1. OBJETIVO Asegurar que los registros que constituyen una evidencia de la conformidad del Sistema de Gestión de la Fundación Universitaria de Popayán con los requisitos de la norma NTC-ISO 9001: 2008, están debidamente establecidos, identificados, almacenados, y son fácilmente recuperables. Conformar de manera organizada la memoria institucional y evidenciar las actividades que se realizan. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica para el control de todos los registros establecidos en los procesos pertenecientes al Sistema de Gestión de la Fundación Universitaria de Popayán. Inicia en el momento en que se establecen los aspectos necesarios para el control de los registros y termina cuando el documento se vuelve obsoleto con el cambio de versión y la visualización de documento obsoleto por medio de un sello que lo caracteriza. Este proceso relaciona las siguientes actividades: Definición, actualización y emisión de documentos Definición de actividades para el manejo del archivo de gestión Transferencia entre los archivos vigentes y obsoletos Disposición de los documentos (registros) Protección de documentos (registros) 3. DEFINICIONES a. Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. b. Documento: Información registrada cualquiera sea su forma o el medio utilizado. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una continuación de éstos. c. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por las organizaciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, utilización y conservación. Página 1 de 7
d. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas, y pueden ser: Formatos prediseñados que deben ser diligenciados cada vez que ocurre la actividad. Informes periódicos para presentar resultados de gestión o el avance de cierta actividad. Actas derivadas de reuniones de equipos o grupos de trabajo frecuentes. Documentos que contienen comunicaciones internas y externas. Documentos que evidencien las actividades desempeñadas según la naturaleza de las funciones de su competencia 4. ASPECTOS GENERALES 4.1. Generalidades a. Es responsabilidad de los líderes de los procesos informar al Documentador del Grupo de Calidad y Mejoramiento Institucional el establecimiento de nuevos registros o su retiro, lo mismo que cualquier novedad sobre los mismos para que actualice el listado maestro de registros. b. Los registros del Sistema de Gestión de Calidad deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables; además deben conservarse en perfecto estado, sin tachaduras, enmendaduras o comentarios. c. La clasificación, almacenamiento, conservación y disposición de los registros depende de cada proceso en el que se genere. d. Los registros no deben ser diligenciados a lápiz; y los que autoricen alguna actividad deben diligenciarse en color azul. e. Los registros del Sistema de Gestión de Calidad se deben almacenar de tal forma que se puedan consultar con facilidad, deben permanecer en un medio ambiente adecuado para prevenir el deterioro o daño y para evitar su pérdida. f. Los registros generados en el Sistema de Gestión de Calidad, aquellos no confidenciales, pueden ser consultados por cualquier persona de la Institución Página 2 de 7
4.2 Retención Documental Los siguientes son los criterios a considerar para el control de registros del Sistema de Gestión de La Fundación Universitaria de Popayán y los cuales están claramente explícitos en el Listado Maestro de Registros. RETENCIÓN: El tiempo durante el cual serán guardados los documentos en el archivo de cada Proceso, teniendo en cuenta los aspectos legales, contractuales y por experiencia. El tiempo de retención de lo determina cada área de acuerdo al tipo de documento a archivar. DISPOSICIÓN FINAL: Una vez se cumpla el tiempo de retención en el archivo de cada Proceso los tipos de disposición definidos son: Conservación Total (CT), Digitalización (D) - después de digitalizar los registros se procede a realizar backup, según lo establecido en el instructivo de Backup, y Eliminación (E). PROCEDIMIENTO: Espacio adecuado para realizar anotaciones que se refieran a la manera de realizar una eliminación y digitalización. Se explica cómo se realiza la disposición final del documento. En el Listado Maestro de Registros se tendrán en cuenta, al menos los siguientes criterios: Almacenamiento: En esta casilla se definen las características para almacenar el documento (registro). Para detallar este aspecto se definieron los siguientes campos: Tipo de almacenamiento: Puede ser en medio físico o magnético. Lugar: Define el lugar (oficina, piso, computador, etc.) donde se mantiene el documento en medio físico o magnético. Niveles de Acceso: Restricciones de acceso o consulta de la información registrada. El Líder de cada Proceso, es el responsable de solicitar la inclusión, actualización o anulación de los formatos al documentador del Sistema de Gestión (Procedimiento para la elaboración y control de documentos GC-PR-001). Cuando Página 3 de 7
