PROCESO EXTENÓN/ SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA EXTENÓN Revisó: Vicerrector de Investigación y Extensión Directora Transferencia de Conocimiento PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN FORMAL Aprobó: Rector Página 1 de 11 Fecha de aprobación: Septiembre 30 de 2008 Resolución No. 1703 OBJETIVO ALCANCE Definir los lineamientos generales para la planificación, formulación, ejecución y evaluación de los servicios de Educación No Formal ofrecidos por la Universidad. Aplica para las actividades de Educación No Formal ofrecidas por la Universidad Industrial de Santander (Diplomados, cursos, seminarios, talleres, congresos o simposios, en las modalidades presencial, semipresencial, y a distancia) RMATIVIDAD - Políticas de extensión. Acuerdo Superior 006 de 2005. - El Rector delega algunas de sus funciones. Resolución Rectoría 249 del 2004. - Delegan algunas funciones en la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Resolución Rectoría 037 de 2006. - Acuerdo Académico 46 de 1998. Reglamento de Educación Continua. - Restructuración y reglamentación el reconocimiento y pago de bonificaciones extraordinarias no constitutivas de salario. Acuerdo Superior 67 de 2008. CONDERACIONES Semestralmente las Unidades gestoras envían a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión un informe sobre las actividades de Educación No Formal realizadas en el semestre. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS - COIE: Comité Operativo de Investigación y Extensión. - DEPENDENCIA GESTORA: Nombre de la oficina que solicita la revisión de la propuesta, convenio o contrato. - DIEF: Director de Investigación y Extensión de la Facultad. - DIRECTOR TC: Director de Transferencia y Conocimiento. - DCPI: Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión. - JEFE UNIDAD GESTORA: Responsable de la Unidad Académica y/o Administrativa, gestora de la Actividad de Extensión. - SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. - VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión. - PNP: Producido Neto Positivo.
PROCESO EXTENÓN/ SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA EXTENÓN PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN FORMAL Página 2 de 11 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página 1. Recibe solicitudes INICIO 1. Recibe solicitudes relacionadas con Educación No Formal, tanto invitación directa e indirecta por parte de los diferentes entes externos. (Solicitud Externa) Rector Vicerrector VIE Responsable UAA Docentes/ Investigadores Director TC 2. Determina la opción de ofrecer servicios 3. Busca convocatorias 2. Identifica la oportunidad de ofrecer programas de Educación No Formal. (Iniciativa Interna) 3. Realiza búsqueda relativas a la demanda de los programad de Educación No Formal y establece contactos con empresarios, egresados, reuniones con gremios y/o búsqueda por Internet. Responsable UAA Docentes/ Investigadores Director TC Responsable UAA Docentes/ Investigadores 4. Evalúa la iniciativa 4. Evalúa si la iniciativa (Externa o Interna), cumple con los criterios de conveniencia Institucional. Jefe Unidad Gestora Acuerdo Superior 006 de 2005 Cumple con los criterios? FIN 5. Divulga la iniciativa 5. Divulga la iniciativa a los docentes de la Escuela responsable de esta, asegurándose que todos sean informados y facilitándoles la opción de expresar su disponibilidad para participar en dicha iniciativa. Director de Escuela 1
PROCESO EXTENÓN/ SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA EXTENÓN PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN FORMAL Página 3 de 11 1 6. Selecciona el Equipo responsable del Servicio 6. Selecciona los Docentes que participarán en el Servicio de Educación No Formal, incluyendo el Director del proyecto. Consejo Ampliado de Escuela Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 2, Inciso a. 1 7. Elabora Propuesta Propuesta Académico- Financiera 8. Presenta la propuesta Académico-Financiera 7. Elabora la propuesta Académico-financiera, esta incluye: Título, Objetivos, Contenidos del Programa, Metodologia, requisitos de admisión, sistema de evaluación, Unidad(es) Académica(s) Responsable(s), Recursos Humanos, Recursos Físicos, Presupuesto. 