REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS RESUMEN EJECUTIVO ACTUACIÓN DE SEGUIMIENTO PRACTICADA A LA SOCIEDAD DE GARANTÍAS RECÍPROCAS PARA LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA DEL ESTADO BARINAS, S.A. (S.G.R. Barinas, S.A.) PERIODO AUDITADO DESDE EL 01-01-2013 HASTA EL 30-08-2014 Dirección de Control. Administración Descentralizada. Área. Administración Pública Descentralizada. Identificación. Sociedad de Garantías Recíprocas para la Pequeña y Mediana Empresa del estado Barinas, S.A. (S.G.R. Barinas, S.A.) Tipo y denominación de la Intervención. Actuación de Seguimiento. Código de la actuación. S-04-03-2014. Alcance. La presente actuación, estuvo orientada a la evaluación exhaustiva de las acciones correctivas y/o preventivas emprendidas por la Sociedad de Garantías Recíprocas para la Pequeña y Mediana Empresa del estado Barinas, S.A. (S.G.R. Barinas, S.A.), en relación a las recomendaciones contenidas en el Informe Definitivo N AO-04-20-2013, correspondiente al ejercicio económico financiero 2012, comunicado según oficio Nº DC-DCAD-2014-00030 de fecha 13-01-2014, las cuales se detallan a continuación:
1. Incluir en los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios del Manual de la Calidad, la solicitud del presupuesto base, con el objeto de conocer de manera estimada el monto que pueda afectar una partida presupuestaria, antes de iniciar un proceso de contratación. 2. La Sociedad debe remitir a la Oficina de Bienes de la Gobernación del estado Barinas, los inventarios de bienes muebles, con el objeto de rendir cuenta de su movimiento en cuanto a las incorporaciones ocurridas; igualmente, el encargado de bienes designado debe llevar el registro y control de los bienes a través de los respectivos formularios establecidos para tal fin, con el objeto de mantener el buen estado de conservación, uso y resguardo de los bienes. 3. Realizar la planificación anual de las compras y mantenimientos de los bienes, y remitirla al Servicio Nacional de Contrataciones con los respectivos sumarios trimestrales dentro de los plazos establecidos, con el objeto de planificar los gastos y prever su cantidad para determinado período, con el propósito que exista legalidad, transparencia, y eficiencia en la administración de los recursos. 4. Conformar un expediente de contratación con los documentos, informes, opiniones y demás actos que se reciban, generen o consideren para cada adquisición y/o contratación que realicen en cualquier modalidad de selección de contratistas, con el objeto de realizar dichas adquisiciones de manera planificada y garantizar la legalidad y transparencia en las operaciones administrativas realizadas por el ente. 5. Realizar las adquisiciones de bienes y/o contratación de servicios, cumpliendo con los tres momentos del gasto (compromiso, causado y pagado), con el objeto de realizar los respectivos apartados presupuestarios en su momento, para conocer la disponibilidad existente en las partidas al momento de adquirir el compromiso, y garantizar la legalidad y transparencia en las operaciones administrativas realizadas por el ente. 6. Registrar oportunamente todos los mantenimientos y reparaciones realizados a los bienes muebles y a los vehículos, indicando el número de bien, el costo de Pág 2
mantenimiento, los materiales utilizados y el control del kilometraje del vehículo, con el objeto de garantizar el correcto estado de conservación, uso, mantenimiento y control en el registro de los bienes muebles; así como el registro de los mantenimientos preventivos del vehículo para mantenerlo en óptimo estado de funcionamiento. 