BANCO NACIONAL DE PANAMÁ, BANCO DE DESARROLLO AGROPECUARIO Y BANCO HIPOTECARIO NACIONAL LICITACION ABREVIADA POR PONDERACIÓN Nº 2010-7-01-0-08-AV-000001 MANUAL DE RECONCILIACION BANCARIA
TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN Pág. 03 DEFINICIÓN DE CUENTA COMO AFECTABLE Pág. 03 DEFINICIÓN DE NUMERO DE REFERENCIA Pág. 06 DEFINICIÓN DE PARAMETROS SWIFT Pág. 08 MODULO e-ibs RECONCILIACIÓN BANCARIA Pág. 10 ENTRADA DE TRANSACCIONES Pág. 10 APROBACIÓN ADICIÓN TRANSACCIONES Pág. 14 AJUSTES RECONCILIACIÓN Pág. 15 RECONCILIACIÓN BANCARIA Pág. 19 PROCESOS/REPORTES RELACIONADOS Pág. 21 Datapro Building 2
RECONCILIACIÓN BANCARIA INTRODUCCION Tanto en el IBS como en el e-ibs existen dos funcionalidades para la reconciliación bancaria: Asociando un número de referencia a un asiento contable a una cuenta contable sin producto; y la funcionalidad de carga automática y manual de Swift MT950 y MT940. Previo a poder realizar una reconciliación bancaria, la cuenta contable a reconciliar debe de haber sido previamente definida como afectable (utilizable) en una reconciliación bancaria; cada transacción debe tener un número de referencia definido, y las entidades bancarias deben tener una Identificación Swift. DEFINICIÓN DE CUENTA COMO AFECTABLE Ambas funciones de reconciliación Contable son activadas a través de la parametrización de dos campos específicos en la pantalla de Mantenimiento Maestro Contabilidad: Datapro Building 3
La PRIMERA FUNCIÓN permite asociar un numero de referencia a un asiento contable a una cuenta contable sin producto, esta funcionalidad se define mediante un atributo en la definición de la cuenta contable atributo cuenta reconciliable. - En el campo Cuenta Reconciliable seleccione Sí para que la cuenta sea automáticamente cuadrada por el sistema. Los asientos contables para esta cuenta requieren el ingreso de un número de referencia a discreción del usuario el cual se usa para reconciliar partidas. Estos asientos se guardan en el Archivo RCNLB (además de en el archivo Histórico TRANS) hasta que la sumatoria de debitos es igual a la sumatoria de créditos. Al ocurrir esto los registros se eliminan de este archivo. La conciliación puede ser de varias a varias o sea uno o más debitos que se concilian con uno o más créditos para un mismo numero de referencia para una cuenta contable. Nota: Para eliminar transacciones manualmente por numero de referencia, el usuario debe utilizar la opción 5 Borrar Transacciones Reconciliables, de Procesos de Mantenimiento del Menú MGL00 del IBS. En la pantalla Borrar Transacciones Reconciliables: - Ingrese el Número de Referencia y oprima Intro. - Ingrese Y para borrar la transacción y oprima Intro. El sistema le pedirá confirmación del comando de borrar: - Oprima Intro. Datapro Building 4
La SEGUNDA FUNCIÓN es la CONCILIACIÓN BANCARIA (Corresponsales Bancarios vía Swift), cuando los mismos se llevan como cuentas contables y no como cuentas corrientes. Para ello: - En el campo Reconciliación / Clientes, oprima la casilla para ver las cuatro opciones disponibles y seleccione Reconciliación Bancaria, o Las dos anteriores. Datapro Building 5
DEFINICION DE NÚMERO DE REFERENCIA Para efectos de Reconciliación Bancaria, cada una de las transacciones debe tener asignado un número de referencia. En el e-ibs, el usuario define un numero de referencia a una transacción utilizando el campo Numero de Cheque durante la entrada de transacciones contables. - En el menú principal del e-ibs, seleccione Contabilidad. - En el menú Contabilidad, seleccione Lotes Contables. Se abrirá la pantalla Entrada Múltiple de Transacciones: - Ingrese el Numero de Lote. - Ingrese el Código que identifica al Banco Originador. - Ingrese el código que identifica a la Sucursal Originadora u oprima el icono para seleccionarla en la pantalla de ayuda. Las sucursales (oficinas o agencias) y sus códigos son definidos por el banco en Parámetros Generales > Maestro de Agencias. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Entrada de Múltiples Transacciones. Datapro Building 6
