SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Apartado: 4.4.5 Código: P-SGA-4.4.5-01 Página 1 de 8 DOCUMENTO CONTROLADO PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Apartado: 4.4.5 Código: P-SGA-4.4.5-01 Página 2 de 8 1.- OBJETIVO Determinar los lineamentos necesarios para la elaboración, identificación, aprobación y control de los documentos que integran el Sistema de Gestión Ambiental del Instituto Tecnológico Superior de Misantla, tanto de origen interno y externo, para asegurar que se mantienen vigentes y disponibles en los puntos de uso. 2.- ALCANCE Este procedimiento se aplica a los documentos de origen interno y de origen externo que se han determinado para el Sistema de Gestión Ambiental del Instituto Tecnológico Superior de Misantla. Los registros son un tipo especial de documento y se controlan de acuerdo a los requisitos del Procedimiento de Control de Registros (P-SGA-4.5.4-01). 3.- REFERENCIAS E INTERACCIÓN Norma ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental Requisitos con orientación para su uso. Norma ISO 14050:2002 Gestión Ambiental Vocabulario Norma ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de Calidad Fundamentos y Vocabulario. Procedimiento de Términos y Definiciones del SGA (P-SGA-4.4.5-02). Procedimiento de Control de Registros (P-SGA-4.5.4-01). 4.- TÉRMINOS Y DEFINICIONES Ver el Procedimiento de Términos y Definiciones del SGA (P-SGA-4.4.5-02). 5.-RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES Director General: Establecer y aprobar la Política Ambiental. Establecer y aprobar los Objetivos Ambientales. Revisa y aprueba cualquier documento del SGA
Apartado: 4.4.5 Código: P-SGA-4.4.5-01 Página 3 de 8 Coordinador del SGA: Elaborar la documentación del SGA y sus actualizaciones. Controlar la documentación del SGA. Mantener la vigencia de los documentos publicados en la página web institucional. 6.- DESARROLLO 6.1 Lineamientos Generales Documentación que está sujeta a control y está disponible para su uso, ya sea en medios electrónicos o en papel: Política Ambiental Objetivos, Metas y Programas Ambientales Procedimientos Documentos Externos: Normas ISO, Normas Oficiales Mexicanas, Leyes y Reglamentos. Formatos, Registros y Documentos Generales. 6.2 Codificación de la Documentación Secuencia del Código Tipo de Documento Letra Inicial Siglas del SGA Apartado de la Norma Consecutivo Política Ambiental POL SGA 4.2 01 Objetivos Ambientales OBJ SGA 4.3.3 01 Alcance ALC SGA 4.1 01 Al aparatado de la Procedimientos P SGA norma que 01 corresponda. Programa de El numero consecutivo F SGA ------------- Gestión Ambiental asignado: 08 Formatos F SGA ------------- 01 Documento General D SGA ------------- 01 Registros Externos Los registros se identificaran por nombre, fechas, folio, o evento al que hacen alusión. La codificación que tenga se mantiene.
