PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA OBJETIVO: Garantizar los recursos administrativos y financieros para asegurar un servicio de calidad a todos los procesos institucionales ALCANCE: Desde la elaboración del presupuesto, suministro de materiales y servicios, incluyendo el mantenimiento de las instalaciones hasta la revisión, seguimiento y evasión de la ejecución presupuestal, materiales, suministros, los servicios adquiridos, de la planta física, servicios generales, equipos, redes e instalaciones. Subdirector Administrativo y financiero: Luz Estela Ulloa B. El proceso de Gestión Administrativa y Financiera se conforma por cinco procedimientos los cuales son: PGAF-01 PRESUPUESTOS estructurar el presupuesto, de acuerdo a las necesidades generales de la institución y de cada área funcional para alcanzar los resultados planificados. RESPONSABLES: Hermelinda Pulido, Francia Contreras, María Elena Rodríguez PGAF-01-R02 Presupuesto PGAF-01-R03 Modificaciones Adiciones y Ajustes Presupuestales PGAF-02 ADMINISTRACION CONTABLE definir un conjunto de instrucciones vinculadas entre sí para que revelen los hechos económicos y financieros de la institución. RESPONSABLES: Hermelinda Pulido, Francia Contreras, María Elena Rodríguez PGAF-02-R01 Reporte Novedades de Nominas PGAF-02-R02 Autorización de descuento Utilizados por los colaboradores de las instituciones y programas PGAF-02-R04 Solicitud Liquidación parcial de cesantías Utilizados por los colaboradores de las instituciones y programas PGAF-02-R05 Reclamos o Autorización de nomina Utilizados por los colaboradores de las instituciones y programas PGAF-03 COMPRAS Y CONTRATACION DE SERVICIOS
establecer los parámetros de compra y contratación de servicios para asegurar que la adquisición de servicios, productos, insumos y activos fijos cumplan con las especificaciones técnicas requeridas RESPONSABLES: Carolina Fonseca PGAF-03-R01 Registro de proveedores PGAF-03-R02 Orden de Pedido PGAF-03-R03 Orden de compra PGAF-03-R04 Planilla de Inventario Físico PGAF-03-R05 Control de Activos Fijos PGAF-03-R08 Contrato de servicio Utilizado por el personal contratado por servicios PGAF-03-R09 Evaluación de proveedores de servicios PGAF-03-R10 Criterios de Selección de Proveedores PGAF-03-R11 Relación de Ordenes de Pedido PGAF-04 MANTENIMIENTO Y EMBELLECIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA establecer las actividades para la programación, ejecución y control del mantenimiento de mejora, preventivo y correctivo de planta física, ornato, zonas verdes, equipo de oficina, equipos de cómputo, de impresión, duplicación y maquinaria industrial, así como de software, de tal forma que se facilite la prestación del servicio con calidad. RESPONSABLES: Ana López PGAF-04-R02 Orden de Servicio PGAF-04-R07 Hoja de vida
PGAF-04-R06 Plan de mantenimiento anual PGAF-05 LOGISTICA Y EQUIPOS : Apoyar la logística de los eventos internos y externos para optimizar el uso de los recursos humanos y materiales de la Institución al servicio de nuestros clientes. Coordinar las actividades correspondientes al aseguramiento metrológico para los equipos de medición con el fin de garantizar una atención adecuada a nuestros clientes internos y externos. Coordinar la administración de los espacios al interior de la institución destinados para eventos programados y extraordinarios. Coordinar la entrada y salida de todas las personas para garantizar una atención adecuada a nuestros clientes internos y externos. RESPONSABLES: Ana López PGAF-05-R01 Solicitud de servicio de logística PGAF-05-R02 Programación para la utilización de espacios y equipos PGAF-05-R03 Registro de visitantes PGAF-05-R05 Planilla de mensajería PGAF-05-R06 Diagnostico para la implementación de un S.A.M. PGAF-05-R08 Ficha de inventarios para equipos e int medición PGAF-05-R05 Planilla de mensajería PGAF-05-R06 Diagnostico para la implementación de un S.A.M. PGAF-05-R08 Ficha de inventarios para equipos e int medición