En la pantalla Entrada de Múltiples Transacciones: Si la reconciliación es vía SWIFT, el campo Número de Cuenta se llena con 950 o 940. Oprima el icono para abrir la pantalla de Mas Información: - En el campo Número de Cheque, ingrese el número de referencia de la transacción. Este número será el principal identificador de la transacción en el proceso de reconciliación. Datapro Building 7
DEFINICION DE PARAMETROS SWIFT El modulo de Reconciliación Bancaria esta preparado para procesar la información de los estados de cuentas o extractos bancarios recibidos por Swift de un banco corresponsal. Además de los dos pasos anteriores Definición de la Cuenta Contable como afectable, y la Adición de Transacciones Contables - para que este procedimiento funcione correctamente es necesario que el banco corresponsal este abierto como cliente en el e-ibs. En este registro se le asignan la cuenta contable (definida como cuenta afectable) y su respectivo código Swift. Los parámetros Swift se definen en la pantalla Comunicaciones de la opción de apertura Nuevo o Mantenimiento en el modulo de Clientes. Una vez que se encuentre en cualquiera de los dos procesos anteriores, coloque su cursor sobre la casilla >> Opciones (esquina superior derecha de la pantalla) y seleccione Comunicaciones para abrir la pantalla del mismo nombre: Vista parcial de la pantalla. En la sección Datos Principales se encuentra el campo en el cual se define la Identificación Swift del cliente, a este código por requerimientos SWIFT se le debe agregar X hasta ser completado en 12 caracteres. Datapro Building 8
Continuación de la pantalla Comunicaciones: En la sección Cuenta Contrapartida, se registra la cuenta contable (previamente definida como afectable) a nivel de cliente. Datapro Building 9
MODULO e-ibs RECONCILIACIÓN BANCARIA El modulo Reconciliación Bancaria del e-ibs le permite al usuario autorizado ingresar, aprobar y procesar reconciliaciones bancarias manualmente. El modulo Reconciliación bancaria esta compuesto de cuatro opciones de menú: Entrada de Transacciones, Aprobación Adición Transacciones, Ajustes Reconciliación, y Reconciliación Bancaria. ENTRADA DE TRANSACCIONES La opción de menú Entrada de Transacciones le permite al usuario ingresar manualmente transacciones a una cuenta afectable. Estas transacciones se obtienen del estado de cuenta o extracto bancario recibido del corresponsal. De igual manera listara todas las transacciones que han sido ingresadas pero no aprobadas por el usuario, dándole como opción que puedan ser modificadas. Para obtener acceso a la opción Entrada de Transacciones: - En el menú Principal e-ibs, seleccione Reconciliación Bancaria. - En Reconciliación Bancaria, seleccione Entrada de Transacciones. Se abrirá la pantalla Entrada Transacciones Reconciliación: Para ingresar una nueva transacción de reconciliación: - Oprima Nueva. Se abrirá la siguiente pantalla: Datapro Building 10
En la pantalla Entrada transacciones Reconciliación: - El campo Código del Banco será automáticamente poblado. - Ingrese el Código de Moneda u oprima el icono para seleccionar la moneda en la pantalla de ayuda. Campo obligatorio. - Ingrese el número de Cuenta Contable u oprima el icono para hacer una búsqueda en la pantalla de ayuda. La cuenta contable seleccionada debe de haber sido previamente definida como afectable o utilizable en una reconciliación bancaria. - Ingrese el número de Cuenta (de ahorro o cheques). Este campo se puede dejar en cero, o colocar el código 940 o 950 si es vía Swift. Datapro Building 11
