Código:PA-GA-4.2-PR-10 Versión: 0 Fecha de actualización:04-09-2015 Página 1 de 6 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión Administrativa/Gestión Admisiones, Registro y Control Académico 2. RESPONSABLE(S): Jefe División de Admisiones 3. OBJETIVO: Brindar la herramienta necesaria para inscripción a los programas de posgrado de la Universidad. 4. ALCANCE: Inicia con definir la oferta de los programas académicos y el calendario académico y termina con la matricula académico. 5. MARCO NORMATIVO: Acuerdo 105 de 1993: Estatuto Orgánico de la Universidad del Cauca. Acuerdo 002 de 1998 : Reglamento estudiantil 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Responsable Punto de control 1 Recibe resolución de apertura de los programas de posgrado a través de un correo electrónico en ocasiones es a través de oficio remisorio Revisa resolución de apertura de los programas de posgrado 2 Se registra en SIMCA la información correspondiente a los programas y el calendario académico. Se habilita la plataforma para que el estudiante realice la inscripción. Genera reporte de inscritos en línea 3 El estudiante se inscribe y le genera el recibo de pago Genera reporte de inscritos en línea
Código:PA-GA-4.2-PR-10 Versión: 0 Fecha de actualización:04-09-2015 Página 2 de 6 4 El estudiante descarga el recibo de la página web de la institución, en la parte de posgrados, el recibo de pago de la matrícula, cancela el recibo en el banco. Genera recibos de matrícula financiera 5 Recibe listado de admitidos tanto las personas admitidas de primer periodo como los estudiantes antiguos con la documentación e información necesaria 6 Ingresa al aplicativo SIMCA y alimenta base de datos de los estudiantes y genera el recibo de matrícula financiera Revisa listado de los pagos financieros 7 Verifica los estudiantes admitidos que cancelaron la matricula financiera a través del sistema SIMCA según calendario académico. Revisa listado de los pagos financieros 8 Ingresa a SIMCA sube la oferta académica esta actividad es necesaria para los estudiantes nuevos y antiguos Matricula académica en SIMCA 7. FORMATOS: 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: SIMCA: Sistema integrado de matrícula y control académico.
Código:PA-GA-4.2-PR-10 Versión: 0 Fecha de actualización:04-09-2015 Página 3 de 6 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código 04-09-2015 0 PA-GA-4.2-PR-10 Modificaciones Creación del procedimiento el cual surge con la unificación de Inscripción a programas de posgrado con matricula financiera, académica para estudiantes de posgrado 10. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del diagrama de flujo Anexo B: Diagrama de flujo del procedimiento
Código:PA-GA-4.2-PR-10 Versión: 0 Fecha de actualización:04-09-2015 Página 4 de 6 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Nombre: Responsable Subproceso Cargo: Administrativo Cargo: Profesional Especializado Fecha: 24-06-2015 Fecha: 18-08-2015 REVISION APROBACION Nombre: Responsable Proceso Cargo: Vicerrector (a) Administrativa Rector Fecha: 25-08-2015 Fecha: 04-09-2015 Nota: La firma en el espacio revisión responsable subproceso, aplica cuando exista el subproceso.
Código:PA-GA-4.2-PR-10 Versión: 0 Fecha de actualización:04-09-2015 Página 5 de 6 Anexo A. Convenciones del diagrama de flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.
Código:PA-GA-4.2-PR-10 Versión: 0 Fecha de actualización:04-09-2015 Página 6 de 6 Anexo B. Diagrama de flujo del procedimiento TECNICO ADMINISTRATIVO ESTUDIANTE INICIO Recibe resolución de apertura de los programas de posgrado Registra en SIMCA la información correspondiente a los programas y el calendario académico Inscribe y genera el recibo de pago Verifica reporte de inscritos en línea Descarga recibo de la página web de la institución Recibe listado de admitidos, estudiantes antiguos Recibo de matricula financiera Ingresa al aplicativo SIMCA y alimenta información Revisa listado de pagos financieros Ingresa a SIMCA sube la oferta académica FIN