Apartado: 4.4.5 Código: P-SGA-4.4.5-01 Página 4 de 8 6.3 Contenido de la Documentación. Tipo de Documento Política Ambiental Objetivos Ambientales Contenido Lo requerido por el apartado 4.2 de la Norma ISO 14001:2004 Los determinados por la Dirección General en coherencia con la Política Ambiental. Formato -------------- -------------- Alcance Lo determinados por la Dirección General -------------- Procedimientos Programa de Gestión Ambiental Caratula con nombre del documento y aprobaciones. Encabezado con Logo de la institución y logo de la Secretaria de Educación Pública, nombre completo del ITSM, Código, fecha y numero de versión, Numero de Copia, Apartado ISO 14001:2004 y paginación. Se usa el logo del SGA como fondo de agua. El contenido de cada procedimiento consta de los siguientes puntos: 1. Objetivo 2. Alcance 3. Referencias e Interacción 4. Términos y Definiciones 5. Responsabilidades y Autoridades 6. Desarrollo 7. Registros 8. Identificación de Cambios Lo establecido en el formato: Aspecto ambiental, objetivo ambiental, líder responsable, firma, meta ambiental, tiempo programado, seguimiento. F-SGA-03 F-SGA-08 Externos No se modifica ni altera el documento -------------- Formatos Diferente contenido de acuerdo a su aplicación. F-SGA--- Documento General Diferente contenido de acuerdo a su aplicación. D-SGA--- Registros Lo que se establezca en el formato correspondiente --------------
Apartado: 4.4.5 Código: P-SGA-4.4.5-01 Página 5 de 8 6.4 Elaboración, revisión y Aprobación de la Documentación La documentación del SGA es aprobada en cuanto a su adecuación antes de su emisión de acuerdo a la siguiente tabla. Tipo de Documento Elabora Revisa Aprueba Política Ambiental Director General Director General Director General Objetivos Ambientales Director General Director General Director General Alcance Director General Director General Director General Procedimientos Coordinador del SGA y/o Responsable Ambiental del procedimiento. Director General y/o Responsable Ambiental, Coordinador del SGA Director General La Coordinación del SGA mantiene un original debidamente firmado como evidencia de elaboración, revisión y aprobación. Toda la documentación del SGA será revisada al menos cada tres años y pueden ser actualizados en cualquier momento debido a cambios en el ITSM, cambios en los procesos, cambios en la normatividad ISO 14001:2004 y resultados de revisiones por la dirección, auditorías, ya sean internas o externas. Cualquier modificación está sujeta a las revisiones y aprobaciones que se mencionan en el cuadro anterior. En caso de revisiones sin modificaciones, se registra en el Historial de Modificación de Cambios como Revisión sin Cambios y se cambia de nivel de versión. Toda la documentación del SGA está identificada con el estado de versión vigente, cualquier cambio que se realice, se cambia de versión, en el caso de los procedimientos se registra en el aparatado 8 Identificación de Cambios. El Coordinador del SGA se asegura que las versiones pertinentes de la documentación aplicable se encuentran disponibles en los puntos de uso, por cualquiera de los siguientes medios:
Apartado: 4.4.5 Código: P-SGA-4.4.5-01 Página 6 de 8 6.4.1 La documentación vigente se podrá consultar en la página web del ITSM en el apartado del Sistema de Gestión Ambiental (www.itsm.edu.mx/sga/) en las carpetas correspondientes. Para el caso de requerir una copia impresa de un documento controlado de origen interno, se obtendrán copias de la documentación original debidamente firmada, se le deberá colocar un sello con la leyenda de Documento Controlado y se identificara en la casilla Copia No el número consecutivo que se requiera controlar. El usuario al que se le asigne una copia un documento de origen interno impreso firmará de recibido el resguardo del mismo en la Lista de Distribución de Documentos (LM-SGA-03). Es responsabilidad del Coordinador del SGA mantener la vigencia de los documentos publicados en la página web institucional. (Los procedimientos operaciones publicados en la página web, deberán ir debidamente firmados y contar con la leyenda de Documento Controlado, cualquier impresión de un procedimiento que no tenga el sello Documento Controlado, se considera como un documento no valido ante el sistema). 