FICHA DE CACTEIZACIÓN DEL POCESO ADMINISTATIVO 6.0 : 27/11/2014 Código: AD-CA-001 NOMBE DEL POCESO: Administrativo LIDE DEL POCESO: Director Administrativo y Financiero OBJETIVO DEL POCESO: Fijar pautas para la adquisición de bienes y/o servicios que cumplan con los requisitos de la organización, legales y reglamentarios, basado en una planificación y comunicación adecuadas con proveedores y transparencia en la selección de los mismos. Así como el manejo y control de los activos de la organización. PLANEACIÓN ESTÁTEGICA:lineamientos para los procesos, acciones y decisiones para la mejora, seguimiento a indicadores PLANES, POGAMAS Y POYECTOS: solicitud de elaboración de contratos de proyectos, solicitud de revisión de pólizas FINANCIEO: presupuesto general aprobado TALENTO HUMANO: personal competente, programa de capacitación y entrenamiento, programa de salud ocupacional TECNOLOGÍA DE LA INFOMACIÓN: hardware y software en funcionamiento SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA: documentos y registros controlados, seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora, informes de auditorias internas, documentos y registros organizados y archivados TODOS LOS POCESOS: solicitud de mantenimiento de las instalaciones y de los puestos de trabajo, solicitud de bienes y/o servicios (requisiciones), necesidad de préstamo o asignación de activos ASESOES JUÍDICOS: conceptos jurídicos PLANE: - Determinar las necesidades de mejoramiento de la infraestructura física de la empresa - Elaborar el cronograma de mantenimiento preventivo - ealizar una programación de servicios de mensajería - Ejecutar mantenimiento preventivo y correctivo de las instalaciones - Coordinar actividades de servicios generales - Ejecutar programación de servicios de mensajería - ecepcionar y aprobar requisiciones - Seleccionar, evaluar y reevaluar proveedores - Generar órdenes de compras y/o realizar contratos - Adquirir productos y servicios - Entregar productos y servicios - LLevar el registro y control de activos -Ejecutar actividades de servicios generales - ealizar seguimiento al programa de mantenimiento de las instalaciones - Verificar el cumplimiento de servicios de mensajería - Verificar especificaciones de productos y servicios - ealizar control de activos - Verficar el cumplimiento de los servicios generales - Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora PLANE VEIFICA PLANEACIÓN ESTÁTEGICA: informe de gestión, resultados de indicadores, información para revisión por la dirección PLANES, POGAMAS Y POYECTOS: contratos de proyectos, pólizas revisadas FINANCIEO: necesidad de recursos económicos TALENTO HUMANO: requerimientos de personal, necesidades de capacitación y entrenamiento TECNOLOGÍA DE LA INFOMACIÓN:necesidad de hardware y software en funcionamiento SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA: requerimientos de documentación,acciones correctivas, preventivas y de mejora, documentos y registros para ser organizados y archivados TODOS LOS POCESOS: infraestructura física en óptima condición, bienes y/o servicios, control de activos ASESOES JUÍDICOS: solicitud de conceptos jurídicos Económicos EQUISITOS DE NOMA EQUISITOS COMUNES: 4.1, 4.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 8.2.3, 8.4, 8.5 EQUISITOS ESPECIFICOS: 6.3, 7.4 - Cronograma de mantenimiento preventivo. - Procedimiento control de activos - Procedimiento compras - Procedimiento de mantenimiento - Listado de requisitos legales - Eficacia de las requisiciones de compras - Conciliación entre áreas - Control de activos - Listado maestro de proveedores Se actualiza el nombre del cargo del líder de proceso 27/11/2014 Se eliminó el indicador eficacia de las solicitudes de mantenimiento. 23/05/2012 Cambió el objetivo. Se revisaron y ajustaron entradas y salidas del proceso versus las de los demás procesos. En Hacer se adicionó Ejecutar actividades de servicios generales. En Verificar se adicionó Verificar el cumplimiento de los servicios generales.en documentos de apoyo interno cambió programa de mantenimiento preventivo por cronograma de mantenimiento preventivo, se eliminó solicitud de mantenimiento de instalaciones y procedimiento de archivo y correspondencia que pasó a Seguimiento, Evaluación y Mejora. En los indicadores Ejecución de solicitudes de mantenimiento (interrelaciones) y Ejecución de requisiciones de compras, cambió la palabra Ejecución por Eficacia. En controles se incluyeron conciliación entre áreas, control de activos y listado maestro de proveedores, y se eliminó el resto. evisión de las entradas y salidas de los procesos, se eliminó la actividad de control documental, para dejarlo en el proceso de seguimiento, evalaución y mejora, se eliminó el cuadro de Nuevo Logo, Eliminación proceso de Asesoría Jurídica Nombre: Edgar I. Ospina Elaboró evisó Cargo: Director Administrativo y Financiero Aprobó
7.0 FICHA DE CACTEIZACIÓN DEL POCESO DESOLLO GEMIAL : 27/11/2014 Código: DG-CA-001 NOMBE DEL POCESO: Desarrollo Gremial LIDE DEL POCESO: Gerente General OBJETIVO DEL POCESO: Brindar las pautas para realizar la vinculación de asociados, promoción de eventos, apoyo gremial, representatividad en el subsector y difusión de información para el subsector PLANEACIÓN ESTATÉGICA: lineamientos para los procesos, lineamientos de política del subsector hortifrutícola, acciones y decisiones para la mejora, seguimiento a indicadores, aprobación de vinculación de nuevos asociados ECAUDO: solicitud de revista frutas y hortalizas para recaudadores, informacion de productores y comercializadores de frutas y hortalizas PLANES, POGAMAS Y POYECTOS: información de productores beneficiarios de proyectos, artículos de resultados de proyectos para revista frutas y hortalizas y página web ADMINISTATIVO: infraestructura física en optima condición, bienes y/o servicios, control de activos FINANCIEO: presupuesto general aprobado, acuerdos trimestrales TALENTO HUMANO: personal competente, programa de capacitación y entrenamiento, programa de salud ocupacional TECNOLOGIA DE LA INFOMACIÓN: información para indicador de artículos página web, diseños para material publicitario, hardware y software en funcionamiento SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA: documentos y registros controlados, seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora, informes de auditorias internas, documentos y registros organizados y archivados ASESOES JUÍDICOS: conceptos jurídicos PLANE Documentar y mantener estrátegias para el desarrollo gremial Planear los