Página: 1 de 6 Procedimiento de Mantenimiento Preventivo y Cargo Fecha Firma Elaborado/ Modificado por : Gerente de Tecnologías de la Información Revisado por: Líder de Gestión de la Calidad Aprobado por: Gerente Municipal
Página: 2 de 6 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos que se aplican en la Gerencia de Tecnología de Información, para gestionar el mantenimiento de plataformas y equipos que se encuentren asignados en las unidades operativas (hardware y software), para el desarrollo integral y tecnológico de las diversas dependencias y divisiones administrativas de la Municipalidad de San Borja. 2. ALCANCE Aplica para gestionar el mantenimiento preventivo y/o correctivo de plataformas y equipos vinculados al desarrollo integral, tecnológico de las unidades operativas y divisiones administrativas de la Municipalidad de San Borja. 3. DEFINICIONES 3.1. Plan de Mantenimiento Preventivo: Compuesto por un cronograma de mantenimiento Preventivo y actividades o acciones correctivas y/o de reparación. 3.2. Mantenimiento: Actividad relacionada con la conservación de equipos e infraestructura, que permiten un mejor desempeño de operación de los Sistemas Informáticos y la reducción del riesgo de fallas y/o daños o pérdida de información. 3.3. Mantenimiento Preventivo: Actividad efectuada por técnicos de soporte de la institución para los equipos de computo propios; y una empresa externa para los equipos de computo alquilados mediante el programa de renovación tecnológica rentig de computadoras. El mantenimiento tiene por objetivo, prevenir el desgaste prematuro de piezas vitales de funciones críticas en el proceso de trabajo, pronostica probables daños o determina defectos en el funcionamiento, recomendando reparaciones programadas con anticipación a la falla o inmediatas antes de la falla. Utiliza materiales auxiliares de limpieza y lubricación, repuestos menores y herramienta para montaje y desmontaje de partes. 3.4. Mantenimiento : Actividad efectuada por técnicos de soporte de la institución que tiene por objetivo recuperar el equipo en desperfecto, que es detectado al realizar el mantenimiento preventivo, para ponerlo en servicio. Utiliza materiales auxiliares de limpieza y lubricación y repuestos esenciales en el funcionamiento para sustituir los defectuosos, de no contar con los dispositivos o repuestos disponibles, se comunica a Abastecimiento para la atención del mismo. 3.5. Conformidad de Mantenimiento de Equipos de Cómputo: Si el mantenimiento es realizado por técnicos de la institución, se maneja un formato predefinido, que es firmado por el jefe de la unidad al final del mantenimiento de todas sus PC s. El mantenimiento de los equipos alquilados, es realizado por la misma empresa que nos alquila y al final, nos entrega la copia de todas las conformidades firmadas por los usuarios. 3.6. Helpdesk: Es un conjunto de servicios, que de manera integral a través de un usuario ofrece la posibilidad de gestionar y solucionar todas las posibles incidencias. Como su nombre lo dice, es una Mesa de Ayuda, donde se ofrecen
Página: 3 de 6 Servicios acerca de soporte técnico. Ayuda a incrementar la productividad y aumenta la satisfacción de los usuarios internos y externos. 4. DOCUMENTOS ASOCIADOS O BASE LEGAL 4.1. Ley Nº 28716, Ley de control Interno de las Entidades del Estado 4.2 Cronograma Anual de Mantenimiento Preventivo de Equipos de Computo. 4.3 Procedimiento de Helpdesk 4.4 Conformidad de Mantenimiento de Equipos de Cómputo 5. DESARROLLO 5.1 Procedimiento PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO: ACT. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 01 Cronograma de Mantenimiento: Se establece un cronograma de mantenimiento de los equipos de cómputo. 02 Ejecución del Mantenimiento: De acuerdo al cronograma, se ejecuta el mantenimiento a cada una de las PC,, el cual consiste en: Limpieza interna y externa de la PC, teclado y Mouse, de la misma manera los servidores. En las PC s se optimiza el software, que consiste en pasarle el desfragmentador al disco duro, eliminación de archivos temporales, eliminación de cookies y si fuera necesario, se le reinstala todo el software, formateando el disco duro, salvando previamente la data del usuario. 03 Se detecta falla?: SI: Se realiza el mantenimiento correctivo NO: Ir al paso 04 04 El equipo queda optimizado y libre de polvo o tierra en sus circuitos.
