AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE CONTROL FISCAL INFORME DEFINITIVO AUDITORÍA ESPECIAL A LA CONTRALORÍA DE BOGOTA D.C.

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1 AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN DE CONTROL FISCAL INFORME DEFINITIVO AUDITORÍA ESPECIAL A LA CONTRALORÍA DE BOGOTA D.C. VIGENCIA 2009 Bogota, mayo 29 de

2 AUDITORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA ANDRES AUGUSTO DIAZ SAENZ Auditor General de la República ( E ) FABRÍN VÁSQUEZ MENDIETA Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal LUZ MARINA GONZALEZ DURAN Directora Oficina de Control Fiscal ADRIANA GIRALDO RAMIREZ Coordinadora DUBAN ANDRÉS PÉREZ ATEHORTÚA Auditor 2

3 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS ALCANCE RESULTADOS OBTENIDOS CONTRATOS 009 DEL 30 DE MARZO DE 2007 Y 098 DEL 18 DE DICIEMBRE DE 2007 CELEBRADOS CON LA FIRMA ORACLE DE COLOMBIA CONTRATO DE COMPRAVENTA Y PRESTACION DE SERVICIOS NO. 103 DE 2007, CELEBRADO ENTRE LA CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Y MACROPROYECTOS LTDA MÓDULO VENTANILLA VIRTUAL EN INTERNET GDOCS WEBFILE SERVICIO DE DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE VEINTISÉIS (26) PROCESOS PARA EL ÁREA DE A TALENTO HUMANO EN SIGESPRO CONCLUSIONES Página 3

4 INTRODUCCIÓN La Auditoría General de la República, Dirección de Control Fiscal, en cumplimiento del artículo 274 de la Constitución Política, Decreto 272 de 2000 y la Sentencia C de 2000 de la Corte Constitucional y en ejercicio de las facultades para ejercer la función de vigilancia de la Gestión Fiscal de los Organismos de Control, conforme a los procedimientos, sistemas y principios establecidos, realizó auditoría especial a la Contraloría de Bogotá D.C. del 09 al 20 de marzo de 2009, acatando las directrices establecidas por la Auditoría General de la República, sobre la ejecución de los contratos 009, 098 y 103 de 2007 celebrados por el Ente de Control con las firmas Oracle de Colombia y Macroproyectos Ltda. Lo anterior en consecuencia de las conclusiones concertadas en el acta de la mesa de trabajo de contradicción en segunda instancia No. 5, suscrita entre la Contraloría de Bogota D.C. y la Auditoria General de la República. Para la auditoría especial se utilizaron las técnicas y normas de auditoría generalmente aceptadas, acogidas por la Auditoría General de la República, de legalidad, de gestión y de resultados en los temas evaluados. El presente informe tiene carácter de Definitivo y se encuentra armonizado en 4 capítulos. 4

5 1. OBJETIVOS 1.1 OBJETIVO GENERAL Emitir pronunciamiento sobre los servicios y adquisición realizada por la Contraloría de Bogotá D.C. mediante la celebración de los contratos 009, 098 y 103 de 2007, celebrados con las firmas Oracle de Colombia y Macroproyectos Ltda. y que dieron origen a la configuración de los hallazgos No. 50 y 52, comunicados al Ente de Control el 04 de noviembre de 2008 mediante oficio con NUR OBJETIVOS ESPECÍFICOS Evaluar la necesidad real en tiempo, costo y oportunidad de la contratación del servicio de nivel de soporte Software Updates License and Support de Oracle para los productos Forms and Reports y Database Enterprise Edition mediante los contratos 009 del 30 de marzo y 098 del 18 de diciembre de Verificar las condiciones del convenio celebrado entre la Secretaría Distrital de Hacienda y la Contraloría de Bogotá D.C. para la implementación del software hacendario SI CAPITAL Establecer que las condiciones establecidas en el contrato 103 de 2007 relacionadas con la firma digital hayan sido desarrolladas por la firma contratista y la necesidad de contratar la parametrización de veintiséis procesos en SIGESPRO. 5

