Código : PRF.08 Revisó: de las sedes UIS Bucarica y Guatiguará Aprobó: Rector Página 1 de 8 Fecha de aprobación: Febrero 13 de 2008 Resolución. 185 OBJETIVO ALCANCE Definir los lineamientos necesarios para el desarrollo de las actividades adscritas a la de espacios físicos. Aplica a todos los Usuarios que soliciten el servicio de: Adecuación y/o de las áreas de trabajo. NORMATIVIDAD NTC GP 1000: 2009. Acuerdo Nº 019 de 2005 por el cual de adopta el Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 809 de agosto de 2005 por el cual se expide el Manual de rmas y los Procedimientos de Contratación en la Universidad Industrial de Santander rma smo Resistente NSR10 Decreto 340 de 2012 Resolución 1096 de 2000 Reglamento técnico para el sector de agua potable y saneamiento básico - RAS Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas - RETIE NTC 2050: Código Eléctrico Colombiano DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Usuario: Unidad, centro, grupo y/o corporación, comunidad universitaria o persona destinataria de algún servicio Adecuación: Ajuste o adaptación de un sitio o espacio con las especificaciones requeridas para el desarrollo de las actividades desarrolladas en dicho espacio. Remodelación: Cambio de la infraestructura o de la forma de una obra arquitectónica. UAA Asesora: Unidad Académico y/o que asesora al y/o Coordinador de la Sede cuando se requiere de un concepto técnico en las áreas de Adquisición de equipos eléctricos, electrónicos y de telecomunicaciones: División de Mantenimiento Tecnológico, cuando se trata de adquisición de software y hardware la División de Servicios de Información.
Código : PRF.08 Página 2 de 8 CONSIDERACIONES Las respuestas a las solicitudes de servicio están sujetas a la disposición de recursos, a la necesidad de llevar a cabo la compra de los materiales de la obra Las solicitudes de de espacios físicos se atenderán teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: ülas adecuaciones y obras de estructura de gran envergadura, deben ser autorizadas por la administración de la sede, si la iniciativa de estas obras provienen de los centros o grupos de investigación, estos deben asumir los costos necesarios para ejecutarla. üel de la sede es el responsable de autorizar el alcance de los costos asumidos por la coordinación respecto a las adecuaciones en las oficinas arrendadas, en los centros y grupos de investigación. üen ausencia del Coordinador de la Sede, el Coordinador de Planta Física asumirá la responsabilidad de los procedimientos de este proceso
Página 3 de 8 INICIO 1. Solicitud de y/o adecuación. Formato de solicitud de mantenimiento, 2. Revisa la solicitud de servicio 1. Hace la solicitud del servicio de y/o adecuación de espacios físicos. 2. Revisa la solicitud de servicio e identifica a que área Específica corresponde (Arquitectónica, estructural, hidráulica, sanitaria, eléctrica). Usuario,, Profesional Formato de solicitud de mantenimiento, (FRF.26) 3. Realiza el diagnóstico Requiere concepto técnico de UAA Asesora? 3. Realiza un diagnóstico (categoría, características y tamaño) de la situación reportada., Profesional Formato de solicitud de mantenimiento, (FRF.26) 4. Solicitud de concepto técnico a la UAA Asesora competente 5. Solicitud de cotizaciones 4. En caso de requerir concepto técnico se solicita a la UAA Asesora competente. 5. Solicita las cotizaciones con los contratistas para evaluar el presupuesto y seleccionar la mejor propuesta, según los lineamientos del procedimiento de contratación. Cotizaciones 1
Página 4 de 8 1 6. Evaluación del Presupuesto de la obra 7. Evalúa la disponibilidad de fondos 6. Se revisa el presupuesto y se plantean las estrategias necesarias para la ejecución. (Obra total, por áreas específicas, mano de obra o materiales) administrador o Subdirecciòn 7. Evalúa la disponibilidad de fondos para ejecutar la obra. Presupuesto menor a 50 SMMLV? 8. Procedimiento de contratación FIN 8. el presupuesto es mayor a los 50 SMMLV, tramita el proyecto con la oficina de contratación Oficina de contratación y proyectos de Inv. Profesional Subdirecciòn PCO.02 / PCO03 Existen los fondos en la sede? 2 Pág.5 2
