VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 1 DE 22 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO ADMISIONES Fecha de Vigencia: DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA REVISÓ CARGO FECHA FIRMA Responsable: APROBÓ CARGO FECHA FIRMA Planeación: Comité: Acta no: Nombre del Secretario del Comité: Cargo del Secretario: Fecha: Firma: ORIGINAL DE COPIAS COPIA ADA Código de archivo: No COPIA NO ADA No Este documento es propiedad de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 2 DE 22 CONTENIDO PROCEDIMIENTOS CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS MADPT-01 - INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES A PROGRAMAS DE POSTGRAD... 4 MADPT-02 - INSCRIPCIÓN PROCESO PARA ADMISIÓN DE ASPIRANTES A ROGRAMAS DE PREGRADO... 7 MADPT-03 - PROGRAMACIÓN DE CALENDARIO DE ADMISIÓN DE PROGRAMAS DE PREGRADO POSGRADO... 11 MADPT-04 - COORDINACIÓN DEL COMITÉ DE ADMISIONES... 13 MADPT-05 - ADMISIÓN PARA MATRICULAS I SEMESTRE... 14 MADPT-06 - RECEPCIÓN EXPEDICIÓN DE LA SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE CALIFICACIONES.... 17 MADPT-07 - MICROFILMACIÓN DE PLANILLAS DE CALIFICACIONES... 20 MADPT-08 - SITUACIÓN ACADÉMICA POSIBLES GRADUANDOS... 22 NORMOGRAMA DE PROCESOS
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 3 DE 22 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 4 DE 22 NOMBRE DEL PROCESO: ADMISIONES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES A PROGRAMAS DE POSTGRAD : JEFE DE LA OFICINA DE ADMISIONES REGISTRO CÓDIGO: MADPT-01 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO: Consolidar información de los posibles aspirantes a ingresar a los programas académicos de postgrado que ofrece la universidad ALCANCE: Inicia con la actualización y verificación de la información a publicar en pagina WEB y finaliza de la publicación de las personas admitidas DEFINICIÓN: NO APLICA Nº 1 DESCRIPCIÓN O DETALLE ACTUALIZA VERIFICA INFORMACIÓN A PUBLICAR EN PÁGINA WEB: CALENDARIO, REQUISITOS MÍNIMOS, TRÁMITES PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO. DE ACUERDO A REGLAMENTO DE ADMISIONES. INICIO INSPECCIONA PROCESO DE PUBLICACION PAGINA WEB ESPECIALIZADO/. RIESGO DOCUMENTO INFORMACION INCOMPLETA. DEFICIENTE. REGLAMENTO DE ADMISIONES NORMAS QUE SUSTENTAN PROCESO 2 3 4 ANALIZA VERIFICA PARAMETROS CRITERIOS EN ACADEMUSOFT PARA ABRIR CONVOCATORIA. SUBE LA INFORMACIÓN A PÁGINA WEB PARA SER PUBLICADA CONSULTADA POR USUARIOS INTERESADOS EN PARTICIPAR DEL PROCESO DE ADMISIÓN. ANALIZA INFORMACION EN ACADEMUSOFT SOBRE ASPIRANTES CONVOCADOS A ENTREVISTA. ABRE CONVOCATORIA EN ACADEMUSOFT PUBLICA EN PAGINA WEB INFORMACION DEL PROCESO DE ADMISION ANALIZA INFORMACION DE INSCRITOS A ESPECIALIZADO/.. DEFICIENTE INTERNET NO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE INTERNET REGLAMENTO DE ADMISIONES REGLAMENTO DE ADMISIONES NORMAS QUE SUSTENTAN PROCESO LISTA DE CONVOCADOS A ENTREVISTA
