CAPITULO IV A. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA

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1 CAPITULO IV DISEÑO DE UN MANUAL DE AUDITORIA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO FINANCIERO EN LAS INDUSTRIAS TEXTILES ELABORADORAS DE PRENDAS DE VESTIR UBICADAS EN EL MUNICIPIO DE COLÓN, DEPARTAMENTO DE LA LIBERTAD. A. GENERALIDADES DE LA PROPUESTA La propuesta del Manual de Auditoría para evaluar el control interno esta orientado para las Industrias Textiles elaboradoras de prendas de vestir ubicadas en el Municipio de Colón, Departamento de La Libertad, el cual se ha diseñado como una herramienta para una evaluación constante en el desempeño y funcionamiento de los controles internos. Este manual constituirá una herramienta escrita que orientará y organizará el trabajo que realiza la unidad de auditoría o el auditor interno en aras de que contribuya al logro de los objetivos de la entidad. B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA General Elaborar un Manual de Auditoría para evaluar el control interno administrativo financiero contribuyendo al mejoramiento de los resultados en las Industrias Textiles elaboradoras de prendas de vestir. Específicos Facilitar a la unidad de auditoría interna de la Industria Textil un Manual de Auditoría que les permita evaluar el control interno administrativo financiero. 127

2 Dotar dentro de las empresas Industriales Textiles a los auditores, contadores y contralores de un Manual de Auditoría que les sirva de herramienta para evaluar constantemente los controles internos administrativos financieros. C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA Cada día las empresas están cambiando en torno a la globalización siendo más competitivas, por lo tanto crece al mismo ritmo la necesidad de un mejor control a través de la función de auditoría interna, que se convierte en una actividad de evaluación de la organización, mediante la revisión sistemática de su contabilidad, finanzas, procedimientos y otras operaciones para efectos de proteger no sólo el normal y eficaz funcionamiento del ente, sino además garantizar su continuidad y asegurar la más eficiente utilización de sus recursos. La propuesta del Manual de Auditoría contribuirá a la evaluación constante del control interno administrativo financiero, garantizando la salvaguarda de los activos de la organización, así como también asegurando la más eficiente utilización de sus recursos. D. BENEFICIOS DE LA PROPUESTA El presente manual ha sido diseñado para ser una herramienta de aplicación práctica que ayude en el desenvolvimiento del trabajo de campo de las auditorias administrativas financieras contribuyendo a una evaluación constante en sus controles internos. Este manual contribuirá y fomentará la calidad de las auditorias que se practiquen, cuyo logro dependerá de los siguientes factores: Definición, comprensión y manejo de los principios, normas, técnicas y practicas de las auditorias internas. 128

3 Eficiente asignación y administración de los recursos para la práctica de las auditorías. Adecuada planificación y programación de las actividades. Eficaz supervisión en la ejecución. Presentación de informes objetivos, confiables y oportunos sobre los resultados de la auditoría. Adecuado seguimiento de las recomendaciones. E. CONTENIDO DEL MANUAL 1. INTRODUCCIÓN El presente manual de auditoría interna para evaluar el control interno administrativo financiero en las industrias textiles elaboradoras de prendas de vestir, es una herramienta de apoyo con la finalidad de fortalecer el trabajo del auditor, además este manual será un mecanismo de capacitación para el personal que se incorpora a la auditoría, fomentando así la calidad de las auditorías que se practiquen. 2. OBJETIVO DEL MANUAL El objetivo del presente manual es describir las actividades, proporcionar procedimientos, cuestionarios y guías de trabajo para la ejecución de las auditorías internas a ejecutar por la unidad de auditoría de la industria textil, con la finalidad de evaluar constantemente la efectividad del sistema de control interno existente. 3. ALCANCE DEL MANUAL Este manual define los procedimientos a ejecutar por el auditor, mediante el examen de auditoria al control interno administrativo financiero. 4. CARACTERÍSTICAS DEL MANUAL De fácil comprensión: Porque muestra en forma detallada los procedimientos, es decir, que se encuentran detallados los pasos a seguir. 129

4 Tiene viabilidad: Por encontrarse aplicadas las Normas internacionales de Auditoria, regidas por el Consejo de la Profesión de la Contaduría Pública y Auditoría. Es de consulta y apoyo: Porque orienta al auditor en una forma lógica. Es flexible: Porque esta sujeto a cambios de acuerdo a las necesidades de los diferentes usuarios. 5. MODO DE UTILIZACIÓN Su utilización estará a cargo de la unidad de auditoría interna al momento de ejecutar el examen de auditoría al control interno administrativo financiero. El cumplimiento de cada una de las actividades y tareas definidas en cada etapa de la auditoría deberá ser controlada por quien ejerza la supervisión de las actividades. 130

5 6. ESQUEMA DEL MANUAL DE AUDITORIA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO FINANCIERO. MANUAL DE AUDITORÍA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO FINANCIERO M A N U A L D E ETAPA I PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA ETAPA II EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA Diagnostico Plan de Auditoría ADMINISTRATIVA FINANCIERA FODA Plan Global de Auditoría Recopilación de Antecedentes, entendimiento y entorno Objetivos de Auditoria Compresión de los Sistemas de Control y Control interno Procedimientos de Auditoría según riesgos más importantes. Estrategia de la auditoría, naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos.. Cuestionarios de Control Interno. Programas de Auditoría Aplicación de Pruebas y Obtención de Evidencias Conclusiones y Presentación de Resultados Preparación de Hallazgos Obtención de Evidencia Preparación de Papeles de Trabajo. Normas aplicables para la preparación de los Papeles de Trabajo. Marcas y Notas. Archivos de Papeles de Trabajo. A U D I T O R I A ETAPA III INFORME DE AUDITORIA ETAPA IV SEGUIMIENTO AL INFORME DE AUDITORIA Comunicación de los Resultados Considerando el diagnostico preliminar del Control Interno. Preparación de borrador de Informe. Emisión de informe preliminar y discusión con parte auditada Adición a informe comentaros y/o evidencia adicional que modifique el informe Informe Final. Cumplimiento de las Recomendaciones para Evaluar el Control Interno Administrativo Financiero. SI NO Informe complementario sobre la Gestión del Control Interno por los responsables Reevaluación de áreas que incumplen recomendaciones Fuente: elaborado por equipo de Tesis R E T R O A L I M E N T A C I O N 131