8. Presenta la propuesta Académico-Financiera al Consejo Ampliado de Escuela Director del proyecto Equipo de Trabajo Acuerdo Académico 46 de 1998 Reglamento de Educación Continua Acuerdo Académico 46 de 1998 Reglamento de Educación Continua Aprobación condicionada 9. El Consejo Ampliado de Escuela Analiza y aprueba la propuesta La propuesta es aprobada? 9. El Consejo Ampliado de Escuela analiza y aprueba la propuesta académico-financiera, la decisión queda documentada en el acta. Consejo Ampliado de Escuela Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 2, Inciso a. 10. Realiza los ajustes necesarios 10. Realiza los ajustes necesarios a la propuesta de acuerdo a las observaciones hechas por el Consejo Ampliado de Escuela Acuerdo Superior 65 de 2003, Articulo 2 Parágrafo 2 FIN 2
PROCESO EXTENÓN/ SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA EXTENÓN PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN FORMAL Página 4 de 11 2 11. Diligencia formato FEX.04 Formato FEX.04 11. Diligencia el Formato FEX.04 (Firma el Director de la Unidad Gestora y ) y lo envía al Director de Investigación y Extensión de la Facultad correspondiente, para el respectivo registro en la VIE. Formato de Extensión FEX.04 Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 3 12. Radica y registra la propuesta de Extensión 12. Revisa y asigna número consecutivo al registro de propuesta de extensión. Secretaria de la DIEF 13. Verifica el diligenciamiento del Formato FEX.04 13. Verifica que el Formato FEX.04 esté diligenciado correctamente, con la documentación requerida, brinda asesoría en el caso de modificaciones. DIEF El formato FEX.04 esta bien diligenciado? 14.. Realiza los ajustes necesarios 14. Realiza los ajustes necesarios de acuerdo a las recomendaciones de Director de Investigación y extensión de la Facultad. 2 Necesita aprobación del COIE? Las propuestas de programas de Educación No Formal que necesitan aprobación del COIE son la que: Su cuantía es igual o superior a 100 SMMLV. El Tiempo de Duración es mayor o igual a 120 horas. Diplomados. Pág. 5 COIE 3
PROCESO EXTENÓN/ SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA EXTENÓN PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN FORMAL Página 5 de 11 3 15. Presentación de la propuesta al COIE 15. El DIEF presenta la propuesta al COIE, y este la evalúa para aprobación, la decisión queda documentada en el acta y es informada al Director de Escuela. COIE Aprobación condicionada La propuesta es aprobada? 16. Realiza los ajustes necesarios 16. Realiza los ajustes necesarios a la propuesta de acuerdo a las observaciones hechas por el COIE FIN 1 Pág. 3 2 Es una solicitud de un ente externo? 4 Pág.9 17. Presenta y negocia con la Entidad Externa 17. Presenta a la entidad externa interesada, la propuesta aprobada, teniendo en cuenta las modificaciones propuestas por el COIE y dejando definido el Objeto y las Obligaciones del proyecto. 4
PROCESO EXTENÓN/ SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA EXTENÓN PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN FORMAL Página 6 de 11 4 Sujeto a ajustes Hay acuerdo? 18. Realiza los ajustes necesarios 18. Realiza los cambios sugeridos por la entidad externa y se vuelve a presentar al Consejo de Escuela Ampliado. FIN 1 Pág. 3 19. Realiza la minuta del contrato 19. Realiza la minuta del contrato, con las diferentes modificaciones u observaciones que los entes hayan recomendado. Formato de Extensión FEX.06 La cuantía es igual o superior a 300 SMMLV o viene para firma de rectoría? Las propuestas y las demás actuaciones contractuales de la Universidad, cuya cuantía sea igual o superior a 300 SMMLV, deberán ser objeto de dictamen o aval del servicio de asesoría jurídica de la Universidad. De igual forma, existen algunos contratos o convenios que vienen explícitamente para firma del Rector. Resolución Rectoría 249 del 2004. 3 Pág. 8 5
