PROCESO DE COMPRAS VERSION 10 1 OBJETIVO Establecer los lineamientos para la selección de proveedores de bienes y servicios que cumplan con las especificaciones requeridas por TECNILIQUIDOS S.A.S. y orienten la adecuada selección, evaluación y reevaluación de proveedores. 2 ALCANCE Este procedimiento aplica para la compra de bienes y servicios que afectan el sistema de gestión de la Calidad, Seguridad y Salud en el trabajo y Medio Ambiente, incluyendo la prestación del servicio a los clientes de TECNILIQUIDOS S.A.S. y aplicación de criterios para la selección, evaluación y reevaluación de proveedores. 3 RESPONSABLE Coordinador Control de Gastos Vehicular Analista de Almacén Coordinador de Mantenimiento Coordinadores de Proceso a cargo de realizar compras Coordinador HSEQ 4 DEFINICIONES Contratante: Personal natural o jurídica que contrata a un proveedor o contratista. Contratista: Persona jurídica o natural que mediante un contrato civil o mercantil se compromete, a cambio de determinados honorarios o precio, a realizar una o varias obras o a prestar un servicio, relacionado con la actividad económica principal del contratante. Contrato: Acuerdo de voluntades que crea derechos, con sus obligaciones correlativas. El contrato es un tipo de acto jurídico de carácter bilateral, porque intervienen dos o más personas y está destinado a crear derechos Evaluación:Tiene como propósito calificar el desempeño del proveedor una vez ha tenido oportunidad de proporcionar los productos o servicios durante un periodo determinado. Producto: Corresponde a clasificación genérica para compras generales de bienes y productos tangibles (insumos, suministros, herramientas, productos terminados, etc.). Proveedor:Persona natural o jurídica que suministra servicios, equipos o personal. Selección: Proceso de elección de los Proveedores, realizado con base en los resultados obtenidos en la evaluación realizada a su sistema de Gestión. Servicio: Corresponde a clasificación genérica para compras de servicios, obras, contratistas, consultorías y otros servicios. 1
5 METODOLOGIA La selección de proveedores comprende la etapa de inicio del proceso de compras con algunos proveedores que cumplen adecuadamente con las necesidades de la empresa y de sus clientes, mediante esta etapa se aprueba la relación comercial en la compra de bienes y servicios que afectan la calidad de la prestación del servicio a los clientes de TECNILIQUIDOS. S A.S. Evaluación de proveedores.realizada la primer Orden de Compra F-CMP-09, se evalúa el primer servicio prestado por el proveedor,como seguimiento al desempeño de los proveedores en términos de calidad, garantía, experiencia en el sector y tiempo de respuesta. Se identifica de acuerdo a la calificación la necesidadde que el proveedor realice Planes de Mejora del servicio. La re-evaluación de proveedores se realiza como seguimiento posterior a la etapa de evaluación de los mismos, buscando continuamente el mejoramiento en la prestación de servicio de los proveedores; pretende la búsqueda en la mejora del desempeño del proveedor para garantizar la calidad en la prestación del servicio a los clientes de la empresa. La re-evaluación de proveedores se debe realizaruna vez al año, y todos los proveedores activos deben ser sometidos a la re-evaluación. La evaluación de proveedores será realizada por los dueños de los procesos a sus respectivos proveedores. 5.1 Auditorias de Segunda Parte,anualmente mediante el Programa de Auditorías F-SGI-06 se determinará los proveedores que serán evaluados mediante visita de seguimiento, los proveedores a auditarse determinaran de acuerdo a las necesidades inmediatas detectadas en el SSTA y Calidad del producto o servicio comprado. La auditoría se realizara de acuerdo a lo descrito en elprocedimiento de Auditorías P- SGI-17. Los indicadores del Proceso de Compras serán medidos por cada dueño de proceso responsable de realizar compras mediante el Formato Indicadores del Proceso de Compras F-CMP-10. Si transcurridos doce (12)meses después de la última evaluación realizada a un proveedor, no se ha realizado ninguna compra, se elimina de la lista de proveedores, excepto aquellos a los que se les realiza compras anuales. 