Página 5 de 8 2 9. Gestionar recursos 9. En caso de no contar con los fondos necesarios para atender la solicitud, Se crean estrategias para gestionar los recursos. Se obtuvieron los fondos necesarios? 10. El proyecto queda pendiente y se informa a las partes interesadas FIN 10. no se logra obtener los fondos necesarios para atender la solicitud, el proyecto queda pendiente de los tramites viables que permitan el curso del mismo, y se debe informar formalmente a las partes interesadas. Formato de solicitud de mantenimiento, (FRF.26) Presupuesto obra 2 total? 3 Pág.6 11. Procedimiento de contratación por áreas especificas 11. Realiza la contratación por área específica (Arquitectónica, estructural, hidráulica, sanitaria, eléctrica, etc). 3
Página 6 de 8 3 12. Procedimiento de contratación (mano de obra calificada, materiales) 12. Realiza la contratación por mano de obra calificada y contratación de los materiales necesarios para la ejecución de la obra. Coordinador o Subdirección 13. Confirma la obtención de materiales Coordinador o Subdirección 13. Verifica que los materiales estén en la sede. Coordinador 3 14. Procedimiento de contratación 15. Inicio de la obra 14. Realiza la contratación de la obra. 15. Inicia la ejecución de la obra. Subdirección Contratista 16. Seguimiento a la obra 17. Finaliza la obra 16. Realiza inspecciones durante la ejecución de la obra. 17. Comunica al coordinador de la sede la finalización de la solicitud. Contratista stema de Información financiero (Contrato de obra), Material fotográfico 4
Página 7 de 8 4 18. Verifica el cumplimiento de los requerimientos 18. Verifica que el servicio terminado cumpla con los requerimientos establecidos en el contrato. stema de Información financiero (Contrato de obra) El servicio cumple requerimientos? 19. Realiza la respectiva modificación 19. el servicio no cumple los requerimientos del contrato, hace las modificaciones necesarias. Contratista stema de Información financiero (Contrato de obra) 20. Acepta el servicio 20. el servicio cumple con los requerimientos del solicitante, recibe el bien y da visto bueno del servicio. 21. Entrega Y recibo de la obra al solicitante 22. Reporte de novedades a planeación 21. Entrega Y recibo de la 22. Reporta a planeación, las novedades realizadas a la infraestructura física (planos físicos, eléctricos, hidricos o sanitarios). Formato de solicitud de mantenimiento, (FRF.26) FIN
Página 8 de 8 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN 01 02 03 04 05 FECHA DE APROBACIÓN Febrero 13 de 2008 Abril 11 de 2008 viembre 14 de 2008 viembre 5 de 2009 Mayo 28 de 2012 Creación del Documento DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Reemplazo de los documentos de referencia, minuta de obra por la información suministrada por el sistema de información financiero y material fotográfico, reemplazo del documento de referencia FRF.01 por FRF.39, inclusión de la actividad. 22 reporte de novedades a planeación, eliminación dentro de la normatividad de la Resolución 002 de marzo de 1982 del Consejo de Monumentos Nacionales,. Cambio de la normatividad de referencia NTC ISO 9001:2000 por NTCGP1000:2004 Cambio de SEDE BUCARICA Y GUATIGUARÁ por EN LAS SEDES en el nombre del documento e inclusión del PCO.01, PCO.02 y PCO.03 en las referencias y de la consideración En ausencia de Coordinador de Planta Fìsica, el Coordinador de la Sede asumirá la responsabilidad de los procedimientos de este proceso. Eliminación del formato FRF.39 Inclusión del concepto UAA Asesora en definiciones y/o abreviaturas Actualización en la rmatividad: Numeral 7.1 Planificación de la Realización del Producto o Prestación del Servicio y 7.5.1 Control de la Producción y de la Prestación del Servicio, según la norma NTC GP 1000: 2009. Acuerdo N 019 de 2005 Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Resolución 809 del 2005 Manual de rmas y los Procedimientos de Contratación en la Universidad Industrial de Santander rma smo Resistente NSR10 NTC 2050: Código Eléctrico Colombiano