INFORME DE CONTROL INTERNO 2011 EDWIN CABRALES BONIVENTO. Asesor de Control Interno PRESENTADO A: CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO

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1 INFORME DE CONTROL INTERNO 2011 EDWIN CABRALES BONIVENTO Asesor de Control Interno PRESENTADO A: CONTRALORÍA GENERAL DEL DEPARTAMENTO RIOHACHA 28 DE FEBRERO DE 2012

2 INDICE 1 INTRODUCCION 1. OBJETIVO 2. OBJETOVOS ESPECIFICOS 3. ALCANCE 1 ESTADO DE CONTROL INTERNO CONTABLE FORTALEZAS DEBILIDADES 2.2. ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS, INFORMES Y REPORTE CONTABLES ANALISIS INTERPRETACION Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION FORTALEZAS DEBILIDADES 3 AVANCES OBTENIDOS RESPECTO A LA EVALUACION Y RECOMENDACIONES REALIZADAS 4 EVIDENCIAS 5 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 5.1. AVANCES 5.2. DIFICULTADES 6 SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 6.1 AVANCES 6.2 DIFICULTADES

3 7 SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACION 7.1 AVANCES 7.2 DIFICULTADES 8 ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA UNIVERSIDAD DE LA GUAJIRA 9 RECOMENDACIONES Y SUGERENCIAS RELATIVAS AL CONTROL INTERNO CONTABLE 9.1 CONTROL ESTRATEGICO AMBIENTE DE CONTROL DESARROLLO DEL TALENTO HUNAMO ESTILO DE DIRECCION 9.2 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ADMINISTRACION DEL RIESGO COMUNICACIÓN PÚBLICA 10 RECOMENDACIONES RELATIVAS A LA IMPLEMENTACION AL SISTEMA INTEGRADO (MECI Y GESTION DE CALIDAD)

4 1. INTRODUCCION La universidad de la Guajira es una entidad de carácter pública, con autonomía administrativa Y financiera. Además La Universidad de La Guajira es un ente universitario autónomo de carácter estatal, de servicio público cultural, abierto, participativo, pluralista y humanista, de orden Departamental creada el 12 de noviembre de 1976, por Decreto 523 del Despacho del Gobernador, en cumplimiento de las Ordenanzas 011 y 022 de Reconocida como Universidad mediante Resolución No del 24 de junio de 1995 del Ministerio de Educación Nacional, con domicilio principal en la ciudad de Riohacha, goza de autonomía académica, administrativa, financiera, presupuestal, personería Jurídica y patrimonio propio e independiente. Por ser un ente estatal es vigilada por organismos de control dentro de los cuales podemos mencionar, contraloría general de la nación, contraloría general de la república, departamento administrativo de la función pública, contaduría general de la nación, dirección de impuesto y aduanas nacionales, entre otras. En razón a lo anterior, podemos precisar que esta institución se nutre de los diferentes procesos que se llevan a cabo al interior, tal es el caso de los macro procesos, de apoyo, estratégicos, misionales y de evaluación y control. Para cada uno de ellos se desprenden subprocesos, los cuales se llevan a cabo procedimientos para operar dentro del marco administrativo. Financiero, académico, social, económico e institucional. Dicho lo anterior es nuestra competencia evaluar, verificar y emitir recomendaciones, sugerencias y precisiones de cada uno de sus procesos previa aprobación del plan de auditoría planeado para cada vigencia. Hoy nuestra atención se centra con mayor atención sobre la implementación del sistema de gestión de calidad, puesto que es la carta de navegación, en la cual la institución deberá funcionar y operar de manera eficiente.

