Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales

Transcripción

1

2

3 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales

4 Mantenimiento de Caminos Rurales COOPERACIÓN SUIZA EN AMÉRICA CENTRAL PROGRAMA DE INVERSIONES MUNICIPALES Manual para el mantenimiento de los caminos rurales Taller 3 Cartilla Aspectos básicos de Administración para mantenimiento de caminos rurales Autor: Programa de apoyo al sector transporte (Past-Danida) Revisión técnica: Ivania solorzano (Consultora)- Programa de Inversiones Municipales (APIM)- COSUDE. Revisión de contenido: Virginia Cordero, Mirle Zeledon y Karola López Revisión de estilo: Alfonso Flores y Karola López Diseño y diagramación: Karen V. Galeano Murillo Tercera edición: Noviembre, Yo participo, cuidando los caminos!

5 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales INDICE 1. Concepto de administración 2. Administración del fondo para Mantenimiento 4 13 Rutinario 3. Formatos de control de fondos para Mantenimiento 16 Rutinario 4. Plan de Acción 33 3

6 Mantenimiento de Caminos Rurales 1. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN Qué entendemos por Administración? Recordemos: Que el compromiso más importante que ustedes tienen que asumir es darle el mantenimiento rutinario a su proyecto, para lo cual debe planificar, organizarse y recaudar fondos. Entonces, eso significa que tenemos que aprender a Administrar. Pero, Qué entendemos por Administrar? 4 Administrar es prever, ordenar, organizar, dirigir, coordinar y controlar, los recursos (humanos, materiales y económico) para lograr un objetivo determinado. Yo participo, cuidando los caminos!

7 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN La administración asegura el buen funcionamiento de toda organización y permite obtener los resultados previstos mediante el trabajo de todas las personas. En el trabajo que vamos a realizar la administración nos ayudará a: 1. La elaboración de un buén plan. 2. Ejercitar un control desde el principio hasta el final del periodo de la realización del mantenimiento rutinario. 3. Una mejor utilización de los recursos disponibles. 4. Controlar la recaudación de los fondos para garantizar los gastos del mantenimiento rutinario del proyecto y el tiempo en que deben ser realizado. 5. Manejar en forma ordenada y transparente el dinero recolectado por los comunitarios. 6. Mantener una buena coordinación y comunicación entre las diferentes personas que participan en el mantenimiento rutinario. 5

8 Mantenimiento de Caminos Rurales FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN 1. Planificación. 2. Organización: Coordinación Dirección 3. Control. 6 Yo participo, cuidando los caminos!

9 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales PLANIFICACIÓN Planificar, es pensar o prever con anticipación Lo que se quiere hacer. Desde un punto de vista práctico, planificar es dar respuesta a las siguientes preguntas: Qué se quiere hacer? Nombre del proyecto (plan financiero preliminar) Por qué se quiere hacer? Justificación. (Necesidad de dar mantenimiento rutinario) Para qué se quiere hacer? Objetivos. (para cumplir en tiempo y forma con el mantenimiento rutinario) Cuándo se quiere hacer? Metas (Fecha estimada) Dónde se hará? Localización física (Lugar del proyecto) Cómo se hará? Actividades, metodología (forma y medios) Quiénes lo harán? Recursos Humanos (Hombre y Mujer beneficiarios) Con qué se va hacer? Recursos Materiales Cuánto va a costar? Recursos Financieros Es necesario destacar que esta función (planificación) es la preparación del trabajo y no la ejecución del mismo. 7

10 Mantenimiento de Caminos Rurales LA ORGANIZACIÓN En esta etapa se debe definir claramente: La estructura de la organización o empresa. Quienes dirigen. Quienes son dirigidos. Las funciones de cada persona y cómo se debe hacer el trabajo. 8 El trabajo a realizar. El número de personas que se requieren. Los conocimientos, habilidades de cada una de ellas. Sus capacidades de coordinadores y sus habilidades para resolver conflictos. Yo participo, cuidando los caminos!

11 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales LA COORDINACION COORDINAR: Es reunir esfuerzos de manera ordenada para lograr un mismo objetivo: La coordinación es: Trabajar en quipo para Realizar un trabajo de Calidad en el tiempo Previsto. No es posible llevar a cabo una buena administración si la unidad de la organización no esta debidamente coordinada. 9

12 Mantenimiento de Caminos Rurales LA DIRECCIÓN DIRIGIR: Es guiar o conducir a las personas para que realicen un trabajo determinado. Dirigir también significa: Saber escuchar y confiar en los demás. Dar orientaciones claras. Poner a funcionar bien los recursos de la organización. Ser capaz de mantener la armonía entre los miembros de la organización. 10 La dirección garantiza la coordinación de las actividades. Yo participo, cuidando los caminos!

