Instituto Especializado de Salud Mental Honorio Delgado Hideyo Noguchi MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES OFICINA DE EPIDEMIOLOGÍA 2005
Pág. 2 de 16 INDICE PAG. CAPÍTULO I OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y CAPÍTULO II CAPÍTULO III FUNCIONES. BASE LEGAL. CRITERIOS DE DISEÑO. 3 4 5 CAPÍTULO IV ESTRUCTURA ORGÁNICA, ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL. 4.1 ESTRUCTURA ORGÁNICA. 4.2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL. 4.3 ORGANIGRAMA FUNCIONAL. CAPÍTULO V CUADRO ORGÁNICO DE LOS CARGOS. CAPÍTULO VI DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES. 6.1 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LA OFICINA DE EPIDEMIOLOGÍA. 7 7 7 7 8 9 9
Pág. 3 de 16 CAPÍTULO I : OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES. 1 OBJETIVO DEL MANUAL El, es un documento técnico normativo de gestión, que tiene los siguientes objetivos: 1.1 Definir y establecer las responsabilidades, atribuciones, funciones, relaciones internas, externas y los requisitos de los cargos establecidos en el Cuadro para Asignación de Personal y contribuir al cumplimiento de los objetivos funcionales establecidos en el Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Especializado de Salud Mental Honorio Delgado Hideyo Noguchi. 1.2 Facilitar el desarrollo de las funciones operativas y administrativas, así como la coordinación y la comunicación de todos sus integrantes, eliminando la duplicidad de esfuerzos, confusión e incertidumbre para el cumplimiento de las funciones asignadas a los cargos o puestos de trabajo. 1.3 Servir como instrumento de comunicación y medio de capacitación e información para entrenar, capacitar y orientar permanentemente al personal. 1.4 Establecer las bases para mantener un efectivo sistema de control interno y facilitar el control de las tareas delegadas. 2 ALCANCE El presente Manual de Organización y Funciones, es de aplicación obligatoria del personal de la Oficina de Epidemiología del Instituto Especializado de Salud Mental Honorio Delgado Hideyo Noguchi.
Pág. 4 de 16 CAPÍTULO II : BASE LEGAL. - Ley Nº 27657 - Ley del Ministerio de Salud. - Ley Nº 27658 - Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado. - Decreto Legislativo Nº 276 - Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Público. - Decreto Supremo Nº 005-90-PCM - Reglamento de la Ley de Carrera Administrativa. - Decreto Supremo Nº 013-2002-SA. - Aprueba el Reglamento de la Ley Nº 27657- Ley del Ministerio de Salud. - Decreto Supremo Nº 014 2002-SA - Aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud. - Resolución de Contraloría N 072-98-CG Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público. - Resolución Ministerial Nº 371-2003-SA/DM Aprueba la Directiva Nº 007-MINSA/OGPE- V.01: Directiva para la Formulación de Documentos Técnicos Normativos de Gestión Institucional. - Resolución Ministerial Nº 567-2003-SA/DM - Aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Especializado de Salud Mental Honorio Delgado Hideyo Noguchi. - Resolución Ministerial Nº 800-2003-SA/DM - Aprueba el Cuadro de Asignación de Personal del Instituto Especializado de Salud Mental Honorio Delgado Hideyo Noguchi.