5.2 Compras de Caja Menor: Todas aquellas compras ocasionales hasta $120.000 MC se tramitarán a través del Proceso de Contabilidad. Los criterios para realizar estas compras son los siguientes: - No es obligatorio que el proveedor este registrado en el listado de proveedores. - Las facturas deben tener los requisitos mínimos Legales. - Las compras de Caja Menor deben ser consultadas por el Gerente General o por personal autorizado por éste. 5.3 Criterios de Selección, Evaluación y Re evaluación: Criterios de evaluación para las etapas de Selección, Evaluación y Re-evaluación: CONCEPTO PUNTAJE ACCIÓN PROVEEDOR ADMITIDO > 75% Proveedor continúa en listado de proveedores. PROVEEDOR CONDICIONAL entre 60% y 75% Permanece en el listado de proveedores pero se realiza 2
PROVEEDOR RECHAZADO < 60% seguimiento para evidenciar mejora continua. Si se trata de Evaluación o Re evaluación se colocará observaciones en el listado de proveedores, si se trata de Selección, no será incluido en la lista de proveedores. En todo caso se le informará al proveedor del resultado de la Evaluación y Re evaluación. 5.4 Requisitos de Selección de Proveedores: De acuerdo al tipo de proveedor que se vaya a vincular con TECNILIQUIDOS S.A.S., se le informan los requisitos y documentos que debe hacer llegar para su selección. SERVICIO O PRODUCTO PRESTADO REQUISITOS GENERALES PARA TODOS LOS PROVEEDORES (Los requisitos generales aplican para todos los proveedores) ASESOR EXTERNO SGI Y AUDITOR INTERNO ESTUDIOS DE HIGIENE INDUSTRIAL EVALUACIONES MEDICAS OCUPACIONALES PROVEEDOR DISPOSICION DE RESIDUOS PELIGROSOS REQUISITOS Certificado Cámara de Comercio y/o RUT. Propuesta Económica. Fotocopia del documento de Identidad del Representante Legal (si es persona jurídica). Certificaciones Comerciales. Certificación Bancaria. Licencia de prestación de servicios en Salud Ocupacional (Seguridad y Salud en el Trabajo). - Persona jurídica - Persona natural (no es obligatorio para el auditor) Hoja de vida del profesional Certificado de Auditor Interno integral en Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental, Seguridad Industrial y Seguridad y Salud en el Trabajo. Referencias Laborales. Licencia de prestación de servicios en Salud Ocupacional (Seguridad y Salud en el Trabajo). Certificados de calibración de equipos de medición. Licencia de prestación de servicios en Salud Ocupacional (Seguridad y Salud en el Trabajo). - Persona Jurídica - Persona Natural Tarjeta profesional del personal que practica los exámenes de laboratorio, exámenes médicos, exámenes de Optometría, Audiometría, y el examen Psicológico. Certificados de calibración de equipos de medición. Permisos Ambientales (aplicables) para la disposición final de Residuos como: aceites, baterías, llantas usadas, filtros, luminarias, etc. La empresa cuenta con el registro de generador de residuos peligrosos ante la autoridad ambiental competente y mantiene actualizada la información de su registro anualmente obligatorio por la Resolución 1362 de 2007 y el Decreto 4741 de 2005 y 3
PROVEEDOR RESIDUOS APROVECHABLES PROVEEDORES CURSO DE TRABAJO SEGURO EN ALTURAS PROVEEDORES (PERSONA NATURAL O JURÍDICA) SEGUROS SUMINISTRO DE ACPM Y ACEITE SERVICIO O PRODUCTO PRESTADO SUMINISTRO DE EPP Y DOTACIÓN SUMINISTRO Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS DE COMPUTO, IMPRESORAS, MULTIFUNCIONALES Y FAX SUMINISTRO Y MANTENIMIENTO DE EQUIPOS PARA CONTROL DE EMERGENCIAS Y actualizaciones vigentes. Cuenta con un plan de contingencias actualizado para atender accidentes y/o eventualidades relacionadas a la gestión de los residuos La empresa hace aprovechamiento y/o valorización de sus residuos (Reciclaje de Residuos). Cuenta con las condiciones óptimas del centro de acopio para el almacenamiento de los residuos sólidos (espacios de fácil