4 PROCEDIMIENTO SEMINARIO DE EXPEDIENTES DE SALUD Realizado por María del Carmen Retana Ureña y Natalia Cantillano Mora. Revisado por: Xinia Trejos Ramírez Analista: Juan Luis Villegas Palma Área de Planificación Revisado por: Virginia Chacón Arias Directora General
5 Aprobado por: Junta Administrativa Acuerdo: Sesión: Fecha:
6 INTRODUCCIÓN: El presente procedimiento pretende normalizar los pasos que deben seguir los funcionarios de la Dirección General del Archivo Nacional, para organizar un seminario dirigido a la capacitación del personal relacionado con el Expediente de la Caja Costarricense de Seguro Social. OBJETIVO: Normalizar la organización del Seminario de, para lograr mayor eficiencia y resultados en cuanto a la administración y organización del Expediente, como instrumento esencial en la atención de los usuarios en los diferentes servicios de salud de la Caja Costarricense de Seguro Social. ALCANCE: En la actividad participan la Unidad de Diseño, Regulación y Capacitación, del Departamento Estadísticas de la Caja Costarricense de Seguro Social, además de la Junta Administrativa, la Dirección General y los departamentos y Administrativo Financiero de la Dirección General del Archivo Nacional. DEFINICIONES: Expediente : es el conjunto de documentos derivados de la atención de una misma persona. Contiene la evidencia documental integrada sobre la atención brindada a los pacientes, lo cual le confiere un trascendental valor como instrumento de apoyo directo en los procesos asistenciales. Por ello constituye la mejor fuente de información primaria para el análisis del estado de salud del individuo y la comunidad, para la evaluación de la calidad de la atención y para la administración de los servicios de salud. DSAE: Departamento CCSS: Caja Costarricense de Seguro Social REFERENCIAS: Leyes Ley del Sistema Nacional de Archivos, Nº 7202, de fecha 24 de octubre de 1990. En los artículos 2.- y 41.- se establece lo siguiente: Artículo 2.- La presente ley y su reglamento regularán el funcionamiento de los órganos del Sistema Nacional de Archivos y de los archivos de los Poderes Legislativo, Judicial y
7 Ejecutivo, y de los demás entes públicos, cada uno con personalidad jurídica y capacidad de derecho público y privado, así como de los archivos privados y particulares que deseen someterse a estas regulaciones. Artículo 41.- Todas las instituciones deberán contar con un archivo central y con los archivos de gestión necesarios para la debida conservación y organización de sus documentos, lo que deberá hacer, salvo normativa especial, de acuerdo con las disposiciones de esta ley, su reglamento y las normas de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, de la Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y de la Dirección General del Archivo Nacional. Artículo 11. inciso k sobre las funciones de la Junta Administrativa: k) Organizar congresos, seminarios, jornadas o actividades similares, en las que participen archivistas nacionales e internacionales y otros especialistas o técnicos en ciencias afines con la archivística. Reglamentos Reglamento Nº 24023-C, de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, de 30 de enero de 1995. En el artículo 35, se establecen las funciones del Departamento Administrativo Financiero del Archivo Nacional. Entre estas, la dirección y ejecución de cursos especializados a los servidores públicos costarricenses y extranjeros y la administración de las salas de reuniones y adiestramiento. En el mismo reglamento, artículo 47, se afirma La Dirección General del Archivo Nacional ofrecerá programas de formación y capacitación, que consisten en cursos de participación y aprovechamiento, conferencias, charlas, seminarios, pasantías, entre otros... Reglamento del Expediente de la Caja Costarricense de Seguro Social, CCSS. Aprobado por su Junta Directiva en el Artículo 12 de la sesión Nº 7364 celebrada el 31 de agosto de 1999. Otros procedimientos Procedimiento Control y trámite de correspondencia que ingresa a través del servicio de mensajería interna y fax a las diferentes unidades administrativas. Aprobado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional en sesión No. 28-2006 de 15 de noviembre de 2006. Procedimiento Contratación Directa. Aprobado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional en la sesión Nº 30-2006 de de diciembre de 2006.