OBJETIVO FUNCIONES PERSONA RESPONSABLE PGAF-01 PRESUPUESTOS estructurar el presupuesto, de acuerdo a las necesidades generales de la institución y de cada área funcional para alcanzar los resultados planificados. Organizar presupuestos de instituciones frente a ingresos y gastos que cada una de ellas responsable de proveedores Contabilización de r todos los soportes: facturas, cuentas de cobro, legalizaciones de anticipos y servicios públicos. Realizar conciliaciones bancarias Realizar provisiones de servicios públicos Organizar información de retención en la fuente y retención de ICA y estar pendiente de enviarlo a la subdirección Administrativa y financiera para pago de impuestos. Responsable de organizar la información exógena Diligenciar los formatos solicitados por revisoría fiscal Diligenciar los formatos para informes financieros. Actuar de acuerdo a requerimientos e instrucciones por parte de la Subdirección de Gestión Administrativa y Financiera. HERMELINDA PULIDO MARIA ELENA RODRIGUEZ FRANCIA CONTRERAS PGAF-02 ADMINISTRACION CONTABLE definir un conjunto de instrucciones vinculadas entre sí para que revelen los hechos económicos y financieros de la institución. Elaborar los certificados de ingreso y retenciones. Manejar el archivo de certificados de ingreso y retenciones. Planillas de pago seguridad social, y formatos de novedades de nómina. Recepcionar las novedades de personal reportados por Gestión Humana. Contabilización de gastos de nómina, aportes, seguridad social, liquidación de contratos de trabajo, vacaciones etc. Elaborar cartas de solicitud de reembolso de incapacidades Realizar ajustes y conciliaciones de cuentas de aportes de seguridad social. Elaborar la planilla de novedades de nómina. Archivar desprendibles de nómina mensual de los colaboradores Tramitar los descuentos autorizados por los colaboradores HERMELINDA PULIDO MARIA ELENA RODRIGUEZ FRANCIA CONTRERAS
amigonianos Liquidar vacaciones de acuerdo al reporte de novedades y elaborar el desprendible correspondiente. Realizar liquidaciones de nómina y seguridad social, afiliaciones, traslados y otros trámites de personal EPS, caja de compensación, Fondo de Pensiones, cesantías y ARL, en los tiempos establecidos. PGAF-03 COMPRAS Y CONTRATACION DE SERVICIOS establecer los parámetros de compra y contratación de servicios para asegurar que la adquisición de servicios, productos, insumos y activos fijos cumplan con las especificaciones técnicas requeridas Elaborar contratos de prestación de servicio, mantener documentación (carpeta de cada uno) actualizada. Gestionar todo lo relacionado con cotizaciones y proveedores de recursos. Responsable de los recursos de cada una de las instituciones de OPANNP y otras dependencias. Solicitar cotizaciones de acuerdo a los requerimientos y necesidades de las instituciones. Solicitar la autorización de las compras de insumos, recursos y otros requerimientos pro las instituciones OPANNP y demás dependencias. Efectuar las compras de insumos, recursos y otros requeridos por las instituciones. Solicitar facturas según la normativa legal y la entrega para su respectiva causación y pago. Actuar de acuerdo a requerimientos e instrucciones por parte de la Subdirección de Gestión Administrativa y Financiera. Responsable del procedimiento de compras y de contratación de servicios. Manejar de cada una de las instituciones, encargada de hacer seguimiento a inventarios. CAROLINA FONSECA PGAF-04 MANTENIMIENTO Y EMBELLECIMIEN TO DE INFRAESTRRUCT URA PGAF-05 establecer las actividades para la programación, ejecución y control del mantenimiento de mejora, preventivo y correctivo de planta física, ornato, zonas verdes, equipo de oficina, equipos de cómputo, de impresión, duplicación y maquinaria industrial, así como de software, de tal forma que se facilite la prestación del servicio con calidad. : Apoyar la logística de los Encargado y responsable de planear, coordinar, ejecutar, evaluar y hacer seguimiento al procedimiento de Mantenimiento y Embellecimiento Responsable del procedimiento de contratación de servicios. Encargado de coordinar y hacer seguimiento de los objetivos planteados en el procedimiento. ANA LOPEZ MARIA ELENA RODRIGUEZ
LOGISTICA Y EQUIPOS eventos internos y externos para optimizar el uso de los recursos humanos y materiales de la Institución al servicio de nuestros clientes. Coordinar la administración de los espacios al interior de la institución destinados para eventos programados y extraordinarios. Coordinar la entrada y salida de todas las personas para garantizar una atención adecuada a nuestros clientes internos y externos. Coordinar las actividades correspondientes al aseguramiento metrológico para los equipos de medición con el fin de garantizar una atención adecuada a nuestros clientes internos y externos.