13 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales EL CONTROL CONTROLAR: Es la labor de supervisión, verificación y evaluación de las actividades para mantenerlas dentro de los planes establecidos. El control tiene como objetivo registrar las actividades relacionadas a la administración de fondos del proyecto, dando seguimiento al cumplimiento de las actividades de los diferentes planes elaborados y establecidos. Cuando el control se planifica adecuadamente permite: Dar seguimiento a los planes de acción. El manejo correcto y transparente de los fondos recaudados para el mantenimiento rutinario. Ayudar a la administración a valorar la eficiencia de los trabajadores y la eficacia de los recursos utilizados. El control permite corregir y medir resultado 11

14 Mantenimiento de Caminos Rurales RESUMEN DE LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN PLANIFICACIÓN - Planes financieros. - Planes técnico. ORGANIZACIÓN - Actividades del plan de acción. 12 CONTROL - Supervisión de los fondos. - Supervisión de los trabajos técnicos. Yo participo, cuidando los caminos!

15 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales 2. ADMINISTRACIÓN DE LOS FONDOS DEL MANTENIMIENTO RUTINARIO Para facilitar el manejo del dinero se recomienda: Implementar controles y registros del dinero que aportan los comunitarios, así como de las salidas de dinero para el pago de las actividades que se realizan en el mantenimiento rutinario. Que las personas que tendrán la responsabilidad de administrar el dinero recolectado tengan conocimientos básicos de las operaciones matemáticas, lectura y escritura. Mantener ordenados todos los comprobantes o soportes que respalda todo el dinero recibido y todo el dinero gastado. Realizar desembolso de dinero solo cuando sea necesario y esté debidamente autorizado. El dinero debe estar depositado en una cuenta en el banco más cercano a la comunidad nunca debe estar guardado en la casa. 13

16 Mantenimiento de Caminos Rurales 14 Yo participo, cuidando los caminos!

17 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales SELECCIÓN DE LAS PERSONAS QUE RECAUDARAN LOS FONDOS DEL MANTENIMIENTO RUTINARIO Saber leer y escribir. Conocimiento básico de matemática. Ordenada. Honrada. Respetada por la comunidad. Estar dispuesta a capacitarse. Disposición y voluntad para trabajar por la comunidad. 15

18 Mantenimiento de Caminos Rurales 3. APERTURA DE LA CUENTA DE AHORRO El dinero es mejor guardarlo en un banco o en una cooperativa de ahorro y crédito, cajas rurales, bancos campesinos, etc. Porque es mas seguro y no se corre el riesgo de perderlo. Una manera de manejar los fondos con seguridad y agilidad es por medio de unas cuentas de ahorro. El comité tiene que elegir a dos o tres personas para que abran la cuenta y sean las firmas autorizadas y encargadas de efectuar los retiros del dinero. 16 Yo participo, cuidando los caminos!

19 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales COMPROBANTES O SOPORTES PARA EL MANEJO DEL FONDO DE MANTENIMIENTO RUTINARIO Este documento sirve para dejar constancia del depósito de fondos efectuados por el comité de proyecto de la comunidad. La minuta se depósito de fondos se utilizará siempre que se realice un depósito ya sea de dinero en efectivo o en cheque. El formato de la minuta de retiro de fondos no es único, varía según el banco, sin embargo generalmente contiene los datos siguiente: Nombre del Banco. Indicación sobre el tipo de cuenta y moneda. Lugar y Fecha en que se realiza el depósito. Número de cuenta. Nombre del dueño de la cuenta. Firma de la persona que hace el depósito. Especificación de la cantidad del depósito (indicando efectivo o cheque). También existe un espacio debajo para escribir el valor en letras del total del depósito. Numero de la minuta de depósito. Una vez que el cajero del banco recibe el depósito debe sellar y firmar la minuta entregándonos una copia. 17

20 Mantenimiento de Caminos Rurales Minuta de Deposito de Fondos 18 Yo participo, cuidando los caminos!

21 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales 19

22 Mantenimiento de Caminos Rurales MINUTA DE RETIRO DE FONDOS Este documento sirve para verificar los retiros de fondos efectuados por el comité de proyecto de la comunidad. La minuta de retiro de fondo se utilizará siempre que se realice un retiro de dinero en efectivo. El formato de la minuta de retiro de fondos no es único, varía según el banco, sin embargo generalmente contienen los datos siguientes: Nombre del banco. Indicación sobre el tipo de cuenta y moneda. Lugar y Fecha en que se realiza el retiro. Número de cuenta. Nombre del dueño o dueños de la cuenta. Firma de las personas autorizadas para retirar fondos. Especificación de la cantidad a retirar. También existe un espacio debajo para escribir el valor en letra del total del retiro. Número de la minuta de retiro. 20 Entregándonos una copia Yo participo, cuidando los caminos!