6 7. DESARROLLO DEL MANUAL A. ETAPA I: PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA En esta etapa el auditor deberá realizar una investigación para definir los objetivos de la revisión, su alcance, los procedimientos y recursos necesarios, y la oportunidad para aplicarlos; y precisarlos en el cuestionario y en el programa de auditoría. En esta etapa de la planeación el auditor podrá identificar las áreas críticas y los problemas potenciales del examen, además evaluará el nivel de riesgo para determinar la naturaleza y alcance de los procedimientos a aplicar. La naturaleza y alcance del planeamiento puede variar según el tamaño de la industria, el volumen de sus operaciones, la experiencia del auditor y el conocimiento de las operaciones. La planeación permite identificar lo que debe hacerse durante una auditoría, por quién y cuándo. Generalmente la planeación es vista como una secuencia de pasos que conducen a la ejecución de procedimientos sustantivos de auditoria; sin embargo, este proceso debe proseguir en forma continua durante el curso de la auditoría. Por ejemplo, los resultados de la comprensión de la estructura del control interno tienen un impacto directo al planear los procedimientos sustantivos de auditoría. 132

7 ETAPA I: PLANEACIÓN DE LA AUDITORIA PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA Diagnostico Plan de Auditoría FODA Plan Global de Auditoría Recopilación de Antecedentes, entendimiento y entorno. Objetivos de Auditoría. Compresión de los Sistemas de Control y Control Interno. Procedimientos de Auditoría según riesgos más importantes. Estrategia de la auditoría, naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos. Cuestionarios de Control Interno. Programas de Auditoría. Fuente: elaborado por equipo de Tesis 133

8 1. Diagnostico FODA para el área Administrativa Financiera Para efectos de conocer la situación del área a examinar, el auditor interno realizara un diagnostico mediante la técnica FODA en aras de determinar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas al control interno administrativo financiero. ANÁLISIS DEL ESTUDIO FODA PARA EL AREA ADMINISTRATIVA FINANCIERA FORTALEZAS Cuenta con áreas funcionales básicas de toda estructura organizativa. Tienen definida su filosofía empresarial. Capacidad para proyectar sus objetivos. Llevan contabilidad formal. Poseen sistema contable: Catálogo y manual de aplicación de cuentas, políticas contables generales, formularios y procedimientos de control interno y Estados Financieros. La mayoría de empresas poseen una unidad de auditoría Interna. Poseen controles internos DEBILIDADES No se aplican medidas preventivas, sino de carácter correctiva. Las operaciones no son contabilizadas en forma diaria. La mayoría de empresas no aplican las NIIF s para registrar sus operaciones contables. No cuentan con manuales de auditoría actualizados. La mayoría de empresas no cuentan con un plan de capacitación. OPORTUNIDADES Obtener un manual de auditoría interna para sus procedimientos administrativos financieros. Mejorar los controles internos existentes. Monitoreo de sus procedimientos administrativos financieros. Salvaguardar los activos de la empresa. Presentación de informes de auditoría Seguimiento de recomendaciones. Optimización de recursos a través de acciones preventivas. Segregación de responsabilidades. AMENAZAS Carencia de procedimientos de control interno. Limitaciones para el alcance de la auditoría. Riesgo de control en los procedimientos administrativos financieros. Riesgo de detección en los controles internos administrativos financieros. Presentación de información inoportuna Fuente: elaborado por equipo de Tesis. 134

9 2. Plan de Auditoría El plan de auditoría permite al auditor identificar las áreas críticas y los problemas potenciales de la empresa, el auditor realiza el plan de auditoría para lograr determinar de manera efectiva y eficiente la forma para obtener datos necesarios e informar acerca del objetivo de la auditoría. Al diseñar el plan de auditoría el auditor establece un nivel aceptable de importancia relativa a modo de detectar en forma cuantitativa las representaciones erróneas de importancia relativa. Sin embargo necesitan considerarse tanto el monto (cantidad) y la naturaleza (calidad) de las representaciones. El grado de planeación variará de acuerdo al tamaño de la entidad, la complejidad de la auditoría y la experiencia del auditor con la entidad y conocimiento del negocio. 3. Plan Global de Auditoría En este apartado el auditor debe desarrollar y documentar un plan global de auditoría describiendo el alcance y la conducción que se espera obtener del examen. Entre los asuntos más importantes que el auditor debe de considerar al desarrollar el plan global de auditoría podemos mencionar los siguientes: a) Conocimiento del negocio, b) Comprensión de los Sistemas de Contabilidad y de Control Interno, c) Riesgo e Importancia Relativa, d) Naturaleza, tiempos, y alcance de los procedimientos. Recopilación de Antecedentes, Entendimiento y Entorno. Es la primera actividad que debe realizar el equipo de auditoría y está dirigida a obtener información general sobre la organización y el contexto en que se desenvuelve. (Formulario 1) 135

10 Empresa Industrial Textil Formulario 1 Auditoría Interna Recopilación y Revisión de Información de la Empresa Fecha: Detalle de la información Posee escritura de Constitución? Documentado SI NO Cuenta con una estructura organizativa? Posee una adecuada definición de mandos? Tienen bien definida sus actividades? Posee la empresa permisos legales de funcionamiento y operación? - Matriculas de comercio - Solvencias - Etc. Cuenta con Políticas para cada área de operaciones y funcionamiento? Posee Manuales y Procedimientos de Control Interno? Cuenta la empresa con Manuales y Políticas para el manejo de inventarios? Existe un responsable para el manejo de los inventarios? Están separados los inventarios Producto terminado, Materia Prima y otros productos? Observaciones: F. F. Gerente General Auditor 136