6 2. ALCANCE Se realizó evaluación y se emitió concepto sobre las actuaciones que se desprenden del desarrollo de los temas a examinar, a través de la verificación de operaciones, documentos, registros y ejecución de actividades, en el área administrativa, observando las medidas, actividades y acciones adoptadas para su cumplimiento profundizando en los hallazgos No. 50 y 52 que se originaron de la evaluación realizada al Proceso de Gestión Tecnológica de la auditoria practicada a la Contraloría de Bogotá D.C en la vigencia 2007 y los cuales consistían en: Hallazgo No 50: Incumplimiento de lo establecido en el numeral 7º del artículo 25 y numeral 1º del artículo 26 de la Ley 80 de La Contraloría de Bogotá D.C. celebro con Oracle de Colombia los contratos número 009 del 30 de marzo de 2007 y 098 del 18 de diciembre de 2007 por valor de $ y ,82 respectivamente para la adquisición del soporte técnico denominado Software Updates License & Support que incluía la actualización de una (1) licencia para dos (2) procesadores de Forms and Reports licencia para dos (2) procesadores de Oracle Database Enterprise Edition y soporte técnico por un (1) año. Hallazgo No. 52: Incumplimiento en los numerales 1º y 7º del artículo 25, y el númeral 1º del artículo 26 de la Ley 80 de La Contraloría de Bogotá D.C. celebró el contrato No 103 de 2007 con la firma Macroproyectos Ltda. por valor de $ , cuyo objeto consiste en Entregar a titulo de venta real el módulo de ventanilla virtual en Internet GDOCS Webfile y prestar el servicio de diseño e implementación de veintiséis (26) procesos para el área de talento humano en SIGESPRO. 6

7 3. RESULTADOS OBTENIDOS 3.1 CONTRATOS 009 DEL 30 DE MARZO DE 2007 Y 098 DEL 18 DE DICIEMBRE DE 2007 CELEBRADOS CON LA FIRMA ORACLE DE COLOMBIA La Entidad inicia la ejecución del proyecto SI CAPITAL como parte de un grupo piloto de entidades que tomaron la iniciativa de implementar el Sistema de Información dentro del programa bandera de la Secretaría Distrital de Hacienda y el cual en su objetivo busca unificar el uso del software desarrollado por la Secretaria a otras Entidades Públicas que así lo requirieran. Dicho proceso inicia con la presentación del proyecto desde el año 2005 por parte de la Secretaría Distrital de Hacienda, la solicitud de inscripción el 25 de julio de 2005 por la Contraloría de Bogotá D.C. y la aceptación e inclusión al grupo piloto de entidades por parte de la Secretaría Distrital de Hacienda el 12 de agosto del mismo año. Como resultado de lo anterior a la fecha ha venido implementando y usando el paquete de programas suministrado con el SI CAPITAL, la entrega oficial del software la realiza mediante el convenio de cooperación interinstitucional No firmado por el Contralor Distrital, Doctor MIGUEL ANGEL MORALESRUSSI RUSSI y el Secretario Distrital de Hacienda Doctor JUAN RICARDO ORTEGA LOPEZ del 04 de diciembre de 2008 donde establece entre otros, las condiciones de uso de los programa fuentes suministrados. Como documento integrante del convenio firmado se encuentra el anexo ESTUDIOS PREVIOS Y CONDICIONES Y/O ESPECIFICACIONES ESENCIALES PARA LA CELEBRACION DEL CONVENIO CON LA CONTRALORIA DE BOGOTA, donde en el NUMERAL I CONSIDERACIONES, enuncia: ( ) g). Que la SECRETARIA DE HACIENDA ha considerado viable autorizar el uso del software desarrollado a otras entidades públicas que así lo requieran, colaborando en este sentido con el mejoramiento de la tecnología utilizada actualmente en dichas entidades. h). Que la SECRETARIA DE HACIENDA mantiene la propiedad intelectual sobre el software desarrollado, sin embargo la CONTRALORIA DE BOGOTA, con sus propios recursos podrá realizar las modificaciones al mismo de acuerdo con sus requerimientos particulares, las cuales no serán responsabilidad de la SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL. 7