- En el campo Fecha Estado de Cuenta puede dejar la fecha que el sistema pobló automáticamente, o puede ingresar una fecha diferente u oprimir el icono para seleccionar la fecha en el calendario. - Ingrese el Saldo Inicial y el Saldo Final en la sección de Saldos. Campos obligatorios. La sección Transacciones se abrirá con cuatro líneas. Para ingresar más de cuatro transacciones, ingrese la cantidad de registros a añadir y oprima Aplicar. Proceda a ingresar las transacciones manualmente: - Ingrese la Fecha de (estado) de Cuenta a ser afectado. - Ingrese un número de Referencia. El campo tiene nueve Posiciones. - Ingrese Debitos/Cargos o Créditos/Depósitos de transacción. - Los campos Saldos y Saldo Final se calcularan automáticamente. Después de ingresar todas las transacciones: - Oprima Enviar. El sistema validará los datos ingresados y realizará el cuadre verificando que las transacciones ingresadas cuadren contra el saldo inicial y saldo final. Si alguna de las condiciones no se cumple el sistema mostrará el error y dejará la pantalla para que se corrijan los datos errados. Datapro Building 12
Para actualizar una transacción previamente ingresada: - Seleccione la transacción en la pantalla Entrada Transacciones Reconciliación y oprima Mantenimiento. Se abrirá la pantalla Entrada transacciones Reconciliación: El usuario tiene la posibilidad de cambiar los saldos y las transacciones, al igual que ingresar nuevas transacciones. Después de realizar sus cambios: - Oprima Enviar. Se realizará nuevamente la verificación de todo el movimiento. Datapro Building 13
APROBACION ADICIÓN TRANSACCIONES La opción de menú Aprobación Adición Transacciones le permite al usuario aprobar transacciones ingresadas manualmente o recibidas vía Swift identificadas con el número 950 o 940 en el campo Numero Cuenta. Para obtener acceso a la opción Aprobación Adición Transacciones: - En el menú Principal e-ibs, seleccione Reconciliación Bancaria. - En Reconciliación Bancaria, seleccione Aprobación Adición Transacciones. Se abrirá la pantalla Aprobación de Lotes Contables: Antes de tomar una acción, el usuario tiene la opción de consultar la transacción(es) posicionando su cursor y haciendo clic sobre la misma. Para aprobar un lote de transacciones para Reconciliación contable: - Seleccione el registro y oprima Aprobar. Las operaciones pasaran al histórico de transacciones reconciliables para que puedan ser saldadas o reconciliadas. Para eliminar un lote contable: - Seleccione el lote u oprima Eliminar. La transacción será eliminada definitivamente del sistema. Datapro Building 14
AJUSTES RECONCILIACIÓN La opción de menú Ajustes Reconciliación le permite al usuario ejecutar la eliminación manual de entradas que se han reconciliado. Para obtener acceso a la opción Ajustes Reconciliación: - En el menú principal e-ibs, seleccione Reconciliación Bancaria. - En Reconciliación Bancaria, seleccione Ajustes Reconciliación. Se abrirá la pantalla de búsqueda Ajuste Transacciones Reconciliación Bancaria: - Ingrese el Código de Moneda u oprima el icono para seleccionar la moneda en la pantalla de ayuda. - Ingrese el Número de Cuenta Contable u oprima el icono para hacer una búsqueda en la pantalla de ayuda. - Ingrese el Número de Cuenta u oprima el icono para hacer una búsqueda en la pantalla de ayuda. La cuenta contable seleccionada debe de haber sido previamente definida como afectable o utilizable en una reconciliación bancaria. Si desea el usuario puede dejar los campos en blanco para obtener una lista de transacciones pendientes de ajustar. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Ajuste Transacciones Reconciliación Bancaria. Datapro Building 15