11 Objetivos de Auditoría Determinar, si la entidad ha cumplido en el desarrollo de sus operaciones con las disposiciones legales que le sean aplicables, sus reglamentos, los estatutos y las decisiones de los órganos de dirección y administración. Evaluar la estructura del control interno de la entidad con el alcance necesario para dictaminar sobre el mismo. Evaluar el grado de eficiencia en el logro de los objetivos previstos por la entidad y el grado de eficiencia y eficacia con que se han manejado los recursos disponibles. Comprensión de los Sistemas de Control y Control Interno Para llevar a cabo una auditoría es importante que el auditor obtenga un conocimiento del giro de la empresa, además debe de realizar una revisión apropiada del sistema de control y control interno obteniendo así las bases necesarias para desarrollar sus procedimientos de auditoría. Se deberá evaluar el sistema de control interno para determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos que habrán de aplicarse para lograr el objetivo de la auditoría. El estudio y evaluación del sistema de control interno se efectuará de acuerdo con el tipo de auditoría. En el caso de las auditorías financieras, se examinarán principalmente los controles que contribuyan a la salvaguarda de los recursos, la exactitud y confiabilidad de los registros y la observancia de la normatividad aplicable. 137

12 Procedimientos de Auditoría según Riesgos más importantes En este apartado el auditor Interno, deberá evaluar los riesgos mas importantes tales como: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección, según su grado de importancia relativa en las diferentes áreas del control interno de la organización, en aras de conducir los procedimientos, estrategias y técnicas adecuadas con la finalidad de reducir el riesgo presente en el control interno administrativo financiero. Estrategia de la Auditoría, Naturaleza Oportunidad y Alcance de los Procedimientos. Para realizar una auditoría interna se necesita utilizar las siguientes estrategias: PRUEBAS DE CONTROL PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS PROCEDIMIENTOS ANALITICOS Pruebas de Control Estas pruebas serán realizadas para obtener la evidencia necesaria sobre la operación efectiva de los sistemas de contabilidad y de control interno, con el objetivo de prevenir, detectar y corregir representaciones erróneas de importancia relativa. 138

13 A través de las pruebas de control el auditor realizará una inspección de los documentos que soportan las transacciones para obtener evidencia de la auditoría determinando si los controles internos han operado apropiadamente o no Procedimientos Sustantivos Estos procedimientos le servirán al auditor para obtener evidencia de auditoría con el fin de detectar representaciones erróneas de importancia relativa en las áreas que evaluará; dichos procedimientos se clasifican en: pruebas de detalles de transacciones y balances; y procedimientos analíticos. Al momento de realizar una prueba sustantiva de detalle, el auditor deberá seleccionar partidas para reunir evidencias de auditoría, usando una o más características sobre una cifra de las áreas que este evaluando Procedimientos Analíticos Los procedimientos analíticos le ayudarán al auditor a planear la naturaleza, oportunidad y alcance de otros procedimientos de auditoría; como por ejemplo los procedimientos sustantivos cuando su uso es más efectivo o eficiente que las pruebas de detalles para reducir el riesgo de detección. El auditor deberá aplicar procedimientos analíticos en la etapa de planeación, para ayudar en la comprensión del negocio y en la identificación de áreas de riesgo potencial. Cuestionarios de Control Interno Uno de los medios más utilizados en la recopilación de la información necesaria para la revisión y evaluación adecuada del sistema de control interno, es el conocido como Cuestionario de Control Interno, este consiste en una serie de instrucciones que debe seguir el auditor. Algunos de los lineamientos en la utilización del cuestionario son los siguientes: 139

14 a) Cuando se trate de una pregunta, la respuesta (que por lo general es SI o NO), se anota al lado de la pregunta. b) Finalizada la recopilación de la información, el auditor debe comprobar si los procedimientos realmente utilizados son los indicados, y rellenará el cuestionario personalmente. c) El auditor deberá comprobar si los procedimientos empleados en la realidad, se adoptan a las normas de control interno de la empresa objeto de la auditoría. d) Se debe tomar en cuenta que el cuestionario hace preguntas específicas y que normalmente una respuesta negativa refleja la existencia de una deficiencia en el sistema de control interno. e) Después de haber obtenido un conocimiento adecuado del control interno, mediante la utilización del cuestionario y otras indagaciones por parte del auditor; se debe proceder con los siguientes pasos: Seleccionar los procedimientos de auditoría adecuados, dependiendo si existen controles internos fuertes o débiles. Llevar a cabo un proceso de seguimiento, después de haber hecho estas recomendaciones para determinar si han sido aceptadas y puestas en práctica. A continuación se presenta la clasificación de los cuestionarios: Administrativos Financieros Ambiente de Control Bancos Estructura Organizativa Cuentas por Cobrar Recursos Humanos Inventarios Producción Propiedad Planta y Equipo Capacitaciones Proveedores Compras Prestamos Bancarios a Corto Plazo Salarios Prestamos Bancarios a Largo Plazo 140

15 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS AMBIENTE DE CONTROL Nombre del informante: Hecho por : Fecha : Objetivo: Evaluar el ambiente de control sobre el cumplimiento de políticas, normas y procedimientos establecidos por la empresa. Revisado por : Fecha : Preguntas Observaciones 1. Integridad y Valores Éticos Se han establecido en forma documentada los principios de Integridad y Valores Éticos de la organización, a través de un Código de Conducta, que determinen la política de la misma respecto de asuntos críticos donde pueden verificarse conflictos de intereses? 2. Competencia Profesional Se han definido los puestos necesarios para llevar adelante los objetivos esperados? Se han definido las competencias /capacidades necesarias y perfiles requeridos? Existe en la entidad un Plan de Carrera donde se contemple cada uno de los puestos previstos en la organización? Existe un Plan de Capacitación de la organización que favorezca el mantenimiento y mejora de la competencia para cada uno de los puestos? Se realiza una evaluación periódica del desempeño que identifique las necesidades organizacionales y personales de mayor capacitación? Se comunica a cada uno de los interesados? 3. Atmósfera de confianza mutua Se fomenta en la entidad una actitud de confianza entre los empleados y entre ellos y los niveles directivos? Se contrarrestan las actitudes divisionistas entre las distintas áreas de la organización? N/A SI NO MARCA 141