5 1.1 OBJETIVO El objetivo trazado para este informe, es esencialmente informar a cerca del estado actual en que se encuentra la universidad de la Guajira respecto a la vigencia 2011, en lo concerniente a la parte económica, de gestión, financiera, social y académica de la institución, para lo cual nos basamos en las diferentes sugerencia, solicitudes, auditorias programadas a cada proceso, planes de auditoría y los hallazgos que arrojaron muchas investigaciones planeadas contempladas en el plan anual de auditoría. Seguido a esto podemos mencionar un segundo objetivo que tiene que ver con la operatividad del ente económico, lo cual está enmarcado en el SIGUG, siendo esta la carta de navegación de la institución respecto a todos sus procesos ALCANCE El alcance de este informe, abarca todos los aspectos relacionados con la información financiera, económica, social, educativa y operacional de la universidad de la Guajira para la vigencia Se fundamenta en el cumplimiento de la ley 87 de 1993 y demás normas sobre control interno (ISO 9000:2005), lo cual refiere muchas de los lineamientos establecidos para la efectividad de los procesos al interior de la entidad.

6 2. ESTADO DE CONTROL INTERNO CONTABLE 2.1 Fortalezas Los documentos soporte que se generan de las diferentes operaciones, corresponde a lo descrito, respaldando los registros contables. Se efectúan y se guardan debidamente los comprobantes de contabilidad de manera clara y consecutivamente. Los registros contables se efectúan en orden cronológico, guardando lo consecutivo de los hechos que se generan, de las transacciones y de las operaciones realizadas e identificadas. Los hechos económicos, financieros y contables que se llevan a cabo dentro de la entidad, lo cual están identificados, fueron interpretados respecto al régimen de contabilidad pública colombiana, emitido por la contaduría general de la nación. La institución avanzo en el fortalecimiento de su información contable, con la depuración de las cuentas de los estados financieros, a efecto de garantizar la sostenibilidad y permanencia del sistema de contabilidad que contenga y produzca información razonable, confiable y oportuna. La información que se encuentra registrada, clasificada, identificada y soportada, es herramienta fundamental que le sirve a la administración para toma de decisiones. La entidad cuenta con procesos razonables e identificados, que sirven de guía para agilizar sistema financiero al interior de la institución. La información que se remite a las entidades de control, son enviadas a tiempo y esto gracias a que se cuenta con todo los registros de las operaciones que se generan según el ciclo transaccional de la institución. Las cuentas que se utilizan para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones, son utilizadas adecuadamente por las personas encargadas de realizar los registros.

7 A pesar de que la entidad soporta y refleja información real, fidedigna y veras, realiza los respectivos ajustes contables a efecto de plasmar la verdadera situación financiera, además reclasifica partidas según lo recomendado por el régimen de contabilidad pública Debilidades La Entidad no cuenta con un Sistema Integral de información Financiera que le permita hacer las transacciones en línea y que se conecte en red con las demás Dependencias. Existen hechos o y transacciones financieras que no están siendo manejados por el proceso contable. Algunas de las dependencias que nutren la información financiera, económica y contable de la institución, desconocen de la norma que orientan la contabilidad pública, esto debido que el plan de capacitación para los funcionarios es insuficiente frente a la necesidad que existe. El avance de la universidad es muy significativo, muestra de ello es la implementación del Sistema de Gestión para la Calidad, en razón a esto, es evidente su avance, pero se le debe hacer seguimiento y acompañamiento a todas dependencias, para que operen según los lineamientos requeridos para el funcionamiento del SIGUG. El canal de comunicación entre las diferentes dependencias, es el flujo de la información, dentro de este contexto, se debe fortalecer, puesto que no se presenta adecuadamente el flujo de la información que dinamice los procesos al interior de la institución. Se necita realizar ajustes inmediatos para fortalecer las políticas tendientes a mejorar la efectividad en el procesamiento, generación y divulgación de la información contable y, está a su vez se convierta en una herramienta útil para la toma de decisiones por parte de la Gerencia.