congresos y otros eventos para difusión y divulgación de información Crear estrategias o ejecutar proyectos de difusión y comunicación dentro del subsector Planear estrategias para la vinculación de asociados ealizar congresos Publicar revista "frutas y hortalizas" VEIFIC Vincular asociados Participar en la creación de lineamientos sectoriales epresentar al gremio en diferentes escenarios de interés para el subsector Evaluación de satisfacción del subsector Comité de edición y publicación de la revista Informes finales de eventos Actas de juntas directivas de Asohofrucol Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora PLANEA PLANEACIÓN ESTATÉGICA: informe de gestión, información para revisión por la dirección, resultado de indicadores de gestión, solicitud de aprobación de vinculación de nuevos asociados ECAUDO: revista frutas y hortalizas para recaudadores, solicitud de informacion de productores y comercializadores de frutas y hortalizas PLANES, POGAMAS Y POYECTOS: solicitud de información de productores beneficiarios de proyectos, solicitud de artículos de resultados de proyectos para revista frutas y hortalizas y página web ADMINISTATIVO: solicitud de mantenimiento de las instalaciones y de los puestos de trabajo, solicitud de bienes y/o servicios (requisiciones), necesidad de préstamo o asignación de activos FINANCIEO: necesidad de recursos económicos TALENTO HUMANO: requerimientos de personal, necesidades de capacitación y entrenamiento TECNOLOGIA DE LA INFOMACIÓN: solicitud de información para indicador de artículos cargados a la página web, solicitud de diseños para material publicitario, necesidad de hardware y software en funcionamiento SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA: requerimientos de documentación,acciones correctivas, preventivas y de mejora, documentos y registros para ser organizados y archivados ASESOES JUÍDICOS: solicitud de conceptos jurídicos Económico EQUISITOS DE NOMA EQUISITOS COMUNES: 4.1, 4.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 8.2.3, 8.4, 8.5 EQUISITOS ESPECIFICOS:7.1, 7.2, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.4, 8.3 -Procedimiento afiliación de asociados -Procedimiento elaboración y difusión de la revista frutas y hortalizas -Procedimiento preparación y ejecución de eventos -Procedimiento de identificación y realización de convenios interinstitucionales -Procedimiento control de servicio no conforme -Planes de calidad de los proyectos -Encuesta de satisfacción asociados a Asohofrucol -Encuesta de satisfacción de eventos -Encuesta de satisfacción revista frutas y hortalizas - Listado de requisitos legales - Listado de requisitos del cliente -Satisfacción del cliente asociados -Satisfacción del cliente eventos -Incremento en el número de eventos para el gremio (Incluye realización directa de Asohofrucol y participación y apoyo en eventos organizados por otras entidades) -Incremento en el número de convenios suscritos -Incremento número de asociados por departamento Comité de edición y publicación de la revista euniones junta de Asohofrucol Base de datos de asociados (estado) Cambia el nombre del cargo de la persona que revisa. Se elimina el indicador artículos cargados a la página WEB 27/11/2014 Se incluye el indicador Encuesta de satisfaccion del cliente revista frutas y hortalizas, que estaba en prueba con modificación del período de aplicación. 14/01/2013 6.0 Se elimino el indicador Encuesta de satisfaccion del cliente revista frutas y hortalizas 28/10/2011 evisión y ajuste de entradas y salidas en coherencia con las de los demás procesos. Se cambió la palabra afiliados o socios por asociados en toda la caracterización. En Verificar se agregó informes finales de eventos y actas de juntas directivas de Asohofrucol. En Actuar se colocó tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora. En documentos de apoyo, se eliminó procedimiento de realización de juntas directivas y procedimiento de realización de asambleas, que pasaron a Desarrollo Gremial, los planes de calidad quedaron en genérico "planes de calidad de los proyectos", se incluyó listado de requisitos legales y listado de requisitos de los clientes. En indicadores, se eliminó, incremento en el número de revistas y aumento cobertura departamental, se cambió incremento en el número de asociados por incremento en el número de asociados por departamento, y se agregó artículos cargados a la página web. En controles, se eliminó cuadro control de compromisos legales y contractuales. evisión de las entradas y salidas de los procesos, se eliminó la actividad de control documental, para dejarlo en el proceso de seguimiento, evalaución y mejora, se eliminó el cuadro de requisitos legales y se reemplazo por documento de apoyo: Listado de equisitos Legales Nuevo logo, eliminación procedimiento percepción del cliente y proceso de asesoría jurídica, e inclusión de Planes de Calidad,Inclusión de encuestas de satisfacción del cliente Nombre: Edgar Ospina Elaboró evisó Aprobó Cargo: Director Administrativo y Financiero Alvaro Palacio
6.0 FICHA DE CACTEIZACIÓN DEL POCESO FINANCIEO : 27/11/2014 Código: FI-CA-001 NOMBE DEL POCESO: Financiero LIDE DEL POCESO: Director Administrativo y Financiero OBJETIVO DEL POCESO: Administrar y controlar los recursos económicos de la empresa, de acuerdo a los lineamientos de las Juntas Directivas y la Gerencia General PLANEACIÓN ESTATÉGICA:lineamientos para los procesos, acciones y decisiones para la mejora, seguimiento a indicadores ECAUDO: solicitud de información de bancos, consolidado de la cuota de fomento PLANES, POGAMAS Y POYECTOS: solicitud de revisión de actas de liquidación ADMINISTATIVO: infraestructura física en óptima condición, bienes y/o servicios, control de activos TALENTO HUMANO: personal competente, programa de capacitación y entrenamiento, programa de salud o ocupacional TECNOLOGIA DE LA INFOMACIÓN: hardware y software en funcionamiento SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA: documentos y registros controlados, seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora, informes de auditorias internas, documentos y registros organizados y archivados TODOS LOS POCESOS: necesidad de recursos económicos, información para elaboración de acuerdos trimestrales de presupuesto ASESOES JUÍDICOS: conceptos jurídicos TECEOS: facturas, cuentas y demás solicitudes de pago Económicos PLANE: - Elaborar presupuesto general consolidado -Consolidar plan anual de inversiones -Programar vencimientos de inversiones -Elaborar flujo de caja