ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO Revisó: Director de Admisiones y Coordinador de Profesional de Planeación Aprobó: Rector Página 1 de 7 Fecha de aprobación: Octubre 11 de 2004 Resolución N 885 OBJETIVO ALCANCE Establecer las actividades necesarias para la elaboración y entrega de certificados de notas a los estudiantes, y el trámite para solicitar modificación si es el caso. Aplica a la elaboración, entrega y modificación si es el caso, de certificados de calificaciones o notas definitivas del período normal, de cursos de vacaciones, de cursos dirigidos, de validaciones y de cursos especiales, para estudiantes de pregrado. NORMATIVIDAD Acuerdo 035 de Julio 11 del 2005 del Consejo Superior Acuerdo 017 de Marzo 21 del 2006 del Consejo Superior Acuerdo 063 de Noviembre 14 del 2006 del Consejo Superior Acuerdo 051 de Agosto 1 de 2008 del Consejo Superior DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS PRUEBAS DE EVALUACIÓN ACADÉMICA: Se llaman pruebas de evaluación académica las que se realizan en cada período con el objeto de ponderar el trabajo realizado por el estudiante en el proceso enseñanza-aprendizaje. CONSIDERACIONES. La corrección de nota del Periodo inmediatamente anterior la aprueba el respectivo Consejo de Escuela o Consejo de s.
ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO Página 2 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO Activa proceso de consolidación y generación de certificados 1. Finalizado el período académico la Coordinación de consolida a través del Sistema de Información las siguientes calificaciones definitivas: Del período normal. De cursos de vacaciones. De cursos dirigidos. De validaciones. Profesional de servicios de Información Calendario Certificado de Notas Certificado de calificaciones 1 El Sistema procesa los registros de calificaciones de los cursos de vacaciones, cursos dirigidos, validaciones en la medida en que se programen los cursos y el estudiante los realice. Las calificaciones definitivas de los cursos especiales se tienen en cuenta o se registran como una homologación para los estudiantes que sean admitidos a la Universidad y cumplan con los requisitos exigidos en el Reglamento. Para el estudiante que no aprobó una asignatura en el período normal y realiza curso de vacaciones de ésta asignatura, el Sistema le selecciona como la calificación del período la mayor de las calificaciones obtenidas. NOTA: El Sistema de información no tendrá en cuenta las notas desaprobatorias obtenidas durante los cursos de vacaciones. Formato Solicitud Inclusión Nota Curso Especial. FAR 03
DIAGRAMA DE FLUJO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 7 1 Imprime certificados y los envía a la Escuela, Coordinación de o Sedes Regionales 2. La Dirección de Admisiones y imprime los certificados de calificaciones y los envía a cada Escuela, Coordinación de o a la Coordinación Académica en el caso de las Sedes regionales. Dirección de Admisiones y Registro Certificado de Notas Certificado de calificaciones Entrega certificado a los estudiantes 3. El Director de Escuela, el Coordinador de o el Coordinador para el caso de las Sedes, entrega el certificado a cada estudiante en el período establecido en el calendario académico. NOTA: Las Coordinaciones de envían los certificados al CAE respectivo. Director de Escuela Coordinador Coordinación de Verifica contenido del certificado 4. El estudiante verifica la información Estudiante Solicita corrección 2 No Correcto? Si Archiva certificado FIN 5. Si no está de acuerdo solicita la corrección de la calificación al Consejo de Escuela que ofrece la asignatura o al Consejo de s, registrando la siguiente información: nombre y código del estudiante, nombre de la Escuela, nombre del programa académico y resumen de la solicitud, en caso contrario el estudiante archiva su certificado. Nota: en las Sedes regionales el estudiante solicita la corrección de la calificación ante la Coordinación Académica y ésta la remite al Consejo de Escuela que ofrece la asignatura o Consejo de s con el visto bueno del Coordinador. Estudiante Coordinador Solicitud al Consejo
DIAGRAMA DE FLUJO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 7 2 Estudia solicitud, toma decisión y genera acta 6. Posteriormente, el Consejo de Escuela al que pertenece la asignatura o el Consejo de s estudia la solicitud y emite el Acta correspondiente con la decisión tomada. Consejo de Escuela Consejo de s Acta Consejo de Escuela o Aprobada? No Comunica al estudiante Si Envía copia del Acta a la Dirección de Admisiones y 7. Si la solicitud no es aprobada se comunica al estudiante, en caso contrario, el Director de Escuela o el Coordinador de envía copia del Acta del Consejo de Escuela o s a la Dirección de Admisiones y Registro y posteriormente ésta la envía a la Coordinación Académica en caso de las Sedes regionales. Director de Escuela Coordinador de FIN Registra correcciones 8. La Dirección de Admisiones y registra la corrección en el Sistema Funcionario de Genera certificado corregido 9. La Dirección de Admisiones y genera el certificado corregido Funcionario de Certificado corregido. 3
DIAGRAMA DE FLUJO ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 7 3 Envía a la Escuela, Coordinación de y/o a la Coordinación Académica Archiva copia del cerificado y entrega al estudiante otra copia 10. La Dirección de Admisiones y envía a la Escuela, Coordinación de y/o a la Coordinación Académica en el caso de las Sedes, dos copias del certificado corregido. 11. El Director de Escuela, el Coordinador de y/o a la Coordinación Académica archiva una copia del certificado y la otra se la entrega al estudiante. Funcionario de Director de Escuela Coordinador Coordinador de FIN
ADMISIONES Y REGISTRO ACADÉMICO/ REGISTRO ACADÉMICO Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Octubre 11 de 2004 Creación del documento 02 Diciembre 03 de 2007 El Procedimiento de Generación de Certificados de Notas en s s de Pregrado Presencial código PAR.17, modifica y sustituye al Procedimiento Creación de Certificados de Calificaciones en s s de Pregrado Presencial código A04.06 establecido en el Manual Operativo de Procedimientos según la Resolución 885 de Octubre 11 de 2004. Cambio de la plantilla de acuerdo a lo establecido en la guía de elaboración de documentos. 03 Febrero 04 de 2011 Cambio en el nombre del documento. Modificación de las actividades relacionadas en el Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia con sus Responsables.