8 En algunos casos no son registrados hechos económicos que nutren el proceso contable de manera eficiente, debido a que la información que llega a la oficina de contabilidad no es oportuna, arrojando como consecuencia el atraso y obliga a no reflejar la realidad financiera de la entidad. El flujo de la información en el sistema financiero de la entidad se encuentra débil e insuficiente, puesto que los canales de comunicación no son los apropiados para la recesión y emisión de información de las diferentes transacciones que ocurren en la entidad. Los saldos del disponible entre las aéreas de presupuesto, contabilidad, tesorería y almacén no se encuentran totalmente conciliados, lo cual desvirtúa la razonabilidad de las cifras, permitiendo que se dilaten ciertos principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Se deben realizar las conciliaciones bancarias oportunamente, esto permite conciliar los saldos en bancos y registrar las operaciones bancarias efectivamente. Es obligación de la institución realizar por ley, el inventario físico de todos sus bienes de uso, por tanto recomendamos ejecutar las diligencias pertinentes, a efecto de conciliar los saldos en existencias y darle de baja a los bienes depreciados. La información contable como herramienta para la administración en la toma de decisiones, permite mostrar de manera resumida en los estados contables y, toda la situación contable de la institución, lo cual recomendamos fortalecer esta herramienta, para que sirva como herramienta principal en la toma de decisiones financieras. Se debe mejorar las conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades, que permita la confirmación de saldos a través de circularizaciones periódicas. Es evidente la debilidad que muestra el proceso de incorporación de bienes inmuebles y demás bienes patrimoniales de la institución, recomendamos implementar los planes de mejoramiento para minimizar

9 los efectos que pueden producir, fortaleciendo este procedimiento, permitiría tener registrado cada uno de los activos a tiempo real, organizados, identificados y cuantificados para los fines legales y contables. Es necesario implementar en el menor tiempo un software financiero, que permita integrar el sistema económico, contable y financiero en la institución, para ejecutar la información contable, presupuestal, de tesorería, de cartera y de alancen efectivamente, a efecto de evitar que se continúe manejando de manera manual, lo cual permitiría procesar información en menos tiempo, serviría para estar en red y arroja mayor resultados operativamente. El proceso contable es un elemento indispensable para el procesamiento y manejo de la información financiera, lo cual permite nutrir los estados financieros, mostrando la realidad contable de cualquier entidad, en razón a lo anterior recomendamos fortalecer y ajustar todos los saldos y partidas reflejados en los estados contables, a efecto de que se cumpla con los principios de contabilidad establecidos para la emisión de la información contable. Una vez realizados los ajustes a que haya lugar, la dirección puede tomar cualquier decisión financiera y proveer a los organismos de vigilancia y control la información pertinente para que sean auditados. El análisis e interpretaciones de la información contable permite facilitar la adecuada comprensión por parte de los usuarios, proveedores, clientes y organismos de control que requieran de la información financiera, para ello se debe mejorar este proceso, a efecto de presentar una información veraz, oportuna, efectiva y útil. El proceso para la legalización de las cajas menores, no se está implementando oportunamente, en consecuencia a esto se registran gastos en rubros diferentes afectando la vigencia siguiente.

10 Las áreas de presupuesto, tesorería y contabilidad, presentan saldos diferentes, lo cual indica que no se están practicando oportunamente las conciliaciones del saldo de disponible y, esto a su vez permite examinar simultáneamente los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de información. 2.2 ELABORACION Y PRESENTACION DE ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES Fortalezas La entidad dentro de sus procesos contables y para la presentación de la información financiera realizan los respectivos ajustes contables a efecto de reflejar la situación real, sin embargo existen notoriamente cuentas pendientes por ajustar o depurar. Los registros contables de las transacciones efectuadas en los periodos muestran idoneidad, existencia, organización y se archivan correctamente, conforme la normativa pero se hace necesario implementar nuevas técnicas conforme a la ley 594. Los datos registrados en los libros de contabilidad, corresponden con la información contenida en los comprobantes y los soportes contables de las diferentes transacciones contables efectuadas. La información contenida en los estados contables son tomados fielmente de los saldos registrados en los libros contables. Son congruentes las cifras de las partidas contables, respecto a la información que se genera contable y financieramente Debilidades El flujo de la información para nutrir las dependencias que conforman el sistema financiero de la institución es deficiente, lo cual permite que la

