FORTALECIMIENTO ANUC SUROCCIDENTE FICHA TÉCNICA Y METODOLÓGICA Nombre de la actividad Acompañan Objetivo general Taller No. 1: Plan de comunicación Natalia Amaya Pontificia Universidad Javeriana Cali Andrea Reyes Pontificia Universidad Javeriana Cali Identificar los principales aspectos a tener en cuenta en la formulación de un plan de comunicación por departamento. Objetivos específicos Población objetivo 48 de líderes representantes de la ANUC de los departamentos de Cauca, Nariño, Putumayo, Huila, Caquetá y Valle del Cauca. Metodología 1. Presentación objetivos del taller. 2. Formulación de un plan de comunicación por departamento. Se reúnen en grupos delegaciones y realizan los siguientes puntos: Leer ficha Plan de comunicación (Anexo 1) e identificar dudas e inquietudes al respecto. Esbozar los contenidos de un plan de comunicación para su departamento. Presentar los resultados en una cartelera 3. Socialización del proceso por cada delegación. 4. Cierre y conclusiones Fecha de realización Sábado, 20 de junio de 2015 Recursos necesarios Papel de paleógrafo, marcadores colores, papel carta, lapiceros, fotocopias.
ANEXO 1 - PLAN DE COMUNICACIÓN Plan de comunicaciones El plan de comunicación es un instrumento de estrategia, que orienta las acciones de comunicación necesarias para alcanzar ciertos objetivos de la organización. Este plan puede ser a corto, mediano y largo plazo, y agrupa necesidades, metas, estrategias, públicos objetivo, mensajes básicos, acciones, cronograma, presupuesto y métodos de evaluación. El plan de comunicación debe ser socializado y contener los objetivos de todas las áreas de la organización. Se debe entender como un ciclo que nunca termina, al contrario, de forma constante se debe hacer seguimiento, análisis, retroalimentación y actualización del plan y sus acciones, según los resultados del mismo. Un buen plan de comunicación es Rentable Eficaz Consensuado Ajustado a las características de la organización A medio y largo plazo Con prioridades Evaluable en cuanto a su funcionamiento y resultado El Plan de Comunicación tiene dos características básicas: debe ser técnico y creativo. Técnico porque debe seguir unas pautas de elaboración y ejecución que permitan evaluarlo aislada y comparativamente. A su vez debe ser creativo para dotar al comportamiento de la organización de las connotaciones necesarias para identificarla, distinguirla y destacarla en su sector y públicos objetivo. Estructura de un plan de comunicación 1. Descripción o análisis de la situación: Se debe estudiar la organización y su entorno para identificar sus puntos fuertes y débiles. Seguido se realiza un diagnóstico que arrojará los primeros lineamientos de comunicación, es como una foto que refleja la situación actual, sus problemas y posibles soluciones. Análisis interno: además de conocer la misión y visión de la organización, es importante hacer un repaso por su historia, conocer sus debilidades y fortalezas, y tener muy claro las metas a corto, mediano y largo plazo.
Análisis del entorno: se debe conocer qué mundo y el medio en que se desarrolla las prácticas de la organización, que amenazas y oportunidades existen de acuerdo al entorno político, económico, cultural y social. 2. Objetivos de comunicación: Son los fines que se pretenden lograr con el Plan de Comunicación. Por lo general se establece un objetivo general que se ramifica en un grupo de metas de carácter específico, que cubren distintas áreas de la organización. Los objetivos son los pilares en los que se apoya la estrategia. Es la expresión de un deseo mediante acciones concretas para conseguirlo. Deben ser: Claros: Concretos, sin dar pie a libres interpretaciones. Medibles: Formulados de manera que su resultado sea tangible. Observables: Que se puedan observar, que se refieran a cosas reales. Con mucha frecuencia los objetivos generales son de de tal amplitud que resulta muy difícil evaluarlos en una forma válida. Estos objetivos generales debemos dividirlos en objetivos más específicos que puedan ser evaluados con mayor facilidad. Algunos objetivos pueden ser: Generar confianza y credibilidad entre la comunidad. Conseguir mayor visibilidad y voz a los procesos en curso que benefician a la comunidad Fomentar la participación de la comunidad en los procesos 3. Determinación de públicos objetivo: Son los grupos de interés de la organización. Al delimitar públicos, es recomendable considerar todos aquellos grupos a los que idealmente habría que dirigirse. Igualmente es recomendable establecer prioridades y dejar en segundo término públicos considerados como secundarios. Lo ideal es categorizar estos públicos de acuerdo a sus características y relación con la organización, de acuerdo a esto se analiza su comportamiento y actitud con la organización, así como su estilo de vida, intereses y hábitos de comunicación. De esta forma se definen los canales más efectivos para que el mensaje llegue a su receptor. Una segmentación de públicos estaría categorizada así: Líderes e integrantes de la comunidad Trabajadores sociales, antropólogos, politólogos, colaboradores de la causa. Alcaldia, ministerios, estado. Representantes de la empresa privada Medios de comunicación regionales y nacionales, influenciadores de la causa.