Pág. 5 de 16 CAPÍTULO III : CRITERIOS DE DISEÑO. Para el desarrollo del presente manual se han aplicado los criterios que a continuación se mencionan: 3.1 Efectividad y Eficiencia. La efectividad expresada como la relación entre las metas y resultados planificados y los obtenidos por el personal directivo, profesional, técnico y auxiliar para alcanzarlos, por lo cual las funciones se deben distribuir adecuadamente, asegurando el cumplimiento de los objetivos funcionales, aprovechando al máximo los recursos disponibles y estableciendo funciones que aseguren la evaluación de los resultados. La eficiencia está referida a producir el máximo resultado con el mínimo de recursos, energía y tiempo. Se busca la mayor eficiencia en la utilización de los recursos, por lo tanto se debe eliminar la duplicidad o superposición de funciones y atribuciones entre funcionarios y servidores. Las funciones deben diseñarse o rediseñarse con el fin de obtener el máximo de efectividad con el menor costo posible. 3.2 Calidad. Es el logro de productos y servicios cada vez mejores y a costos cada vez más competitivos, implica ello, hacer las cosas bien desde el principio, en lugar de cometer errores y corregirlos. 3.3 Unidad de Mando. Todo cargo dependerá jerárquicamente de un solo superior. 3.4 Sistematización. Las funciones y tareas forman parte de sistemas estrictamente definidos, los que forman parte de procesos, subprocesos ó procedimientos. Las funciones deben tener un fin, es decir definirse en base a cumplimiento de los objetivos funcionales centrados en el usuario y estar interrelacionadas.
Pág. 6 de 16 3.5 Especialización. CAPÍTULO III : CRITERIOS DE DISEÑO. En el diseño de la estructura orgánica pública prevalece el principio de especialidad, debiéndose integrar las funciones y competencias afines. Toda dependencia, entidad u organismo de la Administración Pública debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeño y el grado de cumplimiento de sus funciones, en base a una pluralidad de criterios de medición. 3.6 Integración e interrelación de los cargos y de sus funciones con los procedimientos. Término que describe la medida en que los miembros de diversas unidades orgánicas trabajan juntos y unidos. Se enfatiza que mientras los departamentos deberían cooperar y sus tareas deberían estar integradas en la medida de lo necesario, es importante no reducir las diferencias que contribuyen a realizar las tareas. Las funciones y tareas de los servidores deben ser definidas y limitadas de modo que exista independencia y separación entre funciones incompatibles que, entre otras, son: autorización, ejecución, registro, custodia de fondos, valores y bienes y, control de las operaciones, debiendo distribuirse a varios cargos evitando que todos los aspectos fundamentales de una transacción u operación se concentren en manos de una sola persona o unidad operativa, dado que por tratarse de funciones incompatibles, existe un alto riesgo de que pueda incurrirse en errores, despilfarros, actos irregulares o ilícitos. La conformación de equipos de trabajo, permite simplificar y flexibilizar la organización, acortando y agilizando la cadena de mando y facilitando preferentemente la ubicación en esos niveles a personal profesional, para disminuir de esta forma los costos, al requerir menos cargos directivos, asimismo facilita que las comunicaciones sean más directas, reduciendo el papeleo y la formalidad burocrática.
Pág. 7 de 16 CAPÍTULO IV : ESTRUCTURA ORGÁNICA - ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y ORGANIGRAMA FUNCIONAL. 4.1 Estructura Orgánica: Órgano de Asesoramiento 4.2 Organigrama Estructural: DIRECCIÓN GENERAL OFICINA DE EPIDEMIOLOGÍA 4.3 Organigrama Funcional: DIRECCIÓN GENERAL Unidad orgánica que brinda información estratégica y conduce la Vigilancia Epidemiológica, Análisis de Situación de Salud e Investigación Epidemiológica aplicada como parte de la prevención y control de riesgos en enfermedades mentales y problemas psicosociales; es responsable de coordinar la organización en el Instituto de los aspectos relacionados con la salud mental en caso de emergencias y desastres.
Pág. 8 de 16 CAPÍTULO V : CUADRO ORGANICO DE CARGOS.