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 5 DE 22 Nº 5 DESCRIPCIÓN O DETALLE PUBLICA EN PÁGINA WEB CONVOCATORIA A ENTREVISTA. A PUBLICA EN PAGINA WEB CONVOCATORIA A ENTREVISTA RIESGO DOCUMENTO INTERNET. NO LISTA DE CONVOCADOS A ENTREVISTA 6 7 SELECCIONA EN ACADEMUSOFT LOS ADMITIDOS, PREVIO INFORME DE LOS PROGRAMAS DE POSGRADO DETERMINACION DEL COMITÉ DE ADMISIONES. PUBLICA EN PÁGINA WEB ADMITIDOS, PREVIA SELECCIÓN REALIZADA POR CADA ESPECIALIZACIÓN. SELECCIONA ADMITIDOS PARA MATRICULA PUBLICA EN PAGINA WEB ADMITIDOS INTERNET. NO LISTA DE CONVOCADOS A ENTREVISTA FIN
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 6 DE 22 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 7 DE 22 NOMBRE DEL PROCESO: ADMISIONES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: INSCRIPCIÓN PROCESO PARA ADMISIÓN DE ASPIRANTES A PROGRAMAS DE PREGRADO : JEFE DE LA OFICINA DE ADMISIONES REGISTRO CÓDIGO: MADPT-02 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO Consolida información de los posibles aspirantes a ingresar a los programas académicos de pregrado que ofrece la universidad ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA Nº 1 2 3 DESCRIPCIÓN O DETALLE ACTUALIZA VERIFICA INFORMACIÓN A PUBLICAR EN PÁGINA WEB: CALENDARIO, REQUISITOS MÍNIMOS, TRÁMITES PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO. DE ACUERDO A REGLAMENTO DE ADMISIONES. ANALIZA VERIFICA PARAMETROS CRITERIOS DE PRE-SELECCIÓN EN ACADEMUSOFT PARA INSCRIPCION - ABRE CONVOCATORIA. SUBE LA INFORMACIÓN A PÁGINA WEB PARA SER PUBLICADA CONSULTADA POR USUARIOS INTERESADOS EN PARTICIPAR DEL PROCESO DE ADMISIÓN. INICIO INSPECCIONA PROCESO DE PUBLICACION PAGINA WEB ANALIZA PARAMETROS CRITERIOS EN ACADEMUSOFT PUBLICA CONVOCATORIA EN PAGINA WEB ESPECIALIZADO/. ESPECIALIZADO/ ADMISIONES, REGISTRO.. RIESGO DOCUMENTO INFORMACIÓN INCOMPLETA. DEFICIENTE. INFORMACIÓN INCOMPLETA. DEFICIENTE. INTERNET. ERRORES DE DIGITACIÓN MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE INTERNET. REGLAMENTO DE ADMISIONES REGLAMENTO DE ADMISIONES REGLAMENTO DE ADMISIONES 4 CIERRA CONVOCATORIA OBTIENE LISTAS SNP PARA PROCESO DE CRUCE CON EL ICFES. OBTIENE LISTAS SNP. INTERNET. NO DEFICIENTE. MANTENIMIENTO INTERNET. REGLAMENTO DE ADMISIONES 5 ELIMINA TILDES OBSERVACIONES ADJUNTAS DE LAS LISTAS SNP UNA VEZ RETORNAN LOS ARCHIVOS DEL ICFES. ANALIZA INFORMACION REMITIDA POR EL ICFES A ADMISIONES, REGISTRO. DEFICIENTE.
