MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CAJA 1
ÍNDICE OBJETIVO.. 3 JUSTIFICACIÓN 3 POLÍTICAS.. 3 BASE LEGAL.. 3 NATURALEZA 4 RESPONSABLES.. 4 AUTORIZACIÓN. 4 CAJA. 5 PROCEDIMIENTO.. 6 FLUJOGRAMA 10 2
OBJETIVO Contar con los registros contables y datos financieros en orden y contabilizados al día, para una adecuada rendición de cuentas y posterior envío de Caja Fiscal ante la Contraloría General de Cuentas. JUSTIFICACIÓN El presente manual se realiza con el propósito de normar los procedimientos y actividades que realiza el área financiera para el adecuado registro, elaboración y presentación de Caja Fiscal ante los entes fiscalizadores. POLÍTICAS Los documentos que conforman la caja fiscal de la Federación de Andinismo deberán estar debidamente firmadas por, Presidente y Tesorero de Comité Ejecutivo. Las Cajas Fiscales, deberán ser archivadas debidamente para garantizar el buen estado de los documentos. Deberá distribuirse de conformidad a lo indicado por Confederación Autónomo de Guatemala y Contraloría General de Cuentas. BASE LEGAL Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto 31-2002, del Congreso de la República, reformado Decreto 13-2013. Contraloría General de Cuentas, Acuerdo Número A-013-2015. 3
Normas Generales de Control Interno Gubernamental, aprobados por Contraloría General de Cuentas. NATURALEZA Qué la Contraloría General de Cuentas, según Acuerdo Número A-013-2015, dicta que las entidades sujetas a fiscalización, realicen La Rendición Electrónica Mensual de Ingresos y Egresos de las Entidades Autónomas y Descentralizadas. RESPONSABLES El área financiera a través del debe realizar la integración de los documentos necesarios del mes que corresponda la elaboración y envío de la Caja fiscal y Gerente General para su supervisión y adecuada información y éste a su vez autorizados y firmados por Presidente y Tesorero de Comité Ejecutivo de dicha entidad, serán los responsables de velar por su adecuada administración. AUTORIZACIÓN Al finalizar la elaboración de la Caja Fiscal, será revisada y autorizada por parte de Gerencia y Comité Ejecutivo de la Federación de Andinismo y posterior envío electrónico a la Contraloría General de Cuentas, por medio del Sistema Informático de Gestión (SIGES) y entrega física de fotocopias a los departamentos de Auditoría Interna y Presupuesto de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala (CDAG). 4
CAJA Los responsables velarán porque la caja fiscal sea entregada dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del mes siguiente al que corresponda, aunque no se hayan realizado movimientos. Dentro del Sistema Informático de Gestión (SIGES) deberá generarse la rendición de cuentas con el usuario del responsable de la misma y posterior envío electrónicamente a la Contraloría General de Cuentas, junto con los demás reportes generados dentro del mismo. Los reportes generados dentro del Sistema de Contabilidad Integrado (SICOIN) junto con el envío generado en el Sistema Informático de Gestión (SIGES) serán firmados por Presidente y Tesorero de Comité Ejecutivo conjuntamente con el de la entidad para su posterior entrega a los departamentos de Auditoría Interna y Presupuesto de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala (CDAG). Las cajas fiscales deberán ser archivadas adecuadamente para garantizar el buen estado de los documentos, así como la rápida utilización de los mismos. 5
PROCEDIMIENTOS ÁREA DE CONTABILIDAD ELABORACIÓN DE CAJA Objetivo del Procedimiento: Rendición Electrónica de Cuentas (Caja fiscal) a la Contraloría General de Cuentas y departamentos correspondientes de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala (CDAG). Alcance: Caja Fiscal Fecha: Enero, 2015 No. Actividades Responsable 1 2 Jornalización de ingresos y egresos del mes, en base a documentación. Procede a la revisión de correlativos cheques voucher del mes. / Auxiliar Contable 3 Solicita el estado de cuenta de Banco G&T Continental del mes a tesorero Comité Ejecutivo. 4 Procede a la revisión del estado de cuenta contra libro bancos del mes presente. 5 Procede a la revisión de cuentas contables que tengan cuota presupuestaria. 6 Procede a la revisión de cheques pendientes de liquidar del mes presente. 6
7 Procede a elaborar Flujo de Efectivo en base a Estados Financieros del mes presente. 8 Procede a elaborar Conciliación Bancaria del mes presente. 9 Procede a elaborar reporte de integración de caja fiscal del mes presente. 10 Procede a elaborar las Políticas Contables Administrativas. 11 Procede a elaborar Notas a los Estados Financieros del mes presente. 12 Procede a elaborar Nómina de sueldos del mes presente y traslada a Auxiliar Contable. 13 Procede a fotocopiar planilla y recibo de pago de IGSS del mes anterior para firmas y traslada a Contador. Auxiliar Contable 14 Procede a imprimir la Ejecución Presupuestaria en base a lo gastado en Caja fiscal del mes presente. 15 Procede a imprimir caja fiscal, movimiento del mes presente y solicita cartas para entrega a secretaria. 7
16 Procede a la elaboración de cartas para entrega de caja fiscal en Contraloría de Cuentas, Auditoría Interna y Presupuesto en CDAG y traslada a Contador. SECRETARIA 17 Procede al llenado e impresión de Recibo 63-A2 para petición de Asignación Presupuestaria del mes para su respectiva firma y entrega. 18 Procede a la revisión e integración de los reportes del mes presente y traslada a Gerente y Comité Ejecutivo. 19 20 21 22 23 Reciben, revisan y autorizan los reportes del mes presente y trasladan a Contador para su envío. Procede a enviar electrónicamente, caja fiscal del mes presente por medio del sistema SICOIN. Procede a firmar los reportes que integran la caja fiscal del mes presente y traslada a Comité Ejecutivo para firmas. Recibe para firmas, envío de caja fiscal, cartas y reportes de caja fiscal del mes presente y traslada a. Procede a fotocopiar caja fiscal y reportes que la integran del mes presente. Gerente General / Comité Ejecutivo Comité Ejecutivo 8
24 Procede a entregar la constancia de envío de caja fiscal a Departamento de Cuenta Corriente de la Contraloría General de Cuentas. Mensajero 25 26 27 Procede a entregar fotocopias de caja fiscal y los reportes que la integran al Departamento de Auditoría Interna de C.D.A.G. Procede a entregar fotocopias de caja fiscal y Recibo original 63-A2 de Asignación Presupuestaria al Departamento de Presupuesto de C.D.A.G Se procede a archivar cartas firmadas por las entidades, caja fiscal y reportes del mes efectuado. Formatos e Instructivos: Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala. Referencia: Normas de Control Interno Gubernamental. 9
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