Pág. 9 de 16 6.1 DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DE LA
Pág. 10 de 16 CARGO CLASIFICADO: CÓDIGO DEL CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE PROGRAMA SECTORIAL I Nº DE CARGOS. 1 D3-05-290-1 CÓDIGO CORRELATIVO: 055 1. FUNCIÓN BÁSICA Garantizar el cumplimiento de los objetivos funcionales de la Oficina de Epidemiología a través del planeamiento, organización, dirección y control de las actividades técnico administrativas. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: Con la Dirección General del Instituto Especializado de Salud Mental Honorio Delgado-Hideyo Noguchi : Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones. Con el personal profesional y técnico de la Unidad Orgánica: tiene mando directo Con las Unidades Orgánicas de la Institución: Relaciones de coordinación, para asesorar a los departamentos y servicios sobre actividades epidemiológicas. Relaciones externas: Con la Oficina General de Epidemiología del Ministerio de Salud (MINSA): Relaciones de coordinación. 3. ATRIBUCIONES DEL CARGO De representación legal y/o técnica de la Oficina de Epidemiología en el ámbito de su competencia. Autorización de actos técnicos y/o administrativos propios de la Oficina de Epidemiología. De Control de la Unidad Orgánica. De convocatoria a participación de actividades de gestión, técnica administrativa cooperante. De supervisión, monitoreo y evaluación de actividades. De conformación del Equipo de Gestión Institucional 4. FUNCIONES ESPECIFICAS 4.1 Planificar, organizar, dirigir y supervisar las actividades técnico-administrativas de la Oficina de Epidemiología, de acuerdo a los objetivos institucionales. 4.2 Formular y evaluar la Programación Anual de Actividades de la Oficina de Epidemiología. 4.3 Garantizar el cumplimiento de las metas programadas para la Oficina de Epidemiología según el Plan Operativo Institucional vigente. 4.4 Elaborar, revisar, actualizar y socializar oportunamente los Documentos de Gestión propios de la Oficina de Epidemiología, según los procedimientos establecidos (Plan Anual de Actividades, Manual de Organización y Funciones, Manual de Procedimientos, Guías de Atención, etc). 4.5 Convocar y presidir el Equipo Asesor de la Oficina de Epidemiología. 4.6 Coordinar con la unidad orgánica respectiva para gestionar la capacitación y/o adiestramiento del personal, tanto de la oficina como institucional. 4.7 Coordinar y mantener vínculos e intercambios con organismos de cooperación técnica nacional e internacional en el campo de la epidemiología, la bioestadística, la demografía, entre otras disciplinas aplicada al Sistema Nacional de Vigilancia Epidemiológica en Salud Pública. 4.8 Dirigir el estudio de la Situación de Salud Institucional,con enfoque epidemiológico y el análisis anual de la situación de salud mental en el país, para información útil en los documentos de trabajo. 4.9 Formular y promover los proyectos de investigación con enfoque epidemiológico y en el ámbito de la salud mental,así como en la difusión de los resultados. 4.10 Elaborar y presentar oportunamente todo informe ordinario o extraordinario solicitado por la Dirección General. 4.11 Cumplir y hacer cumplir las normas, reglamentos, procedimientos y disposiciones vigentes, incluyéndose los aspectos de bioseguridad, prevención y control de riesgos ocupacionales relacionados con las labores de servicio en salud mental.
Pág. 11 de 16 CARGO CLASIFICADO: CÓDIGO DEL CARGO CLASIFICADO: DIRECTOR DE PROGRAMA SECTORIAL I Nº DE CARGOS. 1 D3-05-290-1 CÓDIGO CORRELATIVO: 055 4.12 Participar en el equipo multidisciplinario institucional ante situaciones de emergencia y desastres en el ámbito nacional con impacto en la salud mental, a través de la vigilancia oportuna, investigación y control de estas situaciones, con enfoque epidemiológico. 4.13 Las demás funciones que le asigne su Jefe inmediato. 5. REQUISITOS MÍNIMOS Educación. Mínimos exigibles: Título profesional universitario en disciplina relacionada con el campo de la salud. Certificados de estudios en diplomados o cursos relacionados con la Epidemiología. Deseables o preferibles: Título de médico cirujano, con especialidad en Psiquiatría Maestría en Salud Pública con mención en Epidemiología o Título de Epidemiólogo expedido por la Oficina de Epidemiología. Capacitación certificada en sistema operativo Windows, aplicativos Office y SPSS. Experiencia. Tiempo mínimo de experiencia en dirección, supervisión y organización de personal: tres (03) años. Tiempo mínimo de experiencia en el desempeño de la función principal del cargo o funciones similares: tres (03) años. Tiempo mínimo de experiencia profesional: cinco (05)años. Capacidades, habilidades y actitudes mínimas y deseables. Conocimiento de un idioma extranjero con nivel avanzado. Capacidad de dirección, organización,análisis y expresión. Habilidad para trabajar en equipo y bajo presión, lograr cooperación, concretar resultados en el tiempo oportuno y liderazgo para lograr los objetivos de la institución. Actitud de atención,servicio, proactividad, cortesía y buen trato a los usuarios internos y externos.