6.4.2 La documentación en los Servidores del ITSM está en versiones PDF, con privilegios únicamente de lectura, salvo los formatos ó registros que si podrán imprimir. Para colocar un documento en la Web Site del ITSM en el apartado del Sistema de Gestión Ambiental, se realiza mediante la solicitud Subir Bajar ó Modificar Documentos del SGA en la Web Site (F-SGA-06) y esta a cargo del Departamento de Sistematización, con previo conocimiento del Coordinador del SGA. 6.4.3 El respaldo de la documentación electrónica del SGA se realiza mediante un disco duro externo y se resguarda en la oficina de la Coordinación del SGA. El respaldo de la documentación electrónica ubicada en la Web del ITSM se realiza por el Departamento de Sistematización. 6.4.4 Se mantiene una Lista Maestra de Documentos del SGA (LM-SGA-01) con las versiones de la documentación aplicable vigente. 6.4.5 No se permite el uso de Copias No Controladas al Personal del ITSM. 6.4.6 Para el caso de los documentos externos como Normas Internacionales, Normas Oficiales Mexicanas, Leyes, Reglamentos, etc. el responsable de la identificación y actualización de los requisitos legales con apoyo del Coordinador del SGA buscarán en
Apartado: 4.4.5 Código: P-SGA-4.4.5-01 Página 7 de 8 las fuentes correspondientes como consultas telefónicas, revisión del diario oficial de la federación o páginas web de: SEMARNAT, ISO, SE, STPS, etc. que los documentos aplicables al ITSM y que se encuentran referenciados en la Lista Maestra de Documentos del SGA (LM-SGA-01), permanecen vigentes, la identificación de los documentos externos es de acuerdo a lo establecido en el inciso 6.2. 6.4.7 En caso de que las versiones de la documentación hayan cambiado se actualizaran los documentos publicados en la pagina web institucional y se notificará vía correo electrónico u oficio al Personal involucrado. 6.4.8 Todo el Personal del ITSM es responsable de asegurarse que la documentación permanece legible y sin daño al manejarla en ambiente libre de polvo y humedad. En caso de que se dañe debe notificarlo al Coordinador del SGA para que se le sustituya de acuerdo a 6.4.1, la identificación de la documentación se menciona en inciso 6.2. 6.4.9 El ITSM ha determinado que los documentos de origen externo que son necesarios para la planificación y la operación del SGA están identificados en la Lista Maestra de Documentos del SGA (LM-SGA-01). La documentación vigente de cualquier documento externo se podrá consultar en la página web del ITSM en el apartado del Sistema de Gestión Ambiental (www.itsm.edu.mx/sga/) en las carpetas correspondientes. Es responsabilidad del Coordinador del SGA mantener la vigencia de los documentos de origen externo publicados en la página web institucional. Para el caso de requerir una copia impresa del documento controlado de origen externo, se obtendrán copias de la documentación original y se deberá sellar con la leyenda de Documento Externo. El usuario al que se le asigne un documento de origen externo impreso firmara el resguardo del mismo en la Lista de Distribución de Documentos (LM- SGA-03). 6.4.10 El Coordinador del SGA, previenen el uso de documentos obsoletos al aplicarles un sello con la leyenda de Documento Obsoleto (En rojo). Únicamente de mantendrá la versión original inmediata anterior, las demás se recogen y se destruyen. Se mantendrá una carpeta física y/o una carpeta en la PC de la Coordinación del SGA identificada como OBSOLETOS.
Apartado: 4.4.5 Código: P-SGA-4.4.5-01 Página 8 de 8 7.- REGISTROS Código LM-SGA-01 LM-SGA-02 LM-SGA-03 F-SGA-06 Registro Lista Maestra de Documentos del SGA Lista Maestra de Registros Lista de Distribución de Documentos. Subir Bajar ó Modificar Documentos del SGA en la Web Site 8.- IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Fecha Punto Descripción de la Modificación Julio 2009 N/A Emisión. Febrero 2010 4.0 Definiciones y Abreviaturas Febrero 2010 6.4.2 Julio 2012 N/A Se anexo al punto 4 Definiciones y Abreviaturas el vínculo al Procedimiento Términos y Abreviaturas del SGA (P-SGA-4.4.5-02). Se anexo el formato Subir Bajar ó Modificar Documentos del SGA en la Web Site (F-SGA- 06). Se agrega como pie de pagina la leyenda: Toda copia en PAPEL es un Documento No Controlado a excepción del original y Esta versión es vigente si se consulta en la Pagina Web Institucional ó en la Oficina de la Coordinación del SGA.