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 8 DE 22 Nº 6 DESCRIPCIÓN O DETALLE VERIFICA ASIGNACIÓN DE PESO A LAS AREAS DEL ICFES PARA INSCRIPCIÓN. A ASIGNA PESO A LAS AREAS DEL ICFES EN ACADEMUSOFT ADMISIONES, REGISTRO RIESGO DOCUMENTO INTERNET. NO DEFICIENTE. MANTENIMIENTO INTERNET. REGLAMENTO DE ADMISIONES 7 Nº 8 ASOCIA TÍTULOS A LAS ÁREAS DEL ICFES; COTEJA LA INFORMACIÓN SI HA NECESIDAD MODIFICA O AGREGA DATOS. DESCRIPCIÓN O DETALLE CARGA ARCHIVOS PLANOS RESULTADOS DE EXAMEN DE ESTADO; IMPRIME LISTADO DE INCONSISTENCIAS, DEPURA LA INFORMACIÓN PROCESA CADA ARCHIVO. ASOCIA TITULOS A LAS AREAS COTEJA INFORMACION A CARGA ARCHIVO PLANOS COTEJA INCONSISTENCIAS. ADMISIONES, REGISTRO. INTERNET. NO, MANTENIMIENTO. REGLAMENTO DE ADMISIONES. RIESGO DOCUMENTO INTERNET. DEFICIENTE, MANTENIMIENTO. 9 ELIMINA INSCRIPCIONES DE ASPIRANTES QUE NO CUMPLEN CON PUNTAJE MINIMO REQUERIDO PARA INSCRIPCIÓN, DE ACUERDO A REGLAMENTO DE ADMISIONES. DEPURA INFORMACION DE INSCRITOS. FALLAS DE INTERNET. NO REPORTE ACADEMUSOFT PUNTAJES MINIMOS 10 11 REALIZA PONDERACIÓN DE MEJORES ICFES, TENIENDO EN CUENTA LOS TRES TIPOS DE EXAMEN PARA ICFES: 1985 A 1999 / 2000-2006 / 2007 EN ADELANTE. PRE-SELECCIONA DE ACUERDO A NORMATIVIDAD VIGENTE, NUMERO DE ASPIRANTES PARA ENTREVISTA. REALIZA PONDERACION PRE-SELECCIONA ASPIRANTES PARA ENTREVISTAS TECNICO ADMON/OF. PLANEACION, SISTEMA DESARROLLO COMITÉ ADMISIONES FALLAS DE INTERNET. NO FALLAS DE INTERNET. NO 12 13 PUBLICA EN PÁGINA WEB PRE- SELECCIONADOS A ENTREVISTA. ALIMENTA EL SISTEMA ACADEMUSOFT CON LOS PARAMETROS CRITERIOS NECESARIOS DE SELECCIÓN PARA MATRICULA. PUBLICA EN PAGINA WEB PRE- SELECCIONADOS A ENTREVISTA INGRESA EN ACADEMUSOFT PARAMETROS CRITERIOS PARA ADMITIDOS ADMISIONES, REGISTRO.. INTERNET. DEFICIENTE FALLAS DE INTERNET. NO REVISIN LISTA DE CONVOCADOS REGLAMENTO DE ADMISIONES. B
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 9 DE 22 Nº 14 DESCRIPCIÓN O DETALLE SELECCIONA NUMERO DE ADMITIDOS; PREVIA DETERMINACION COMITÉ DE ADMISIONES DE ACUERDO A PUNTAJE INGRESADO AL SISTEMA POR LA DIVISIÓN DEL MEDIO UNIVERSITARIO. B SELECCIONA ADMITIDOS PARA MATRICULA. RIESGO DOCUMENTO INTERNET. DEFICIENTE INFORME DE RESULTADOS ENTREVISTA 15 REVISA LISTA DE ADMITIDOS PÚBLICA RESULTADOS EN PÁGINA WEB. PUBLICA EN PAGINA WEB ADMITIDOS FIN INTERNET. DEFICIENTE. NO VERIFICACION INFORME DE RESULTADOS ENTREVISTA