16 4. Filosofía y Estilo de la Dirección. Se manifiesta el interés de la dirección de la entidad con el sistema de control interno a través de reuniones, conferencias internas, cursos y otros medios que permita percibir a toda la organización el compromiso de la alta dirección con el sistema de control interno? Se observa una actitud responsable ante la generación de información, tanto contable / financiera como de gestión? 5. Misión, Objetivos y Políticas Existe un Plan que incluya la Visión, Misión, Principios o valores de la organización, objetivos, fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades (FODA) y definición de procesos o actividades criticas? Es consistente con la misión y función definida en el instrumento de creación de la organización? Esta adecuadamente difundido a través de toda la organización? 6. Organigrama Cuenta la entidad con una estructura organizativa que: manifieste claramente las relaciones jerárquico-funcionales de la organización exponga las unidades ejecutoras de cada programa/proyecto permita el flujo de información entre las áreas 7. Asignación de autoridad y responsabilidad Hay una clara definición de responsabilidades y las mismas son adecuadamente conocidas por los responsables en cargos críticos? Están adecuadamente delimitadas las áreas de competencia dentro de la organización? Son los cargos más altos de la organización cubiertos por personal con la competencia, capacidad, integridad y experiencia profesional? 8. Políticas y practicas de personal Existen procedimientos claros para la selección, promoción, capacitación, evaluación y sanción de personal? Los procesos de selección de personal están basados exclusivamente en capacidad y desempeño? Se verifican los antecedentes judiciales de los postulantes, previo a su ingreso? Se evalúan periódicamente las necesidades para mantener actualizada la estructura? 142

17 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Estructura Organizativa Nombre del informante: Objetivo: Evaluar el control interno aplicado al desarrollo de la estructura organizativa de la industrial textil.. Preguntas Hecho por : Fecha : Revisado por : Fecha : Observaciones GENERALES 1. Posee la Industria Textil una estructura organizativa formal y bien definida? N/A SI NO MARCA 2. Con qué tipo de estructura organizacional cuenta la industrial Textil? Vertical Horizontal 3. Todos los empleados conocen sobre la organización actual de la empresa? 4. La empresa dispone de manuales de funciones, políticas y procedimientos? 5. Actualizan periódicamente los manuales de políticas y procedimientos existentes actualmente? 6. Están claramente definidas en la estructura organizativa las distintas áreas de responsabilidades? 7. Existe un manual con las normas de funcionamiento de departamentos y puestos principales de la entidad? 143

18 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Recursos Humanos Nombre del informante: Objetivo: Verificar el proceso de selección y reclutamiento del personal Hecho por : Fecha : Revisado por : Fecha : Preguntas Observaciones N/A SI NO MARCA GENERALES 1. Se cuenta con un sistema de administración de personal? 2. Existen políticas, procedimientos y objetivos para la contratación e inducción del personal? 3. Se lleva a cabo análisis y valuación de puestos? 4. Existen procedimientos documentados para efectuar movimientos de personal? 5. Se documentan los requerimientos para el reclutamiento y selección del personal? 6. Existe un sindicato en la entidad? 7. Se dispone de los siguientes manuales en el área de Recursos Humanos: Manual de Bienvenida Manual de Descripción de puestos Manual de Funciones Manual de políticas 8. Existe programa de capacitación y desarrollo de personal? 9. Se ha motivado y capacitado al personal para asumir mayor control de su trabajo? 10. Se ha desarrollado relación de confianza fundamentada en la: honestidad, apertura, respeto de los miembros? 11. Considera que la organización funciona en términos inteligentes? 12. Los niveles de decisión han desempeñado la función de facilitadores en el trabajo? 144

19 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Producción Nombre del informante: Objetivo: Determinar la correcta aplicación del control interno a producción. Hecho por : Fecha : Revisado por : Fecha : Preguntas Observaciones N/A SI NO MARCA GENERALES 1. Cuenta la industria textil con un departamento de producción? 2. Cuenta la Industria Textil con un plan de producción? 3. Existen procedimientos de mantenimiento aplicados a la maquinaria para lograr una buena producción? 4. Se toman las medidas de seguridad industrial para el personal que labora en la planta de producción? 5. Existen políticas que regulen el acceso al área de producción? 6. Cuenta la Industria Textil con un departamento de Control de Calidad que evalué la producción? 7. Esta la maquinaria en buenas condiciones para obtener producciones optimas? 8. Es aceptable el porcentaje de desperdicio que genera una producción? 145

20 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Capacitación Nombre del informante: Objetivo: evaluar la importancia de las capacitaciones al personal de la empresa. Preguntas Hecho por : Fecha : Revisado por : Fecha : Observaciones GENERALES 1. Existen políticas definidas para la capacitación del personal de la organización? 2. El departamento de Recurso Humano toma en cuenta las necesidades de capacitación de los empleados? 3. Si se toman en cuenta los requerimientos requeridos por los empleados que tipo de capacitaciones se les brinda? 4. Cada cuanto tiempo se brindan las capacitaciones al personal? Mensual Trimestral Semestral Anual 5. Las capacitaciones al personal se desarrollan dentro o fuera de la empresa? 6. Qué tipo de conferencistas se contratan para las capacitaciones del personal? Nacionales Extranjeros 7. Para la realización de las capacitaciones la empresa hace uso de los servicios y beneficios brindados por INSAFOR? 8. Existe un plan anual de capacitaciones para el personal de la industria Textil? 9. Existe un presupuesto anual para el desarrollo de estas capacitaciones? N/A SI NO MARCA 146