8 Así mismo en el capitulo IV OBLIGACIONES DE LAS PARTES, LITERAL A. CONTRALORIA DE BOGOTA expresa: ( )2. Disponer de la infraestructura informática a nivel de software hardware y comunicaciones que cumpla los requerimientos técnicos mínimos exigidos por cada una de las aplicaciones para su implantación y normal funcionamiento bajo los niveles de procesamiento de los volúmenes de información esperado. 5. Afinar las bases de datos y sistemas operativos según las necesidades de procesamiento. 7. Realizar con recursos propios el mantenimiento, soporte y nuevas funcionalidades de las aplicaciones que sean recibidas de la SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA. Como lo expone el convenio, la propiedad intelectual del Software es de la Secretaria Distrital de Hacienda, pero la Contraloría es a quien con recursos propios le corresponde adelantar todas la actividades que se deriven de la carga de la información requerida por los sistemas recibidos para su funcionamiento, así mismo, le corresponderá adquirir y ejecutar los programas de aplicación que requiera en la plataforma tecnológica para llevar a cabo el proceso de migración y/o carga de datos, garantizando la calidad y legitimidad de los mismos, así como garantizar el mantenimiento y soporte de los aplicativos entregados en los años que lo tenga implementado. Se evidenció en los documentos de presentación del Sistema de Información SI CAPITAL realizado por la Secretaría de Hacienda Distrital y en comunicaciones remitidas desde la Secretaria de Hacienda al Ente de Control en el año 2005, que es la Contraloría quien deberá proveer los requerimientos mínimos en software, hardware y recurso humano para la implementación y puesta en marcha del mismo. Si bien, no esta explícitamente expreso en el convenio que la Contraloría tiene la obligatoriedad de adquirir las herramientas FORMS AND REPORTS y DATABASE ENTERPRISE EDITION de Oracle como programas operativos para mantener en funcionamiento el SI CAPITAL, si es la Entidad de Control quien respetando los derechos patrimoniales y de propiedad intelectual de esta plataforma de software realice los respectivos estudios y adelante la contratación necesaria para la adquisición de las herramientas que le permitan después de llevar a cabo las tareas de implementación mantener en funcionamiento los programas aplicativos suministrados. 8