se trate de formatos para inclusión, se debe asegurarse de que contengan todos los aspectos del control que se indican en este procedimiento. 4.3 Protección y legibilidad de los documentos (registros) 4.3.1 Protección de documentos (registros) en medio físico Todos los registros en copia dura deben ser legibles, libres de enmendaduras; cuando por algún caso deba enmendarse un registro, debe validarse con firma responsable en el sitio donde se haga la corrección, o con notas aclaratorias que justifiquen la situación. Todos los campos de un registro deben ser diligenciados. Cuando el campo no corresponde a las características del proceso, producto, servicio o equipo, se debe diligenciar con las letras (No Aplica). Si por alguna circunstancia no se dispone de un dato, debe trazarse una línea en el campo. Archivo: El Jefe de cada sección de La Fundación Universitaria de Popayán es responsable de controlar los registros generados en su área que hayan sido establecidos para demostrar el cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión. Los registros se deben proteger en carpetas, fólder o cualquier otro elemento que conserve su legibilidad y evite deterioro en su presentación. Estas deben estar debidamente identificadas para permitir su búsqueda e identificación en el listado maestro de registros. Archivo Central o Histórico Las carpetas luego de terminar su tiempo en archivo de Proceso pasan a archivo central, quien se encarga de administrar los documentos hasta su disposición final. Página 4 de 7
4.3.2 Protección de documentos (registros) en medio magnético Los registros generados mediante software no tendrán codificación y se debe garantizar su integridad mediante el sistema de copias de seguridad que se manejaran conforme lo establecido por la institución. Cada área es responsable de realizar las copias de seguridad del equipo de cada Administrativo, esta actividad se detalla en el Instructivo de Elaboración de Backups. 4.4 Préstamo y devolución de documentos (registros) Todos los registros generados por La Fundación Universitaria de Popayán deberán controlarse para garantizar que estos no se pierdan y se puedan recuperar de manera fácil y rápida. La recuperación se agiliza organizando de manera consecutiva, cronológicamente, alfabéticamente, entre otros, el contenido de las carpetas de los documentos (registros). 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO 1 Definir parámetros para control de los documentos (registros). Cada área se encarga de definir los controles asociados a cada uno de sus registros así: almacenamiento, tiempo de retención, identificación, disposición, acceso, etc. También se debe encargar de notificar al Documentador del SGC las actualizaciones pertinentes en caso de alguna modificación. Líder de Proceso 2 Notificar al SGC. Notificar al Grupo de Calidad para incluir los datos en el Líder de Proceso Correo Electrónico Página 5 de 7
listado maestro de Registros 3 Aprobar y divulgar el tiempo de retención El Grupo de Calidad se encarga de recibir la información de retención de cada registro, es el encargado de la Evaluación y aprobación del método de archivo El Listado Maestro de Registros aprobado se publica en la Página del Sistema de Gestión de Calidad para su aplicación. Grupo de Calidad Líder de Proceso Listado Maestro de Registros 4 Aplicar los controles. Almacenar los registros según los criterios de control establecidos por el líder de proceso. La forma de almacenamiento, protección, acceso y recuperación deben ser consecuentes a lo dispuesto en este procedimiento numeral 4 Colaboradores y responsable del archivo de cada proceso 5 Verificar Tiempo de retención en archivo de gestión terminado. Frente al Listado Maestro de registros donde se establece la Retención Documental si se ha cumplido el tiempo de retención en el archivo de del proceso. Responsable del archivo de cada proceso 6 7 Enviar registros al Archivo Central. Mantener en el archivo central. Relaciona y organiza los documentos que se van a enviar al archivo central, empacándolos y rotulándolos adecuadamente. Posteriormente se efectúa la transferencia primaria al archivo central. Administra los registros asegurando su adecuado almacenamiento y conservación, manteniéndolos disponibles para consulta. 8 Verificar tiempo de retención en archivo Revisa y confronta los Responsable del archivo de cada proceso Colaborador autorizado del archivo central Colaborador autorizado del Formato Único de Solicitud Servicios de Archivo Página 6 de 7
central terminado. registros de acuerdo con el Tiempo de Retención Documental estableciendo cuales cumplieron su tiempo total de retención. archivo central 9 Disponer del registro. Elaborar el acta de disposición final de documentos, y proceder a la disposición física de los documentos según lo definido en el Listado Maestro de Registros. Colaborador autorizado del archivo central Acta de disposición final de documentos Página 7 de 7