21 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Área de Compras Nombre del informante: Objetivo: Evaluar el control interno aplicado al Área de Compras. Preguntas Hecho por : Fecha : Revisado por : Fecha : Observaciones GENERALES 1. Se encuentra la función de compras centralizada? N/A SI NO MARCA 2. En caso contrario, existen argumentos que justifiquen la descentralización? 3. Depende compras de un nivel adecuado? 4. Existen normas claras y precisas por escrito que especifiquen las funciones y responsabilidades de: a) El departamento de compras, si es que la función de compras se encuentra centralizada. b) Las distintas dependencias habilitadas para comprar si es que la función se encuentra descentralizada. 5. Están separadas las funciones de compras de?: a) Recepción b) Expedición c) Producción y control de existencias d) Caja - desembolsos e) Registro contable. 6. Se efectúan las compras únicamente en base a una requisición debidamente autorizada? 7. Inicia el proceso de solicitud de compra el sector técnicamente correspondiente? 8. Son las cantidades solicitadas determinadas siguiendo métodos cuantificativos adecuados? 147

22 9. Se determinan los momentos en que se efectuarán los pedidos por métodos razonables? 10. Existen ficheros de stock con determinación de existencia mínima y máxima para cada artículo? 11. Se emiten órdenes de compra para todas las adquisiciones que no sean las realizadas por el sistema de Caja Chica? 12. Se aprueban en las órdenes de compra los detalles siguientes: a) Precio b) Cantidad y artículo c) Proveedor d) Plazo de entrega e) Condiciones de pago f) y demás condiciones que especifiquen las características del bien o servicio a adquirir. 13. Reciben copia de las órdenes de compra: a) Contabilidad b) Almacén c) Recepción d) El sector solicitante 14. Revisa periódicamente alguna persona ajena a la Sección Compras, los precios de compra? 15. Se rotan periódicamente entre sí los empleados del departamento de compras? 16. Existe una política que regule el limite de los montos que cada responsable puede firmar en las órdenes de compra? 17. Existen normas y procedimientos de recepción? 18. Hay controles sobre las entregas parciales de las órdenes de compra? 19. Se utilizan boletas de recepción como constancia de la recepción de las compras? 148

23 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Área de Salarios Nombre del informante: Objetivo: Evaluar el control interno aplicado a los Salarios Preguntas Hecho por : Fecha : Revisado por : Fecha : Observaciones GENERALES 1. Existen planillas y recibos que amparen los pagos de los salarios? 2. Existe una persona independiente encargada de realizar los pagos? 3. En las constancias de pago detallan el salario por horas ordinarias y extraordinarias cobradas en jornada diurna o nocturna? 4. Están definidas las políticas de indemnización y liquidación anual? 5. Las nominas son firmadas antes de su pago por las personas que las preparan, revisan y autorizan? 6. Las prestaciones laborales son retenidas de acuerdo a la normativa vigente? 7. Las Nominas son revisadas en cuanto a: sueldos, cálculos aritméticos, impuestos y otras retenciones por un empleado responsable? 8. Se verifica que el personal incapacitado no cobre un sueldo durante el periodo citado? 9. Se obtienen las constancias de incapacidad del personal accidentado o enfermo? 10. Se enteran las retenciones de los empleados a las respectivas instituciones? N/A SI NO MARCA 149

24 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Área de Bancos Nombre del informante: Objetivo: Evaluar el control interno aplicado a la cuenta de Bancos Preguntas Hecho por : Fecha : Revisado por : Fecha : Observaciones GENERALES 1. Qué tipo de Cuenta Bancaria posee la empresa? Cuenta de Ahorro Cuenta Corriente 2. Se lleva un adecuado control de los cheques cancelados, a los proveedores o suministrantes. 3. Los cheques no utilizados son anulados y custodiados para impedir su utilización en el futuro. 4. Se utilizan firmas mancomunadas en la autorización de cheques. 5. Las personas que firman los cheques se les prohíbe que: Tenga acceso a los fondos de Caja Chica. Aprueben los desembolsos en efectivo Registren las entradas de efectivo Efectúen registro a las operaciones contables. 6. Los cheque son firmados, solamente después de que hayan sido elaborados y autorizados. 7. Cuando se presentan los cheques para ser firmados, se acompañan las facturas y todos los demás documentos que justifiquen el pago. 8. Se le pone el sellos de Cancelado a las facturas que ampara el cheque. N/A SI NO MARCA 150

25 9. Son diferentes las personas que elaboran los cheques de quienes aprueban los desembolsos. 10. Son conciliadas las cuentas bancarias mensualmente N/A SI NO MARCA 11. Diga si la persona que elabora las conciliaciones bancarias: Puede firmar cheques. Se encarga del manejo del efectivo. Se encarga de registrar las transacciones referentes al efectivo. 12. Informe si la persona quien lleva a cabo la conciliación bancaria: Mantiene un control de todos los números de los cheques. Pone especial atención en las firmas que aparecen en los cheques. 13. Se registran con oportunidad todas las transferencias de fondos recibidas en las cuentas bancarias. 14. Se mantiene un adecuado control sobre todos los cheques que se hayan emitido por bastante tiempo y que aun no hayan sido cobrados por los proveedores o suministrantes. 15. Se utilizan registros auxiliares de bancos, por cada cuenta bancaria que se lleva. 16. Existen con regularidad transferencias o notas de cargo? 17. Son debidamente identificadas y documentadas las transferencias bancarias o notas de cargo? 18. Se encuentran debidamente contabilizadas las transferencias bancarias o notas de cargo? 19. Es oportuno el registro contable de estas operaciones? 20. Existen procedimientos para verificar que las transferencias bancarias o notas de cargo reflejadas en el estado de cuenta correspondan a las autorizadas por la Gerencia? 21. Los traspasos de una cuenta bancaria a otra están bajo control contable en forma tal que; tanto cargos como abonos queden registrados en una cuenta de control? 151

