UNLAB S.A.S NIT. 900.021.323-9 NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2014 NOTA 1 - ENTIDAD Y OBJETO UNLAB S.A.S es una entidad constituida mediante escritura pública No. 0000430 en la notaria única de Apartado el 28 de Abril de 2005 y matriculada con el No. 00043212 del 3 de Mayo de 2005 en la cámara de comercio de Urabá. Que por Acta No. 0000009 de asamblea de accionistas del 23 de Marzo de 2011 inscrita el 11 de Octubre del año en mención bajo el número 00009195 del libro IX la sociedad cambio su nombre de Unlab S.A. a Unlab S.A.S; de carácter privado cuyo objeto social principal es la prestación de servicios de salud, especialmente todo lo relacionado con el procesamiento y diagnóstico de exámenes de laboratorio clínico en las áreas humana y veterinaria. NOTA 2 - RESUMEN Y PRACTICAS CONTABLES La contabilidad de UNLAB S.A.S. se ajusta al plan de cuentas para empresas del sector salud amparada en la resolución N 1646 del 25 de noviembre de 2009 y resolución N 4362 del 30 de diciembre de 2011 expedidas por la Superintendencia Nacional de Salud; los registros contables se ajustan a los lineamientos del Decreto 2649 de 1993; entre los aspectos más significativos tenemos que: el sistema de inventario para manejar los insumos y reactivos es el permanente y la forma de valuación es la del promedio ponderado. La depreciación de los activos se hace por el método de línea recta. NOTA 3 - DISPONIBLE Está representado en los fondos de caja general, caja menor y bancos, el saldo es de 70.425.008 Presentando individualmente los siguientes valores: Cajas menores 4.911.131 Caja general 31.415.640 Bancolombia 7-16 10.490.253
Bancolombia 898 1.423.081 Bancolombia 810 1.159.535 Davivienda 771 9.441.938 Davivienda 12.742.547 Banco de Bogotá 06-3 -1.809.146 Banco de Bogotá 834 29.375 Banco Agrario 2.747 Corporaciones de Ahorro y Vivienda 617.905 NOTA 4 - INVERSIONES El saldo de este rubro asciende a 1.683.410.593, está representado en los aportes que se pagan mensualmente a Coomeva Cooperativa su saldo es de $2.844.482, y los fideicomisos: Alianza Cooperativa $31.875.000, Fiduciaria Bancolombia $768.750; Promotora Clínica Zona Franca $896.145.62, Alianza fiduciaria S.A. $677.299.540 y la I.P.S Clínica Unlab S.A.S $37.100.000. Es importante aclarar que en el grupo Inversiones fue necesario realizar una reclasificación de cuentas para mostrar la realidad de la inversión en la promotora clínica zona franca que en el corte del primer semestre se había mostrado por mayor valor debido a que incluía la inversión existente en Alianza Fiduciaria S.A. donde se tiene la inversión de Clínica del Norte. Estas inversiones representan el 21.83% lo que indica una participación importante dentro de los activos totales de la empresa. NOTA 5 - DEUDORES Este valor corresponde al saldo por cobrar a los clientes por concepto de la prestación de servicios de laboratorio clínico; además incluye la retención en la fuente pagada a la DIAN por los clientes como anticipo de renta y otros deudores por conceptos varios. Dentro de los activos, el grupo Deudores es el más significativo y representa el 64.18% del total de los activos con un aumento del 12.07% comparado con el valor al cierre de 2013, dentro de este grupo se hayan partidas como clientes, anticipos de impuestos, cuentas por cobrar a empleados, deudores varios y la provisión cartera que me permite cubrir aquellas cuentas de difícil cobro.