11 información no se registre y no se causen en su oportunidad y no se incluyan en el periodo de ocurrencia. El sistema de operación de las transacciones financieras al interior de la institución, no se interrelacionan con todas las áreas financieras, lo cual conlleva a que no haya reciprocidad en la información que se genera. La entidad presenta saldos de los bienes muebles e inmuebles atrasados, debido que no se practican los avalúos técnicos de cada uno de ellos, desconociendo el valor presente. Los manuales de procedimiento de las diferentes áreas de la institución han sufrido modificaciones, lo cuales no han sido socializados totalmente, para que haya mayor entendimiento. Dificultad en la adopción del régimen de contabilidad pública, manual de procedimientos y el manual para la implementación del modelo del control interno contable. El programa contable (activo 2000) utilizado para procesar la información contable no es compatible con la información financiera que se genera al interior de la institución. El manual de procedimiento del área contabilidad se encuentra en proceso de socialización y concertación. La revelación de algunas cifras de ciertas partidas de los estados contables, no reflejan la verdadera situación financiera de la entidad, en consecuencia a que no llega oportunamente la información para nutrir las estados contables en los periodos requeridos. La entidad no aplica oportunamente el avaluó técnico de sus bienes, a si mismo existen bienes por incorporar en el inventario general de la universidad. Los saldos de las partidas entre contabilidad y almacén no son conciliados, por lo tanto existe diferencias en los montos.

12 2.3. ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Fortalezas La universidad de la Guajira a través de sus diferentes áreas, envía oportunamente la información económica, financiera, contable y ambiental requerida por los organismos de control fiscal, utilizando como canal conductor los calendarios tributarios, la normatividad vigente y las resoluciones reglamentarias. Los procedimientos contables y financieros implementados en la adopción del sistema de gestión para calidad, son articulados, concertados, identificados, verificados, socializados y ejecutados en el marco de la normatividad vigente. Se emiten periódicamente estados contables que se sirven como herramienta a la administración para la toma de decisiones. La información contable y financiera es de fácil verificación y comprobación, se encuentran identificados las cuentas, saldos, concepto, movimientos y es accesible a todos los usuarios Debilidades El flujo de la información financiera presenta debilidad, lo cual tiende a desvirtuar la efectividad de los procesos en todas sus áreas. La información que se emite a nivel financiero, cobra irrelevancia debido a que presenta muchas inconsistencias al momento de revelar los movimientos en ciertas transacciones. No se están utilizando las herramientas financieras tales como los indicadores y las razones financieras, a efecto de realizar los análisis pertinentes. El manejo de la información financiera presenta es débil, lo cual se requiere implementar los manuales de procedimientos recomendados por el nuevo sistema de gestión para la calidad SIGUG.

13 3. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO A LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS El fortalecimiento institucional en todos sus procesos, depende en gran medida de la implementación del sistema integrado de gestión para la calidad, lo cual tiene su fundamento legal en la norma NTCGP 1000:2009 y la ley 872 de 2003, constituyéndose en una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad. Tomando como referencia lo antes mencionado, la institución esta pasado por una etapa de reorganización en todos sus procesos, con la puesta en marcha del SIGUG, en donde todas las partes involucradas deben comprometerse y cumplir cabalmente con los requerimientos señalados por la norma, además se hace necesario adoptar este sistema, puesto que se eliminan o minimizan ciertos obstáculos que se presentan en los procesos de apoyo, de gestión, misionales, de evaluación y control, al interior de la institución. El nominador acato y presto voluntad, disposición y apoyo, al momento en que se le recomendó fortalecer los mecanismo de Gestión de Control con la implementación del proceso de Depuración de la información contable, a efecto de garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema de información contable que apunte a producir información fidedigna, razonable, útil y oportuna. El avance es muy significativo y oportuno, refiriéndose a la implementación de SIGUG, puesto que este sistema arroja como resultado en nuevo direccionamiento de todos sus procesos, lo cual se convierte en una herramienta de Gestión para la toma de decisiones. Este salto organizacional se logro gracias a muchas recomendaciones, sugerencias y explicaciones,