26 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Área de Cuentas por Cobrar Nombre del informante: Objetivo: Evaluar el control interno aplicado a las Cuentas por Cobrar. Hecho por : Fecha : Revisado por : Fecha : Preguntas Observaciones 1. Con qué periodicidad se efectúan conciliaciones entre la suma de auxiliares y la cuenta de mayor correspondiente? N/A SI NO MARCA 2. Se efectúa confirmación periódica por escrito de los saldos por cobrar, por personal diferente al de cobranzas? 3. Existe personal responsable de la custodia física de los documentos que amparen cuentas por cobrar? 4. Se efectúan arqueos periódicos y sorpresivos de los documentos que amparen cuentas por cobrar? 5. Se tiene afianzado al personal que tiene a su cargo el manejo y custodia de las cuentas por cobrar? 6. Existen controles permanentes que permitan evaluar la existencia de cuentas por cobrar con problemas de recuperación? 7. Existe autorización para otorgar en garantía o ceder los derechos de las cuentas por cobrar? 152

27 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Área de Inventarios Nombre del informante: Objetivo: Evaluar el control interno aplicado al área de Inventarios. Hecho por : Fecha : Revisado por : Fecha : Preguntas Observaciones GENERALES N/A SI NO MARCA Registros Contables 1. Existen registros auxiliares de inventarios de materiales, materia prima, producto terminado, productos en proceso? 2. Muestran los registros auxiliares de los inventarios las Cantidades, Costo unitario, Costo total, Observaciones acerca de obsolescencia, mal estado. 3. Tienen acceso a las existencias las personas que manejan los registros contables? 4. Autorizan movimientos de inventarios los que manejan los registros contables? 5. Cuál es el documento que sirve para registrar las entradas al inventario? 6. Se envían al departamento de contabilidad, copia de los documentos que originan movimiento de inventario? 153

28 7. Requieren los ajustes la aprobación de un funcionario? N/A SI NO MARCA 8. Existe una política contable para el control de los inventarios excesivos, dañados, obsoletos o de lento movimiento? 9. Los métodos de valuación utilizados, son aplicados consistentemente? Inventarios Físicos 10. Se usa un instructivo para la toma de los inventarios físicos? 11. Con que periodicidad son practicados? 12. Se practican inventarios físicos totales cuando menos una vez al año? 13. Se interrumpen los movimientos de inventario durante la toma física de los mismos? 14. Prevén los procedimientos para la toma de inventarios: Doble conteo? Más de una persona en cada conteo o medición? Pruebas adicionales de algún empleado independiente? 15. Se han adoptado medidas para segregar inventarios que no sean propiedad de la compañía? 16. Se han adoptado medidas para identificar aquellos inventarios que estén en mal estado u obsoletos? 17. Se han adoptado medidas para segregar la mercancía que ya esta facturada y no haya sido entregada? 18. Se ha responsabilizado a alguien de que todos los movimientos de inventarios estén debidamente documentados y registrados con la fecha que les corresponde? 154

29 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Área de Propiedad Planta y Equipo Nombre del informante: Objetivo: Evaluar el control interno aplicado al área de Propiedad Planta y Equipo. Hecho por : Fecha : Revisado por : Fecha : Preguntas Observaciones GENERALES 1. Se llevan auxiliares del activo fijo? N/A SI NO MARCA 2. El método y las políticas de valuación, actualización y depreciación, están aprobadas por la dirección de la empresa? 3. Las adiciones a los activos fijos son autorizadas y aprobadas debidamente por la Gerencia General o el personal a quien ésta haya delegado su autoridad? 4. Se hacen siempre por medio de requisiciones las adiciones de activos fijos? 5. Es apropiado el método o procedimiento para diferenciar entre las adiciones a los activos fijos y los gastos de reparaciones y mantenimiento? 6. Se hacen oportunamente los traslados al activo fijo las Instalaciones en proceso? 7. Se requiere una aprobación por escrito para la venta, retiro o desecho de los activos fijos? 155

30 8. Se utiliza dicha autorización para acreditar a la cuenta de activos fijos y cargar a la depreciación? N/A SI NO MARCA 9. Se establece en los procedimientos informar y registrar con rapidez la eliminación de activos fijos? 10. Son adecuadas las tasas para depreciar los activos fijos? 11. Es uniforme el método y las tasas de depreciación aplicadas de un año a otro? 12. Se realizan inventarios físicos del activo fijo? 13. Se ajustan los registros contables como consecuencia de los recuentos físicos? 14. Se informa a la Gerencia General las diferencias resultantes? 15. Existe una adecuada protección de los bienes, por medio de aseguramiento? 156

31 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Área de Proveedores Nombre del informante: Hecho por : Fecha : Objetivo: Evaluar el control interno aplicado al área de Proveedores. Revisado por : Fecha : Preguntas GENERALES 1. Existen procedimientos para evaluar y verificar los saldos de los proveedores? 2. Cuenta la empresa con una base de proveedores locales y del exterior? 3. Cuenta la empresa con procedimientos de control de expedición y vencimiento de los contratos existentes con los proveedores? 4. Recibe la empresa estados de cuenta de los proveedores? Observaciones N/A SI NO MARCA 5. Existen procedimientos de conciliación entre contabilidad y los proveedores? 6. Efectúa la empresa procedimientos de confirmaciones de saldos con los proveedores de la empresa? 7. Cuenta la empresa con un control de cartera de proveedores? 8. Se efectúan programaciones de pagos a proveedores? 9. Existe una autorización previa por parte de la Gerencia al efectuar los pagos a proveedores? 10. cuenta la empresa con una persona asignada para el control de los proveedores? 157

32 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Prestamos Bancarios a Corto Plazo Nombre del informante: Objetivo: Evaluar el Control Interno aplicado a los Prestamos Bancarios a Corto Plazo. Hecho por : Fecha : Revisado por : Fecha : Preguntas Observaciones GENERALES 1. Existen políticas escritas sobre contratación de préstamos bancarios a corto plazo? N/A SI NO MARCA 2. Qué departamento de la empresa es el responsable de la gestión de este tipo de operaciones? 3. Se cuenta con la aprobación legal correspondiente para la tramitación de dichos préstamos? 4. Se llevan registros contables adecuados de los préstamos concedidos? 5. Los registros contables se concilian con los saldos de Capital e Intereses que presentan los registros en las instituciones financieras? 6. Se notifica oportunamente al departamento de contabilidad los pasivos contraídos y modificaciones posteriores que lleguen a acordarse? 7. Existen controles que aseguren que la compañía cumple con los requisitos contenidos en los contratos de crédito? 158

