Revisó: Jefe Profesional Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 7 Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1858 OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para tramitar la solicitud de empréstitos y obtener la autorización para suscribir los contratos de empréstitos que se requieran para financiar proyectos de inversión de la Universidad. ALCANCE Aplica a todos los contratos de empréstito interno que requiera la Universidad Industrial de Santander NORMATIVIDAD Acuerdo 019 de 2005 de Consejo Superior, por el cual se adopta el Reglamento de Contratación de la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo 067 de 2003 de Consejo Superior, por el cual se adopta el Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander. Ley 781 de 2002 Ley 358 de 1997 Ley 80 de 1993 Decreto 3480 de 2003 del Ministerio de Hacienda Decreto 610 de 2002 de Ministerio de Hacienda Decreto 2681 de 1993 de la Presidencia de la República Ley 1150 de 2007 Decreto 2474 de 2008 de la Presidencia de la República DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS BPPIUIS: Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad. Contratos de Empréstito: son contratos de crédito que se otorgan a una entidad pública. DPN: Departamento de Planeación Nacional. Empréstito Interno: Contratos de crédito con entidades financieras de ámbito nacional. Empréstito Externo: Contratos de crédito con entidades financieras del exterior. N / A CONSIDERACIONES
Página 2 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página INICIO Define las necesidades que justifiquen la solicitud de empréstito 1. Define las necesidades que justifiquen la solicitud de empréstito, previa verificación de los principios básicos (Art. 8 Planeación, del Reglamento de Contratación). Las operaciones de crédito deberán destinarse únicamente a financiar la inversión a excepción de los créditos de corto plazo y la refinanciación de la deuda vigente. Reglamento de Contratación Verifica que el proyecto a financiar se encuentre registrado en el BPPIUIS 2. Verifica que los proyectos a financiar se encuentren registrados en el BPPIUIS. Planeación Define monto requerido, duración del empréstito y capacidad de pago 3. Analiza la capacidad de pago según lo estipulado en el capítulo XI del Estatuto Presupuestal. Define el monto requerido, duración del empréstito y capacidad para el cumplimiento del pago de la deuda. Estatuto Presupuestal UIS Realiza estudio del mercado financiero 4. Realiza estudio del mercado financiero teniendo en cuenta las garantías exigidas y condiciones ofrecidas por las entidades financieras. Solicitud de empréstito Estudio de mercado financiero 5. Remite a solicitud de empréstito con su respectiva justificación adjuntando estudio del mercado financiero. 1
Página 3 de 7 1 Examina solicitud de empréstito y estudio de mercado y realiza ajustes 6. Examina la solicitud de empréstito y el estudio de mercado preparado por la y dispone los ajustes que considere pertinentes. Presenta solicitud de empréstito y estudio de mercado 7. Presenta la solicitud de empréstito y estudio de mercado al Consejo Superior para su autorización. Analiza solicitud de empréstito y estudio de mercado 8. Analiza la solicitud de empréstito y el estudio de mercado respectivo. Consejo Superior Aprueba solicitud si considera viable y remite a Acuerdo de autorización de solicitud de empréstito 9. Aprueba mediante Acuerdo la solicitud de empréstito si la considera viable y da autorización al Rector para que dé inicio al proceso de convocatoria y selección de la entidad financiera. Consejo Superior Consejo Superior Autoriza iniciar trámite de convocatoria y selección de entidad financiera 10. Autoriza mediante Resolución iniciar trámite de convocatoria y selección de Entidad Financiera para celebración del empréstito. Resolución de autorización para iniciar trámite Solicita mínimo tres ofertas a entidades financieras 11. Solicita por lo menos tres (3) ofertas a Entidades Financieras. 2
Página 4 de 7 2 Remite oferta para el empréstito 12. Remite oferta para el empréstito a la. Entidad Financiera Verifica que las ofertas cumplan con principios básicos 13. Verifica que las ofertas de empréstito enviadas por las Entidades Financieras cumplan con los principios básicos estipulados en el Capítulo III del Reglamento de Contratación. Reglamento de Contratación Analiza factibilidad financiera de ofertas y establece orden de elegibilidad de éstas 14. Analiza la factibilidad financiera de las ofertas en relación con tasas, garantías, tiempo y demás condiciones financieras que permitan evaluar la conveniencia institucional del empréstito y establece un orden de elegibilidad de las Entidades Financieras proponentes. Realiza proceso de selección 15. Realiza proceso de selección de la Entidad Financiera de acuerdo a los parámetros mencionados. Elabora minuta del proyecto de contrato y remite a la Oficina Jurídica 16. Elabora minuta del proyecto de contrato. Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión Minuta del proyecto de contrato 17. Envía minuta del proyecto de contrato a la División Financiera. Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión 3
Página 5 de 7 3 Envía al DPN solicitud de endeudamiento y demás documentos Solicitud de endeudamiento Minuta del proyecto de contrato Autorización del Consejo Superior Documentos soporte 18. Envía al DPN la solicitud de endeudamiento con su respectiva justificación e información financiera, la minuta del proyecto de contrato, la autorización del Consejo Superior y demás documentos exigidos por la normatividad vigente. Emite concepto y envía a la 19. Emite concepto y envía a la de la Universidad.. DNP Envía al Ministerio de Hacienda concepto favorable del DNP 20. Remite al Ministerio de Hacienda y Crédito Público la solicitud de endeudamiento, el concepto favorable del DNP y demás documentos soporte requeridos para la autorización del empréstito. Autoriza solicitud de empréstito y envía a la 21. Autoriza y envía documentos a la de la Universidad. Ministerio de Hacienda Elabora proyecto de resolución de adjudicación 22. Recibe documentos de empréstito con la respectiva autorización del Ministerio de Hacienda, elabora proyecto de resolución de adjudicación y remite a para la firma respectiva. 4
Página 6 de 7 4 Resolución de adjudicación y contrato Firma Resolución y contrato 23. Firma la resolución de adjudicación del empréstito y el contrato respectivo y devuelve a la. Envía a la Entidad financiera el contrato para firmar 24. Remite contrato de empréstito a la Entidad Financiera para la firma y legalización, adjuntando documentación establecida en las condiciones de empréstito. Firma contrato de empréstito y envía a la 25. Firma contrato de empréstito y lo envía a la División Financiera de la Universidad. Entidad Financiera Da cumplimiento de condiciones estipuladas en el contrato 26. Da cumplimiento a las condiciones estipuladas en el contrato. Entidad Financiera Realiza inscripción ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público 27. Una vez se obtiene el contrato de empréstito, realiza inscripción respectiva ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Realiza seguimiento a condiciones estipuladas en el contrato 28. Realiza seguimiento a las estipulaciones del contrato: documentación requerida, solicitudes de desembolso e inversión de los recursos. FIN
Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Octubre 11 de 2004 Creación del Documento 2 Diciembre 04 de 2007 Adecuación del documento al Sistema de Gestión de Calidad según el Procedimiento Control de Documentos. Inclusión del alcance y definiciones. Cambio de responsables en la elaboración de la minuta del proyecto de contrato. Eliminación de la revisión de la minuta del proyecto de contrato por parte de la Oficina Jurídica. 3 Noviembre 19 de 2009 Incluyó en Normatividad la Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008 de la Presidencia de la República