la Recepción de Convenios Página: 1 de 7 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN 01 Pág. 3 Sección 5 Pág. 5 Se eliminó el puesto Responsable de fideicomiso y sus responsabilidades fueron agregadas al de Auxiliar contable. Se modificó en la operación 4 el nombre del puesto Responsable de fideicomisos, se agrego al puesto de Auxiliar contable. 20.05.05 02 Pág. 5 Pág. 5 Operación 1, en el cómo se elimina la firma de recepción, ya que sólo se registra en el Bitácora de Recepción de Convenios la fecha y hora. Operación 3: Se elimina la ficha de depósito, por que es un comprobante que corresponde a la Institución financiadora. 05.12.05 03 Pág. 2 Sección 3 Pág. 4 Sección 7.1 Se elimina la sigla de SAGARPA ya que el CONACYT incluye los proyectos financiados por dicha Secretaría. Es modificada la columna de Requisitos y/o expectativas de los usuarios, con el propósito de especificar con mayor precisión. 31.05.07 Control de emisión Elaboró Revisó Aprobó C.P. Lucia Domínguez Lozano Responsable del Área de Fondos Específicos C.P. Gabriela Oropeza González Encargada del Despacho de la Dirección de Finanzas C.P Marcela Luna López Secretaria de Finanzas y Administración FT-CTC-06/REV.00
Página: 2 de 7 CONTROL DE CAMBIOS Y MEJORAS NIVEL DE REVISIÓN SECCIÓN Y/O PÁGINA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN Y MEJORA FECHA DE MODIFICACIÓN Pág. 3 Sección 3.1 Se agregaron el Responsable Institucional y el Representante Institucional. Sección 3.2 Se elimina el informe programático, ya que actualmente no se realiza en el procedimiento. Pág. 4 Sección 5 Se especificaron funciones en los puestos de Director de Finanzas y auxiliar contable, que sólo aplican al procedimiento. 04 Pág. 6 Columna con quién o con qué, se elimina el termino personalmente, se especifica el puesto, la persona u objeto que participa en el desarrollo del procedimiento. Operación 4, se modifica el nombre de dicha operación y por lo tanto el cómo. 01.02.08 Pág. 7 Sección 8 Se especifica que el archivo se conservara en electrónico y el responsable de conservarlo es el Responsable del área de Fondos Específicos. 05 06 Pág. 7 Sección 9 Sección 4 Pág. 4 Cambia la operación dónde se realiza el monitoreo y medición Se adecuaron las referencias 15.02.10
Página: 3 de 7 1. Propósito Conocer los montos y compromisos estipulados en el convenio para su ejercicio y cumplimiento. 2. Alcance Aplica para los Subsidios Específicos 3. Glosario 3.1 Siglas. COCYTEN: Consejo de Ciencia y Tecnología en el Estado de Nayarit CONACYT: Consejo Nacional de Ciencia y Tecnología DF: Dirección de Finanzas PIFI: Programa Integral de Fortalecimiento Institucional PROMEP: Programa de Mejoramiento al Profesorado Responsable institucional: se entenderá por este al Rector. Representante institucional: se entenderá por este a la Unidad de Desarrollo Institucional. UAN: de Nayarit UDI: Unidad de Desarrollo Institucional. 3.2 Definiciones. Convenio: Clausulado que regula las condiciones y compromisos adquiridos por la UAN y la Institución Financiadora. Informe Financiero: Es el reporte cuantitativo del ejercicio de los recursos. Institución Financiadora: Es la que aporta los recursos para desarrollar los programas y proyectos apoyados a la Universidad Subsidio Específico: Recursos etiquetados que entregan las instituciones para financiar proyectos en la UAN.
Página: 4 de 7 4. Referencias Código (cuando aplique) Nombre del documento NA Norma ISO 9001:2008 MC-CTC-01 Manual de Calidad NA Reglas de Operación (6.3.2 Acta de Entrega Recepción) NA Convenio 5. Responsabilidades Director de Finanzas: Vigilar que el cobro de subsidios específicos se hagan con oportunidad. Responsable del área de Fondos Específicos: Dar seguimiento a los proyectos y realizar de manera correcta la elaboración de los informes financieros. Auxiliar contable: Realizar traspasos y reportes mensuales de los fideicomisos. Codificar el ingreso o gasto en las pólizas de ingreso, egreso o diario, Capturar en el sistema de computo los movimientos realizados, así como las conciliaciones bancarias. 6. Políticas 6.1 La asignación de recursos para Fondos Específicos se sujetará al clausulado establecido en los convenios.
Página: 5 de 7 7. Acciones 7.1 Diagrama funcional Suministrador (es) Insumo(s) Entrada(s) Operaciones Básicas (Áreas involucradas) Área de Fondos Específicos Institución Financiadora Salida(s) (rendimiento) Usuario(s) o proceso Requisitos y/o expectativas de los usuarios Inicio La Institución Financiadora Convenio Recepcion del convenio 1 2 Solicitud del protocolo 4 Apertura de fideicomiso y/o cuenta de cheque 3 Asignación financiera Apertura del contrato de Fideicomiso Y cuentas de cheques de convenio El responsable del proyecto Tener conocimiento de los montos y rubros autorizados en el proyecto Fin
Página: 6 de 7 7.2 Descripción No. Operación Quién Hace qué 1 Recepción El responsable de convenios. 2 Solicitud del protocolo. 3 Asignación financiera. 4 Apertura de fideicomiso y/o cuenta de cheques. del área de fondos específicos El responsable del área de fondos específicos. Institución Financiadora. Responsable del Área de Fondos Específicos y Auxiliar contable. Con quién O con qué Con el responsable Institucional y/0 representante institucional Con el Representante Institucional y/o Responsable del proyecto. Dirección de Finanzas, a través de un depósito bancario A través del Fideicomiso y cuenta de cheques Cuándo y Dónde En cuanto lo proporciona la Secretaria de Finanzas y Administración. Cuando se tiene el convenio se solicita el protocolo. Una vez firmado el convenio. Una vez depositado el recurso, en la cuenta del Fideicomiso o cuenta de cheques Cómo Registrando la recepción con la fecha, en la Bitácora de Recepción de convenios Solicitándolo verbalmente al responsable institucional, o quien lo entrega de manera personal o por correo electrónico. Registrando la solicitud y la recepción en la Bitácora de Recepción de convenios. Haciendo el deposito correspondiente en la cuenta de la UAN. Aperturando las cuentas del fideicomiso y/o cuentas de cheques de los convenios autorizados. Registro
Página: 7 de 7 8. Documentos Generados (control de registros). Código de registro o identificación única Nombre del registro Tiempo de conservación Lugar de almacén Disposición de los registros Responsable de conservarlo Bitácora de Recepción de convenios Periodo de ejecución del proyecto Archivo electrónico Se conserva el archivo electrónico Responsable del área de Fondos Específicos. 9. Monitoreo y medición. No. Secuencia Descripción de la actividad del seguimiento o medición 1 Registrando la recepción del convenio en la bitácora Periodicidad Nombre del registro Código Cuando lo entregue el Responsable institucional y/o representante institucional Bitácora de Recepción de convenios 10. Anexos. Código (cuando aplique) Nombre Bitácora de Recepción de convenios