PROCESO EXTENÓN/ SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA EXTENÓN PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN FORMAL Página 7 de 11 5 20. Envía el contrato a revisión a la VIE. 20. Envía el contrato a la VIE para que esta estudie los términos del mismo de acuerdo a la Propuesta registrada con anterioridad. Formato de Extensión FEX.06 21. Estudia el Contrato 21. Estudia y revisa los términos del contrato, visa la solicitud de revisión. Vicerrector de Investigación y Extensión Es necesario hacer correcciones? 22. Realiza los ajustes pertinentes 22. Realiza las modificaciones necesarias de acuerdo al concepto dado por el Vicerrector de Investigación y Extensión. Requiere firma de Rectoría? 3 Pág. 8 6
PROCESO EXTENÓN/ SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA EXTENÓN PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN FORMAL Página 8 de 11 6 23. Envía a revisión jurídica 23. Envía el contrato a servicio de asesoría jurídica para que estudie los términos del mismo. Para el caso de convenios se envía a la Oficina Jurídica de la Universidad y para contratos se envía a la Dirección de Contratación y Proyectos Inversión (DCPI). Profesional de la VIE Resolución Rectoría 249 de 2004 24. Estudia el Contrato 24. Estudia y da Vo.Bo. para pasar a firma del Rector. DCPI o Oficina Jurídica Es necesario hacer correcciones? 25. Realiza los ajustes pertinentes 25. Realiza las modificaciones necesarias de acuerdo al concepto dado por la asesoría jurídica. 3 26. Firma el contrato 26. Firma el representante legal de la Universidad designado según el monto Delegado para firmar Resolución Rectoría 249 de 2004 Resolución Rectoría 037 de 2006 27. Legaliza el contrato 27. Legaliza el contrato (Adquirir pólizas, generar factura para el respectivo pago, etc.). 7
PROCESO EXTENÓN/ SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA EXTENÓN PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN FORMAL Página 9 de 11 7 4 28. Ejecución del Proyecto 29. Aplicación Encuesta de Satisfacción 28. Se gestiona los recursos necesarios para la ejecución del programa, se realizan las actividades de divulgación, promoción y publicidad teniendo en cuenta la resolución de la VIE y se ejecuta las actividades propias del programa. La Unidad gestora archiva la documentación pertinente del programa de Educación No Formal. 29. Aplica la encuesta de satisfacción a los asistentes del programa. Formato de Extensión FEX.09 Evaluación de Satisfacción Es una solicitud de un ente externo? 30. Realización del acta de cierre y liquidación 30. Se realiza el acta de cierre y liquidación del convenio o contrato suscrito con la Entidad Externa. Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 2 Parágrafo 2 Acta de Cierre 31. Realización el Informe Financiero Final 31. Se realiza el informe financiero que especifique el PNP. Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 5 Numeral b Informe Financiero Final 8
PROCESO EXTENÓN/ SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA EXTENÓN PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN FORMAL Página 10 de 11 8 32. Registro de Participantes 32. Registra los participantes, teniendo en cuenta el reporte del rendimiento académico. Dirección de Admisiones y Registro Académico Acuerdo Académico 46 de 1998 Reglamento de Educación Continua 33. Presenta Informe Final al Consejo de Escuela 33. Presenta el informe final al Consejo de Escuela Ampliado y decide la distribución de los excedentes. Acuerdo Superior 67 de 2008, Articulo 2 Parágrafo 2 34. Diligenciar el Formato FEX. 05 34. Diligencia el Formato FEX.05 y lo envía a la DIEF, para su registro final. Formato de Extensión FEX.05 Formato FEX.05 35. Firma Diplomas 35. Firma los Diplomas, esta depende de la duración en horas del programa, es decir si: Mayor o igual a 120 Horas: Firma el Decano de la Facultad y el Director de Admisiones y Registro Académico. Delegado para firmar 36. Presenta los resultados del Servicio al COIE 36. El DIEF presenta los resultados registrados en el Formato FEX.05 al COIE. DIEF FIN
PROCESO EXTENÓN/ SUBPROCESO GESTIÓN Y PROMOCIÓN DE LA EXTENÓN PROCEDIMIENTO DE EDUCACIÓN FORMAL Página 11 de 11 CONTROL DE CAMBIOS VERÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Septiembre 30 de 01 2008 Creación del Documento 02 Abril 22 de 2009 Se eliminaron los actividades de registro de Iniciativa de Extensión, se incluyeron los formatos FEX.06 y FEX.09.