La provisión cartera se realizó bajo el método individual donde se provisiona el 33% de aquellas deudas mayores a 360 días, Dcto 187 de Febrero 8 de 1975, Art. 72,73 y 74 NOTA 6 - INVENTARIOS Esta cuenta registra el saldo de los reactivos, papelería y demás materiales utilizados en los procedimientos del laboratorio, su saldo asciende a $285.764.266 y representa el 3.70% de los activos totales. La empresa utiliza el software Ilimitada para el manejo del inventario, la mayor parte del rubro lo conforman los reactivos y materiales utilizados en el proceso de exámenes de laboratorio, las existencias tienen una rápida rotación lo que evita daños y pérdidas en bodega sin descuidar el tiempo y la frecuencia de consumo así como el lapso de tiempo en que se renueva, la eficiencia y eficacia de quienes manejan el inventario de la compañía muestra una buena gestión lo que se refleja en una buena rentabilidad económica. NOTA 7 - PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Las propiedades y equipos de la sociedad están registrados al costo histórico, a partir de enero de 2007 ya no se les suma el ajuste por inflación porque estos fueron eliminados con el decreto No1536 de mayo 7 de 2007. Su participación dentro del total de los activos es del 8.41%. Durante el año se adquirió activos para equipo de oficina y unidad funcional por $39.887.790, equipo de cómputo y comunicaciones $39.995.983 y equipo médico $14.281.418 para un total invertido en activos de $94.165.191, sin embargo el porcentaje comparado con lo arrojado en diciembre 2013 muestra una reducción en los activos del 24.7%, esto se debe al retiro de activos adquiridos por medio de leasing por valor de 213 millones que no fue posible seguir depreciando los cuales se decidió llevarlos al costo mensualmente cada vez que se realice su pago. NOTA 8 INTANGIBLES Comprende el valor por adquisición de licencias a la empresa ilimitada, este software contiene todos los aplicativos que requiere la empresa para operar. El costo por Intangibles asciende a $51.698.695, el aumento de esta partida con respecto al cierre de 2013 se debe
en gran parte al derecho adquirido con la opción de compra de 28 computadores lenovo tomados por medio de contrato de arrendamiento a la empresa IBM de Colombia y CIA. S.C.A por valor de $47.465.318 de acuerdo a la TRM que regía en el momento, a parte de 2 licencias adquirida a Microsoft. Estos activos también van sufriendo un desgaste y perdiendo vigencia a través del tiempo, la empresa estima estos hechos de acuerdo a al criterio dado por él líder del área de sistemas. NOTA 9 - DIFERIDOS Representan los bienes y servicios adquiridos, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en períodos futuros. El laboratorio como es de costumbre cada año renueva el seguro que salvaguarda sus activos y todo aquello en lo cual tiene interés asegurable que se encuentre dentro del predio utilizado en desarrollo del objeto social, el costo de dichos seguros adquiridos en el mes de noviembre fue de $22.325.264, además en el cumplimiento exigido por los clientes para mantener las relaciones comerciales y asegurar la prestación de un buen servicio en los nuevos contratos, el laboratorio adquirió varias seguros por cumplimiento de contrato salarios y prestaciones sociales, responsabilidad civil y extracontractual durante el año por valor de $3.050.000. Este rubro asciende al término de 2014 por $21.715.000 y es parte fundamental en el buen desempeño de las actividades de la entidad PASIVOS NOTA 10 - OBLIGACIONES FINANCIERAS El Laboratorio UNLAB al cierre del ejercicio tenía obligaciones financieras por valor de $496.691.000; de este monto el 76.83% corresponden a obligaciones a largo plazo adquiridas con Bancolombia, Coomeva Financiera y Davivienda las obligaciones financieras representan el 6.44% del total de los pasivos y patrimonio. Es importante destacar el buen comportamiento que ha tenido el laboratorio con este rubro y el esfuerzo por mantener baja la deuda con las entidades financieras la cual se redujo comparado con 2013 en un 40.7%
NOTA 11 - PROVEEDORES Corresponde a las cuentas por pagar por compras a proveedores de reactivos y demás insumos requeridos para la prestación del servicio de laboratorio, su saldo asciende a $352.478.000, esto muestra una disminución de la deuda con nuestros proveedores en un 35% comparado con el valor que se tenía al término del año 2013. La deuda con proveedores representa el 4.57% del total de los pasivos y patrimonio esta partida también estuvo en la mira de la administración con el propósito de fortalecer las relaciones con nuestros proveedores y mantener abierto el crédito que le permite al laboratorio prestar un buen servicio a sus clientes NOTA 12 - CUENTAS POR PAGAR Corresponde a las cuentas por pagar por conceptos diferentes a obligaciones financieras y a proveedores, tales como cuentas corrientes comerciales, costos y gastos por pagar, retención en la fuente, aportes de nomina., etc. - Las Cuentas Corrientes Comerciales corresponden a los saldos de las deudas que se tienen con las empresas y personas que suministran los bienes y servicios para las sedes como software, activos y otros que no son proveedores, su saldo asciende a $175.025.000; es importante destacar que en dicha partida se ha venido trabajando en la cancelación de los copagos los cuales se han cruzado con las cuentas por cobrar, correspondientes en un 50%. - Los costos y gastos por pagar Corresponde a las cuentas por pagar por conceptos tales como honorarios, servicios técnicos, servicios públicos, arrendamientos, seguros etc, el saldo total de los costos y gastos por pagar asciende a $700.394.401, esta partida aumento en un 24.36% comparado con el año 2013, sin embargo está justificado en el aumento de los ingresos que más adelante se explica, esto debido a que la prestación de servicios por lectura de muestras con nuestros proveedores va en ascenso especialmente con Diagnostico y asistencia médica el cual facturo $186.888 millones, Unlab Zona franca $58.443 millones y Colcan S.A. $37.540 - Las Retenciones en la Fuente y CREE. Representa las retenciones efectuadas a título de impuesto de renta a nuestros proveedores de bienes y servicios, el saldo a pagar es de $32.683.000, las autorretenciones por impuesto de CREE también queda pendiente por pagar al cierre de este ejercicio su saldo es de $4.414.000, ambos pagos se harán efectivos en el mes de Enero de 2015 a la DIAN.