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 10 DE 22 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 11 DE 22 NOMBRE DEL PROCESO: ADMISIONES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROGRAMACIÓN DE CALENDARIO DE ADMISIÓN DE PROGRAMAS DE PREGRADO POSGRADO : JEFE DE LA OFICINA DE ADMISIONES REGISTRO CÓDIGO: MADPT-03 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO planear el proceso de admisión para los programas académicos de pregrado y posgrado que ofrece la Universidad ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA Nº 1 DESCRIPCIÓN O DETALLE PROECTA CALENDARIO PARA EL PROCESO TENIENDO EN CUENTA PROGRAMACION DEL ICFES PARA ENTREGA DE RESULTADOS CALENDARIO GENERAL DE ACTIVIDADES ACADÉMICAS. 2 SOLICITA A FACULTADES PROGRAMACION PARA POSGRADOS PARA TECNOLOGÍA EN ASISTENCIA GERENCIAL DISTANCIA 3 ENVIA POR CORREO ELECTRONICO PROECTO DE CALENDARIO DEL PROCESO PARA OBSERVACION DE LAS S QUE INTERVIENEN: EN EL PROCESO. 4 5 REALIZA AJUSTES, CONSOLIDA INFORMACION PRESENTA PROGRAMACION A COMITÉ DE ADMISIONES PARA APROBACION. ENVIA CALENDARIO APROBADO A LAS S QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO PARA LOS TRÁMITES DE APERTURA DE INSCRIPCIONES. INICIO PROECTA CALENDARIO DE ADMISIONES. SOLICITA PROGRAMACION DE DISTANCIA POSGRADO. ENVIA PROECTO DE CALENDARIO A S CONSOLIDA INFORMACION ENVIA CALENDARIO APROBADO FIN ESPECIALIZADO ADMISIONES, REGISTRO ESPECIALIZADO ADMISIONES, REGISTRO ADMINISTRATIVO ESPECIALIZADO/ ADMISIONES, REGISTRO. ESPECIALIZADO, ADMISIONES, REGISTRO. RIESGO DOCUMENTO NO TENER PROGRAMACIONES INSTITUCIONALES DEL ENTORNO DEMORA EN LA RECEPCION DE LA INFORMACION DEMORA EN LA RECEPCIÓN DE LAS OBSERVACIONES. INFORMACION INCOMPLETA, SUMINISTRDA POR S NO PUBLICAR EL CALENDARIO A TIEMPO ESTABLECER FECHAS CORRESPONDIENTES ESTABLECER FECHA LIMITE PARA LA RECEPCION DE LA INFORMACION SEGUIMIENTO ESTABLECER FECHA LIMITE PARA LA RECEPCION DE LA INFORMACION. SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO. CORREOS CUMPLIMIENTO DE PLAZOS FECHAS. SEGUIMIENTO CALENDARIO. MEMORANDO MEMORANDO. CALENDARIOS. CALENDARIO
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 12 DE 22 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 13 DE 22 NOMBRE DEL PROCESO: ADMISIONES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN DEL COMITÉ DE ADMISIONES : JEFE DE LA OFICINA DE ADMISIONES REGISTRO CÓDIGO: MADPT-04 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO Verificar cumplimiento del proceso de admisiones y hacer las recomendaciones ante las instancias que fueren del caso ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA No 1 DESCRIPCIÓN O DETALLE COORDINA CONVOCA A INTEGRANTES DEL COMITÉ DE ADMISIONES A REUNIONES PROGRAMADAS PRESENTA LOS INFORMES DEL CASO. INICIO CONVOCA REUNION A COMITÉ DE ADMISIONES. ESPECIALIZADO (EJERCE FUNCION DE SECRETARIA DEL COMITÉ)/ RIESGO DOCUMENTO DEMORA EN LA INFORMACION. NOTIFICACION ESCRITA PROGRAMACIÓN OPORTUNA MEMORANDO 2 3 ELABORA ACTA DEL COMITÉ DA LECTURA DE LA MISMA EN LA PROXIMA SESION. RECIBE DE VICERRECTORÍA ACADÉMICA ACTA FIRMADA PROCEDE A ARCHIVAR CON SUS RESPECTIVOS ANEXOS. ELABORA ACTAS DA LECTURA. ARCHIVA ACTAS ESPECIALIZADO (EJERCE FUNCION DE SECRETARIA DEL COMITÉ)/ IMPRECISION EN EL CONTENIDO DEMORA EN RECEPCIÓN DEL ACTA.. SEGUIMIENTO AL DOCUMENTO. ACTA. ACTA. FIN