limpieza, ventilación natural y/o artificial, iluminación natural y/o artificial, óptimas condiciones de almacenamiento). Certificados de disposición final de materiales reciclables ( papel, cartón, metal) Licencia de prestación de servicios en Seguridad y Salud en el Trabajo. Resolución SENA para orientar formación en Trabajo Seguro en Alturas. Hoja de vida instructor- Certificado entrenador de trabajo en alturas. ADEMÁS CUANDO EL PERSONAL TRABAJE EN MISIÓN: Pago de Seguridad Social (ARL, EPS, AFP) durante los meses en los cuales se desarrolle la obra. EPP requeridos para la tarea (cuando se requieran) Vacunas Fiebre Amarilla y Tétano (si la labor es en campo) Si la tarea requiere hacer trabajos sobre 1,50m o más deben tener certificado de trabajo en alturas y equipos contra caídas. Requisitos legales del cliente (Cobertura de pólizas). Ficha de datos de seguridad del producto (información detallada sobre su identificación, su proveedor, su clasificación, su peligrosidad, las medidasde precaución y los procedimientos de emergencia). Certificación de calidad de combustibles: en la cual conste que dichos combustibles cumplen con los requisitos de calidad establecidos en la resolución 898 de 1995 y en las que adicionan o modifiquen. REQUISITOS Especificaciones técnicas de los EPP. Certificado del Producto. Certificado del Producto. Disposición final de residuos generados. 4
CONTINGENCIAS NOTA. Los Proveedores que hacen entrega de insumos, repuestos o prestación de servicios en la bodega de la empresa, deben portar su dotación completa, EPP requerido para la labor a desarrollar, fotocopia de la planilla de pagos de Seguridad Social al día y carnet de la empresa para la que labora. 6 PROCEDIMIENTO 6.1 Identificar Proveedores Potenciales: Ante la necesidad de adquirir un bien o de contratar un servicio, se debe realizar análisis de los proveedores potenciales en el mercado que podrían ofrecer calidad en el producto o servicio ofertado. 6.2 Solicitar Requisitos: Invitara los proveedores potenciales a presentar su ofertaa la empresa e incluir en ella el envío de los Requisitos de Selección expuestos en el presente procedimiento(numeral 5.4). 6.3 Selección de Proveedores: Se evaluará a los proveedores mediante el Formato Selección de Proveedores F-CMP-07, los criterios que se tienen en cuenta para la selección son: cumplimiento a los requisitos, disponibilidad y tiempo de entrega,experiencia en el sector, y propuesta económica. 6.4 Información de Proveedores:Una vez seleccionado se envía al proceso de Contabilidad el Formato Información Proveedores F-CMP-02para que lo ingrese como proveedor al sistema contable y se incluye en el listado de proveedores. 6.5 Consolidar Información de Proveedores: Actualizar lista de proveedores mediante Formato Listado de Proveedores F-CMP-04y abrir carpeta física o magnética con la información del proveedor elegido adjuntado los documentos solicitados al proveedor. 6.6 Evaluar el Desempeño de los Proveedores: Una vez prestado el primer servicio del nuevo proveedor se evaluara el desempeño percibido durante el proceso de la compra mediante Formato Evaluación y Reevaluación de Proveedores F-CMP-05.Los criterios que se evaluaran son los siguientes: cumplimiento en la entrega, calidad del producto, garantía, experiencia en el sector, requisitos legales y SSTA. 6.7 Retroalimentar a los Proveedores Evaluados: Informar al nuevo proveedoracerca del resultado de la evaluación y los posibles aspectos por mejorar de ser necesario: Si el proveedor obtiene en su primera evaluación un resultado deficiente de acuerdo a los criterios de evaluación descritos en el presente documento (numeral 5.3) se incluirá una observación en el Formato Listado de Proveedores F-CMP-04 y el dueño del proceso determinara si por alguna razón justificable continua con el proveedor; si el resultado en la calificación es condicional, el proveedor será informado y se le indicaran los aspectos por mejorar con el fin de que éste emprenda planes de acción que le permitan mejorar su servicio; si la calificación al proveedorestá en el rango de los admitidos, se les comunicará su buen desempeño y de requerirlo se les indicara los aspectos por mejorar. 5
