1 Tramite y Entrega de Comunicaciones Notifica a los estudiantes que no hayan pagado el Notifica a los estudiantes que no hayan pagado el valor correspondiente a residencias como el valor correspondiente a residencias como el vencimiento de tiempo, adjudicatarios con cupo vencimiento de tiempo, adjudicatarios con cupo condicionado y demás situaciones particulares condicionado y demás situaciones particulares. Lleva casos de adjudicatarios que solicitan semestre adicional, perdida de cupo o cupo condicionado, ratificación del tiempo por cambio de carrera al comité de Bienestar Estudiantil Coordina reunión para comité de Bienestar (fecha, hora, Citación, Acta) Desarrolla las tareas surgidas de la reunión del Desarrolla las tareas surgidas de la reunión del comité (oficios de notificación a adjudicatarios y no comité (oficios de notificación a adjudicatarios y no adjudicatarios, dependencias) adjudicatarios, dependencias) Coordina reunión para comité interno de residencias (fecha, hora, Citación, Acta) Desarrolla las tareas surgidas de la reunión del Desarrolla las tareas surgidas de la reunión del comité interno de residencias (oficios de comité interno de residencias (oficios de notificación a adjudicatarios y no adjudicatarios, notificación a adjudicatarios y no adjudicatarios, dependencias, cambios de habitación) dependencias, cambios de habitación) Coordina las elecciones anuales de los Coordina las elecciones anuales de los representantes estudiantiles (Jurados de votación, representantes estudiantiles (Jurados de votación, puestos de votación, papelería, logística) puestos de votación, papelería, logística) Realiza los informes estadísticos de consolidación de la información mensual para ser enviada vía mail a la secretaria de la DSI, en el Formato PA- GU- 7-FOR-10: Registro diario de Actividades de Trabajo. Recibe la habitación e inventario por parte del Adjudicatario a la Administración diligenciando el Formato PA-GU-7-FOR-33 Acta Devolución de Habitación e Inventario. Fin