- Las Retenciones y Aportes de Nomina representan las obligaciones de Unlab a favor de entidades oficiales y particulares que son cancelados al mes siguiente, por concepto de aportes a seguridad social, parafiscales y descuentos a trabajadores debidamente autorizados, su saldo asciende a $74.970.000 NOTA 13 IMPUESTOS Representa el valor a pagar por impuesto de renta y complementarios e impuesto sobre la renta para la equidad CREE, se tiene una provisión para impuesto de renta por $190.107.000, impuesto para la equidad CREE por $68.438.000 y un impuesto de industria y comercio por $1.543.000, el laboratorio tiene previsto según el calendario tributario la declaración y pago de la primera cuota del impuesto de renta el día 16 de Abril de 2015. NOTA 14 - OBLIGACIONES LABORALES Representan la consolidación de prestaciones sociales al cierre del ejercicio, el saldo es de $149.236.000 discriminados de la siguiente forma: por cesantías se debe pagar a los fondos de pensiones en el mes de Febrero $93.529.000, por intereses a las Cesantías $10.613.000 y por vacaciones se tiene una obligación laboral que se vá pagando durante el año 2015 $45.094.000, la empresa se encuentra al día con sus empleados por salarios y primas al cierre del ejercicio. NOTA 15 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES La provisión por prestaciones sociales se canceló y se pasó a las cuentas contables de obligación de acuerdo a las normas contables generalmente aceptadas en Colombia.
NOTA 16 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO Representa valores consignados por entidades que no tienen crédito con la compañía y los valores son consignados previo a la realización de exámenes. Su valor al cierre del año era de $281.000 NOTA 17 - ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS Representa anticipos y avances recibidos en cuentas bancarias y que a la fecha del cierre no se ha recibido el soporte para hacer el descargo en cartera. Este valor a Dic. 31 asciende a $34.968.000, se destaca el proceso de identificación por parte del área contable con dicha partida en el segundo semestre del año, la cual comenzó el año 2014 con $148.671.000 y al corte del primer semestre se encontraba por valor de $664.055.000. Se contrató por parte del laboratorio un auxiliar temporal que ayudara con el proceso de identificación de clientes que habían realizado pagos y el respectivo cruce con las facturas que cancelaban o en su defecto se llevaría a la cuenta por cobrar de cada cliente y se dejaría como un saldo negativo que restara a su deuda. NOTA 18- CUENTAS EN PARTICIPACION Corresponde a la operación del laboratorio en clínica del Norte, indica la obligación que tiene la entidad con sus partícipes de acuerdo al contrato de cuentas en participación vigente en la sede ubicada en Clínica del Norte y que al 31 de Diciembre tenía un valor de $1.283.284.000 Esta partida contable representa el 16.64% del patrimonio bruto y es el pasivo más grande que tiene la entidad su aumento fue del 43.46% comparado con lo adeudado al cierre del año 2013 NOTA 19- CAPITAL Está conformado por el capital autorizado que es de 100.000 acciones a un valor nominal de $10.000; el capital suscrito y pagado que es de 42.108 acciones canceladas en su
totalidad por los accionistas, el capital por suscribir que son las acciones que no han sido vendidas. El capital social se mantiene en $421.108.000. y representa el 5.46% del patrimonio bruto Las reservas ascienden a $2.164.650.000 al cierre del ejercicio y representa el 28% del patrimonio bruto, se detalla de la siguiente manera: Reserva legal: 438.346.110 Reservas estatutarias 1.658.189.509 Reservas ocasionales 68.114.682 La revalorización del patrimonio se encuentra por $22.529.194 el cual comprende revalorización del capital social por $19.165.633, revalorización de reservas y fondos $2.938.964 y revalorización de resultados de ejercicios anteriores por $424.577. Los resultados de ejercicios anteriores ascienden a $1.030.590.000, esto es lo acumulado a 2012 $571.232.489 y 2013 $459.358.000. NOTAS AL ESTADO DE RESULTADOS NOTA 20 - INGRESOS Corresponde a los ingresos por servicios de laboratorio prestados en las diferentes sedes ubicadas en la ciudad de Villavicencio, además de los municipios de Apartadó, Chigorodó, Carepa, Turbo, Necoclí, San Pedro de Urabá y la operación del Laboratorio de la Clínica del Norte en Bello; Los ingresos facturados por la entidad fueron $8.686.264.083 producto de las ventas en la prestación de servicios de medicina laboral, servicios de laboratorio y patología. Las devoluciones y descuentos ascendieron a $1.344.554.359 resultado de descuentos en planes contratados, operaciones incorrectas y avales originados en cruces de cuentas; esto nos arroja ingresos brutos operacionales de $7.341.709.724 el valor será tomado como referencia para el análisis de las siguientes deducciones del estado de Ganancias y pérdidas.