9 La Contraloría mediante la celebración contrato del No. 77 de noviembre de 2005, con la Empresa Sistemas Integrales de Informática S.A. (SISA) como relicenciadora en términos del contrato DVA respecto a los programas de Oracle adquiere a perpetuidad las licencias de los programas Forms and Reports Versión 10g y Database Enterprise Edition Versión 9g de Oracle, por un valor de $ miles como parte del proyecto de modernización tecnológica que para esta vigencia ejecutaba, la adquisición inicial de este licenciamiento, incluyó en su primer año de contrato el soporte técnico y actualización de estos. Al iniciar la implementación y puesta en marcha del software suministrado mediante el Sistema de Información SI CAPITAL la Empresa GTS LTDA mediante oficio con radicado del 01 de junio de 2006, hace entrega del software Oracle Application Server: Forms and Reports 10g Release 2, versión for Windows para la fase de desarrollo en el plan piloto, es de resaltar el énfasis que realiza GTS LTDA acerca de que las licencias utilizadas en la instalación pertenece a ellos, como empresa que forma parte de la Unión Temporal DB SYSTEM LTDA GTS proveída por la Secretaria Distrital de Hacienda en la implementación del SI CAPITAL y que por ser parte de Oracle Partner Network cuenta con licencias de desarrollo que pueden ser únicamente usadas en la ejecución de sus proyectos. La propiedad intelectual y patrimonial del Software que suministra la firma Oracle, no pertenece a la Secretaria Distrital de Hacienda, ni a la Empresa GTS LTDA, por lo cual estas no pueden ceder su uso a perpetuidad a las Entidades donde se implemente el paquete de programas ofrecidos con el Sistema de Información SI CAPITAL por lo tanto, la Contraloría para continuar con el normal funcionamiento de este programa aplicativo, consideró pertinente mantener el soporte de las herramientas FORMS AND REPORTS Y DATABASE ENTERPRISE EDITION ya adquiridas en el año 2005 mediante la contratación del servicio Software Updates License and Support con Oracle de Colombia para los años siguientes a la finalización de la fase de desarrollo. Después de vencido el contrato inicial de adquisición de licencias, la renovación del soporte técnico y actualización es optativa, por lo cual la Contraloría es quien debe decidir si adquiere o no este servicio a través del producto Software Updates License and Support y si pierde la oportunidad de recibir el apoyo técnico y de actualización posterior de los productos Oracle durante el tiempo que tenga implementado el Sistema de Información SI CAPITAL. A razón de lo anterior, y con el objeto de dar continuidad después del proceso de implementación del SI CAPITAL la Contraloría ejecuta los contratos 009 y 098 de 2007, adquiriendo para los años 2007 y 2008 respectivamente, la renovación anual del contrato de soporte técnico y actualización denominado por Oracle 9

10 Software Updates License and Support que le permite tener acceso a los servicios de soporte mantenimiento y actualización de los problemas y errores que puedan generarse en el funcionamiento de esta plataforma. Algunos de los beneficios recibidos por la Entidad por la celebración de los contratos de servicios números 009 y 0098 de 2007 son: Asistencia técnica a través del servicio electrónico Metalink las 24 horas los 7 días a la semana usando los servicios de actualización de fixes, requerimientos legales y reglamentarios, registro de requerimientos de servicio a través de Internet, búsqueda de soluciones e información necesaria para aprovechar la tecnología Oracle, entre otros. Realizar consultas ayudas técnicas y administrativas que le ayuden a la Contraloría a encontrar soluciones rápidas y sencillas a los problemas que se puedan generar en la administración de los datos y reporte de informe generado por el uso de los programas de Oracle. Tener información actualizada acerca de los productos contratados respecto alertas técnicas, anuncios de obsolescencia y en general datos útiles y valiosos de carácter proactivo. Contar con las nuevas versiones de software que salgan al mercado sin pagar valor adicional a lo cancelado con la contratación del servicio de actualización y soporte durante la vigencia de este. Se debe tener presente que la Contraloría, como objeto de la celebración de estos contratos no recibe físicamente ningún producto de licencia, si bien tal y como lo estipula la cláusula primera de ambos, el contratista se compromete para con la Contraloría a prestar con autonomía técnica y administrativa el servicio de soporte técnico para los productos Forms and Reports y Database Enterprise Edition adquiridos desde el 2005, asistencia técnica, que ha sido recibida por parte de Oracle vía Internet a través del producto METALINK. Las políticas de actualización de software de Oracle especifican el servicio de Actualización como una versión subsiguiente del programa e indica que pondrá a disposición y sin costo adicional las nuevas versiones de productos a los clientes que adquieren el servicio de Software Update License & Support, previa solicitud de esta por parte del cliente, estipula además, el servicio de Software Updates como el producto base para contratar cualquier otro tipo de servicio de soporte con Oracle. 10