7. Los pagos que se efectúen por concepto de mantenimiento a los vehículos, deben ser supervisados y contener toda la documentación que los respalden, con el objeto de garantizar la legalidad, sinceridad, transparencia, uso y resguardo del patrimonio del ente. 8. Las adquisiciones de repuestos para vehículos y contratación de servicios que realice el ente, deben ser debidamente justificadas antes de proceder a realizar los pagos; asimismo, se debe llevar el control en la hoja de vida de los vehículos donde se indique el mantenimiento realizado, los repuestos adquiridos y su colocación en el mismo, con el objeto de garantizar el estado de conservación de los vehículos, y el buen uso y resguardo del patrimonio del ente. 9. La contratación de servicios y/o adquisiciones de bienes, deben estar respaldadas con la suficiente documentación justificativa; asimismo, las adquisiciones y servicios a contratar por un mismo concepto, se deben realizar de manera global, para evitar dividir o fraccionar en varios contratos la prestación de servicios o adquisición de bienes y garantizar la legalidad, sinceridad y resguardo del patrimonio del ente. 10. La Unidad de Planificación y Presupuesto de la Sociedad, debe llevar el control de los registros presupuestarios considerando la naturaleza del gasto y las especificaciones dadas a cada partida en el Clasificador Presupuestario de Recursos y Egresos emanado de la ONAPRE; asimismo, se debe exigir al proveedor el desglose en las cotizaciones y en la factura del monto de los repuestos y de la mano de obra, con el fin de realizar los respectivos registros presupuestarios imputando los gastos por la partida correspondiente, para Pág 3
garantizar la legalidad, sinceridad y transparencia en la ejecución del presupuesto y evitar incurrir en la afectación de partidas sin disponibilidad presupuestaria. 11. La Unidad de Planificación y Presupuesto de la Sociedad, debe llevar el control presupuestario de manera oportuna y cumpliendo con los tres momentos del gasto evitando tachaduras y enmendaduras en los registros, con el objeto de garantizar la confiabilidad de dichos registros, y la veracidad de la disponibilidad presupuestaria al momento de comprometer en cada una de las partidas. 12. Las incorporaciones al presupuesto de los ingresos propios y traslados internos, deben ser aprobados oportunamente por la Junta Directiva, con el objeto de que la Unidad de Planificación y Presupuesto de la Sociedad, realice los registros de manera oportuna, en orden cronológico y evitar incurrir en la adquisición de compromisos sin disponibilidad presupuestaria, garantizando la legalidad y transparencia de las operaciones presupuestarias y administrativas. 13. Antes de proceder a realizar la contratación de servicios de auditores, consultores, profesionales independientes y firmas de auditores, sean personas naturales o jurídicas, la Sociedad, en las actividades previas a dicha contratación, debe solicitar el certificado de inscripción y calificación vigente del Registro de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control, que lleva la Contraloría General de la República; asimismo, consultar en el portal electrónico del máximo órgano de control, el estatus de dicho certificado y demás información que resulte de interés sobre la persona a contratar, con el objeto de garantizar la legalidad en dichos procesos administrativos. Objetivos de la Intervención. Objetivo General Evaluar el cumplimiento de las recomendaciones realizadas en el informe Definitivo Nº AO-04-20-2013; así como, el Plan de Acciones Correctivas presentado por la Sociedad de Garantías Recíprocas para la Pequeña y Mediana Empresa del estado Pág 4
Barinas, S.A. (S.G.R. Barinas,S.A.), ante este Órgano de Control Fiscal, al 30-09-2014. Características Generales del objeto evaluado. La Sociedad de Garantías Recíprocas para la Pequeña y Mediana Empresa del Estado Barinas, S.A. (S.G.R. Barinas, S.A.), es una Sociedad Mercantil, creada como una persona de derecho público, constituida de acuerdo a las normas de derecho privado; su misión es permitir a sus socios beneficiarios el acceso al crédito del sistema financiero y entes públicos y privados, además de obtener anticipos de obras y/o servicios y contratos por licitaciones, mediante el otorgamiento de garantías que avalen los créditos que ellos requieran para financiar sus proyectos; su visión es ser reconocida por la calidad y excelencia en la prestación de sus servicios, impulsando los programas de desarrollo a través de los proyectos productivos que presenten los socios beneficiarios. Resultados de la actuación Observaciones relevantes En relación a las Acciones correctivas y/o Preventivas implementadas por la Sociedad de Garantías Reciprocas Barinas, S.A, se observó lo siguiente: En revisión efectuada a siete expedientes, correspondientes a adquisiciones de bienes y servicios, se evidenció la inclusión del presupuesto base solo en algunos; además, se constató que la Sociedad realizó gestiones ante Fonpyme según soporte de correo electrónico certificado de fecha 07-11-2013 y Planilla de Solicitud de Inclusión /Revisión de Documentos del SGC de fecha 04-11-2013, para incluir el presupuesto base como parte del proceso descrito en el Manual de Calidad. Pág 5