Pág. 12 de 16 CARGO CLASIFICADO: CÓDIGO DEL CARGO CLASIFICADO: MÉDICO II Nº DE CARGOS. 2 P4-50-525-2 CÓDIGO CORRELATIVO: 056-057 1. FUNCIÓN BÁSICA Supervisar, coordinar y ejecutar actividades de vigilancia epidemiológica, investigación y asistencia especializada en la Oficina de Epidemiología 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: Con el Director de la Oficina de Epidemiología: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones. 3. FUNCIONES ESPECÍFICAS 3.1 Coordinar,supervisar y ejecutar actividades técnicas del área a su cargo. 3.2 Brindar asesoramiento en el campo de su especialidad. 3.3 Formular y ejecutar proyectos de investigación con enfoque epidemiológico. 3.4 Participar en la notificación obligatoria de enfermedades prioritarias para el Sistema Nacional de Vigilancia en Salud Pública. 3.5 Participar en la organización del sistema de recolección de información estadística, indispensable para la elaboración del perfil epidemiológico. 3.6 Participar en la formulación de la programación anual de actividades y el cronograma respectivo para esta Oficina. 3.7 Analizar la información bioestadística proporcionada por los órganos de línea. 3.8 Participar en la prevención e intervención de casos de infecciones intrahospitalarias, identificando los factores que lo propician y en supervisar el cumplimiento de las medidas de control propuestas. 3.9 Participar en los estudios del análisis de situación de salud aplicado a la institución,basada en la información proporcionada por los servicios. 3.12 Realizar vigilancia activa de casos de infección intrahospitalaria. 3.13 Analizar los perfiles de morbilidad y mortalidad en pacientes hospitalizados y ambulatorios. 3.14 Promover estudios de identificación de riesgos para reducir la exposición ante agentes infecciosos del personal de salud, pacientes y visitas. 3.15 Promover estudios de identificación de riesgos para reducir la exposición ante enfermedades ocupacionales, con prioridad en la repercusión de la salud mental. 3.16 Formular y participar en la gestión del programa de exámenes médicos al personal de la institución, con prioridad del personal que maneja alimentos y a los que laboren en áreas de alto riesgo de contaminación. 3.17 Apoyar en el equipo multidisciplinario institucional ante situaciones de emergencia y desastres con impacto en la salud mental, a través de la investigación y control de las situaciones de potencial riesgo, con enfoque epidemiológico. 3.18 Otras funciones que le asigne el director de la Oficina de Epidemiología. 4. REQUISITOS MINIMOS Educación. Mínimo exigible: Título profesional universitario de Medico Cirujano. Cursos de actualización en Epidemiología. Deseable o preferible: Maestría en Salud Pública con mención en Epidemiología. o Título de Epidemiólogo expedido por la Oficina de Epidemiología. Capacitación certificada en sistema operativo Windows, aplicativos Office y SPSS.
