LA GESTIÓN POR PROCESOS EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS 27 DE AGOSTO DE 2013
CONTENIDO Gestión por procesos como pilar del Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública Por qué gestionar por Procesos? Qué es Gestión por Procesos? Aspectos a considerar en la Administración Pública Lecciones aprendidas Como lo estamos haciendo en la CGR?
PNMGP GESTIÓN POR PROCESOS COMO PILAR DEL PNMGP Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021 Objetivos Componentes de la Gestión Pública Pilares Centrales Ejes Transversales Desarrollo y Sostenibilidad Lineamientos para la modernización Planeamiento de Estado Políticas públicas, planes estratégicos y operativos Gobierno Abierto Analizar la entidad Lineamientos para las entidades públicas Planeamiento Estratégico Presupuesto para resultados Gestión por procesos, simplificación administrativa y organización institucional Servicio Civil Meritocrático Gobierno Electrónico Articulación interinstitucional Formar grupo agentes de cambio Crear visión para el cambio Comunicar visión Eliminar obstáculos Lineamientos para los ministerios y entes rectores de sistemas funcionales Lineamientos para los entes rectores de sistemas administrativos Sistema de información, seguimiento, evaluación y gestión del conocimiento Asegurar logros a corto plazo Construir el cambio Anclar el cambio en la cultura organizacional 3
Organización Funcional Organización por Procesos 4 POR QUÉ GESTIONAR CON UN ENFOQUE POR PROCESOS? Área 1 Área 3 Área 5 Área 2 Área 4 Requerimiento de los ciudadanos Ciudadanos insatisfechos Lenta atención de requerimientos Proceso A Proceso B Proceso D Requerimiento de los ciudadanos Proceso C Ciudadanos satisfechos Rápida atención de requerimientos
5 POR QUÉ GESTIONAR CON UN ENFOQUE POR PROCESOS? Porque. una organización Procesos es tan eficiente como lo son sus procesos. Personas los objetivos estratégicos de la organización son soportados por los procesos. Objetivos estratégicos los Organizacionales procesos actúan como elemento integrador dentro de la organización Tecnología
QUÉ ES GESTIÓN POR PROCESOS? Es un enfoque de gestión, que nos permite visualizar a la organización como un conjunto de procesos de negocio, en vez de un conjunto de unidades funcionales Procesos de negocio en entidades publicas?, la palabra negocio solo remarca el hecho de que el proceso es responsable del logro de uno de los objetivos de la organización Enfoque de procesos Enfoque tradicional o funcional Organización XYZ Proceso de negocio A Organización XYZ Proceso A1 Proceso A2 Proceso A3 Unidad funcional 1 Unidad funcional 2 Unidad funcional 3 Proceso de negocio B Proceso B1 Proceso B2 Proceso B3 6
7 QUÉ ES GESTIÓN POR PROCESOS? Diferencias entre enfoque tradicional y el enfoque por procesos Gestión Tradicional La responsabilidad del resultado final es compartida Lealtades personalizadas. El jefe del área es el cliente Organización por departamentos o áreas Autoridad basada en jefes departamentales Principio de jerarquía y de control Principio de burocracia, formalismo y centralización en la toma de decisiones Las mejoras tienen un ámbito limitado, el Departamento Gestión por Procesos La responsabilidad del resultado final es única Se trabaja para el cliente final. Organización orientada a los procesos Autoridad basada en responsables del proceso Principio de autonomía y de autocontrol Principio de eficiencia, flexibilidad, y descentralización en la toma de decisiones Las mejoras tiene un ámbito transfuncional y generalizado. El proceso
LA CADENA DE VALOR COMO INSTRUMENTO PARA IDENTIFICAR COMO SE CREA VALOR (PROCESOS CLAVES Y DE SOPORTE) MARGEN Procesos Claves (Primarias o misionales) INSUMOS PROCESO PRODUCTO RESULTADO IMPACTO INFRAESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN RECURSOS HUMANOS DESARROLLO TECNOLOGICO ABASTECIMIENTO Procesos de Soporte (Secundarias) 8
Requisitos del ciudadano Satisfacción del ciudadano QUÉ ES GESTIÓN POR PROCESOS? El primer paso: en base a los objetivos y estrategia definida se identifican los procesos de alto nivel (nivel 0) Mapa de Procesos Procesos estratégicos Procesos destinados a definir y controlar las metas de la organización, sus políticas y estrategias. Procesos claves o misionales u operativos Procesos que permiten generar el producto/servicio que se entrega al cliente. Aportan valor al cliente. Procesos de soporte o de apoyo Procesos que abarcan las actividades necesarias para el correcto funcionamiento de los procesos operativos. 9