Página: 4 de 6 ATENCIÓN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: ACT. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE 01 Mantenimiento : Se hace el diagnóstico respectivo. Si la solución es cambiar una pieza, se saca del almacén de soporte técnico, si no se tiene dicha pieza, se procede a informar comunicar mediante correo electrónico a abastecimiento para la compra del mismo. Si el equipo que falla es alquilado, se procede a llamar a la empresa proveedora del equipo para la reparación o cambio del mismo. 02 Hace el seguimiento vía correo electrónico con la Unidad de abastecimiento en la compra o la garantía del repuesto solicitado para reparar la PC. 03 El repuesto comprado es traído a soporte técnico y se procede a su instalación, luego el equipo operativo es entregado al usuario. Encargado Encargado 6. REGISTROS 6.1. Conformidad de Mantenimiento de Equipos de Computo 6.2. Atención Helpdesk 6.3. Padrón de Registro de Incidencias 7. CONTROL DE CAMBIOS Numeral S/N Anexo I Objetivos Cambios Anexo I se agrego información en la parte de Duración ANTES Mantener operativo todos los equipos de cómputo de la municipalidad, previniendo fallas por falta de mantenimiento, de la misma manera los servidores y switches. VIGENTE Mantener operativo todos los equipos de cómputo de la municipalidad, previniendo fallas por falta de mantenimiento, de la misma manera los servidores, switches y Ups. Anexo I Duración SE AGREGO El mantenimiento de los servidores, switches y Ups se realizan: - Swiches cada 5 meses - Ups cada 8 meses - Servidores cada 4 meses
Página: 5 de 6 3.3 Mantenimiento Preventivo: Se Agrego: Para los equipos de cómputo propios; y una empresa externa para los equipos de cómputo alquilados mediante el programa de renovación tecnológica rentig de computadoras. El mantenimiento. 3.5 Conformidad de Mantenimiento de Equipos de Cómputo: Se Agrego: Por el jefe de la unidad al final del mantenimiento de todas sus PC s. El mantenimiento de los equipos alquilados, es realizado por la misma empresa que nos alquila y al final, nos entrega la copia de todas las conformidades firmadas por los usuarios. ACT. 1 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Cronograma de Mantenimiento Se Elimino: Los servidores, UP s y switches tienen su propio cronograma. ACT. 2 ACT. 1 Ejecución del Mantenimiento Se Elimino: *Servidores, UPS y switches de acuerdo a cada cronograma. *Los servidores se eliminan archivos temporales, cookies, se actualiza el antivirus. *Los switches y UPS s, se hace una limpieza interna destapando la carcasa y limpiando los contactos electrónicos con liquido especial. *Externamente se limpia con silicona líquida. ATENCIÓN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Mantenimiento : ANTES Se hace el diagnóstico respectivo. se procede a informar mediante correo electrónico a abastecimiento para la compra del mismo. VIGENTE Se hace el diagnóstico respectivo. Si la solución es cambiar una pieza, se saca del almacén de soporte técnico, si no se tiene dicha pieza, se procede a informar comunicar mediante correo electrónico a abastecimiento para la compra del mismo. Si el equipo que falla es alquilado, se procede a llamar a la empresa proveedora del equipo para la reparación o cambio del mismo. 8. ANEXOS ANEXO I: Plan de Mantenimiento Preventivo
Página: 6 de 6 ANEXO I PLAN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO OBJETIVOS 1. Mantener operativo todos los equipos de cómputo de la municipalidad, previniendo fallas por falta de mantenimiento. 2. Optimizar el funcionamiento del software, eliminando archivos temporales y defragmentando el disco duro, aumentando de esta manera, la performance del equipo. ACCIONES A SEGUIR En coordinación con el jefe del área, se procederá a retirar el CPU y las Impresoras a las oficinas de Soporte Técnico para realizar el mantenimiento que consta de lo siguiente: o Se realizará una limpieza de todos los componentes internos del CPU, liberándolos del polvo y la tierra que se acumula con el tiempo. o Se optimizará el software, eliminando los archivos temporales y defragmentando el disco duro. o El mantenimiento al teclado y Mouse será minucioso, para ello se tendrá que desarmar completamente ambas piezas. o En lo que respecta al mantenimiento de las impresoras matriciales, se procederá a desarmarlas, engrasando los engranajes y aceitando los ejes, con esto se evita que al momento de imprimir se trabe el cabezal y se detenga la impresión. o Las impresoras laser y de inyección de tinta serán limpiadas internamente, engrasando los engranajes. Cabe indicar que todos los equipos informáticos que se encuentren dentro del período de garantía, no se realiza el mantenimiento preventivo, por el motivo que no pueden abrirse los equipos. Cualquier inconveniente que presenten, se llama al proveedor, quien brindará la solución al problema. DURACIÓN: El mantenimiento de las Pc`s se realiza una vez al año y tiene una duración de dos meses. Nota. Diariamente se brinda soporte técnico a todos los usuarios de la Municipalidad, por diferentes problemas que se les presenta en sus equipos de cómputo y cuando una PC sube a soporte técnico, además de solucionarse el problema, ya sea por falla de software o hardware, también se le hace mantenimiento a esa PC o impresora, el que viene hacer el Procedimiento Helpdesk.