11 Durante la fecha de celebración de los contratos 009 y 098 de 2007 y al momento de esta visita la versión instalada y usada de los programas de Oracle por el Sistema de Información SI CAPITAL es la 10g, es este uno de los productos por el cual, recibe el respectivo soporte y mantenimiento. Durante el tiempo de ejecución de estos contratos se lanzo al mercado una actualización del producto Database Enterprise Edition a la versión 11g, la Dirección Técnica de Informática de la Contraloría no ha encontrado viable migrar esta plataforma operativa a la nueva versión por cuanto la Secretaria Distrital de Hacienda como líder del proyecto SI CAPITAL a la fecha no ha informado de una migración a la versión 11g de la plataforma de software de Oracle usada para el funcionamiento operativo de los programas, no obstante a esto, se encuentra técnicamente lista y preparada a realizarlo en el momento en que sea requerido y manifestado por la Secretaria de Hacienda. Durante el trabajo de campo realizado, se pudo comprobar la solicitud realizada por parte de la Contraloría de Bogotá D.C. a Oracle de Colombia de la actualización a la versión 11g del Database Enterprise Edition y la entrega de los mismos en medio magnético por parte de la firma contratista desde el pasado 20 de noviembre de 2008, licencia la cual, tiene bajo custodia la Dirección Técnica de Informática de la siguiente forma: Oracle Database 11g Release 1 ( ) Media Pack for Windows (32 bit); 20discos. Oracle Database 11g Release 1 ( ) Media Pack for Windows X64; 18 discos. Así las cosas, a razón de los contratos que desde 2005 ha celebrado con la firma Oracle, la Entidad de Control posee actualmente las licencias de Oracle para su uso en las versione 10g y 11g del Database Enterprise Edition y la versión 10g para el Forms & Reports y de las cuales recibe el respectivo soporte y mantenimiento. Mantener en funcionamiento, en un estado confiable y seguro, los datos y operaciones que se realizan con los programas de software suministrados a través del SI CAPITAL, entre otros, es lo que ha llevado a la Contraloría de Bogota D.C. a contratar el servicio de UPDATE LICENSE & SUPPORT y a continuar a la fecha con la continuidad de este servicio. Si bien, la adquisición inicial del Database Enterprise de Oracle fue obtenida por valor de $ miles según el reporte suministrado por el Área de Inventarios de la Contraloría, el valor de los contratos de servicios con los que se ha mantenido el soporte técnico de todos los productos de Oracle y permitido recibir 11

12 las actualizaciones subsiguientes fue de $75.319miles y $71.521miles, valores menores a la inversión inicial de adquisición del licenciamiento. No contratar el servicio ofrecido por Oracle y dejar que se venza el plazo de renovación, generaría por parte de Oracle un cobro por encima del valor del servicio por concepto de reinstalación del software contratado inicialmente con esta casa matriz. 3.2 CONTRATO DE COMPRAVENTA Y PRESTACION DE SERVICIOS No. 103 DE 2007, CELEBRADO ENTRE LA CONTRALORIA DE BOGOTA D.C. Y MACROPROYECTOS LTDA Módulo Ventanilla Virtual en Internet GDOCS WEBFILE El modulo GDOCS WEBFILE denominado Ventanilla Virtual por la Contraloría de Bogotá D.C. esta orientado a la recepción de documentos a través de Internet, este permite que los ciudadanos y otras Entidades puedan enviar su solicitudes, derechos de petición y cualquier tipo de solicitud como si fuesen registrados en una ventanilla física de la organización. Los parámetros del Sistema GDOCS WEBFILE Ventanilla Virtual permiten controlar además de solicitudes electrónicas normales, también aquellas que son firmadas digitalmente. Este verifica la validez y vigencia de lo certificados de firma digital expedidos actualmente en Colombia por CERTICAMARA S.A. en los equipos finales de usuarios de la Contraloría que tienen acceso y permisos asignados al Sistema de Gestión de Procesos y Documentos (SIGESPRO). Una vez radicado el trámite o documento por el usuario externo, el aplicativo genera y asigna una clave al proceso iniciado, con el cual el remitente posteriormente podrá realizar consulta al estado del trámite ingresado. La misma característica anterior la posee aquellas solicitudes que son firmadas digitalmente, con la diferencia de que la consulta de su estado la puede realizar solo con el ingreso del certificado de firma. El modulo GDOCS WEBFILE Ventanilla Virtual se integra de forma nativa con los módulos GDOCS instalados en la Contraloría de Bogotá D.C., sobre el cual se ejecuta el Sistema de Gestión de Procesos y Documentos (SIGESPRO) permitiendo almacenar el archivo original firmado o no digitalmente mediante GDOCS SERVER, con la cualidad de extraer el contenido del mismo y los datos del remitente, sin alterar el archivo original a través del módulo GDOCS WORKPLACE. 12