NOTA 21 - COSTOS Los costos por la prestación del servicio de laboratorio ascendieron a $5.525.309.747 y representan el 75.26% de los ingresos, entre los costos más representativos están: Los costos adeudados a los socios en el contrato de cuentas en participación 7.24% costos de personal 27.70%, consumo de reactivos 22.90%, honorarios por servicios y lectura de exámenes 28.78%, arrendamientos 4.1% y servicios públicos 4.46% como los costos más representativos del laboratorio. NOTA 22 - GASTOS DE ADMON Y VENTA Registra los gastos en que se incurre durante el ejercicio relacionados con la gestión administrativa para el desarrollo de la actividad operativa, se clasifican conceptos como: gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, seguros, entre otros; su saldo asciende a $936.685.996, representan el 12.76% del total de los ingresos, de los cuales $915.156.000 corresponden a Gtos de Administracion y $21.529.857 corresponden a Gtos venta. Entre los gastos más representativos están: Gtos de personal 42.80%, Honorarios 27,42% y la provisión cartera por 12.50% NOTA 23- INGRESOS NO OPERACIONALES En este rubro se registran ingresos que no están relacionados directamente con la prestación del servicio de laboratorio, como rendimientos financieros, descuentos comerciales, recuperación de incapacidades, entre otros, su saldo asciende a $18.653.000 destacando en este rubro los cobros que ha hecho la empresa por medio del área de talento humano a las EPS $13.747.000 corresponden a recaudos por concepto de incapacidades. NOTA 24 - EGRESOS NO OPERACIONALES Comprende las sumas o valores registrados por gastos que no están relacionados directamente con la actividad de la empresa, como gastos bancarios, intereses, descuentos comerciales condicionados, costos y gastos de ejercicios anteriores no deducibles,
Sanciones etc. Su saldo asciende a $137.940.000 y representa el 1.88% de los ingresos operacionales Entre lo más representativo del rubro se encuentran partidas como gastos por gravámenes a movimientos financieros $16.718.000, comisiones bancarias $22.233.000, intereses corrientes $81.411.000, intereses moratorios $1.861.500 y pago por sanciones a la DIAN por extemporaneidad en la presentación de las declaraciones de renta y CREE 2013 $11.822.000 NOTA 25- UTILIDADES DEL EJERCICIO Este valor refleja la diferencia entre los ingresos y los costos y gastos del laboratorio, el resultado en el año fue satisfactorio, esto se respalda toda vez que se hace un comparativo con las utilidades en 2013 lo que refleja un aumento del 9.26%. La utilidad después de impuestos representa el 6.83% lo que indica una disminución sensible comparada con lo que representaba la utilidad del 2013 calculada en un 7.05% de los ingresos operacionales, mantener esta buena rentabilidad requiere mantener las perspectiva de muchas variables como por ejemplo la capacidad administrativa para la estrategia de ventas, capacidad operativa en el personal médico y de atención al usuario, bienestar a sus empleados lo que promueve el sentido de pertenencia y austeridad en altos costos de inventario y gastos sin justificación. Febrero 25 de 2015 ANDRES FELIPE SUAREZ HENAO Representante Legal JOHN A. HERNANDEZ USUGA Contador T.P. 155844-T