proyectado : - Elaborar facturas de ventas y/o servicios - Aplicar procedimientos contables -Elaborar y presentar declaraciones de impuestos -Elaborar, analizar y presentar estados financieros con sus notas respectivas -Elaborar y presentar informes para entes de control y partes interesadas - ealizar ajustes al presupuesto general y acuerdos trimestrales - Hacer la consolidación financiera de los informes - Aplicar procedimientos de pago PLANE - Manejar y controlar las inversiones ACTUA - Controlar la ejecución presupuestal de ingresos y gastos - ealizar conciliación entre áreas - Hacer arqueo de títulos -Controlar el flujo de caja : - Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora -POCEDIMIENTO INVESIÓN TITULOS VALOES -POCEDIMENTO PAGOS - POCEDIMIENTO AJUSTES CONTABLES -POCEDIMIENTO OBLIGACIONES TIBUTIAS - POCEDIMIENTO MEDIOS MAGNÉTICOS -POCEDIMIENTO PESUPUESTO -POCEDIMIENTO LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS Y GASTOS DE VIAJE VEIFI C PLANEACIÓN ESTATÉGICA: presupuesto general consolidado, estados financieros, informes diarios de bancos e informe de títulos valores, informe de gestión, información para revisión por la dirección, resultado de indicadores ECAUDO: información de bancos, certificación cuota de fomento PLANES, POGAMAS Y POYECTOS: actas de liquidación revisadas ADMINISTATIVO: solicitud de mantenimiento de las instalaciones y de los puestos de trabajo, solicitud de bienes y/o servicios (requisiciones), necesidad de préstamo o asignación de activos TALENTO HUMANO: requerimientos de personal, solicitud de capacitación y entrenamiento TECNOLOGIA DE LA INFOMACIÓN: necesidad de hardware y software en funcionamiento SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA: requerimientos de documentación,acciones correctivas, preventivas y de mejora, documentos y registros para ser organizados y archivados TODOS LOS POCESOS: presupuesto general aprobado, acuerdos trimestrales de presupuesto ASESOES JUÍDICOS: solicitud de conceptos jurídicos TECEOS: Pagos realizados EQUISITOS DENOMA EQUISITOS COMUNES: 4.1, 4.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 8.2.3, 8.4, 8.5 EQUISITOS ESPECIFICOS: 6.1 CONTOL Cumplimiento en la ejecución de ingresos y gastos, informes de gestión, programación y ejecución de pagos, cuadro control de obligaciones y presentación de informes, conciliación entre áreas, comité de inversiones, conciliaciones bancarias, arqueo de títulos -Oportunidad en la presentación de informes (contabilidad) - Porcentaje de recursos invertidos por entidad financiera - Porcentaje de transferencias con estado exitoso - Ejecución presupuestal de gastos de personal de funcionamiento e inversión - Ejecución presupuestal de gastos generales de funcionamiento e inversión Modificación del nombre del cargo del líder de proceso 27/11/2014 Actualización cargo del líder del proceso 30/10/2013 Se revisaron y ajustaron las entradas y salidas del proceso versus las de los demás proceso. Las actividades del proceso se reorganizaron según PHVA. En Hacer, se incluyó consolidar plan anual de inversiones, programar vencimiento de inversiones, elaborar flujo de caja proyectado, se eliminó realizar la ejecución presupuestal de gastos y realizar procedimiento de ingresos.en verificar se incluyó controlar el flujo de caja, realizar conciliación entre áreas y hacer arqueo de títulos.en Documentos de apoyo interno se incluyó el procedimiento legalización de viáticos y gastos de viaje. En Control se incluyó Cuadro control de obligaciones y presentación de informes, comité de inversiones, conciliaciones bancarias y arqueo de títulos. En Indicadores, cambió Eficacia presentación de informes contables por oportunidad en la presentación de informes (Contabilidad), en los nombres Porcentaje de ejecución presupuestal de gastos de personal de funcionamiento e inversión y Porcentaje de ejecución presupuestal de gastos generales de funcionamiento e inversión, cambió la palabra porcentaje por Ejecución. evisión de las entradas y salidas de los procesos, se eliminó la actividad de control documental, para dejarlo en el proceso de seguimiento, evalaución y mejora, se eliminó el cuadro de Nuevo logo institucional, Eliminación procedimiento de Asesoría Jurídica Nombre: Edgar Ospina Elaboró evisó Cargo: Director Administrativo y Financiero Aprobó
FICHA DE CACTEIZACIÓN DEL POCESO PLANEACIÓN ESTATÉGICA : 05/08/2014 Código: PE-CA-001 NOMBE DEL POCESO: Planeación Estratégica LIDE DEL POCESO: Gerente General y Juntas Directivas OBJETIVO DEL POCESO: Proporcionar los lineamientos para el direccionamiento estratégico de la organización, revisar la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión de la calidad para garantizar el cumplimiento de los requisitos del cliente, de la organización, legales y reglamentarios. ECAUDO: presupuesto de recaudo PLANES, POGAMAS Y POYECTOS: informe de resultados de los proyectos DESOLLO GEMIAL: solicitud de aprobación de vinculación de nuevos asociados ADMINSITATIVO: infraestructura física en óptima condición, bienes y/o servicios, control de activos FINANCIEO: presupuesto general consolidado, estados financieros, informes diarios de bancos e informe de títulos valores TALENTO HUMANO: solicitud de contratación de personal y definición de responsabilidades y funciones, personal competente, programa de capacitación y entrenamiento, programa de salud ocupacional TECNOLOGÍA DE LA INFOMACIÓN: hardware y software en funcionamiento SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA:solicitud de aprobación de documentos, programas y planes de auditorías internas, documentos y registros controlados, seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora, informes de auditorias internas, documentos y registros organizados y archivados ASESOES JUÍDICOS: conceptos jurídicos TODOS LOS POCESOS: informe de gestión, información para revisión por la dirección, resultado de indicadores de gestión JUNTA DIECTIVA FNFH: recomendaciones sobre lineamientos de política hortifrutícola, plan anual de inversiones y proyectos aprobados PLANE: - Planear y definir lineamientos y estrategias para la organización - Planear las revisiones al SGC - Definir autoridades y responsabilidades del ecurso Humano - Analizar y definir los proyectos a ejecutar en cada periodo, con sus respectivos presupuestos - Identificación de requisitos legales aplicables a la organización : - ealizar análisis de la información - Comunicar lineamientos y estrategias - ealizar revisión por la dirección del SGC - Designar los