13 El GDOCS WEBFILE, VENTANILLA VIRTUAL esta integrado al GDOCS SIGESPRO por lo tanto los documentos que ingresen por el aplicativo de ventanilla virtual usando la Internet, generan procesos en SIGESPRO, como si los documentos hubiesen sido ingresado y radicados por el modulo GDOCS DOCFILE físicamente en la Contraloría. Mediante las pruebas efectuadas a este aplicativo, las reuniones sostenidas con funcionarios de la Dirección Técnica de Informática y la reunión efectuada con el Ingeniero José Mario Martínez por parte de la firma contratista, se pudo comprobar que las condiciones establecidas para la implementación de la Ventanilla Virtual en el contrato 103 de 2007 correspondientes con la firma digital fueron cumplidas y desarrolladas por MACROPROYECTOS LTDA. CERTICAMARA, como entidad emisora, solo procede haciendo entrega a los suscriptores de la respectiva firma digital (TOKEN Y PROGRAMA CERTIFIRMA), el programa Certifirma, solo puede ser usado e instalado exclusivamente por quien adquiera una firma digital en los computadores que CERTICAMARA autorice y debe de darle solo el uso que se desprendan naturalmente de sus características, absteniéndose de cualquier practica que vaya en contra de los términos establecidos en el Acuerdo de Licencia Certifirma. El programa Certifirma tiene como objeto permitir que se firmen digitalmente archivos, se realicen y radiquen con firma digital las solicitudes en entidades publicas o privadas que tengan instalado este tipo de servicios y efectuar operaciones sobre el archivo firmado tales como; verificar la firma digital, ver el contenido del archivo firmado digitalmente, firmar nuevamente el archivo y ver el certificado asociado a la firma. La Empresa contratista mediante el desarrollo y entrega del GDOCS WEBFILE denominado Ventanilla Virtual, entrega y otorga a la Contraloría la oportunidad y potestad de participar en el proceso de uso de firmas digitales como PARTE CONFIANTE convirtiéndose en un interviniente del Sistema de Certificación Digital, a través del modulo de Ventanilla Virtual. Tal y como lo indica CERTICAMARA en su DECLARACION DE PRÁCTICAS DE CERTIFICACIÓN. El objeto de la contratación del aplicativo ventanilla virtual de acuerdo a las condiciones establecidas por la Contraloría en el contrato 013 de 2007 es el de permitir a la ciudadanía, funcionarios del Ente de Control, entidades públicas y privadas de participar en el proceso de uso de firma digital ofreciendo una herramienta para ello, observando lo estipulado en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1747 de 2000 los cuales reglamenta este tipo de practicas, y la Ley

