ÍNDICE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. CAMPO DE APLICACIÓN 4. DEFINICIONES 5. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO 6. EFICACIA DE LA CAPACITACIÓN 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1. OBJETIVO Establecer el proceso para definir el programa de entrenamiento que el Club brinda a sus empleados, a través de cursos o talleres formales o no formales, dictados internamente o por medio de proveedor externo, con el fin de contar con personal calificado para la prestación de los servicios del Club. 2. ALCANCE Inicia con el diagnóstico de la necesidad de entrenamiento a partir de su fuente "A01- P-GTH003 Fuentes de Entrenamiento", hasta que el entrenamiento se haya llevado a cabo en su totalidad, registrando todo el desarrollo y culminación del mismo, incluida su evaluación y seguimiento a su eficacia. Esta verificación irá dirigida a todos los eventos de y entrenamiento, tomadas por las áreas que afectan el servicio, el producto y las condiciones de calidad y ambientales de la Organización. 1
3. CAMPO DE APLICACIÓN La autoridad de garantizar el entrenamiento a los empleados está a cargo del Director de Gestión de Talento Humano. La responsabilidad de la realización de las actividades relacionadas con el entrenamiento está a cargo del Jefe de, Asistente de Gestión Humana y del Gerente, Subgerentes, Directores y Jefes. 4. DEFINICIONES Cursos de actualización: Son aquellos cursos, talleres o seminarios, entre otros, que tienen como fin renovar los conocimientos de un proceso o sobre un tema específico. Cursos formales: Aquellos cursos que recibe el empleado a través de una institución registrada en el Ministerio de Educación, que exige del participante una asistencia constante con el fin de adquirir conocimientos nuevos y otorga calificación cuantitativa y/o cualitativa. Cursos no formales: Aquellos cursos que recibe el empleado a través de proveedores internos y/o externos con el fin de adquirir conocimientos nuevos. Estos pueden o no tener calificación cuantitativa y/o cualitativa. Entrenamiento externo: Entrenamiento que se realiza fuera de las instalaciones del Club, con un proveedor externo. Entrenamiento interno: Entrenamiento que se realiza en las instalaciones del Club, bien sea con un proveedor interno o externo. Fuente: Punto de partida de donde surge la necesidad del entrenamiento (proceso Talento Humano, el empleado, la Gerencia, la Junta Directiva, evaluación de desempeño, observación líder, cambio organizacional, cultura, clima y auditorías internas y externas). Pasantías internas: Actividad de formación que busca generar conocimientos en algún proceso del Club, a los colaboradores que por voluntad propia la deseen realizar. PMC: Capacitación. Proveedor externo: Persona natural o jurídica registrada o no ante el Ministerio de Educación, contratada por el Club para desarrollar un proceso específico de entrenamiento. 2
Proveedor interno: Persona que pertenece al Club, que tiene habilidades para transmitir y enseñar determinados conocimientos. 5. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO Presupuesto anual de entrenamiento. Sala de, piso 4 de la sede social. Sala de juntas del Centro Administrativo. Salón de eventos según disponibilidad de la oficina de eventos. Proveedores externos debidamente seleccionados y calificados. Proveedores internos con habilidad técnica y competencia evaluada. Retribución de servicios de la caja de compensación, ARL y Sena. Las fuentes para identificar necesidades de en temas SIG son: ''Fuentes de entrenamiento". "Matriz de Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales y Valoración de Significancia Ambiental". Resultados de auditoría interna. Resultados de auditorías por ente certificador. Situaciones de emergencia, resultados de simulacros y otros. Las necesidades de en temas del SIG podrían ser reportadas tanto por el Gerente, los Subgerentes, Directores y Jefes, como por la Dirección de Planeación y Auditoría de Gestión. 6. EFICACIA DE LA CAPACITACIÓN Teniendo en cuenta que la eficacia de las capacitaciones no se puede analizar ni validar totalmente hasta que no se observe, se evalúe su desempeño y se conozca quién ha recibido la formación en su puesto de trabajo, existirán otras formas de medida como son: Satisfacción de quien recibe la formación. Adquisición y aplicación de conocimientos. 3