6.8 Re-evaluar el Desempeño de los Proveedores: Realizar re-evaluación mediante Formato Evaluación y Reevaluación de Proveedores F-CMP-05, se evaluaran los mismos criterios que se tuvieron en cuenta en la evaluación de proveedores para verificar si adoptaron acciones de mejora que permitieran mejorar el servicio. Si en esta actividad se evidencia que no mejoraron la calidad del servicio prestado los proveedores que obtuvieron resultados deficiente y condicional en la evaluación de la primera Orden de Compra, serán retirados de la lista de proveedores. El Coordinador de proceso decidirá continuidad solo si existen razones justificables. 6.9 Retroalimentar a los Proveedores Re-evaluados: Informar a los proveedores del resultado obtenido en la re-evaluación y los posibles aspectos por mejorar de ser necesario:si el proveedor obtiene un resultado deficiente de acuerdo a los criterios de evaluación descritos en el presente documento (numeral 5.3) será retirado del listado de proveedores o el dueño del proceso determinara si por alguna razón justificable continua con el proveedor, para este caso se incluirá una observación en el Formato Listado de Proveedores F-CMP-04; si el resultado en la calificación es condicional, el proveedor será informado y se le indicaran los aspectos por mejorar con el fin de que éste emprenda planes de acción que le permitan mejorar su servicio; si la calificación al proveedor está en el rango de los admitidos, se les comunicará su buen desempeño y de requerirlo se les indicara aspectos por mejorar. 6.10 Producto o Servicio No Conforme: Identificar producto o servicio no conforme.se informara al proveedor para que tome las respectivas acciones correctivas y planes de acción para que la calidad de su servicio no se vea afectada. Se realiza seguimiento a los hallazgos en el producto o servicio prestado por el proveedor mediante Formato Informe de Incidencias F-CMP-06; de acuerdo a las acciones tomadas por el proveedor y su mejoramiento continuo se determina si se continua con el proveedor. (Ver Procedimiento Control de Servicio No Conforme P-SGI-06). 7 REGISTROS Y DOCUMENTACION RELACIONADA F-CMP-02 Formato Información de Proveedores F-CMP-04 FormatoListado de Proveedores F-CMP-05 Formato Evaluación y Re-evaluación de Proveedores F-CMP-07 Formato Selección de Proveedores F-CMP-06 Formato Informe de Incidencias F-CMP-09 Orden de Compra F-CMP-10 Formato Indicadores del Proceso de Compras P-SGI-06 Procedimiento Control de Servicio No Conforme P-SGI-17 Procedimiento de Auditorías 6
CONTROL DEL DOCUMENTO VERSIÓN DESCRIPCIÓN FECHA 01 Proceso Compras GER0101PS07 (ISO 9001), Unificación sistema Procedimiento Compras y evaluación de proveedores. 07/2006 02 Evaluación de proveedores OPR-PVR.01 (BASC) unificación sistema. 10/2007 03 Inclusión marca de agua (NO COPIAR). 01/2009 04 Ajuste a la nueva versión ISO 9001, OHSAS 18001, RUC y retiro del sistema BASC. 01/2009 05 Inclusión Orden de Trabajo. 10/05/2009 06 Inclusión Formato F-CMP-07. 05/05/2012 07 Se establecen nuevos criterios de Selección de proveedores y elformato Indicadores de Proceso de Compraspara la evaluación y seguimiento de proveedores. 12/10/2012 Actualización de todo el procedimiento (objetivo, alcance, responsables, 08 metodología, criterios de evaluación, formatos, procedimiento y requisitos a los proveedores con la inclusión del permiso ambiental para disposición final de residuos 23/11/2013 en los casos que corresponda). 09 Actualización del documento: Responsables, inclusión auditorias de segunda parte, inclusión compras de caja menor, actualización criterios de evaluación, actualización requisitos de selección, actualización actividades del procedimiento, actualización 07/07/2014 formatos. 10 Actualización del documento, responsables, actualización de formatos. 04/06/2015 7