23 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales Minuta de Deposito de Fondos 21

24 Mantenimiento de Caminos Rurales 22 Yo participo, cuidando los caminos!

25 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales Siempre que recibamos dinero en concepto de aportes de los comunitarios o productos de las actividades comunitarias elaboraremos un recibo oficial de entrada. LLENADO DEL FORMATO Fecha: Se debe anotar el día, mes y año en que se recibe el dinero. Número: Estos recibos deben estar pre-enumerados. Recibimos de: Se anota el nombre de la persona que paga o entrega el dinero. La cantidad de: Se escribe la cantidad recibida en números y en letras. Por concepto de: Se especifica la razón por la que se está recibiendo el dinero. Firma: de quien recibe y de quien entrega el dinero. Este formato se elabora en dos tantos: original a quien entrega el dinero y copia para archivar. 23

26 Mantenimiento de Caminos Rurales Recibo Oficial de Entrada 24 Yo participo, cuidando los caminos!

27 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales 25

28 Mantenimiento de Caminos Rurales Siempre que entreguemos dinero en efectivo o realicemos cualquier tipo de pago, debemos soportarlo con un recibo de salida. LLENADO DEL FORMATO Fecha: se debe anotar el día, mes y año en que se recibe el dinero. Número: Estos recibos deben estar pre-enumerados. Páguese a: Se anota el nombre de la persona que recibe el dinero en pago. La cantidad de: Se escribe la cantidad entregada en números y en letras. Por concepto de: Se especifica la razón por la que se está pagando. Firma: Tesorero (quien entrega), Autorizado por (la firma del presidente), Recibí conforme la persona que recibe el dinero. 26 Este formato se elabora en dos tantos: original para el que paga y copia para quien recibe Yo participo, cuidando los caminos!

29 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales Recibo de Salida 27

30 Mantenimiento de Caminos Rurales 28 Yo participo, cuidando los caminos!

31 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales Pero vamos a realizar las compras de herramientas y en algunas casos tendremos que comprar materiales. En estos casos como debemos proceder. Si nosotros efectuamos una compra en efectivo tenemos el derecho de exigir que se nos entregue una factura de contado. La factura de contado respalda cualquier compra realizada en efectivo y es un documento básico tanto para el manejo del dinero como para el control de la mercancía que se compra. Cuando realicemos una compra debemos estar seguro de que la tienda posee factura membretada, no es conveniente el uso de factura comercial. LA FACTURA DEBE: Describir el tipo de articulo comprado. La cantidad. El costo unitario. El costo total. Pie de imprenta. 29

32 Mantenimiento de Caminos Rurales Factura de Compra 30 Yo participo, cuidando los caminos!

33 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales 31

34 Mantenimiento de Caminos Rurales 32 Comité de Mantenimiento Proyecto: Planilla de pago Período: Planilla N : Período de trabajo: del / / al / / Fecha de pago: / / Días trabajados Total a pagar Recibí Conforme Pago por día Cargo obrero de mantenimiento Nombre No. 01 obrero de mantenimiento 02 obrero de mantenimiento 03 obrero de mantenimiento 04 obrero de mantenimiento 05 obrero de mantenimiento 06 obrero de mantenimiento 07 obrero de mantenimiento 08 obrero de mantenimiento 09 capataz de mantenimiento 10 TOTAL A PAGAR C$ Observaciones: Elaborado por: (Capataz de Mantenimiento) Revisado por: (Tesorero del Comité de Mantenimiento) Aprobado por: (Presidente del Comité de Mantenimiento) Yo participo, cuidando los caminos!

35 Aspectos básicos de administración para mantenimiento de caminos rurales FORMATO DE CONTROL DE APORTES PARA EL MANTENIMIENTO DEL PROYECTO Año 2001 Septiembre Octubre Enero Enero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Monto C$ Comunidad Minuta P Nombre y Apellido No. E P 1 Ariel Irias El Robledal Sí E P E Sí El Robledal Natividad Galeano 2 P 3 Luis Figueroa El Robledal Sí E P E Sí El Robledal Rufino Figueroa 4 P E Sí El Robledal German Arteta 5 P E Novi- embre- Dici- embre- Total Firma Sí El Robledal Milan Zeledón 6 P E Sí El Robledal Felex Pedro Galeano 7 P Total Planificado E Total Ejecutado Balance 33

36 Mantenimiento de Caminos Rurales Modelo de Plan de Acción No. Actividades Responsable Lugar Fecha Observaciones Yo participo, cuidando los caminos!

37

38