4. Estrategias de comunicación: Teniendo claro los objetivos y públicos del plan de comunicación, se crean las estrategias de comunicación que expresan el cómo se pretenden alcanzar los fines del plan. Se formulan estrategias para cada uno de los objetivos de comunicación previstos. Se pueden distinguir tres tipos de estrategias, de corto, mediano y largo plazo según el horizonte temporal. Las estrategias serían las ideas clave a desarrollar en las acciones de comunicación, sus ejes centrales, y responderían a la pregunta qué hay que comunicar? Por ejemplo, una estrategia de comunicación interna podría ser: Diseñar un sistema de comunicaciones interno que facilite el flujo de la información en todo sentido. Algunas acciones serían: Establecer pautas para manejo de la correspondencia y de comunicados. Crear una base de datos de los públicos involucrados, para focalizar información de interés particular del proyecto. 5. Contenidos / Mensaje: El mensaje es el objeto central de cualquier tipo de comunicación. Si bien en general se relaciona la idea de mensaje con mensajes escritos, hoy en día la variedad de mensajes y estilos comunicativos posibles es ciertamente infinito y hace que los individuos podamos mantener contacto con otras personas de muy diversas maneras. En el momento de definir el mensaje debe tenerse en cuenta que: Llame la atención Despierte interés Motive a la acción Se habla de comunicación adecuada cuando ambas partes reconocen y comprenden el lenguaje en el que el mensaje está establecido. Cuando se trata de producir mensajes para generar la movilización, participación o respuesta, es conveniente presentar los argumentos y así afirmar la atención y el interés. Es necesario también diseñar un formato adecuado para el mensaje, de acuerdo al medio en el cual se va a difundir. Estos pueden ser: Impresos: afiches, fanzines, periódicos, volantes, etc. Audio: cuñas en emisoras, entrevista radial, etc. Video: entrevistas y video en TV, videopromo, etc. Visual: murales, ilustraciones, fotos. Digital: email, publicaciones en redes sociales. 6. Acciones de comunicación: Son tareas, procesos o metas que se consideran pasos necesarios en el logro del plan estratégico total del proyecto. Son las actividades a través de las cuales se emitirá el mensaje. Deberán ser cuantificables, se les debe calcular una cantidad de tiempo, de dinero y de dedicación.
A este nivel se debe definir los canales y recursos de comunicación a emplear. Qué medios de comunicación se van a usar? Cuáles son nuestro canales propios? Cómo generamos un voz a voz positivo? Cuáles son los voceros, influenciadores y multiplicadores del mensaje? Algunos ejemplos de acciones son: talleres, foros, reuniones, elaboración de boletín, ferias, participación en eventos, página web, free press, carteleras, programas de radio, televisión o prensa, etc. 7. Cronograma: Una parte esencial del Plan de Comunicación es el cronograma de acciones. Se trata de ubicar en el tiempo las acciones comunicativas que se hayan determinado, para verificar y planificar el trabajo a desarrollar. El cronograma permitirá reconducir las acciones en el tiempo para alcanzar un equilibrio comunicativo. Contiene las fechas de implementación previstas para cada una de las actividades de comunicación y responsable de cada actividad. Es aconsejable plasmarlas esquemáticamente en una sola hoja, de modo que a simple vista se obtenga una visión completa de plazos y acciones. 8. Seguimiento y evaluación: Una vez llevadas a cabo las acciones, y teniendo en cuenta los criterios de medición (por ejemplo cuántos medios han recogido nuestra acción, cuántas personas han acudido al acto y cuántas teníamos previsto que acudieran), hay que valorar el grado de éxito de cada acción en particular y del plan de comunicación en general. Responder a las preguntas lo hemos hecho bien?, nos ha servido? nos permitirá ir modificando nuestro plan y mejorar nuestras futuras acciones. 9. Presupuesto: Supone una estimación en detalle de los costes asociados a la implementación del Plan de Comunicación.