14 de 2005 que define las disposiciones legales sobre la racionalización y automatización de trámites y procedimientos. El modulo de Ventanilla Virtual por ser un aplicativo Web, no es entregado en medio magnético, es desarrollado por MACROPROYECTOS a través de los requerimientos realizados por la Contraloría de Bogota D.C. e instalados en los servidores para su respectivo uso. MACROPROYECTOS LTDA realiza la entrega del documento de licencia de uso, autorizando a la Contraloría de Bogotá D.C. a partir del 03 de marzo de 2008 a usar en perpetuidad el componente Web del Sistema de Gestión de Procesos y Documentos, GDOCS WEBFILE, el cual es utilizado para el montaje de la VENTANILLA VIRTUAL en Internet, como un modulo del Sistema de Gestión de Procesos y Documentos SIGESPRO. Así mismo, le manifiesta a la Contraloría que las licencias de uso otorgadas, no incluyen la transferencia de la propiedad intelectual y patrimonial de los programas fuentes, objeto, ejecutables, diseño o cualquier otro componente de este, los cuales pertenecen exclusivamente a MACROPROYECTOS LTDA. Dicho modulo es incorporado al inventario de la Dirección Técnica de Informática mediante el comprobante de ingreso No. 13 de 2005, aunque no se realiza entrega mediante medio físico de este modulo, amerita el ingreso en almacén del mismo por cuanto lo suministrado para este caso con el objeto contractual es una licencia de uso, el cual registra en inventarios como un bien intangible. El respectivo manual de este aplicativo Web se encuentra en formato digital enlazado en la pantalla de inicio de este. Se evidencio la participación de funcionarios en tareas de seguimiento a las actividades de implementación, a través de las actas de montaje, integración y puesta en marcha del componente de ventanilla virtual (GDOCS WEBFILE) suscritas por la Dirección Técnica de Informática y el Contratista, donde aparecen como firmantes funcionarios que por las partes participaron en este proceso. A la fecha de la visita de auditoria especial se detecto que la Ventanilla Virtual no ha reemplazado el aplicativo de participación ciudadana denominado PQR, la recepción de este tipo de solicitudes lo realiza en paralelo por ambos programas que redirecciona a la Oficina de Participación Ciudadana, No obstante a lo anterior, la Contraloría actualmente se encuentra adelantando los estudios previos para la implementación, migración y unificación del sistema PQR al SIGESPRO para la vigencia

15 3.2.2 Servicio de diseño e implementación de veintiséis (26) procesos para el área de a Talento Humano en SIGESPRO. El contrato 013 de 2007 contempla en su objeto el diseño e implementación en un plazo de dos (2) meses de los siguientes 26 proceso para el área de Talento Humano en SIGESPRO: 1. Solicitud de vacaciones 2. Solicitud de cesantías 3. Solicitud de certificaciones laborales 4. Solicitud de licencias remuneradas. 5. Solicitud de licencias no remuneradas. 6. Licencias de maternidad 7. Licencias de estudio 8. Licencias de representación de la Entidad 9. Solicitud de prima técnica 10. Solicitud y aprobación de comisión 11. Registro de incapacidades 12. Actualización de datos hoja de vida 13. Novedades de capacitación 14. Novedades de experiencia 15. Renuncias al cargo 16. Solicitud de permisos 17. Llamados de atención 18. Encargos de Funcionarios 19. Traslado de funcionarios 20. Nombramientos 21. Solicitud de viáticos 22. Sanciones y suspensiones 23. Solicitudes a otras dependencias 24. Solicitudes a Entidades externas 25. Inscripción de eventos 26. Inscripción a capacitación. Argumenta la Dirección Técnica de Informática la necesidad de contratar este servicio por cuanto: El personal de la Dirección de Talento Humano no tiene el conocimiento específico y técnico para realizar cambios al modulo y parámetrizar dichos procesos. La Dirección de Informática, si bien posee personal que pueda realizar en conjunto con la Dirección de Talento Humano la parametrización de estos 15