Pág. 13 de 16 CARGO CLASIFICADO: CÓDIGO DEL CARGO CLASIFICADO: MÉDICO II Nº DE CARGOS. 2 P4-50-525-2 CÓDIGO CORRELATIVO: 056-057 Experiencia. Tiempo mínimo de experiencia en el desempeño de la función principal del cargo o funciones similares: dos (02) años. Tiempo mínimo de experiencia profesional: tres (03) años. Capacidades, habilidades y actitudes mínimas y deseables. Conocimiento de un idioma extranjero con nivel intermedio. Capacidad de organización y análisis. Habilidad para trabajar en equipo y bajo presión, lograr cooperación, concretar resultados en el tiempo oportuno y liderazgo para lograr los objetivos de la institución. Actitud de atención,servicio, proactividad, cortesía y buen trato a los usuarios internos y externos.
Pág. 14 de 16 CARGO CLASIFICADO: CÓDIGO DEL CARGO CLASIFICADO: ESTADÍSTICO I Nº DE CARGOS. 1 P3-05-405-1 CÓDIGO CORRELATIVO: 058 1. FUNCION BASICA Supervisar, coordinar, formular y ejecutar actividades de procesamiento de la información bioestadística. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: Con el Director de la Oficina de Epidemiología: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones. 3. FUNCIONES ESPECIFICAS 3.1 Organizar y coordinar la recopilación de datos estadísticos, análisis y elaboración de los mismos. 3.2 Elaborar,validar y monitorizar los instrumentos a emplearse en las investigaciones pertinentes de la Oficina. 3.3 Recopilar y generar archivos de información bioestadística relacionada a la situación de la salud mental que se requieran y actualizar el envío de dicha información a las diferentes dependencias superiores. 3.4 Participar como juez experto en el análisis de los proyectos de investigación 3.5 Recabar información de las Direcciones Ejecutivas y Departamentos sobre los casos evaluados por la Oficina de Epidemiología. 3.6 Revisar los reportes elaborados por la Oficina de Estadística e Informática, en base a la información consignada sobre las actividades asistenciales del Instituto. 3.7 Absolver consultas y/o emitir informes técnicos relacionados con estadística especializada. 3.8 Apoyar en el diseño de cuestionarios y su codificación para las encuestas en los trabajos de campo 3.9 Proponer y sustentar el empleo de nuevos métodos estadísticos especializados. 3.10 Analizar e interpretar cuadros estadísticos sobre tendencias, comparaciones, índices de correlación, entre otros tipos de análisis estadísticos y extraer conclusiones. 3.11 Supervisar al especialista administrativo en el procesamiento de la información estadística. 3.12 Las demás funciones que designe el Director de la Oficina de Epidemiología. 4. REQUISITOS MINIMOS Educación. Mínimo exigible: Título profesional de Estadístico. Deseable o preferible: Diplomado o cursos de actualización en Estadística. Capacitación certificada en sistema operativo Windows; aplicativos Office,de preferencia Excel avanzado y SPSS. Experiencia. Tiempo mínimo de experiencia en el desempeño de la función principal del cargo o funciones similares: dos (02) años. Tiempo mínimo de experiencia profesional: dos (02) años. Capacidades, habilidades y actitudes mínimas y deseables. Conocimiento de un idioma extranjero con nivel básico. Capacidad de organización y análisis. Habilidad para trabajar en equipo y bajo presión, lograr cooperación, concretar resultados en el tiempo oportuno y liderazgo para lograr los objetivos de la institución. Actitud de atención,servicio, proactividad, cortesía y buen trato a los usuarios internos.
