A. DATOS GENERALES Código del puesto Denominación de puesto Subdirector de Gestión B. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO I. Datos de identificación del puesto Tipo de funciones Puesto del superior jerárquico Unidad Administrativa X Administrativa Sustantiva Órgano Interno de Control Coordinador Técnico Coordinación Técnica DIRECCIÓN GENERAL COORDINACIÓN TÉCNICA SECRETARIO AUXILIAR SUBDIRECCIÓN DE EVENTOS Y GIRAS SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN DEPARTAMENTO DE APOYO Y LOGÍSTICA 1
II. Objetivo General de Puesto Coordinar las acciones requeridas para que la agenda y las actividades de la Dirección General sean administradas de manera adecuada a fin de que responda a las necesidades estratégicas requeridas por el Instituto FONACOT. III. Funciones 1. Enlace y filtro de comunicación entre la Dirección General y las Unidades Administrativas internas, así como de otras dependencias. 2. Priorizar las reuniones de trabajo de la Dirección General administrando su agenda y actividades de trabajo a fin de cumplir con los compromisos adquiridos por el Instituto FONACOT. 3. Informar de los principales eventos locales, regionales, nacionales e internacionales que se relacionen directa o indirectamente con la institución, evaluando la pertinencia en la participación de ellos. 4. Gestionar la logística que permita empatar las agendas funcionarios de otros organismos a fin de que las reuniones programadas se lleven a cabo sin contratiempos. 5. Coordinar y planear con las áreas del Instituto las reuniones que requiera la Dirección General. 6. Identificar áreas de oportunidad que permitan la optimización de la agenda de la Dirección General a fin de optimizar los tiempos asignados a los eventos gubernamentales, empresariales y de representación social. 7. Elaborar oficios, comunicados y escritos varios de acuerdo a instrucciones del Director General. 8. Atender y Registrar llamadas telefónicas, revisar correos electrónicos del Director General así como comunicados recibidos y emitidos, con el fin de mantener un control adecuado de los mismos. 2
9. Actualizar las bases de datos del Directorio interno y externo de la Dirección General, a fin de proporcionar la información necesaria a quien la solicite. 10. Resguardar y mantener actualizado el archivo de documentación general, acuerdos con Secretarios, gobiernos y entidades. 11. Las demás que le señalen otras disposiciones legales, reglamentarias o administrativas y sus superiores jerárquicos, dentro de la esfera de sus facultades. 3
IV. Relaciones Internas y/o externas Relaciones Internas Puesto/Área Dirección General Subdirecciones Generales Otras áreas de la organización Motivo Seguimiento y ejecución de instrucciones Seguimiento y comunicación de instrucciones del Director General Coordinación de agendas, solicitud de información e identificación de áreas de oportunidad para la agenda de la Dirección General. Y gestión de documentación. Para participar en eventos internos o externos V. Relaciones Externas Organismo/Institución Organismos Gubernamentales Iniciativa privada Secretaria del Trabajo y Previsión Social, Instituciones Gubernamentales, dependencias Federales y Gobiernos Estatales Organismos de representación social Motivo Participación en eventos políticos Participar y realizar convenios y eventos de colaboración. Facilitar la relación entre la Dirección General y representantes del Instituto Proporcionar y solicitar información del Instituto. Representar al Instituto FONACOT en eventos estratégicos. 4
VI. Aspectos relevantes del puesto Comités en los que participa Puestos subordinados Presupuesto bajo su responsabilidad Retos y complejidad en el desempeño Trabajo técnico calificado Debe declarar situación patrimonial Lograr la coordinación de la logística para mejorar las relaciones de la Dirección General con sus símiles en otras Dependencias o Instituciones Adelantarse a los requerimientos del director general Propone alternativas que se presentaran al director general en lo referente a los eventos y giras en los que estará. Si 5
C. PERFIL DEL PUESTO I. Escolaridad y áreas de conocimiento Nivel académico Grado de avance Área General y Carrera Genérica Licenciatura preferentemente Titulado Relaciones Públicas, Ciencias Políticas, Administración de Empresas o afín II. Experiencia Laboral Mínimo de años de experiencia Experiencia laboral 2 años como en áreas de Comunicación Social Relaciones Públicas Relaciones Públicas, logística de eventos en dependencias III. Requerimientos o condiciones específicas Disponibilidad para viajar Frecuencia Cambio de Residencia Horario de trabajo Periodos especiales de trabajo Condiciones especiales de trabajo Especificaciones ergonómica Si Ocasional De 09:00 a 18:00 hrs. 6
IV. Competencias Directivas Transversales Visión de Servicio N4 Visión estratégica N4 Liderazgo N4 Toma de Decisiones N4 Negociación N4 Gestión de Colaboradores N5 Adaptación al Cambio N5 Trabajo en Equipo N5 Pensamiento Analítico N5 Orientación a Resultados N5 Interés por el orden y la calidad N5 Orientación al Cliente N5 Conocimiento del Negocio Capacidades Profesionales Trabajo bajo presión, negociador, Proactivo, Persuasivo, Respetuoso, Integro, Seguro de sí mismo, Confiable, iniciativa, Analítico. Observaciones Ocupante Jefe inmediato Dirección de Recursos Humanos mbre y firma mbre y firma mbre y firma Fecha de aprobación 7