16 26 procesos, considero oportuno, eficiente y eficaz contratar la realización de esta tarea con la firma desarrolladora del programa, primero por no contar con el personal en cantidad suficiente el cual pudiera vincular a este tipo de trabajo sin descuidar el servicio de apoyo técnico que prestado a toda la Contraloría y segundo por que el contratista podría realizarlo de manera rápida, confiable y en los tiempos establecidos para ello ya que tiene el conocimiento y experiencia sobre automatización de procesos en su propio producto La parametrización de los 26 procesos en SIGESPRO evidencia la participación de funcionarios de la Dirección de Talento Humano los cuales se involucran en el levantamiento y entrega de la información, esta intervención queda registrada en las actas de validación en el proceso de talento humano suscritas entre esta Dirección de Talento Humano de la Contraloría y el personal de la empresa contratista MACROPROYECTOS A la fecha los veintiséis procesos se encuentran regularizados y funcionando conformemente, explica la Dirección Técnica de Informática, que no hubiese podido cumplir con la entrega del software debidamente parametrizado y funcionando eficientemente en el tiempo requerido, debido a que el personal que tiene bajo su orientación se encontraban ejecutando actividades de implementación del SI CAPITAL, así como las actividades de soporte diario a usuarios finales de la plataforma tecnológica de la Contraloría. Como resultado de la auditoría especial, se enuncian algunas recomendaciones derivadas del examen, con el propósito de coadyuvar en el mejoramiento Levantar internamente un estudio que le de la posibilidad de conocer alternativas distintas al soporte y mantenimiento que recibe por parte de Oracle y que le permitan tener en funcionamiento dicha plataforma de software a un costo más económico del pagado actualmente. Efectuar estudios de mercado que tengan como objeto el comparar alternativas en la implantación de nuevas funcionalidades que este proyectando realizar a los programas aplicativos que se tienen instalados actualmente y que le garanticen la escogencia de la oferta más eficiente y económica al momento de adquirirlos. Optimizar la inversión en tecnologías de la información y de las comunicaciones de la Contraloría. 16

17 4. CONCLUSIONES La infraestructura de programas mediante el cual el software hacendario SI CAPITAL administra sus bases de datos y reportes son de propiedad de la firma Oracle, la cual tiene un único proveedor para Colombia lo que obliga a realizar contratación mediante modalidad directa con esta firma. La Entidad argumenta mantener el servicio contratado con Oracle por cuanto el soporte técnico y mantenimiento a esta plataforma de software le brinda la seguridad y el soporte necesario para actuar en caso de fallas y problemas operativos generados de la ejecución de estos programas. Ventanilla virtual es contratado con la particularidad de implementar un proceso que permita la presentación de documentos electrónicos externos a través de Internet e ingresar a las instancias de los procesos de la organización documentos electrónicos firmados digitalmente o sin firma digital, proveniente de los usuarios, clientes o proveedores, lo anterior, observando lo estipulado en las Leyes 527 de 1999, 962 de 2005 y el Decreto 1747 de La contratación de los 26 procesos desarrollados en SIGESPRO puede ser considerada oportuna por cuanto estima la eficiencia de contratar la realización de esta tarea con la firma desarrolladora del programa, por no contar con el personal en cantidad suficiente bajo su dirección, el cual vincular a este tipo de trabajo sin descuidar la participación en las tareas de implementación del SI CAPITAL y el apoyo técnico que presta a la infraestructura tecnológica de la Contraloría, igualmente, expresa que el contratista lo pudo realizar de manera rápida, confiable y en los tiempos establecidos para ello. Los hallazgos número 50 y 52 discutidos a razón de la auditoría practicada para la vigencia 2007 enuncian falta de aplicación a los principios de responsabilidad y economía, principios que no entrarían a señalarse, por tanto que se logró evidenciar que la Entidad realizo con antelación a la firma del contrato la conveniencia del objeto a contratar, contaba con las respectivas autorizaciones y aprobaciones para la ejecución de estos y realiza el respectivo seguimiento a la correcta ejecución de los objetos contratados. No obstante lo anterior, la Auditoría General de la República estará vigilante de que las inversiones que se hayan ejecutado, se realicen y tengan como objeto el mantenimiento y el fortalecimiento tecnológico de la Contraloría de Bogota D.C., se valoren en términos de economía eficiencia, eficacia y efectividad para lo cual en los próximos ejercicios auditores a practicar se prestará especial atención al cumplimiento que de estos principios otorgue el Ente de Control, a fin de realizar un análisis que permita establecer el costo/beneficio que ha recibido por la adquisición y uso de los servicios que de mantenimiento, soporte y nuevas implementaciones y funcionalidades realice al software existente. 17