PÁGINAS: 1 de 5 1. OBJETIVO Asegurar que los estados financieros e informes asociados incluyan toda la información, al cierre de un periodo, que refleje la situación financiera de la empresa y sea la base para toma decisiones y dar cumplimiento a obligaciones legales y tributarias de acuerdo a las normas y políticas de la institución., Analistas de Contabilidad Auxiliares de Contabilidad Analista de sistemas Analista de nomina 2. RESPONSABLES 3. DEFINICIONES Interface: Conexión integral de dos sistemas 4. LINEAMIENTOS GENERALES Los cierres mensuales se deben efectuar a más tardar el 15 de cada mes. El cierre anual debe efectuarse a más tardar el 20 de enero Gestión Humana: Debe entregar la información a más tardar el primer día hábil de cada Sistemas: Debe entregar las interfaces procesadas el primero de cada mes 5.1 CIERRE MENSUAL ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN 1. Verificar por la opción OB52 C FI Actual. Tabla T001B del módulo FI de SAP que el periodo inmediatamente anterior al actual se encuentre cerrado, si no se encuentra cerrado, efectuar el proceso por esta misma opción, seleccionando el periodo a cerrar, en caso contrario, autorizar el inicio de las demás actividades para el cierre. 2. Generar, a través del sistema de información Medisyn, en el módulo de abastecimiento el proceso de interface para cada tipo de documento (factura o remisión) y por cada día calendario. Adicionalmente, diligenciar la información en la planilla CONTROL DE INTERFACE diario respectiva. CON-05-02-C01 3. Generar proceso de interfaces de la información de Venta Devengada, Cajas (incluye ventas ambulatorias), Facturación, Abastecimiento, Costo, utilizando el programa TOAD, ingresando al servidor PI, a la base de 5. DESCRIPCIONES DE ACTIVIDADES RESPONSABLE(S) Analista de Sistemas DOCUMENTOS RELACIONADOS
PÁGINAS: 2 de 5 datos de Medisyn y procesar comprobantes a SAP FI. 4. Enviar por correo a contabilidad y tesorería el formato en Excel CONTROL DIARIO SAP DDMMAAAA, una vez genere el proceso de interface. CON-05-02-C02 5. Recibir correo de Gestión Humana con información generada en el Software de Nómina Novasoft, con archivos en Excel y txt con los comprobantes de Nómina, Prestaciones sociales, parafiscales y Seguridad Social, así como con el detalle de la nómina por conceptos y diligenciar la información en el listado de control manual denominado ACTIVIDADES PARA CIERRE. CON- 6. Procesar la interfaz para la migración de la información de los comprobantes de Nómina recibida de Gestión Humana al sistema SAP FI, utilizando la transacción ZFINOM Interface de Nómina. y diligenciar la información en el listado de control manual denominado ACTIVIDADES PARA CIERRE. CON- 7. Verificar en el sistema de información financiera SAP, utilizando la opción FB03 Visualizar Documento los comprobantes generados y la información contenida en ellos, con el fin de confirmar que cumpla con los parámetros (débito y créditos sean iguales, centros de costos y terceros completos) para contabilizarse; en caso de que ésta presente inconsistencias, realice las correcciones del caso e informe a los Analistas de Sistemas respectivos sobre las inconsistencias halladas para que estos procedan con los ajustes del caso; procesar con la información recibida de Gestión Humana, los datos en el archivo CONCILIACION NOMINA vs CONTABILIDAD en caso de inconsistencias informar vía correo a Gestión Humana para tramitar solución. Diligenciar la información en el listado de control manual denominado ACTIVIDADES PARA CIERRE MENSUAL Y ANUAL. CON- 8. Registrar en SAP FI, utilizando las transacciones FB50 Registrar doc.cuenta de mayor o F-51 Trasladar y compensar Analista de Sistemas Analistas de Contabilidad Auxiliares de contabilidad Archivo control de interfaces
