62. PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZAR Y COORDINAR LA REUNION ANUAL DEL INSTITUTO

Transcripción

1 Rev. 2 Hoja: 1 de PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZAR Y COORDINAR LA REUNION ANUAL DEL INSTITUTO CON OFICIO No. DGPOP/07/02657 DE FECHA 26 DE MAYO DEL 2009, LA DIRECCION GENERAL DE PROGRAMACION, ORGANIZACION Y PRESUPUESTO DE LA SECRETARIA DE SALUD, EMITIO OPINION TECNICO-ADMINISTRATIVA DE ESTE PROCEDIMIENTO. Revisó: Autorizó:

2 Rev. 2 Hoja: 2 de 18 Propósito 1.0 Coordinar las acciones necesarias y los trámites correspondientes para llevar a cabo la reunión anual que preside el, para dar a conocer los nuevos avances científicos en materia oncológica. 2.0 Alcance 2.1 El procedimiento es aplicable a la, a través de sus Áreas de Material Didáctico y Audiovisuales y de Difusión y Publicaciones; a la, a través de su Área Continua; a la Contabilidad y Finanzas y a la Dirección General. 3.0 Políticas de operación, normas y lineamientos 3.1 Es responsabilidad de la, desarrollar conjuntamente con el Área de Postgrado y Continua y la Dirección del Centro Oncológico sede (Institución Externa), el Programa Científico y Social para la Reunión Anual del. 3.2 Se denomina Dirección del Centro Oncológico sede a las Direcciones de los Centros Estatales de Cancerología dependientes de la Secretaría de Salud ubicados en diferentes estados de la Republica Mexicana, con los cuales el Nacional de Cancerología firmó el Convenio: Red Nacional, Nacional de Cancerología, SSA el 25 de noviembre de Es responsabilidad de la, conjuntamente con el Área Continua y la Dirección del Centro Oncológico sede (Institución Externa), contactar a los profesores nacionales y extranjeros que participarán en la Reunión Anual del. 3.4 Es responsabilidad seleccionar el hotel exhibición para la correspondiente. 3.5 Es responsabilidad de la conjuntamente con el Área Continua, solicitar al Área de Difusión y Publicaciones, que realice una amplia difusión de la Reunión Anual del. 3.6 Es responsabilidad de la conjuntamente con el Área Educación M dica Continu, upervisar el programa de la _Reu j STfrrff IAW,1'rtA itj.1µ)"tij&q te _r.i. las constancias y reconocimientos, el formato de trabajos C P. necesaria para la reunión. n0 º: 22 Co. Sección XVI de la, conjuntamente con el Área Continua y la Dirección del Centro Oncológico sede (Institución Externa), sede, el número de habitaciones, el material de audio-proyección y áreas de industria farmacéutica, y realizar los tramites para la firma del contrato llo'i'j.fsln'féw f\lcw J.s:,A , M ex,co D.F. Tlaloan Es responsabilidad de la conjuntamente c n el Area es y a la Continua, el envío y confirmación de las cartas invitj<ip pe Industria Farmacéutica, al igual que la ayuda que pudieran... trrebi guimiento a las ;

3 MPG-1 NCAN-2005 Hoja: 3 de 18 reservaciones del hotel y pagos correspondientes; realizar el listado de reservaciones para el adecuado control de las mismas, tramitar las firmas correspondientes en los formatos de constancias y reconocimientos; integrar el registro de asistentes turnando copia al Área de Material Didáctico y Audiovisuales y entregar constancias al final de la Reunión Anual del, mediante el registro de asistencia y con acuse de recibido. 3.8 Es responsabilidad de la conjuntamente con el Área Continua, informar a la Contabilidad y Finanzas, el monto de las inscripciones, fechas y lugar en el cual llevará a cabo la Reunión Anual del. 3.9 Es responsabilidad de la conjuntamente con el Área Continua, solicitar a la Contabilidad y Finanzas, que se tramiten los recibos de donativos y los cheques correspondientes para cubrir los gastos que se generen de la Reunión Anual del, así como efectuar los depósitos correspondientes a los donativos. 3.1 O Es responsabilidad de la, conjuntamente con el Área Continua y la Dirección del Centro Oncológico sede (Institución Externa), verificar la logística de la Reunión Anual del, así como de verificar los arreglos para la realización de éste Es responsabilidad del Área de Material Didáctico y Audiovisuales, elaborar el programa, formato de trabajos libres, póster, constancias y reconocimientos para la Reunión Anual del Es responsabilidad del Área de Material Didáctico y Audiovisuales, entregar el programa, póster, formato de trabajos libres, constancias y reconocimientos a la y al Área Continua, para validación y firma de la y de la Dirección General Es responsabilidad del Área de Material Didáctico y Audiovisuales, rotular las constancias y reconocimientos Es responsabilidad de la conjuntamente con el Área Continua, entregar las constancias y reconocimientos a los asistentes y profesores a la Reunión Anual del. INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOGiA Av. San Fernando No. 22 Col. Sección XV! C.P M xico DJ Tlalpan KAUO POR LA SUBDIRECCIQN DE 't'";tt 'jr REGI;, 1 \,.