En la pantalla Ajuste Transacciones Reconciliación Bancaria: - Seleccione transacción y oprima Ver Detalle. Se abrirá la pantalla Transacciones Pendientes Reconciliación: Esta pantalla da la posibilidad al usuario de determinar un criterio de búsqueda (fechas, referencia o valor); o si prefiere puede dejar todo en blanco para que el sistema muestre todo el movimiento de la transacción. - Oprima Enviar. Se abrirá la pantalla Transacciones Pendientes Reconciliación. Datapro Building 16
En la pantalla Transacciones Pendientes Reconciliación el sistema despliega la Fecha, Referencia, Debitos/Cargos, Créditos/Depósitos y Origen de la transacción. El origen puede ser el Estado de Cuenta o la Entrada Contable: - Seleccione los movimientos a ajustar y oprima Enviar. La pantalla se reabrirá mostrando el total de debitos y el total de créditos (si estos están cuadrados) y el usuario tendrá la posibilidad de aceptar o de cancelar la transacción: Datapro Building 17
Si el movimiento no esta cuadrado el sistema mostrará la misma información pero el botón Aceptar estará bloqueado. De otra manera: Para aceptar las transacciones: - Seleccione la(s) transacción(es) y oprima Aceptar. El sistema eliminará estos movimientos y volverá a generar la lista de movimientos (si los hay). Para cancelar las transacciones: - Oprima Cancelar. Este proceso se encarga de dejar en cero los valores que se muestran en Totales Debitos y Créditos para que puedan seleccionarse otros. Datapro Building 18
RECONCILIACIÓN BANCARIA La opción de menú Reconciliación Bancaria corre un proceso en el que compara las transacciones registradas por el banco, contra las transacciones registradas en el estado de cuenta. Este proceso generará un reporte (RC0065) que quedara en el User Spool del sistema. Para obtener acceso a la opción Reconciliación Bancaria: - En el menú principal e-ibs, seleccione Reconciliación Bancaria. - En Reconciliación Bancaria, seleccione Reconciliación Bancaria. Se abrirá la pantalla Ajuste Transacciones Reconciliación Bancaria: - Ingrese el código de Moneda u oprima el icono para seleccionar la moneda en la pantalla de ayuda. - Ingrese el número de Cuenta Contable u oprima el icono para buscar y seleccionar la cuenta contable en la pantalla de ayuda. - Ingrese el Número de Cuenta u oprima el icono para buscar y seleccionar la cuenta en la pantalla de ayuda. Si es vía Swift, ingresar 940 o 950. - Oprima Enviar. Datapro Building 19
Ejemplo de Reporte RC0065 RECONCILIACION BANCARIA: Datapro Building 20
PROCESOS/REPORTES RELACIONADOS Hay varios reportes que ayudan a controlar partidas pendientes de reconciliación y dependiendo de la parametrización que se haya elegido: Si la cuenta contable fue parametrizada solo como Cuenta Reconciliable, los reportes son los siguientes: GL0555 RPG Reconcilable Accounts - Exceptions Report GL0560 RPG Reconcilable Accounts - Outstanding Balances GL0570 RPG Reconcilable Accounts - Purge Items Report GL0585 RPG Reconcilable Accounts - Purge Items Report Part II Si la cuenta contable fue parametrizada como Reconciliación Bancaria, los reportes son los siguientes: RC0065 RC0020 RC0010 Reconciliación Bancaria Partidas Pendientes de Reconciliación de Bancos Eliminación de Partidas Saldadas Ejemplo de reporte RC0020 - Partidas Pendientes de Reconciliación de Bancos: Datapro Building 21
Ejemplo de reporte RC0010 - Eliminación de Partidas Saldadas: Datapro Building 22