PÁGINAS: 3 de 5 los comprobantes de contabilidad, adjunte los soportes. Imprimir, verificar y firmar por el analista y el jefe de contabilidad. Archivar. PARA CIERRE. CON- Nota: En caso de encontrar inconsistencias, anule comprobante utilizando la opción FB08 Anular Documento y registre nuevamente siguiendo las indicaciones 9. Verificar que en el sistema de información SAP FI, que no existan saltos de numeración del mes correspondiente y acumulado, por la opción S_ALR_87012346 Asignación números documento discontinua. En caso de encontrar informar al analista de sistemas para generar ticket en la mesa de ayuda del soporte SAP. Diligenciar la información en el listado de control manual denominado ACTIVIDADES PARA CIERRE MENSUAL Y ANUAL. CON- 10. Generar los reportes del periodo respectivo (libro mayor y balances, Auxiliar para revisión de retención, libro auxiliar de cuentas) por el sistema de información SAP FI, utilizando las transacciones ZFI_LIBRO_MAYOR Reporte Libro Mayor, FAGLL03 PIs cuentas de mayor, FBL1N- Lista PI de acreedores. 11. Revisar los informes verificando la razonabilidad de los movimientos y saldos, en caso de presentarse alguna inconsistencia, verificar la trazabilidad del registro incluyendo soportes y proceda a realizar los ajustes si aplican. 13. Efectuar el cierre del periodo en curso por medio de la opción OB52 C FI Actual. Tabla T001B del módulo FI de SAP Pantallazo del sistema contable Reportes contables Reportes y soportes contables
PÁGINAS: 4 de 5 5.2 CIERRE ANUAL ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN 1. Verificar que se haya efectuado el cierre del módulo de Activos Fijos en SAP, sino, solicite al área de Contraloria su cierre para continuar con el proceso de cierre del módulo FI en SAP 2. Arrastrar durante la primera quincena de enero por la transacción F.07 Arrastre de saldos cuenta corriente (cuentas asociadas), los saldos de las cuentas asociadas del año de cierre al año siguiente. 3. Verificar que los saldos iniciales por tercero sean iguales al corte del 31 de diciembre del año respectivo de las cuentas asociadas utilizando la transacción FBL1N- Lista PI de acreedores, en caso de identificar Inconsistencias, analice y realice los ajustes respectivos, luego proceder nuevamente con el proceso del punto. PARA CIERRE. CON- 4. Procesar la transacción FAGLGVTR Arrastre de saldos, la cual efectúa el traslado de saldos al año siguiente de las cuentas de mayor 5. Verificar los saldos iniciales, generando un reporte de Libro Mayor, utilizando la transacción ZFI_LIBRO_MAYOR Reporte Libro Mayor, en caso de identificar inconsistencias, analice y realice los ajustes respectivos, luego proceda nuevamente con el proceso del punto 4. PARA CIERRE CON- 6. Procesar la transacción F_CO_01 Cierre cuenta de resultados, mediante la cual se genera el cierre definitivo de las cuentas de ingreso, costos y gastos 7. Verificar el cierre de cuentas de resultado, generando un Libro Mayor del mes de Enero del año siguiente, utilizando la transacción RESPONSABLE(S) DOCUMENTOS RELACIONADOS
PÁGINAS: 5 de 5 ZFI_LIBRO_MAYOR Reporte Libro Mayor, en caso de identificar inconsistencias, analice y realice los ajustes respectivos, luego proceda nuevamente con el proceso del punto 6. CON- 6. LEGISLACIÓN O NORMAS DE REFERENCIA Ley 1314/2009 regulación de los principios y normas de contabilidad e información financiera, aceptados en Colombia y su Decreto Reglamentario 2784/2012 y Decreto 2615 de 2014 mediante los cuales se expiden y reglamentan las Normas de Información Financiera NIIF, que comprenden las NIIF y Normas Internacionales de Contabilidad-NIC-, las Interpretaciones SIC y las Interpretaciones CINIIF y el Marco Conceptual para la Información Financiera, emitidas en español al 1 de enero del 2012 por el Concejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB por su sigla en inglés). Formato planilla 7. ANEXOS 8. CONTROL DOCUMENTAL VERSION COMENTARIOS DE LA VERSION FECHA RESPONSABLE 0 Versión inicial Mayo 2016 Documentación inicial ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Bibiana Nomesque Nombre: Luis Carlos Gómez Nombre: Javier Mora Urrego Cargo: Cargo: Gerente Control de Gestión Cargo: Director Financiero y Administrativo Fecha: Mayo de 2016 Fecha: Mayo de 2016 Fecha: Mayo de 2016