4 4.0 Hoja: 4 de 18 Descripción del procedimiento 1.0 Solicitud para organizar la Reunión Anual del 2.0 Recepción y organización de reunión con la Dirección y Área correspondiente 3.0 Elección de temas y elaboración de borrador del Programa 1.1 Solicita verbalmente a la que se efectúen las acciones necesarias para llevar Dirección General a cabo la Reunión Anual del, informándole fecha y sede. 2.1 Recibe instrucción, fecha y sede, se contacta vía telefónica con el Director del Centro Oncológico sede para la elaboración del Programa Científico y Social e informa al Área Educación Médica Continua. 3.1 Toman conocimiento, eligen los temas más actuales en materia oncológica, elaboran borrador del Programa Científico y Social para la Reunión Anual del, mencionando el nombre de la reunión, sede, fecha, instituciones participantes, profesores participantes, nombres de los temas de las conferencias y simposio, horarios, nombres de los ponentes, sesiones de trabajos libres etc. (Área Continua), Dirección del Centro Oncológico sede Programa 4.0 Consulta y selección de profesores ponentes 4.1 Consultan el Diccionario de ASCO (American Society of Clinical Oncology) y seleccionan. a los profesores que participarán de acuerdo a los temas seleccionados Elaboran cartas de invitación para participar como ponentes, mencionando nombre de la 5.0 Elaboración de reunión, fechas, sede, titulo de la conferencia, fecha cartas de invitación a y horario, las firman y las turnan a los profe íl ponentes y turno seleccionados en original y copia para su acusen 111. m4'. BO itsjfji..«mal DE CANCEROLOGI Av. S roíf 1 0 trción XV Cartas (Área Continua), Dirección del Centro Oncoló ico sede (Área de Postgrado Y

5 Hoja: 5 de 18 Résponsable. Actividad 6.1 Reciben carta, confirman su participación enviando un fax a la ó al Profesores Área Continua. 6.0 Recepción de carta y confirmación de participación Cartas Reciben confirmación, en base a las 7.1 confirmaciones adecuan el borrador del Programa Científico y Social, y archivan en la carpeta de control del curso el borrador del Programa Científico y Social y acuses de las cartas enviadas. 7.0 Recepción de confirmación, adecuación de borrador del Programa y archivo Programa/ cartas 8.1 Entregan de manera econorruca copia del Programa Científico y Social definitivo al Area de Material Didáctico y Audiovisuales, para que realice el diseño del programa y del material didáctico necesario. B.O Entregan copia del Programa Científico Programa 9.1 Recibe copia del Programa Científico y Social, realiza el diseño del programa, elabora el formato de trabajos libres, póster y el material didáctico requerido y entrega de man,era económica a la y al Area Continua para su revisión y validación. 9.0 Recepción del Programa, elaboración del diseño, formato, póster y material y (Área Continua) y (Área Continua) (Área de Material Didáctico y Audiovisuales) Programa/ formato/ póster/ material 10.1 Reciben el diseño del Programa Científico y Social, formato de trabajos libres, póster y material didáctico requerido, lo revisan y determinan: y (Área N?: Solicitan correcciones y regresa a la actividad de Postgrado y numero 9.1 Si: n el programa de aceptado y lo turncw-bijw GNA,i DE CANCEROLOGIA Av. San Fernando No. 22 Col. Sección XVI para su validación. 1 O.O Recepción de diseño, formato, póster y material, revisión y determinación Procede: Programa/ formato/ póster/ material C México D.F. Tlalpan Revisó:

6 :Actividad as" Recepción del Hoja: 6 de Recibe el diseño del Programa Científico y Social, lo revisa y determina: Procede: diseño del Programa, No: Solicita correcciones y regresa a la actividad revisión y número 9_ 1 determinación Si: Valida el programa y lo turna Programa 12.0 Recepción del diseño del Programa y turno 13.0 Recepción del y de Subdirección 12.0 Reciben el diseño del programa validado y lo (Área turnan a la Dirección General para su validación. Programa Continua 13.1 Recibe el diseño del Programa Científico y Social, lo revisa y determina. Procede: diseño del Programa, No: Solicita correcciones y regresa a la actividad Dirección General revisión y número 9_ 1 determinación Si: Valida el programa y lo turna. Programa 14.1 Reciben el diseño del programa validado, copia al Área de Difusión y Publicaciones turnan 14.0 Recepción del para su difusión, archivan originales, póster con diseño del Programa, correcciones realizadas y formato de trabajos libres turno de copia con en la carpeta de control del curso. póster y archivo Programa/ póster/ formato 15.0 Recepción, elaboración y turno de cartas con programa y elaboración y turno de informe y (Área Continua) 15.1 Recibe programa y póster, elabora y turna cartas de invitación a los s afines anexando programa, pega póster en áreas visibles, elabora Area de Difusión Y informe de la difusión y lo turna a la Dirección, OtNAmCNALe:00 CANCEROLOG IN Docencia para su conocimiento. Programa I póster I cartas I informe Av. S n Fernando No 22 Col Secció.P México D F Dr. Eduardo Emir Cervera Ceballos Director, Docencia n xv

7 Se<Juéncia d,,. Eta,,as 16.0 Recepción de informe y solicitud de elaboración de material 17.0 Recepción de solicitud, elaboración de material y turno Hoja: 7 de 18, Actividad ' Recibe informe, toma conocimiento y solicita al Área de Material Didáctico y Audiovisuales que elabore los gafetes, personificadores, constancias y reconocimientos. Informe 17.1 Recibe solicitud, elabora los gafetes, personificadores, constancias y reconocimientos Y los turna de manera económica a la Dirección de (Área de Material Docencia para revisión y validación. Didáctico y Gafetes / personificadores / constancias / reconocimientos Audiovisuales) 18.1 Recibe personificadores, gafetes, constancias y reconocimientos, los revisa conjuntamente con el Área Continua y determinan. Procede: 18.0 Recepción de material, revisión y determinación No: Solicita correcciones y regresa a la actividad número 17.1 Si: Valida la documentación, firma los formatos de constancias y reconocimientos y los turna a la Dirección General de manera económica para firma. Gafetes/ personificadores I constancias/ reconocimientos 19.0 Recepción de constancias y reconocimientos, firma y turno 19.1 Recibe formatos de constancias y reconocimientos, los firma y turna de manera económica a la. Dirección General Constancias/ reconocimientos ' L tt ttttt- :1ftlitt-t:tttMttttt:ttt1GIA Av. San Fernando No. 22 Col. Sección XVI C.P México D.F. Tlalpan

8 SECRET : 1 Aum Rev. 2 Hoja: 8 de 18 Actividad y constancias de formatos Recibe 20.1 archiva los firmados, reconocimientos temporalmente hasta la actividad no. 30 y elabora 20.0 Recepción de conjuntamente con el Área constancias y Continua, cartas de invitación al reconocimientos, evento mencionando fecha, sede y nombre del archivo, elaboración congreso y las envía por fax o mensajería a los de cartas invitación y invitados especiales y a la Industria Farmacéutica turno (mencionando además monto del área comercial). Constancias / reconocimientos I cartas invitación 21.0 Recepción de cartas invitación, confirmación de asistencia y envío de datos 22.0 Recepción de confirmación y datos y turno 21.1 Reciben cartas de invitación al evento, toman conocimiento, confirman su asistencia mediante fax, envían datos para la elaboración del recibo de Invitados Especiales e Industria Farmacéutica donativos correspondiente. Cartas invitación / fax 22.1 Reciben confirmación y datos de la Industria Farmacéutica y los turnan a la Contabilidad y Finanzas, a través de un memorando, solicitándole la emisión de recibos de donativos, así como los cheques correspondientes para los gastos del evento en original y cuatro copias para las Direcciones General, de Docencia, de Administración y Acuse. y (Área Continua) Fax / memorando 23.0 Recepción de memorando, elaboración de recibos de donativos y/o cheques y turno 23.1 Recibe memorando, elabora recibos de donativos y/o cheques y los turna a la Dirección de Docencia y Área Continua mediante memorando con copia para las de Contabilidad y Finanzas de Direcciones General, Docencia, Administración y Acuse. Ji Tt ACIONAL DE CANCE qlogi /NS Memorando / recibo de donativos / cheques A.P México D.F. Tia/pan Revisó:

9 Hoja: 9 de 18 Secuencia det -'.}(.: 'Eta 'as Recepción de recibos de donativos y/o cheques y turno de recibos mediante carta 24.1 Recibe memorando, recibos de donativos y/o y cheques, turna recibos de donativos a la Industria (Área Farmacéutica mediante carta. Memorando / recibo de donativos / cheques / carta Continua 25.0 Verificación de áreas para llevar a cabo conferencias y tramites de contratación de servicios 25.1 Verifican salones realizar las para conferencias, área para exposición comercial, área de registro y bodegas, llevan a cabo el trámite para reservaciones de hotel, equipo audiovisual, traducción simultánea y traslado de profesores extranjeros. y (Área Continua) 26.0 Solicitud de apoyo para el cobro de inscripciones 26.1 Solicitan el apoyo de la Contabilidad y Finanzas para el cobro de las inscripciones, por medio de memorando en original y copia, informándole el costo del evento, fechas y lugar sede. y (Área Continua) Memorando 27.0 Recepción de memorando y realiza cobro de inscripciones Requisitado de ficha de inscripción y pago 29.0 Recepción de fichas de inscripción y cobro 27.1 Recibe memorando, toma conocimiento del costo del evento, fechas y lugar sede y acude a realizar el cobro de las inscripciones. Contabilidad y Finanzas Memorando 28.1 Requisita la ficha de inscripción y realiza pago de inscripción ante la Contabilidad Asistente y Finanzas. Ficha de inscripción 29.1 Recibe fichas de inscripción y efectúa el cobro de las inscripciones. Ficha de inscripción Contabilidad y Finanzas IN TITUTO NACIONAL DE CANCEROL GIA..., XVI C.P México D.F. Tlalpan LA --, --- n E Elaboró : Revisó : Dr. Eduardo Emir Cervera Ceballos

10 M PG-INCAN-2005 Hoja: 10 de Secuencia de. Etapas 30.0 Registro de asistentes y entrega de constancias y reconocimientos 31.0 Archivo de constancias no solicitadas, lista de asistencia y documentación.. Actividad 30.1 Efectúan el registro de los asistentes, capturan en la base de datos correspondiente y al término de la Reunión Anual del, entregan constancias y reconocimientos en base al registro de asistencia. Constancias/ reconocimientos 31.1 Archivan constancias no solicitadas conjuntamente con la lista de asistencia y la documentación utilizada en el desarrollo de la reunión en la carpeta de control para consultas posteriores. Constancias/ lista de asistencia/ documentación. Responsal*t....'... :. y (Área Continua) y (Área Continua) TERMINA PROCEDIMIENTO. INSTITUTO NACIONAL DE CANCEROLOG/A Av. San Fernando No. 22 Col. Sección XVI C.P México D.F. Tlalpan. allos Revisó: Autorizó:

11 Rev. 2 Hoja: 11 de Diagrama de Flujo Educación Médica (Area Dirección General Continua), Profesores Dirección del Centro Oncológico sede y, y Educación Médica (Area de Postgrado y Continua) Solicitud para organizar la Reunión Anual del 2 i Recepción y organización de 3 reunión con la l Dirección y Area Elección de correspondiente temas y elaboración de borrador del Programa Programa 4 ' Consulta y selección de profesores ponentes 5 Elaboración de cartas de invi- 6 tación a ponentes y turno Recepción de carta y confirmación 7 Cartas J de participación Recep. d' confirmación, adecua- Cartas ción de borrador del Programa y archivo Programa - INSTITUTO NACIOW L DE CANCEROLOGIA Av. San Fernando N ). 22 Col. Sección XVI. C.P Mé deo D.F. Tlalpan Cartas A V

12 Hoja: 12 de 18 y Educación Médica (Area de Postgrado y Continua) (Area de Material Didáctico y Audiovisuales) (Area de Difusión y Publicaciones) Invitados Especiales e Industria Farmacéutica 11 8 Recepción del diseño del Entregan copia del Programa Científico 9 Valida el programa y lo turna 10 Recep. diseño, formato, poster y material, revisión y determinación n programa de aceptado y lo turnan a la Oír.Docencia p/su validación INSTITUTO NAC ONAL DE CANCEROLOGIA Av. San Fernan o No. 22 Col. Sección XVI C.P México D.F. Tia/pan REGISTRADO POR LA SUBDIRECCIO,N DE PLANEACJON Revisó: Autorizó:

13 Hoja: 13 de 18 y Educación Médica (Area de Postgrado y Continua) (Area de Material Didáctico y Audiovisuales) Dirección General (Area de Difusión y Publicaciones) 12 Recepción del diseño del Programa y turno Programa Recepción del diseño del Programa, revisión y determinación 13 Programa 14 Recep. diseño del Programa, turno de copia con poster y archivo 17 Recepción ' de solicitud, elaboración de material y turno Recepción de informe y solicitud de elaboración de 16 Recep., elab. y turno de cartas 15 INSTITUTO N CIONAL DE CANCEROLOG A Av. San Fern ndo No. 22 Col. Sección XV exico. r. a pan Revisó: Dr. Eduardo Emir Cervera Ceballos r d encía

14 Hoja: 14de18 y Educación Médica (Area de Postgrado y Continua) Dirección General Invitados Especiales e Industria Farmacéutica Contabilidad y Finanzas 19 Recepción de material, revisión y determinación 18 Recepción de constancias y reconocimientos, firma y turno INSTITUTO NAC ONAL DE CANCEROLOGIA Av. San Fernan o. 22 Col. Sección XVI C.P Mexico D.F. Tlalpan REGISTRADO POR LA SUBDIRECCION DE PLANEACIÓN Revisó: Autorizó: Dr. Eduardo Emir Cervera Ceballos

15 Hoja: 15 de 18 y Educación Médica (Area de Postgrado y Continua) Dirección General Invitados Especiales e Industria Farmacéutica Contabilidad y Finanzas 21 Recep. cartas invitación, confirmación de 22 Recepción de confirmación y datos y turno 23 Recep. memo, elab. d' recibos de donativos y/o cheques y turno REGISTRADO POR LA SUBDIRECCIO,N DE Revisó: Autorizó: eballos Dr. Eduardo Emir Cervera Ceballos de ncia

16 Hoja: 16 de 18 y Educación Médica (Area de Postgrado y Continua) Dirección General Contabilidad y Finanzas Asistente 24 Recep. recibos de donativos y/o cheques y turno de recibos Verificac. áreas p/ llevar a cabo conferencias y tramites de contratac. serv. 26 Solicitud de apoyo para el cobro de inscripciones 27 Recepción de memorando y realiza cobro de inscripciones Requisitado de ficha de inscripción y pago 28 INSTITUTO NACI NAL DE CANCEROLOGI Av. San Fernand No. 22 Col. Sección XVI '. REGISTRADO POR LA SUBDIRECCIO,N DE Revisó: Autorizó: ra Ceballos

17 Rev. 2 Hoja: 17de18 y Educación Médica (Area de Postgrado y Continua) Dirección General Contabilidad y Finanzas Asistente Registro de asistentes y entrega de constancias y reconocimientos Recepción de fichas de inscripción y cobro Constan c. 31 Archivo de constancias no solicitadas, lista de asistencia y documentación ( TERMINO ) REGISTRADO POR LA SUBDIRECCIO,N DE PLAN E Revisó: Autorizó: Dr. Eduardo Emir Cervera Ceballos cia

18 6.0 Rev. 2 Hoja: 18 de 18 Documentos de referencia Decreto por el cual se crea el Nacional de Cancerología No Aplica Ley de los s Nacionales de Salud No Aplica Manual de Organización Específico del Nacional de Cancerología No Aplica Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos de la Secretaría de Salud No Aplica 7.0 Registros Programa Científico y Social 8.0 Glosario 8.1 Carta invitación: La dirigida a una persona y destinada a la publicidad. 8.2 Constancia: Acción y efecto de hacer constar algo de manera fehaciente. 8.3 Contratación de servicios: Pacto o convenio, oral o escrito, entre partes que se obligan sobre materia o cosa determinada, y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas. 8.4 Ficha de inscripción: Papel o cartulina, generalmente rectangular y de pequeño tamaño, en que se anotan datos qenerales, bibliográficos, jurídicos, económicos, policiales, etc., y que se archiva verticalmente con otras del mismo formato. 8.5 Gafetes: Broche metálico de macho y hembra. 8.6 Programa: Sistema y distribución de las materias de un curso o asignatura, que forman y publican los profesores encargados de explicarlas. 8.7 Reconocimiento: Acción y efecto de reconocer o reconocerse 8.8 Reunión Anual: Conjunto de personas reunidas anualmente. 9.0 Cambios de esta versión 10.0 Anexos No Aplica.