14 respecto a la relevancia de implementar un sistema que articule la aplicación de manuales de procedimientos, instructivos, directrices, regulaciones, formatos en los que se debe ejecutar todos los procesos al interior del alma mater. 4. Evidencias Nuestro informe esta soportado en el documento obtenido en la socialización del SIGUG, el informe presentado por la coordinadora del proceso de depuración contable vigencia 2010 y, del que hice parte, además se tomo como referencia el informe de gestión de control interno, las observaciones y seguimiento que se realizaron al de enviar la información contable, financiera, social y ambiental a las diferentes entidades de vigilancia y control, los boletines emitido por la oficina de tesorería, entre otros. En ese orden de ideas desarrollamos valores y juicios profesionales al respecto, lo cual conllevaron a desarrollar este informe de gestión partiendo la objetividad que caracteriza a los auditores y soportados en los principios de auditorías aplicadas en Colombia, las normas de control interno, las resoluciones actualizadas en materia de sistema de gestión para la calidad, los acuerdos firmados a nivel interno y las resoluciones emitida por los organismos de vigilancia y control.

15 5. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO 5.1. Avances Durante la vigencia 2011 se continúo con las jornadas de trabajo que permitió la participación integral de los líderes de los procesos a efecto de implementar el sistema integral de gestión para la calidad en la entidad. El fin mismo de este sistema, impulsa a la institución a reorganizar sus procesos en aras de mostrar efectividad en todas sus operaciones. El nivel de avance que ha tenido la institución a lo largo de los tres últimos años, ha sido muy significativo, en donde la administración apunta sus estrategias sobre la base de los cuatros macro procesos identificados; de apoyo, estratégico, misionales y de evaluación y control. Cada uno de estos procesos está siendo direccionado respecto a alcanzar la misión, la visión, los objetivos y los principios institucionales identificados y definidos por la entidad. La administración ha involucrado a todos los estamentos universitarios fortaleciendo su gestión y direccionamiento estratégico en la parte administrativa, la docencia, la investigación y proyección social. Todo este avance se ha logrado gracias a la muchos de los elementos planteados por el modelo mecí, armonizado con el Sistema Integral de Gestión para la Calidad de la Universidad de la Guajira SIGUG y el sistema de Desarrollo Administrativo, este último ha tenido algunos inconvenientes pero continua avanzando. Así las cosas podemos resaltar los siguientes aspectos: Reglamento Estudiantil por Actualizar Estatuto General

16 Agenda Prospectiva Estatuto Docente o Profesoral Estatuto Vicerrectoria Académica Estatuto Bienestar Universitario Estatuto de Contratación por Actualizar Estatuto de Carrera Administrativa Estatuto de Sistema de Investigación Estatuto Plan de Desarrollo Proyecto Educativo Institucional Manuales de Funciones y de Competencias por actualizar Sistema de Gestión Integrado para la Calidad etapa de Implementación El componente de direccionamiento Estratégico respecto a la administración de Riesgos, ha presentado avances igualmente significativos, puesto que se implementó el programa de salud ocupacional, después de haber hecho un diagnostico (panorama de Factor de riesgo) aplicado a las diferentes aéreas de la institución, con el acompañamiento y asesoría de la empresa positiva y la oficina de salud ocupacional, se logro cumplir con la normatividad existente estableciendo parámetros de evaluación como punto de referencia para llevar a cabo muchas tareas, actividades, labores, oficios y procesos, teniendo en cuenta los mínimos detalles para proteger a los trabajadores en la ejecución de sus trabajos. En lo que respecta a las políticas de talento humano se está concertando el plan de incentivos y estímulos al igual que el de capacitación, en aras de fortalecer el clima organizacional de la institución. Todo esto enmarcado en