Evaluación de desempeño, habilidades y comportamientos, suministrada por el Gerente, los Subgerentes, Directores y Jefes de la Organización, respecto al desenvolvimiento de quien recibe la formación. Impacto generado en la Organización por parte de quien recibe la formación. 7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO QUÉ SE HACE QUIÉN LO HACE CÓMO LO HACE REGISTROS PLANEAR Identificar plan de entrenamiento anterior contra el presupuesto ejecutado Humano Se solicitan presupuestos establecidos en el año y su ejecución contra el Plan Maestro de Archivo de presupuesto y Plan Maestro ejecutado Revisar estrategia del área establecida para el año anterior y el próximo Humano Identificar con Subgerencia Administrativa y Financiera y la Gerencia General la estrategia en formación Documento de estrategia avalado HACER Solicitar al líder y/o responsable del proceso las necesidades de Jefe de Se envía un formato en el que los líderes detallan las necesidades del año, indicando lo que se puede dictar interna o externamente Necesidades de interna y externa Consolidar información y analizar necesidades de Humano / Jefe de La Jefe de Selección junto con la Dirección de Talento Humano 4
contra temas y presupuestos / Subgerente Administrativo y Financiero revisan las necesidades de acuerdo con la viabilidad, al cumplimiento de los objetivos organizacionales y el enfoque frente a los objetivos organizacionales de cada una de las necesidades Formato Plan Maestro Realizar cronograma de para el año siguiente Jefe de Se detalla en el los temas que fueron aprobados por la Dirección del Talento Humano Cronograma de Informar aprobación de del año Líder y jefe de selección y desarrollo Se envían a las diferentes áreas los temas aprobados Cronograma de y desarrollo - Correo electrónico Hacer solicitud de entrenamiento aprobado por Talento Humano Líder y/o responsable del proceso Diligencian el formato correspondiente -Solicitud de entrenamiento R04-P- GTH003, versión 008 Coordinar la con el proveedor y proceso interesado Jefe de Contactar al proveedor y evaluarlo de acuerdo con los requisitos establecidos por el Club y revisar más opciones Correo interno 5
Realizar trámite de procedimiento de adquisiciones, en caso de ser externo, e informar al jefe interesado Jefe de Realizar el procedimiento de adquisiciones que sea apropiado y, posteriormente, coordinar con el jefe interesado la logística necesaria Solicitud de contrato y documentos soportes de acuerdo al procedimiento de adquisiciones Sistema Sinergy Registro de la asistencia a la y análisis de su evaluación Jefe de y/o Psicóloga de El formato de asistencia será diligenciado por los participantes y el capacitador, y se entregará una evaluación de la realizada Encuesta final de satisfacción sobre acción formativa Encuesta final de R03-P- GTH003, versión 006 Solicitud de entrenamiento R04-P- GTH003, versión 008 Medición de la eficacia Solicitar certificados y/o asistencia cuando aplique Jefe de y/o Psicóloga de Se solicita a la entidad externa el certificado, según aplique Control de asistencia y/o certificados Aplicación de la política de Directora de Talento Humano / Jefe de Cuando el líder de proceso realiza la solicitud de entrenamiento, se aplica la política de Política de (documento no codificado) Verificar cobertura de acuerdo con plazos establecidos y la eficacia de la Jefe de y/o Psicóloga de De acuerdo con la fecha establecida en la solicitud de entrenamiento, se Control de asistencia, Sistema Sinergy, 6
frente al plan de entrenamiento envía al jefe inmediato el formato estipulado para esto y se solicita la verificación de la eficacia de la en el tiempo establecido por el líder Solicitud de entrenamiento R04-P- GTH003, versión 008 Medición de la eficacia Registro de capacitaciones Psicóloga de Registrar en el sistema las capacitaciones realizadas por el colaborador Sistema Sinergy, módulo VERIFICAR En revisión trimestral validar el anual Humana y Jefe de Validar las capacitaciones ejecutadas contra las programadas, con el fin de hacer seguimiento, evaluar causas y revisar la oportunidad de ejecutar las que no se han cumplido Plan Maestro revisado y modificado R02-P- GTH003, versión 007 Validar la calificación en las evaluaciones de y en la eficacia de la Humano y Jefe de Revisar los resultados de las evaluaciones de y en las de eficacia de las mismas, que hayan obtenido notas por debajo de lo esperado Acta de reunión ACTUAR Tomar las acciones Generar las nuevas Plan Maestro revisado 7
pertinentes en el Plan Maestro Humano y Jefe de acciones y hacer el seguimiento al plan de entrenamiento establecido y modificado R02-P- GTH003, versión 007 Frente a las oportunidades de mejora de las evaluaciones emitidas, generar acciones Humano y Jefe de Diligenciar el plan de mejora Formato de acciones correctivas y de mejora 8