recursos necesarios para la organización - Comunicar decisiones de las Juntas respecto a acciones a implementar -Comunicar y dar lineamientos acerca de los requisitos legales identificados - ealizar seguimiento al desempeño de los procesos - Verificar y asegurar el cumplimiento de la organización de los requisitos legales y reglamentarios aplicables - Hacer seguimiento al cumplimiento presupuestal - Tomar acciones, correctivas, preventivas y de mejora - Gestionar recursos adicionales que se requieran ACTUA PLANE VEIFI C ECAUDO: lineamientos de política del subsector hortifrutícola, lineamientos de politica de recaudo PLANES, POGAMAS Y POYECTOS: solicitud de resultados de los proyectos, lineamientos de politica del subsector hortifrutícola DESOLL<O GEMIAL: informe de aprobación de vinculación de nuevos asociados, lineamientos de politica del subsector hortifrutícola, ADMINISTATIVO: solicitud de mantenimiento de las instalaciones y de los puestos de trabajo, solicitud de bienes y/o servicios (requisiciones), necesidad de préstamo o asignación de activos FINANCIEO: necesidad de recursos económicos TALENTO HUMANO: aprobación de contratación de personal, definición de responsabilidades y funciones, necesidades de personal, necesidades de capacitación y entrenamiento TECNOLOGÍA DE LA INFOMACIÓN: necesidad de hardware y software en funcionamiento SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA: documentos, planes y programas de auditorías internas aprobados, requerimientos de documentación,acciones correctivas, preventivas y de mejora, documentos y registros para ser organizados y archivados ASESOES JUÍDICOS: solicitud de conceptos jurídicos TODOS LOS POCESOS: lineamientos para los procesos, acciones y decisiones para la mejora, seguimiento a indicadores
de inversiones y proyectos aprobados JUNTA DIECTIVA ASOHOFUCOL: recomendaciones sobre lineamientos de política hortifrutícola y desarrollo gremial, presupuesto ENTES DE CONTOL EXTENO: informes de auditorías, seguimiento a planes de mejoramiento. EQUISITOS DENOMA EQUISITOS COMUNES: Numerales 4.1, 4.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 8.2.3, 8.4, 8.5 EQUISITOS ESPECIFICOS: Numerales 4.2, 5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6.1, 7.1, 7.2 -Estatutos Asohofrucol -Planes de mejoramiento de la Contraloría General de Nación -Informes de gestión -Manual de calidad -Procedimiento evisión por la Dirección -Organigrama -Procedimiento Auditorias Internas de Calidad -Procedimiento Control servicio no conforme Indicador Gestión de planeación estratégica Indicadores establecidos en el sistema de gestión de calidad en cada uno de los procesos mejora, seguimiento a indicadores JUNTA DIECTIVA FNFH:informe de gestión, plan anual de inversiones y proyectos para aprobación JUNTA DIECTIVA ASOHOFUCOL:informe de gestión, presupuesto consolidado para aprobación, proyectos para aaprobación ENTES DE CONTOL EXTENO: información solicitada, planes de mejoramiento Informes de gestión de los procesos Cuadro de seguimiento a indicadores (semáforo) Comités establecidos en la organización Económico Se eliminan los documentos de apoyo interno: plan de transformacion institucional y lineaminetos de politica hortifruticola. Adición del indicador gestión de planeación estratégica 05/08/2014 Se revisaron y ajustaron entradas y salidas del proceso versus las de los demás procesos. En Planear se eliminó definir lineamientos y estrategias. En Actuar se colocó Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora. En requisitos específicos se incluyó numerales 6.1, 7.1 y 7.2. En documentos de apoyo se eliminó plan estratégico, se incluyó plan de transformación institucional, lineamientos de política hortifrutícola y listado de requisitos del cliente. En Controles se colocó informes de gestión de los procesos, cuadro de seguimiento a indicadores (semáforo) y comités establecidos en la organización, el resto se eliminó. evisión de las entradas y salidas de los procesos, se eliminó la actividad de control documental, para dejarlo en el proceso de seguimiento, evalaución y mejora, se eliminó el cuadro de Nuevo logo institucional, eliminación Proceso de Aseosoría Jurídica, eliminación Procedimiento Percepción del Cliente e inclusión de Plan Estratégico en documentos de apoyo interno, inclusión de las actividades de identificación de requisitos legales y de comunicación y generación de lineamientos acerca de los mismos. Nombre: Edgar I. Ospina O. Elaboró evisó Aprobó Ximena Lozano, Cargo: Profesional de Gerencia / Director Administrativo y Financiero
FICHA DE CACTEIZACIÓN DEL POCESO PLANES POGAMAS Y POYECTOS 8.0 : 27/11/2014 Código:PP-CA-001 NOMBE DEL POCESO: Planes, Programas y Proyectos LIDE DEL POCESO: Director Unidad de Seguimiento y Control de Proyectos y Directores Unidad Técnica de Proyectos OBJETIVO DEL POCESO: Gestionar, elaborar, ejecutar y controlar planes, programas y proyectos para el subsector hortifrutícola PLANEACIÓN ESTATEGICA: lineamientos para los procesos, lineamientos de política del subsector hortifrutícola, acciones y decisiones para la mejora, seguimiento a indicadores ECAUDO: solicitud de información de inversión en proyectos, información de recaudo por departamento y producto, solicitudes de recaudadores DESOLLO GEMIAL: solicitud de información de productores beneficiarios de proyectos, solicitud de artículos de resultados de proyectos para revista frutas y hortalizas y página web ADMINISTATIVO: contratos de proyectos, pólizas revisadas, infraestructura física en óptima condición, bienes y/o servicios, control de activos FINANCIEO: actas de liquidación revisadas, presupuesto general aprobado TALENTO HUMANO: personal competente, programa de capacitación y entrenamiento, programa de salud ocupacional TECNOLOGÍA DE LA INFOMACIÓN: hardware y software en funcionamiento SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA: documentos y registros controlados, seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora, informes de auditorias internas, documentos y registros organizados y archivados ASESOES JUÍDICOS: conceptos jurídicos Económicos Informes de gestión PLANE: Analizar y priorizar necesidades de desarrollo y transferencia de tecnología Analizar y priorizar las necesidades que tiene elsubsector hortifrutícola en los temas de calidad, poscosecha y comercialización Analizar y priorizar las necesidades de estudios económicos Formulación de planes, programas y proyectos Evaluación de la viabilidad de proyectos Presentación de proyectos para su aprobación Ejecución de proyectos eformular acciones de los proyectos Tomar acciones preventivas, correctivas y oportunidades de mejora -Fichas técnicas para la formulación de proyectos -Planes de calidad de proyectos -Procedimiento formulación de proyectos -Procedimiento legalización de los recursos desembolsados para la ejecución de los proyectos -Procedimiento seguimiento y control de proyectos -Procedimiento liquidación de proyectos -Procedimiento elaboración y publicación de convocatorias -Procedimiento trámite de consultas técnicas -Procedimiento evaluación de propuestas de proyectos -Procedimiento control de servicio no conforme - Encuesta de satisfacción para el seguimiento y control de proyectos -Encuesta de satisfacción encuestas técnicas - documento en prueba- EQUISITOS DENOMA EQUISITOS COMUNES: 4.1, 4.