8 Otros documentos POLÍTICAS: El Seminario procurará generar recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos. Se priorizará la capacitación del personal cuyas funciones se relacionan con el Expediente. Se buscará motivar a las autoridades de los centros de salud para que cumplan las disposiciones legales para la organización correcta de tan importantes documentos. RESPONS Departamento, DSAE 1 Programa dentro del Plan Operativo Institucional un seminario sobre el expediente. Plan anual Expediente de Salud 2 Redacta la agenda para las reuniones de la de. 3 Redacta convocatorias a reunión para los integrantes de la de. Agenda Convocatoria 4 Traslada las convocatorias y agenda a la Jefatura del Departamento, para su visto bueno y envío. 5 Revisa las convocatoria y agendas, corrige si fuera del caso, da visto bueno y la traslada a la del
9 departamento para su envío. 6 Registra en el control de correspondencia las convocatorias y las despacha por correo electrónico o fax. Control de correspondencia 7 Efectúa las reuniones según la agenda preparada y elabora el programa del Seminario: Tema. Consulta los informes de eventos anteriores. Objetivos general y específicos. Títulos de ponencias. Expositores del seminario. Fecha de la actividad. Número de participantes. Presupuesto. Programa propuesto 8 Traslada la propuesta del programa del seminario a la Jefatura del. 9 Revisa la propuesta, realiza observaciones de forma y/o fondo y traslada al de de para corregir e imprimir. 10 Corrige, imprime y entrega propuesta al para su remisión a la Dirección General.
10 11 Elabora oficio para remitir propuesta a la Dirección General y gestiona la firma del Jefe del 12 Revisa oficio, coordina corrección con la secretaria, de ser necesario, firma y devuelve para su trámite a dicha funcionaria. Registra en libro de correspondencia y traslada a la Dirección General. Control de correspondencia Dirección General 14 Revisa, corrige de ser necesario, autoriza propuesta y traslada a para enviar al DSAE. 15 Recibe propuesta autorizada por la Dirección General y traslada a la jefatura. 16 Traslada propuesta avalada al de la de para que coordine la ejecución del seminario.
11 17 Gestiona patrocinio externo de las instituciones participantes. Respuesta positiva? Sí. Delega la responsabilidad de financiamiento en la entidad patrocinadora, y da seguimiento No. Solicita financiamiento a la Dirección General Conecta con paso 32 18 Redacta borrador del oficio de solicitud a los expositores para que participen en la actividad y lo traslada al. 19 Revisa y corrige borrador de solicitud de participación (de ser necesario) a expositores y devuelve a. 20 Corrige e imprime carta de solicitud de participación a expositores y traslada a jefatura para su firma. 21 Revisa, corrige de ser necesario, firma y devuelve carta a. 22 Registra y despacha carta de solicitud de participación.
12 23 Actualiza la base de datos de encargados de archivos clínicos, y personal ligado a. Base de datos archivos clínicos 24 Recibe respuestas de confirmación de los expositores y redacta invitación para los participantes en el seminario. 25 Revisa invitación, corrige, si corresponde, y la remite a la Dirección General para visto bueno. Lista Borrador de invitación Dirección General 26 Revisa invitación y corrige, si corresponde, y lo devuelve al con su visto bueno. 27 Remite invitación a los participantes en el Seminario (por vía fax o correo electrónico) Invitaciones remitidas. 28 Redacta oficios para coordinar aspectos logísticos de la actividad: Al Administrativo Financiero para aspectos logísticos (servicio de refrigerio, materiales, arreglo del salón multiusos, etc, si procede)
Al Conservación para aspectos técnicos (instalación de equipo de sonido y proyector de multimedia, etc.) 29 Diseña e imprime el tríptico con el programa del Seminario, con ayuda de la Unidad de Publicaciones. Jefatura y de, y Funcionarios de 30 Inscriben a los participantes y atienden consultas sobre el Seminario. Registro de inscripciones 31 Preparan el material que se incorporará en la carpeta: Programa. Fotocopias de documentos. Formulario de evaluación de la actividad. Hojas en blanco. Lapicero. Carpeta con material de apoyo para los participantes. Jefe Depto. 32 Presenta solicitud de pedido a la Proveeduría institucional para tramitar la contratación del refrigerio, en caso de que no se cuente con patrocinador externo Solicitud de pedido de refrigerio Proveeduría 33 Gestiona y coordina la contratación del refrigerio según
14 el procedimiento establecido. de la 34 Coordina con el Conservación la instalación del equipo de grabación y toma de fotografías del evento. y personal del DSAE 35 Controla la asistencia el día del evento y entrega el material de apoyo. Participantes 36 Participan en el Seminario de Expediente 37 Evalúan la actividad en el formulario previamente distribuido y lo entregan al personal de apoyo del DSAE. Formulario de evaluación cumplimentad o 38 Procesa las evaluaciones y elabora informe técnico de la actividad y cartas de agradecimiento, y traslada a la jefatura del. Informe técnico 39 Revisa informe y cartas de agradecimiento, corrige de ser necesario y prepara, para su remisión informe al área de Capacitación y a la Dirección General, y cartas a los expositores y colaboradores, en lo que corresponde, Informe Técnico Cartas de agradecimient o
15 40 Sella la correspondencia, la anota en el libro de control de correspondencia y en la base de datos de Control de correspondencia y distribuye, según corresponda. 41 Archiva copia de informe, evaluación y cartas de agradecimiento relativas al Seminario en el respectivo expediente. El informe servirá de insumo para próximos eventos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.