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 14 DE 22 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO NOMBRE DEL PROCESO: ADMISIONES NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: ADMISIÓN PARA MATRICULAS I SEMESTRE
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 15 DE 22 : JEFE DE LA OFICINA DE ADMISIONES REGISTRO CÓDIGO: MADPT-05 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO Formalizar la vinculación de los estudiantes que ingresan por primera vez la universidad ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA Nº 1 DESCRIPCIÓN O DETALLE COORDINA CON LA ENGARGADA PRÉSTAMO DE AULA PARA RECEPCIONAR DOCUMENTOS DE ASPIRANTES ADMITIDOS. INICIO COORDINA UBICACIÓN PARA RECEPCIONAR DOCUMENTOS ESPECIALIZADO/ RIESGO DOCUMENTO NO UBICAR SITIO PARA RECEPCIONAR DOCUMENTOS COORDINACIÓN. PREVEER CON ANTICIPACION. 2 3 COMUNICA A DIVISIÓN FINANCIERA A IPS LUGAR HORA DE CONVOCATORIA PARA QUE ASISTAN E INFORMEN A LOS ASPIRANTES SOBRE LOS DIFERENTES TRÁMITES A REALIZAR PARA MATRÍCULA. RECIBE DA BIENVENIDA A LOS ASPIRANTES ADMITIDOS, EXPLICA PROCESO DE MATRÍCULA. COORDINA CON IPS DIVISION FINANCIERA INFORMACIÓN A ADMITIDOS DA BIENVENIDA A LOS ADMITIDOS EXPLICA DINAMICA. ES ESPECIALIZADO/ ES FALTA COORDINACIÓN. INFORMACION DEFICIENTE FALTA COORDINACIÓN. INFORMACION DEFICIENTE COORDINACIÓN. COORDINACIÓN CHEQUEO DE DOCUMENTOS REGLAMENTO ADMISION. CALENDARIO 4 5 6 7 RECEPCIONA REVISA LA CARPETA DE DOCUMENTOS DE LOS ASPIRANTES ADMITIDOS. DA VISTO BUENO A CADA CARPETA PARA CONTINUAR CON EL PROCESO DE MATRÍCULA. ORGANIZA HOJAS DE VIDA DE ASPIRANTES ADMITIDOS PARA INGRESAR INFORMACIÓN AL SISTEMA ACADEMUSOFT POSTERIORMENTE REMITIRLAS A LA DIVISION FINANCIERA PARA LIQUIDACION MATRICULA. RECIBE DE DIVISIÓN FINANCIERA CARPETAS DE ASPIRANTES A LIQUIDADAS, VERIFICA DOCUMENTACION REMITE A CADA FACULTAD LAS CARPETAS. RECEPCIONA DOCUMENTOS ADMITIDOS DA VISTO BUENO A CADA CARPETA INGRESA ACADEMUSOFT DOCUMENTOS DE ADMITIDOS REMITE A FACULTAD HOJAS DE VIDA DE ADMITIDOS MATRICULADOS ES ESPECIALIZADO/ ES ES ADMISIONES, REGISTRO ES REVISION DEFICIENTE. REVISION DEFICIENTE. INTERNET. EXTRAVIAR DOCUMENTOS COORDINACIÓN CHEQUEO DE DOCUMENTOS COORDINACIÓN. MANTENIMINETO, LISTADO DE ADMITIDOS LISTADO DE ADMITIDOS, CARPETAS CARPETAS ADMITIDOS HOJAS DE VIDA ADMITIDOS FIN