33 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Prestamos Bancarios a Largo Plazo Nombre del informante: Objetivo: Evaluar el Control Interno aplicado a los Prestamos Bancarios a Largo Plazo. Hecho por : Fecha : Revisado por : Fecha : Preguntas Observaciones GENERALES 1. Existen políticas escritas sobre contratación de préstamos bancarios a Largo plazo? 2. Qué departamento de la empresa es el responsable de la gestión de este tipo de operaciones? 3. Se cuenta con la aprobación legal correspondiente para la tramitación de dichos préstamos? 4. Cuándo se solicita un préstamo se menciona su origen o el destino previo a su aprobación. 5. Se llevan registros contables adecuados de los préstamos concedidos? 6. Se lleva un registro para las obligaciones a Largo Plazo? N/A SI NO MARCA 7. Existe un control sobre las garantías otorgadas sobre los Prestamos Bancarios a Largo Plazo? 8. Los registros contables se concilian con los saldos de Capital e Intereses que presentan los registros en las instituciones financieras? 9. Los intereses y gastos financieros por pagar son revisados en sus cálculos y monto? 10. Se recibe el documento original al efectuar el pago? 11. Se notifica oportunamente al departamento de contabilidad los pasivos contraídos y modificaciones posteriores que lleguen a acordarse? 12. Existen controles que aseguren que la compañía cumple con los requisitos contenidos en los contratos de crédito? 159

34 PROGRAMAS DE AUDITORIA El auditor deberá desarrollar y documentar un programa de auditoría que exponga la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría planeados que se requieran para implementar el plan de auditoría global. El programa de auditoría sirve como un conjunto de instrucciones a los auxiliares involucrados en la auditoría y como un medio para el control y registro de la ejecución apropiada del trabajo. Pueden contener los objetivos de la auditoría para cada área y un presupuesto de tiempo con las horas estimadas para las diversas horas o procedimientos de auditoría. El plan global de auditoría y el programa de auditoría deberán revisarse según sea durante el curso de la auditoría. La planeación es continua a lo largo del trabajo a causa de cambios en las condiciones o resultados inesperados de los procedimientos de auditoría. En ellas deberán plasmarse las razones de cambios importantes. A continuación se presenta la clasificación de los Programas de Control Interno: Administrativos Estructura Organizativa Recursos Humanos Producción Capacitaciones Compras Salarios Financieros Bancos Cuentas por Cobrar Inventarios Propiedad Planta y Equipo Proveedores Prestamos Bancarios a Largo Plazo 160

35 AUDITORÍA INTERNA EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROGRAMA DE AUDITORIA DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA OBJETIVO: Determinar si la estructura organizativa de la Industria Textil es adecuada Aprobación previa ejecución. Elaborado: Nombre Firma Fecha Aprobado: Nombre Firma Fecha PROCEDIMIENTO REF. FECHA AUDITOR 1. Obtener organigrama general y organigrama de cada área debidamente actualizados 2. En el caso de no obtener los organigramas actualizados, adecuar los obtenidos en auditorias anteriores 3. Preparar cedula que incluya descripciones de objetivos y funciones para cada puesto 4. Verificar la existencia de un manual y que contenga la descripción de puestos 5. Evaluar si los manuales de procedimientos y políticas son modificados periódicamente 6. Evaluar la asignación de puestos dentro de la organización 7. Monitorear el cumplimiento de los objetivos con las funciones sujetas a evaluación 8. Establecer programas de administración para la evaluación periódica de los manuales de procedimientos y políticas de cada área de la industria. 9. Concluya, de acuerdo con la información del examen realizado. 161

36 AUDITORIA INTERNA EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROGRAMA DE AUDITORIA DE RECURSOS HUMANOS OBJETIVO: Verificar el Manejo de la aplicación del control interno al área de Recursos Humanos Aprobación previa ejecución. Elaborado: Nombre Firma Fecha Aprobado: Nombre Firma Fecha PROCEDIMIENTO REF. FECHA AUDITOR 1. Preparar cedula que muestre las políticas vigentes para la contratación, selección y reclutamiento de personal. 2. Verificar la existencia del Manual donde se describen las cualidades y aptitudes que debe poseer el personal para el buen desempeño de sus labores. 3. Determinar a través de la verificación los documentos que son utilizados en el proceso de selección. 4. Verificar si se tienen establecido los planes, misión, visión y objetivos del departamento de personal. 5. Inspeccionar físicamente corroborando que los contratos de trabajo y las solicitudes cumplan con los requisitos establecidos. 6. Verifique y haga un análisis de la ultima evaluación de los puestos del personal y determinar su fin. 7. Determinar si se ha dado cumplimiento a las políticas y procedimientos relacionados con la preselección y selección del personal. 8. Verificar si cumplen con las leyes laborales vigentes en el país. 9. Concluya de acuerdo con los resultados del examen realizado. 162

37 AUDITORIA INTERNA EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROGRAMA DE AUDITORIA DE PRODUCCIÓN OBJETIVO: Evaluar el adecuado funcionamiento del control interno aplicado al área de producción Aprobación previa ejecución. Elaborado: Nombre Firma Fecha Aprobado: Nombre Firma Fecha PROCEDIMIENTO REF. FECHA AUDITOR 1. Evaluar proceso de planeación y programación de la producción. 2. Evaluar los procedimientos para determinar la fabricación de los productos. 3. Evaluar los procedimientos implantados para asegurar la buena condición de maquinaria y equipo necesario para la producción. 4. Verificar políticas, métodos y procedimientos adoptados en materia de ingeniería de producto, ingeniería de proceso, ingeniería humana, ingeniaría de métodos, ingeniería de producción, desarrollo y control de calidad. Hacer pruebas para evaluar su efectividad. 5. Evaluar estrategias adoptadas en materia de mantenimiento al equipo de producción. 6. Investigar caídas de producción a causa de falta o mal mantenimiento. 7. Determinar que las estrategias de producción incluyan determinación de acciones, jerarquización y programa de atención. 8. Concluya de acuerdo con los resultados del examen realizado. 163