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 8.2.3, 8.4, 8.5 EQUISITOS ESPECIFICOS: 7.1, 7.2, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.4, 8.3 PLAN E ACTU VEIFIC Controlar y realizar seguimiento a Proyectos, y evaluar resultados de proyectos PLANEACIÓN ESTATÉGICA: informe de resultados de los proyectos, informe de gestión, resultados de indicadores, información para revisión por la dirección ECAUDO: información de inversión en proyectos, solicitud de información de recaudo por departamento y producto, respuesta a solicitudes de recaudadores DESOLLO GEMIAL:información de productores beneficiarios de proyectos, artículos de resultados de proyectos para revista frutas y hortalizas y página web ADMINISTATIVO: solicitud de elaboración de contratos de proyectos, solicitud de revisión de pólizas, solicitud de mantenimiento de las instalaciones y de los puestos de trabajo, solicitud de bienes y/o servicios (requisiciones), necesidad de préstamo o asignación de activos FINANCIEO: solicitud de revisión de actas de liquidación, necesidad de recursos económicos TALENTO HUMANO: requerimientos de personal, necesidades de capacitación y entrenamiento TECNOLOGÍA DE LA INFOMACIÓN: necesidad de hardware y software en funcionamiento SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA: requerimientos de documentación,acciones correctivas, preventivas y de mejora,documentos y registros para ser organizados y archivados ASESOES JUÍDICOS: solicitud de conceptos jurídicos Unidad Técnica de proyectos: Porcentaje de productores atendidos en el año Porcentaje de recursos invertidos en el subsector hortofrutícolas Porcentaje promedio de satisfacción del cliente - consultas técnicas ( en prueba) Satisfacción del cliente de las capacitaciones.porcentaje de recursos ejecutados por Asohofrucol Seguimiento y control de proyectos: Eficacia seguimiento a proyectos Legalización de recursos Informes técnicos finales Se adiciona indicador de seguimiento y control de proyectos: Informes técnicos finales. Se modifica el nombre de los cargos de los líderes de proceso Eliminar indicadores de gestión eficacia aprobación proyectos, eficacia iniciación de proyectos. Se incluyen nuevos indicadores: Porcentaje de productores atendidos en el año Porcentaje de recursos invertidos en el subsector hortofrutícolas Porcentaje promedio de satisfacción del cliente - consultas técnicas ( en prueba), se inician mediciones en el año 2014. Se incluye encuesta de satisafcción consultas técnicas (documento en prueba). 27/11/2014 14/11/2013 7.0 6.0 Cambio en el nombre de los líderes del proceso 15/11/2011 evisión y ajuste de entradas y salidas en coherencia con las de los demás procesos. Sector hortofrutícola por subsector hortifrutícola.en verificar se incluyó evaluar resultados de proyectos. En Actuar se incluyeron acciones de mejora.en Documentos de apoyo cambió Plantillas Planes de Calidad por Planes de Calidad de los Proyectos, se eliminó Estatutos de Asohofrucol y se incluyó Listado de requisitos del cliente. En Controles se dejó solo Informes de Gestión.En indicadores se eliminó Eficacia recursos legalizados. Eliminación de las fórmulas de los indicadores. 18/01/2010 evisión de las entradas y salidas de los procesos, se eliminó la actividad de control documental, para dejarlo en el proceso de seguimiento, evalaución y mejora, se eliminó el cuadro de Cambio logo institucional, eliminación proceso de Asesoría jurídica e inclusión de la Encuesta de satisfacción para el seguimiento y control de proyectos 3,0 Nombre: Edgar I. Ospina Ospina Elaboró evisó Aprobó Sarmiento Cargo: Director Administrativo y Financiero Alvaro Ernesto Palacio Pelaez
6.0 FICHA DE CACTEIZACIÓN DEL POCESO ECAUDO : 16/10/2014 Código: E-CA-001 NOMBE DEL POCESO: ecaudo LIDE DEL POCESO: Director de ecaudo OBJETIVO DEL POCESO: Establecer planes y estrategias para definir, implementar, fortalecer y controlar el recaudo de la cuota de fomento hortifruticola, conforme a la normatividad vigente. PLANEACIÓN ESTÁTEGICA: lineamientos de política del subsector hortifrutícola, lineamientos de politica de recaudo, lineamientos para los procesos, acciones y decisiones para la mejora, seguimiento a indicadores PLANES, POGAMAS Y POYECTOS: solicitud de información de recaudo por departamento y producto, información de inversión en proyectos, respuesta a solicitudes de recaudadores DESOLLO GEMIAL: revista frutas y hortalizas para recaudadores, solicitud de informacion de productores y comercializadores de frutas y hortalizas ADMINISTATIVO: infraestructura física en optima condición, bienes y/o servicios, control de activos FINANCIEO: presupuesto general aprobado TALENTO HUMANO: personal competente, programa de capacitación y entrenamiento, programa de salud ocupacional TECNOLOGIA DE LA INFOMACIÓN: hardware y software en funcionamiento SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA: documentos y registros controlados, seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora, informes de auditorias internas, documentos y registros organizados y archivados ASESOES JUÍDICOS: conceptos jurídicos ECAUDADOES DE LA CUOTA DE FOMENTO : valor cuota de fomento y estadisticas sobre el recaudo ENTIDADES BANCIAS: reportes de Ingresos ENTIDADES EXTENAS: base de datos e información(personas naturales o jurídicas y sociedades de hecho que procesen o comercialicen frutas y hortalizas ), requerimientos Económico PLANE: - Planear actividades, programar visitas, proyectar metas - Definir la meta anual de recaudo nacional y por asesor regional - Diseñar las estrategias y los mecanismos, necesarios y suficientes, para la administración del recaudo de conformidad con la legislación vigente sobre la materia. - Elaborar