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 16 DE 22 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 17 DE 22 NOMBRE DEL PROCESO: ADMISIONES : JEFE DE LA OFICINA DE ADMISIONES REGISTRO OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN EXPEDICIÓN DE LA SOLICITUD DEL CERTIFICADO DE CALIFICACIONES. CÓDIGO: MADPT-06 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 Nº 1 2 3 DESCRIPCIÓN O DETALLE RECEPCIONA SOLICITUD DE CERTIFICADO DE NOTAS DILIGENCIADA POR EL USUARIO JUNTO CON EL RECIBO DE CONSIGNACIÓN. REVISA DATOS CONSIGNADOS EN FORMATO DE SOLICITUD, DE ACUERDO A DOCUMENTO DE IDENTIDAD RECIBO DE CONSIGNACIÓN. UBICA REGISTRO DE CALIFICACIONES DE EGRESADOS QUE NO ESTEN EN EL SISTEMA ACADEMUSOFT - DEL AÑO 1945 HASTA 1995. INICIO RECEPCIONA SOLICITUD VERIFICA DATOS. UBICA REGISTROS DE NOTAS DE GRADUADOS ANTIGUOS ADMISIONES REGISTRO. ADMISIONES REGISTRO. ADMINISTRATIVO ADMISIONES REGISTRO. RIESGO DOCUMENTO REVISION DEFICIENTE.. SOLICITUD CERTIFICADO/ RECIBO DE CONSIGNACIÓN. NO VERIFICACION EXTRAVIAR SOLICITUD. COTEJAR DOCUMENTACIÓN. SISTEMATIZACIÓN BASE DE DATOS. DOCUMENTO DE IDENTIDAD/ RECIBO DE CONSIGNACIÓN. REGISTRO DE CALIFICACIONES/ PLANILLA. 4 5 6 7 8 ELABORA CERTIFICADO MANUALMENTE, PREVIO FORMATO ESTABLECIDO EN WORD. COTEJA INFORMACIÓN IMPRESA CON REGISTRO DE CALIFICACIONES (PARA CERTIFICADOS QUE NO ESTAN EN EL SISTEMA) UBICA REGISTRO ACADEMICO, DIGITANDO CODIGO ESTUDIANTE O EGRESADO EN ACADEMUSOF. DEL AÑO 1996 A LA ACTUALIDAD. ELABORA MANUALMENTE CERTIFICADO COTEJA NOTAS UBICA PLANILLAS DE NOTAS E INGRESA RECORD ACADEMICO - CERTIFICADOS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO ADMISIONES REGISTRO. ESPECIALIZADO/ ADMINISTRATIVO ADMISIONES REGISTRO. ADMINISTRATIVO ADMISIONES REGISTRO. IMPRIME CERTIFICADO DE NOTAS. IMPRIME ADMISIONES REGISTRO FIRMA CERTIFICADO DE NOTAS. ESPECIALIZADO FIRMA ERROR EN LA DIGITACION DE LAS NOTAS REVICIÓN DEFICIENTE INTERNET. ERRO DIGITACION NOTAS ACADEMUSOFT. REVICION VERIFICACION. REVICIÓN VERIFICACION COMUNICACIONES PERMANATES A FACULTADES OFICINAS DE PLANEACIÓN. FALLA DE EQUIPOS.. ERROR EN DIGITACION DE NOTAS - ACADEMUSOFT COMUNICACIONES A FACULTADES OFICINAS DE REGISTRO DE CALIFICACIONES REGISTRO CALIFICACIONES PLANILLAS PLANILLA DE CALIFICACIONES. SOLICITUD/ CERTIFICADO A
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 18 DE 22 PLANEACIÓN. Nº 9 DESCRIPCIÓN O DETALLE ENTREGA A USUARIO ORIGINAL DE CERTIFICADO; ARCHIVA FORMATO DE RECIBIDO DE ACUERDO A TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. A ENTREGA CERTIFICADO ADMISIONES REGISTRO RIESGO DOCUMENTO ENTREGA SIN REQUSITOS EXIGIDOS. VERIFICACION CERTIFICADO. FIN