Se constató el registro y control de los bienes, a través de los formularios, realizados por el responsable de los mismos; pero al 30-09-2014, la Sociedad no había remitido la rendición de los Bienes en el formulario BM-1 ante la oficina de Bienes de la Gobernación del estado Barinas; sin embargo, se materializó en fecha 17-10-2014, según oficio Nº SGR-120-14. La programación Anual de las Compras de la Sociedad, no se ha remitido ante el Servicio Nacional de Contrataciones; así como, los respectivos sumarios. En cuanto a las recomendaciones Nros. 4 y 9, referente a la conformación de los expedientes de contratación de Bienes y/o Servicios; y a los documentos que deben respaldarlas, la Sociedad no ha subsanado las observaciones que generaron les recomendaciones del informe Definitivo Nº AO-04-20-2013, omitiendo los siguientes documentos: Requisición de la Unidad requirente, acta de Inicio de la modalidad a aplicar, invitaciones a los participantes, análisis de cotizaciones, informe de recomendación, adjudicación y control perceptivo, así como las garantías respectivas; de igual forma se evidenció pagos a un mismo proveedor por la prestación de servicios a un mismo vehículo, a través de varias ordenes de servicios. De la revisión efectuada a las partidas presupuestarias: 4.03.10.02.00 Servicios de Contabilidad y Auditoría, 4.03.11.02.00 Conservación y Reparación de Equipos de Transporte Tracción y Elevación, 4.03.11.07.00 Conservación y Reparaciones Menores de Maquinas y Demás Equipos de Oficina y Alojamiento y 4.04.09.01.00 Mobiliario y Equipo de Oficina, se constató, que están cumpliendo con los tres momentos del gasto, consideran la naturaleza del mismo y lo registran a la partida que corresponde. Las recomendaciones Nros. 5, 10 y 11 fueron acatadas por la Sociedad. En relación a los mantenimientos y reparaciones a los Bienes Muebles y a los vehículos del parque automotor de la Sociedad, se observó que la Sociedad creó una Hoja de Vida de Bienes año 2014, en la cual especifica: el número del Bien, orden de pago, detalle de los mantenimientos preventivos o reparación, materiales Pág 6
utilizados; así como, el costo del mantenimiento y/o reparación, garantizando el correcto estado de conservación de los bienes muebles y óptimo estado de funcionamiento de los vehículos. En cuanto a los pagos realizados por adquisición de repuestos y/o Contratación de servicios para el mantenimiento y reparación de los vehículos del parque automotor de la Sociedad, se observó que como soporte realizan una Acta de Fiscalización de Bienes firmada por el chofer y el Jefe de los Bienes, en la factura detallan los datos del bien reparado y del servicio prestado (repuestos, mantenimientos y/o mano de obra); de igual forma se evidenció, que dichos pagos se reflejan en la hoja de vida del bien. En cuanto a la incorporación de los Ingresos Propios y los traslados internos de la Sociedad, se evidenció en puntos de cuenta a Presidencia y Actas de reunión de la Junta Directiva mensuales, la aprobación de la incorporación de los ingresos propios al presupuesto y los traslados internos entre partidas; constatando que se realizaron y se registraron de manera oportuna. En consideración a la recomendación de que la Sociedad debía solicitar el Certificado de Inscripción y calificación vigente, del Registro de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control antes de la contratación, se evidenció que la Sociedad realizó una contratación en fecha 03-02-2014 por concepto de auditoría, y en consulta realizada a través del Registro de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control de la Controlaría General de la República de Venezuela, se constató el registro de la empresa con una vigencia del 19-02-2014 al 19-02-2017. DC/EM/BV/JV Pág 7