38 AUDITORIA INTERNA EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROGRAMA DE AUDITORIA DE CAPACITACIÓN OBJETIVO: Examinar los procedimientos que la empresa ha establecido para el desarrollo de las capacitaciones al personal de la empresa Industrial Textil. Aprobación previa ejecución. Elaborado: Nombre Firma Fecha Aprobado: Nombre Firma Fecha PROCEDIMIENTO REF. FECHA AUDITOR 1. Evaluar las políticas establecidas por la empresa para el desarrollo de capacitaciones del personal. 2. Verificar si el departamento de Recursos Humanos toma en cuenta las necesidades de capacitación de los empleados. 3. Evaluar que tipo de capacitaciones recibe el personal. 4. Verificar los periodos de desarrollo de estas capacitaciones al personal. 5. Examinar la experiencia de los conferencistas mediante sus especificaciones técnicas ofertadas. 6. Evaluar el plan anual de capacitaciones para el personal de la empresa. 7. Evaluar el presupuesto anual para el desarrollo de estas capacitaciones al personal. 8. Concluya sobre el examen realizado. 164

39 AUDITORÍA INTERNA EVALUACION DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROGRAMA DE AUDITORIA DE COMPRAS OBJETIVO: Verificar el manejo y control interno aplicado a la Cuenta de Compras. Aprobación previa ejecución. Elaborado: Nombre Firma Fecha Aprobado: Nombre Firma Fecha PROCEDIMIENTO REF. FECHA AUDITOR 1. Seleccione, teniendo en cuenta los criterios de muestreo de auditoría, del registro de cuentas a pagar un grupo representativo de facturas de proveedores, cubriendo compras y gastos. 2. Compruebe que las facturas seleccionadas estén amparadas por órdenes de compra debidamente autorizadas, verificando: a) nombre del proveedor. b) cantidades. c) precios. d) condiciones. e) cancelación de las órdenes de compra para evitar su nueva utilización. f) registro de entregas parciales en las órdenes de compra. 3. Verifique las órdenes de compra con las requisiciones que acrediten el estado de necesidad debidamente autorizadas. 4. Compare el precio de compra con las diversas cotizaciones obtenidas de los proveedores 5. Examine las órdenes de compra atrasadas en su cumplimiento. Verifique el seguimiento de esos casos. 165

40 PROCEDIMIENTO 6. Compare las facturas por compras de mercaderías con los registros de recepción en el área o sección encargada de tal función. 7. Compruebe que todas las devoluciones a proveedores son debidamente documentadas y que las respectivas notas de débito son emitidas, en caso de corresponder. 8. Verifique que dichas notas de débito son contabilizadas en el momento de su emisión, en forma tal que puedan ser descontadas del pago de la factura respectiva. 9. En cuanto a la documentación que ampara gastos incluida en las facturas seleccionadas: a) Compruebe que las bases establecidas para la aprobación de gastos son adecuadas y están siendo observadas. b) Asegúrese que están recibiendo realmente los servicios facturados. c) En caso de fletes, compare las facturas con las de los proveedores para determinar que el material ha sido recibido. 166

41 AUDITORÍA INTERNA EVALUACIÓN DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS PROGRAMA DE AUDITORIA DE SALARIOS OBJETIVO: Verificar el manejo y control interno aplicado a la Cuenta de Salarios. Aprobación previa ejecución. Elaborado: Nombre Firma Fecha Aprobado: Nombre Firma Fecha PROCEDIMIENTO REF. FECHA AUDITOR 1. Evalué la estructura de control interno para el área de salarios permanentes y prepare narrativa sobre el grado de solidez del mismo. 2. Elabore sumarias con cantidades devengadas que conforman el saldo de salarios permanentes, a nivel de subclase. 3. Observe sorpresivamente el pago de salarios y realice los procedimientos siguientes: a) Solicite el total de cheques emitidos, sumarice, coteje contra totales en planilla, verifique correlatividad, investigue si todos los cheques emitidos se encuentran en poder del pagador, caso contrario solicite explicaciones al respecto y elabore narrativas. b) Verifique que todas las personas firmen de recibido, exigiendo en forma selectiva la identificación de los empleados, si existen autorizaciones para el cobro de remuneraciones por terceros, examínelos y determine su validez. c) Prepare un listado de los cheques que al final de la jornada no han sido cobrados, investigue las circunstancias de cada uno. d) Compruebe los pagos posteriores de sueldos no reclamados comparando firmas y exigiendo identificación. 167

42 PROCEDIMIENTO 4. Determine el universo de planillas y seleccione una muestra, a fin de examinarlas en detalle, así: a) Asegúrese que estén adecuadamente preparadas, revisadas, aprobadas y pagadas, considerando aspectos legales y técnicas. b) Sume la nómina vertical y horizontalmente. c) Cerciórese de su aplicación contable y presupuestaria. d) Verifique que las plazas asignadas se encuentran de conformidad a la Ley de Salarios aprobada. 5. Solicitar al departamento de Personal, fotocopia de registro de personal desertor del periodo a examinar. 6. En las planillas seleccionadas, elija en forma aleatoria un número de empleados y realice lo siguiente: a) Verifique que los descuentos se hayan efectuado de acuerdo a las Leyes, remitidos a las instituciones correspondientes en el tiempo establecido, y revise el importe líquido. 7. En relación al punto anterior, verifique el procedimiento para el descuento por llegadas tardías, analizando su aplicación contable. 8. Concluya sobre la razonabilidad de la cuenta de salarios. 168