Pág. 15 de 16 CARGO CLASIFICADO: CÓDIGO DEL CARGO CLASIFICADO: ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO I Nº DE CARGOS. 1 P3-05-338-1 CÓDIGO CORRELATIVO: 059 1. FUNCIÓN BÁSICA Ejecutar actividades especializadas de los sistemas administrativos de la Oficina. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: Con el Director de la Oficina de Epidemiología: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones. 3. FUNCIONES ESPECÍFICAS 3.1 Participar en la planificación, organización y control de las actividades técnico-administrativas de la Oficina de Epidemiología, de acuerdo a los objetivos institucionales. 3.2 Participar en la formulación y evaluación de la Programación Anual de Actividades de la Oficina de Epidemiología. 3.3 Monitoriza la Programación Anual de Actividades de la Oficina de Epidemiología. 3.4 Participar en la elaboración, revisión, actualización y socialización oportuna de los documentos de gestión propios de la Oficina de Epidemiología, según los procedimientos establecidos 3.5 Ejecutar el desarrollo de procesos técnico administrativos, proponiendo metodologías de trabajo, normas y procedimientos para las actividades en la Oficina de Epidemiología. 3.6 Realizar estudios o investigaciones sobre normas técnico-legal para analizar y proponer mejoras de procedimientos administrativos 3.7 Analizar y emitir opinión técnica sobre expedientes administrativos. 3.8 Otras funciones que le asigne el director de la Oficina de Epidemiología. 4. REQUISITOS MÍNIMOS Educación. Mínimo exigible: Título profesional en Administración o Administración de Empresas. Deseables o preferibles: Maestría en Administración o cursos de actualización en esta disciplina. Certificado de conocimiento de Sistema Operativo Windows y de Aplicativos Office. Experiencia. Tiempo mínimo de experiencia en el desempeño de la función principal del cargo o funciones similares: dos (02) años. Tiempo mínimo de experiencia profesional: dos (02) años.. Capacidades, habilidades y actitudes mínimos y deseables. Conocimiento de un idioma extranjero con nivel básico. Capacidad de organización y análisis. Habilidad para trabajar en equipo y bajo presión, lograr cooperación, concretar resultados en el tiempo oportuno y liderazgo para lograr los objetivos de la institución. Actitud de atención,servicio, proactividad, cortesía y buen trato a los usuarios internos y externos.
Pág. 16 de 16 CARGO CLASIFICADO: CÓDIGO DEL CARGO CLASIFICADO: SECRETARIA (O) III Nº DE CARGOS. 1 T3-05-875-3. CÓDIGO CORRELATIVO: 060 1. FUNCIÓN BÁSICA Ejecutar las actividades secretariales y de apoyo técnico administrativo propias de la unidad orgánica. 2. RELACIONES DEL CARGO Relaciones internas: Con el Director de la Oficina de Epidemiología: Depende directamente y reporta el cumplimiento de sus funciones. 3. FUNCIONES ESPECÍFICAS 3.1 Recibir, registrar y clasificar la documentación y expedientes remitidos a la Unidad Orgánica. 3.2 Preparar el despacho diario de los documentos recibidos. 3.3 Administrar el archivo documentario y la agenda diaria de la Oficina. 3.4 Proponer alternativas de mejora de los procesos y procedimientos secretariales que permitan maximizar su eficacia y eficiencia 3.5 Realizar el seguimiento de los documentos y expedientes remitidos por la Oficina. 3.6 Desarrollar actividades protocolares y de asistencia a la Dirección Ejecutiva en las reuniones y/o eventos en que esta intervenga. 3.7 Elaborar los pedidos de comprobantes de salida, de útiles de oficina y encargarse de su distribución 3.8 Otras funciones que le asigne su jefe inmediato. 4. REQUISITOS MINIMOS Educación. Mínimo exigible: Título de Secretaria(o) Ejecutiva(o) o equivalente. Deseables o preferibles: Título de Secretaria(o) Ejecutiva(o) Bilingüe o equivalente. Certificado de conocimiento del sistema operativo Windows y de aplicativos Office. Experiencia. Tiempo mínimo de experiencia en el desempeño de la función principal del cargo o funciones similares: dos (02) años. Tiempo mínimo de experiencia en ejercicio como secretaria de tres (03) años. Capacidades mínimas y deseables. Conocimiento de un idioma extranjero con nivel básico Capacidad de expresión,redacción,síntesis y organización. Habilidad mínima y deseable. Habilidad para concretar resultados en el tiempo oportuno. Actitudes mínimas y deseables. De atención, servicio y cortesía a los usuarios internos y externos.