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 19 DE 22 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 20 DE 22 NOMBRE DEL PROCESO: ADMISIONES : JEFE DE LA OFICINA DE ADMISIONES REGISTRO OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: MICROFILMACIÓN DE PLANILLAS DE CALIFICACIONES CÓDIGO: MADPT-07 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 No DESCRIPCIÓN O DETALLE RIESGO DOCUMENTO 1 SOLICITA A ADMINISTRATIVO PREPARACION DE PLANILLAS DE CALIFICACIONES PARA MICROFILMACIÓN. INICIO PREPARA DOCUMENTOS A MICROFILMAR ESPECIALIZADO/ ADMINISTRATIVO ADMISIONES REGISTRO. DOCUMENTACION INCOMPLETA PLANILLAS DE CALIFICACIONES. 2 TRAMITA ENVIO DE DOCUMENTOS A MICROFILMAR A LA OFICINA DE ARCHIVO CORRESPONDENCIA. TRAMITA ENVIO ESPECIALIZADO/ ADMINISTRATIVO ADMISIONES REGISTRO. PERDIDA O MALTRATO DE LA INFORMACION DURANTE EL PROCESO DE DESPLAZAMIENTO DE MENSAJERIA INTERNA ENTREGA PERSONALIZADA. LIBRO DE CORRESPONDENCI A ENVIADA PLANILLAS. 3 RECIBE DE ARCHIVO CORRESPONDENCIA PLANILLA DE CALIFICACIONES MICROFILMADAS PRESENTA A JEFE DE ÁREA MICROFILMACIONES PARA, POSTERIOR ALMACENAMIENTO CONSULTA. RECEPCIONA PLANILLAS MICROFILMADAS. ESPECIALIZADO/ ADMINISTRATIVO ADMISIONES REGISTRO. NO MICROFILMACION. ILEGIBILIDAD DEL DOCUMENTO.. IDEM. 4 SOLICITA A DIVISIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS RECURSOS FÍSICOS, EMPASTE DE PLANILLAS DE CALIFICACIONES. SOLICITA EMPASTE DEL MATERIAL. FIN. ESPECIALIZADO ADMISIONES REGISTRO. DESORGANZIACION O PERDIDA DE INFORMACION DURANTE EL PROCESO REVISION DEL TRABAJO RECIBIDO OFICIO.
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 21 DE 22 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO
VERSIÓN: 1 CÓDIGO: MADMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 22 DE 22 NOMBRE DEL PROCESO: ADMISIONES : JEFE DE LA OFICINA DE ADMISIONES REGISTRO OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: SITUACIÓN ACADÉMICA POSIBLES GRADUANDOS CÓDIGO: MADPT-08 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 No DESCRIPCIÓN O DETALLE RIESGO DOCUMENTO 1 RECIBE DE FACULTADES LISTADO DE LOS POSIBLES GRADUANDOS DEL SEMESTRE EN CURSO PARA DAR TRÁMITE. INICIO RECIBE LISTADOS DE POSIBLES GRADUADOS ESPECIALIZADO/ ADMISIONES REGISTRO LISTADO INCOMPLETO. PREMURA DEL TIEMPO VERIFICACION RECEPCION DE LISTADO CON TIEMPO RELACION POSIBLES GRADUANDOS 2 UBICA PLANILLAS DE CALIFICACIONES, ANALIZA COTEJA INFORMACION CON EL SISTEMA ACADEMUSOFT. VERIFICA INFORMACION DE NOTAS ADMISIONES REGISTRO FALLAS INTERNET O EN EL SISTEMA ACADEMUSOFT DE NOTAS RELACION POSIBLES GRADUANDO/ PLANILLAS 3 COMUNICA A FACULTADES DE POSIBLES INCONSISTENCIAS SI LAS HA, CASO CONTRARIO INFORMA VERACIDAD DE NOTAS. DA TRÁMITE ANTE FACULTADES ADMISIONES REGISTRO EXTRAVIO DE LA INFORMACION RELACION FIN