SECTOR SALUD DESDE EL ENFOQUE DE PROCESOS 10
11 ENFOCARSE A GESTIÓN POR PROCESOS: ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ADMINISTRACIÓN PUBLICA Implementar la gestión por procesos en una organización de por si tiene una serie de desafíos, pero aun son mayores en las entidades publicas, para ello Liderazgo y Cultura Organizacional Es necesario enfrentar una marcada cultura de jerarquía y miedo, además de los agudos rechazo a los cambios. Es necesario aprender a empoderar a los colaboradores. Es necesario que el liderazgo sea claro, firme y con una visión de largo plazo. Competencias técnicas para el desarrollo de GXP Es necesario hacer que el sector publico sea atractivo para el talento especializado, esto es critico para enfocarse a GXP. Es necesario considerar que la GXP implica la adquisición de herramientas y tecnologías que permitan llevarla a la practica. Continuidad y plazos en los enfoques de Gestión Es necesario que el enfoque de GXP sea continuo independientemente de las personas que la dirijan. Es necesario entender que enfocarse a GXP es un esfuerzo de mediano a largo plazo, muchas veces estamos tentado de obtener resultados cortoplacistas
12 LECCIONES APRENDIDAS Algunas lecciones aprendidas en entidades publicas donde se esta implementando GXP: Liderazgo y Cultura organizacional Competencias técnicas Continuidad y plazos de los enfoques de Gestión Los cambios organizacionales basados en un enfoque de procesos solo son posibles si las personas involucradas interiorizan la necesidad del cambio y las aceptan. Para ellos es recomendable gestionar adecuadamente el cambio cultural a lo largo de todo el esfuerzo, tener en cuenta que cambiar la cultura no solo se trata de hacer capacitaciones. La necesidad de talento especializado en GXP es inversamente proporcional al grado de madurez de la organización. Al inicio de este tipo de esfuerzos se requiere contar con una unidad orgánica especializada y dotarla del talento requerido para ejecutar este tipo de esfuerzos, conforme la organización vaya adquiriendo madurez esta unida se va diluyendo. Este tipo de esfuerzos demandan de un enfoque holístico, esto normalmente esta vinculado a largos plazos. Sin embargo ir obteniendo victorias rápidas es fundamental para mantener la motivación en el esfuerzo. Dado el punto de vista holístico que se requiere, es necesario el uso de marcos de trabajo referenciales (hoja de ruta).
FASES PARA LA IMPLEMENTACION DE LA GESTION POR PROCESOS Fuente : Roger T. Burlton USA, Marco de trabajo referencial 1. Mapa estratégico revisado, validado de acuerdo al contexto actualizado. 2. Arquitectura de procesos definida (reglas de juego para la GXP) 3. Lista de procesos y proyectos priorizados. 4. Indicadores Clave de rendimiento asignados a procesos de negocio. Para los procesos según el orden de priorización: 1. Visión de cambio de los procesos. 2. Modelos de procesos actuales (AS- IS). 3. Modelos de procesos TO-BE, COULD-BE. 4. Requisitos de implementación de los modelos rediseñados. 1. Requisitos de implementación habilitados, listo para su despliegue. 2. Procesos rediseñados implementado. 1. Medidas de rendimiento del proceso implementado para la retroalimentación del circuito. 2. Sistemas de mejora continua implementados. 13
14 COMO LO ESTAMOS HACIENDO EN LA CONTRALORÍA? El esfuerzo es de varios años. En este tiempo se ha ido ganando experiencia y conocimiento, necesario que nos permitirá seguir madurando como organización en cuanto a GXP. Las principales etapas que hemos ido realizando son: Determinación de la alta dirección de enfocar a la CGR hacia GXP Creación de la unidad orgánica encargada de liderar la GXP Formulación de un programa de transformación institucional. Uso de marcos de trabajo referenciales basados en Gestión de Procesos de Negocio (BPM, por sus siglas en ingles). Este marco de trabajo guía todo el esfuerzo en CGR
LA GESTIÓN POR PROCESOS EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS 27 DE AGOSTO DE 2013