presupuesto de ingreso consolidado - Efectuar el recaudo de la cuota de fomento hortifruticola - Elaborar los informes correspondientes sobre el recaudo de la cuota de fomento hortifruticola. - ealizar seguimiento a las actividades y visitas de la gestion de recaudo. - Confrontar el cumplimiento de metas de recaudo. -Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora PLANEA VEIFIC -Procedimiento Identificación, vinculación, acompañamiento y visitas a recaudadores. -Procedimiento determinación y pago de las obligaciones por concepto de la cuota de fomento hortifrutícola -Procedimiento análisis, verificación, seguimiento y control al recaudo de la cuota de fomento hortifrutícola -Cartilla de leyes y decretos: Normas que regulan el Fondo de Nacional de Fomento Hortifruícola -Instructivo para programación de visitas de recaudo -Instructivo para consignación cuota de recaudo -Instructivo para elaboración y presentación del informe mensual de recaudo -Procedimiento control de servicio no conforme -Encuesta de satisfacción del cliente de recaudo -Listado de requisitos legales PLANEACIÓN ESTÁTEGICA: presupuesto de recaudo, informe de gestión, resultados de Indicadores, información para revisión por la dirección PLANES, POGAMAS Y POYECTOS: información de recaudo por departamento y producto, solicitudes de recaudadores, solicitud de información de inversión en proyectos DESOLLO GEMIAL: solicitud de revista frutas y hortalizas para recaudadores, informacion de productores y comercializadores de frutas y hortalizas ADMINISTATIVO: solicitud de mantenimiento de las instalaciones y de los puestos de trabajo, solicitud de bienes y/o servicios (requisiciones), necesidad de préstamo o asignación de activos FINANCIEO: necesidad de recursos económicos TALENTO HUMANO: necesidades de personal, necesidades de capacitación y entrenamiento TECNOLOGÍA DE LA INFOMACIÓN: necesidad de hardware y software en funcionamiento SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA: requerimientos de documentación,acciones correctivas, preventivas y de mejora, documentos y registros para ser organizados y archivados ASESOES JUÍDICOS: solicitud de conceptos jurídicos ECAUDADOES DE LA CUOTA DE FOMENTO : solicitud valor cuota de fomento y estadisticas sobre el recaudo ENTIDADES BANCIAS: solicitud reportes de Ingresos ENTIDADES EXTENAS: solicitud base de datos e información (personas naturales o jurídicas y sociedades de hecho que procesen o comercialicen frutas y hortalizas ) EQUISITOS DENOMA EQUISITOS COMUNES: 4.1, 4.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 8.2.3, 8.4, 8.5 EQUISITOS ESPECIFICOS: 7.1, 7.2, 7.5.1, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 8.2.4, 8.3 -Seguimiento al presupuesto de recaudo en relación a la ejecución de recaudo de la cuota de fomento -Control del movimiento bancario mensual del recaudo -Organización de la información -Informes mensuales de los asesores regionales de las cuotas de fomento -Informes de gestión -Novedades mensuales -Costo por ingresos -Cumplimiento recaudo - Satisfacción del cliente de recaudo Se modifica el nombre del cargo del líder del proceso y se eliminó el indicador Costo por recaudador 16/10/2014 evisión y ajuste de entradas y salidas en coherencia con las de los demás procesos.en la tercera actividad de Planear se cambió "para su administración" por "para su cumplimento". En Actuar se colocó Tomar acciones correctivas, preventivas y de mejora. En documentos de apoyo, se incluyó Listado de requisitos del cliente. En Indicadores se eliminaron subtítulos y el indicador de cobertura. Eliminación de las formulas de los indicadores. 18/10/2010 evisión de las entradas y salidas de los procesos, se eliminó la actividad de control documental, para dejarlo en el proceso de seguimiento, evalaución y mejora, se eliminó el cuadro de requisitos legales y se reemplazo por documento de apoyo: Listado de equisitos Legales Nuevo logo institucional, eliminación Proceso de Asesoria Jurídica e inclusión de Encuesta de satisfacción del cliente de recaudo Nombre: Edgar I. Ospina O. Elaboró evisó Jorge Mario Salas, Doris Medina, Cargo: Director de eacudo, Profesional de ecaudo; Director Administrativo Financiero Aprobó
8.0 FICHA DE CACTEIZACIÓN DEL POCESO SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA : 27/11/2014 Código: SEM-CA-001 NOMBE DEL POCESO: Seguimiento, Evaluación y Mejora LIDE DEL POCESO: Gestor de Calidad OBJETIVO DEL POCESO: Brindar las herramientas de seguimiento, control y mejoramiento continuo, para cumplir con los requisitos de los clientes y demás partes interesadas, y gestionar los recursos necesarios para la medición y mejoramiento continuo de los procesos y servicios prestados por la organización. PLANEACIÓN ESTATÉGICA: lineamientos a los procesos, Acciones y decisiones para la mejora. TALENTO HUMANO: Personal competente, Plan de capacitación y entrenamiento. TODOS LOS POCESOS: esultados de Indicadores de Gestión, equerimientos de documentación, Acciones Correctivas y Preventivas SEVICIOS OFECIDOS PO ASOHOFUCOL ADMINISTATIVO: Infraestructura física en óptima condición. TECNOLOGÍA DE LA INFOMACIÓN: Asignación de Hardware y Software, Cronograma de mantenimientos FINANCIEO: Presupuesto General aprobado y Acuerdos Trimestrales, elación de pagos ASESOES JUÍDICOS: Conceptos jurídicos y/o contratos. PLANE Documentar y mantener el Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Planear el programa anual de auditorías Documentar el plan de auditoría durante cada ciclo ealizar el Control de los Documentos y egistros del SGC. Hacer seguimiento a los diferentes indicadores de gestión de cada proceso y consolidar resultados. Coordinar la realización de las auditorías internas de calidad. Administrar las No conformidades, acciones preventivas, correctivas. Elaborar el Informe del Estado del SGC para evisión por la Gerencia. Documentar las acciones (correctivas y preventivas) producto de auditorías externas Informar a cada proceso sobre sus no conformidades y orientarlos para realizar el análisis de causas Verificar junto con los auditores internos, el cierre efectivo de las acciones producto de la auditoría Verificar el cierre efectivo de las acciones producto de otras fuentes diferentes a las auditorías Hacer seguimiento a la realización de las auditorías internas de calidad. Tomar las acciones necesarias para el mejoramiento continuo ACTU PLAN E HACE PLANEACIÓN ESTATÉGICA: informe de gestión, información para revisión por la dirección, resultado de indicadores de gestión ADMINISTATIVO: solicitud de mantenimiento de las instalaciones y de los puestos de trabajo, solicitud de bienes y/o servicios (requisiciones), necesidad de préstamo o asignación de activos FINANCIEO: necesidad de recursos económicos TALENTO HUMANO: requerimientos de personal, solicitud de capacitación y entrenamiento TECNOLOGÍA DE LA INFOMACIÓN: necesidad de hardware y software en funcionamiento, solicitud de actualización de la información del SGC en el sitio para consulta exterma TODOS LOS POCESOS: documentos y registros controlados, seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora, informes de auditorias internas ASESOES JUÍDICOS: Solicitud de conceptos jurídicos y/o contratos. Económico EQUISITOS DENOMA EQUISITOS COMUNES: 4.1, 4.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 8.2.3, 8.4, 8.5 EQUISITOS ESPECIFICOS: 4.2.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.6.2, 8.1, 8.2.2 - Procedimiento Control de Documentos - Procedimiento Control de egistros - Procedimiento Auditorías Internas - Procedimiento de Acciones Correctivas, preventivas y de Mejora - Procedimiento de Controlde Servicio No Conforme - Procedimiento evisión por la Dirección - Procedimiento Archivo y correspondencia - Manual de archivo de gestión documental - Manual general de archivo documental VEIF IC -Cierre de las acciones -Eficacia de las actividades planeadas -Mejoramiento continuo Desviaciones de los resultados de los indicadores vs. las metas establecidas, Seguimiento a las no conformidades, acciones correctivas y/o preventivas Seguimiento a la actualización y disponibilidad de los documentos Control de los documentos y registros del SGC Se actualiza el nombre del cargo de quien revisa la caracterización Se incluye el procedimiento de Archivo y Correspondencia por traslado del proceso Administrativo a Seguimiento Evaluación y Mejora 27/11/2014 Se adicionan el manual general de archivo y el manual de archivo de gestión, relacionados con el sistema de Gestión documental 21/08/2013 Eliminación de las fórmulas de los indicadores. 18/10/2010 evisión de las entradas y salidas de los procesos, se eliminó la actividad de control documental, para dejarlo en el proceso de seguimiento, evalaución y mejora, se eliminó el cuadro de Nuevo logo institucional, eliminación Proceso de Asesoría Jurídica, Eliminación procedimiento de quejas y reclamos 01/10/2012 Cambio del nombre de los indicadores: Cierre de las acciones, Eficacia de las actividades planeadas, Mejoramiento continuo 27/07/2011 7.0 6.0 3,0 Elaboró evisó Aprobó Nombre: Edgar Ospina Cargo: Director Administrativo Financiero Alvaro Ernesto PalacioPeláez
6.0 FICHA DE CACTEIZACIÓN DEL POCESO TALENTO HUMANO : 27/11/2014 Código: TH-CA-001 Página:1 de 1 NOMBE DEL POCESO: TALENTO HUMANO LIDE DEL POCESO: Director Administrativo y Financiero OBJETIVO DEL POCESO: Establecer los lineamientos para asegurar la competencia del personal, soportar oportunamente los procesos en cuanto a suministro de personal, capacitación, y entrenamiento, para así mejorar el bienestar laboral. PLANEACIÓN ESTÁTEGICA: lineamientos para los procesos, acciones y decisiones para la mejora, seguimiento a indicadores, aprobación de contratación de personal, definición de responsabilidades y funciones ADMINISTATIVO: : infraestructura física en óptima condición, bienes y/o servicios, control de activos FINANCIEO: presupuesto general aprobado TECNOLOGÍA DE LA INFOMACIÓN: cuentas de usuarios y credenciales activas o inactivas, hardware y software en funcionamiento SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA:documentos y registros controlados, seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora, informes de auditorias internas, capacitaciones en temas del SGC, documentos y registros organizados y archivados TODOS LOS POCESOS: necesidades de personal, necesidades de capacitación y entrenamiento ASESOES JUÍDICOS: conceptos jurídicos Económicos EQUISITOS DE NOMA EQUISITOS COMUNES: 4.1, 4.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 8.2.3, 8.4, 8.5 EQUISITOS ESPECIFICOS: 5.5.1, 6.2, 6.4 PLANE: - Asignar responsabilidades y autoridades - Definir competencias - Elaborar programa de capacitación y entrenamiento - Programación de liquidación de: nómina, prestaciones sociales, aportes a la seguridad social y parafiscales - Elaborar programa de salud ocupacional - ealización de convocatoria interna y/o externa - Selección de hojas de vida - ealización de entrevistas - Liquidación de nómina - Ejecutar programa de salud ocupacional - Ejecutar programa de capacitación - Elaboración de contratos - Cumplimiento de requisitos legales - Información de hojas de vida y documentos soporte - Evaluación de prórroga de contratos - Evaluación de desempeño - Tomar acciones correctivas preventivasy de mejora -Programa de salud ocupacional -Programa de capacitacion y entrenamiento -Procedimiento selección, contratación e inducción del personal de planta -Procedimiento liquidación de aportes a la seguridad social y parafiscales -Procedimiento liquidación de nómina -Procedimiento retiro de un empleado y liquidación de contrato laboral -Procedimiento liquidación de prestaciones sociales -Procedimiento capacitación del personal -Procedimiento evaluación de desempeño -Procedimiento de contratación de personal de prestación de servicios -eglamento interno de trabajo -eglamento de higiene y seguridad industrial - Listado de requisitos legales -Manual de funciones y descripción de cargos PLANE PLANEACIÓN ESTATÉGICA: informe de gestión, información para revisión por la dirección, resultado de indicadores, solicitud de contratación de personal y definición de responsabilidades y funciones ADMINISTATIVO: solicitud de mantenimiento de las instalaciones y de los puestos de trabajo, solicitud de bienes y/o servicios (requisiciones), necesidad de préstamo o asignación de activos FINANCIEO: necesidad de recursos económicos TECNOLOGIA DE LA INFOMACIÓN: necesidad de hardware y software en funcionamiento, solicitud de creación o inactivación de cuentas de usuarios y de credenciales SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA:, requerimientos de documentación,acciones correctivas, preventivas y de mejora, solicitudes de capacitación en temas del SGC, documentos y registros para ser organizados y archivados TODOS LOS POCESOS: personal competente, programa de capacitación y entrenamiento, programa de salud ocupacional ASESOES JUÍDICOS: solicitud de conceptos jurídicos - Porcentaje de ausentismo del personal - Cumplimiento del programa de capacitación - otación del personal - Tasa de accidentalidad laboral -Cuadro control de obligaciones y presentación de informes -Verificación de documentos para contratación de personal Se actualiza el nombre del cargo del líder de proceso 27/11/2014 Actualización cargo del líder de proceso 30/10/2013 evisión y ajuste de entradas y salidas en coherencia con las de los demás procesos. En Planear se eliminó Perfil de cargo,equisitos de personal, Programación de nómina, liquidación de contrato, Programa de bienestar, Elaboración e implementación de controles operacionales e Inspecciones, Actos y condiciones inseguras, Seguimiento a indicadores, se incluyó Asignar responsabilidades y autoridades y Definir competencias, Programa de liquidación de: nómina, prestaciones sociales, aportes a la seguridad social y parafiscales. En Documentos de apoyo se dividió el procedimiento de selección, contratación e inducción del personal, en personal de planta y por prestación de servicios, se incluyó eglamento de higiene y seguridad industrial. En Indicadores, se eliminó Costo de capacitación por empleado y Horas de capacitación por empleado. En Controles, se incluyó Cuadro control de obligaciones y presentación de informes y Verificación de documentos para contratación de personal y se eliminó el resto. evisión de las entradas y salidas de los procesos, se eliminó la actividad de control documental, para dejarlo en el proceso de seguimiento, evalaución y mejora, se eliminó el cuadro de Nuevo logo institucional, eliminación del Proceso de Asesoría Jurídica y de Mapa de riesgos Nombre: Edgar Ospina Elaboró evisó Aprobó Cargo: Director Administrativo y Financiero
6.0 FICHA DE CACTEIZACIÓN DEL POCESO TECNOLOGIA DE LA INFOMACIÓN : 27/11/2014 Código: TI-CA-001 NOMBE DEL POCESO: Tecnología de la Información LIDE DEL POCESO: Ingeniero de Sistemas OBJETIVO DEL POCESO: Brindar a los procesos herramientas de apoyo en sus actividades, en cuanto a software y hardware. PLANEACIÓN ESTATÉGICA:Lineamientos para los procesos, Acciones y decisiones para la mejora, seguimiento a indicadores DESOLLO GEMIAL: Solicitud de información para indicador de Artículos cargados a la página web ADMINISTATIVO: Bienes y servicios, Infraestructura física en óptimas condiciones FINANCIEO: Presupuesto General aprobado y Acuerdos Trimestrales TALENTO HUMANO: Personal competente, Programa de capacitación y entrenamiento, programa de salud ocupacional, solicitud de creación o inactivación de cuentas de usuarios y de credenciales SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA: Documentos y registros controlados, seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora, informes de auditorias internas TODOS LOS POCESOS: Necesidad de Hardware y Software en funcionamiento PLANE Evaluar las necesidades de los funcionarios de la Organización. Programar un mantenimiento periódico al Hardware y Software de la Organización. EJECUT Implementar soluciones de Hardware y software, acordes a las necesidades de los funcionarios. Ejecutar un mantenimiento periódico al Hardware y Software de la Organización. Implementar políticas de copias de seguridad Implementar políticas de seguridad de la información Administrar y mantener las Bases de Datos. PLANEA Brindar soporte continuo a los usuarios de software y hardware. Administrar los servidores de la Organización. ealizar un seguimiento a las soluciones implementadas. Llevar un control detallado de Hardware y Software. ealizar seguimiento y control de la ejecución de actividades y recursos. Tomar acciones y decisiones para mejorar continuamente. VEIFIC PLANEACIÓN ESTATÉGICA: Informe de Gestión, Información para revisión por la dirección, resultado de indicadores de gestión DESOLLO GEMIAL: Información para el indicador de Artículos cargados a la página web ADMINSTATIVO: Solicitud de bienes y/o servicios (equisiciones), solicitud de mantenimiento de muebles e instalaciones FINANCIEO: Necesidad de recursos económicos TALENTO HUMANO: equerimientos de personal, solicitud de capacitación y entrenamiento, usuarios y credenciales activas o inactivas SEGUIMIENTO, EVALUACIÓN Y MEJOA: equerimientos de documentación,acciones correctivas, preventivas y de mejora TODOS LOS POCESOS: Hardware y Software en funcionamiento Económico Aplicativo inventario de Hardware y Software Aplicativo inventario Software y EQUISITOS DENOMA EQUISITOS COMUNES: 4.1, 4.2, 5.3, 5.4.1, 5.4.2, 5.5.1, 5.5.3, 8. 2.3, 8.4, 8.5 EQUISITOS ESPECIFICOS: 6.3, 7.6 -Procedimiento Mantenimiento de equipos -Procedimiento Administración de seguridad -Procedimiento Backups de información -Politicas para el uso de las tecnologías de las comunicaciones y la información -Plan de contingencias -Instructivo de implementación de aplicaciones.net -Instructivo de implementación de contabilidad de Asohofrucol - Instructivo de implementación de contabilidad FNFH -Instructivo de implementación de correos electrónicos -Guía de consulta externa de correo y SGC -Fallas de los equipos por inadecuado manejo de los usuarios -Tiempo help desk Backup de información Estado de servidores Inventario de Hardware y software Se elimina el indicador Ejecución de presupuesto. Se modifica el nombre del cargo de quien revisó la caracterización y se actualiza el nombre del gerente Se cambian los nombres del indicador Solución de fallas de equipos por fallas de los equipos por inadecuado manejo de los usuarios y Tiempo help desk. Y se mantiene el indicador Ejecución de presupuesto En documentos de apoyo / interno se incluyeron los instructivos de implementación de aplicaciones.net, implementación de contabilidad de Asohofrucol, implementación de contabilidad FNFH, Instructivo de implementación de correos electrónicos, la Guía de consulta externa de correo y SGC, y el Manual test de aplicaciones propias, y se eliminaron Informe de Gestión y Hojas de Vida de Hardware y Software. En recursos se incluyó Aplicativo inventario de Hardware y Software, en Indicadores se incluyó solución de fallas en los equipos y se eliminó Artículos cargados a la página WEB. En controles se eliminó funcionamiento de los sistemas de información implementados. evisión de las entradas y salidas de los procesos, se eliminó la actividad de control documental, para dejarlo en el proceso de seguimiento, evalaución y mejora, se eliminó el cuadro de 27/11/2014 02/08/2011 25/10/2010 Nuevo logo institucional e inclusión de mapa de riesgos e indicadores Nombre: Edgar Ospina Elaboró evisó Cargo: Director Administrativo Financiero Aprobó