17 el estatuto de carrera administrativa propio para los servidores públicos de la universidad de la Guajira, además está en proceso de concertación la evaluación de desempeño administrativo posterior a la concertación de objetivos. Estos avances permiten incorporar nuevos elementos para el ingreso permanencia, asenso y encargos a los cargos en vacancias o nombramientos a carrera administrativa. Del mismo modo implementar las charlas de inducción y re inducción, capacitaciones docentes y administrativo armonizado con el plan de bienestar, que genere un clima laboral óptimo, aspectos fundamentales para fortalecer el compromiso y la cultura de autocontrol y autoevaluación necesaria para un adecuado funcionamiento del sistema integral. La entidad debe activar los planes de mejoramiento y de acción para rescatar la operatividad y la efectiva de sus procesos, del mismo modo debe liderar sus funciones basadas en la estructura organizacional, lo cual define los niveles de autoridad y delegación, pero es imperiosa la necesidad de una actualización a la misma planta de personal global. El levantamiento de los hallazgos, a través de la observaciones e indagaciones propios de los elementos de auditoría, comprobó la importancia que ejerce ciertos comités interdisciplinarios, que asesoran a la administración en muchos aspectos fundamentales que requieren de la participación de todos los estamentos, lo cual persiguen optimizar la operatividad de las acciones o actividades apuntando siempre alcanzar los objetivos, la misión y la visión de la institución. En ese mismo grado de importancia, a través de diferentes instancias tales como el consejo directivo y el consejo de facultad, orientan al nominador con la asesoría de políticas sanas de gestión conducente a lograr los procesos misionales, de apoyo, de gestión y de control y evaluación abanderados en la institución.

18 Como mecanismo de autocontrol dentro de los componentes del MECI, la entidad debe fortalecer la identificación, análisis, valoración y administración de los riesgos, esto permite que todos los procesos sean controlados y evaluados oportunamente y poder optimizarlos a través de los planes de mejoramiento. Es bueno resaltar que debido a la etapa en que se encuentra el nuevo sistema en que está operando la entidad, no se ha empezado a evaluar los procedimientos por la premura del tiempo, pero se espara realizarse en el menor tiempo posible. La entidad está en proceso de reorganización, puesto que implementó después de varios meses de concertación, el sistema integrado de gestión para la calidad, bajo la norma técnica NTCGP 1000:2005 y el modelo estándar de control interno (MECI 1000: 2005). Todos estos aspectos fueron fruto de un diagnostico, de un análisis, del rediseño y validación de todos los procesos, tanto estratégico, de apoyo, misional y de evaluación y control. La prospectiva de todo este andamiaje de gestión administrativa tendrá Como resultado, la certificación en calidad para la vigencia Dificultades Dentro del proceso de reorganización estratégica, la institución esta concertando la implementación del código de ética, lo cual no está implementado, a efecto de definir los protocolos y manuales de convivencia al interior de la entidad, además se hace necesario activar las políticas para el desarrollo de talento humano, y de ello afrontar cualquier dificultad que se presente en materia laboral, humana, de gestión, de operatividad, social y, que pueda afectar la armonización de los empleados en sus jornadas laborales. De igual manera, no se está aplicando correctamente el mejoramiento y sostenimiento de la formación, capacitación, estímulos, evaluación de desempeño, mecanismos de ingresos, permanencia y retiros,

19 inducción y re inducción del personal administrativo, lo cual evidencia la ausencia de un proceso preestablecido o planeado, en donde se garantice la efectividad de ese plan a través de los indicadores de resultados y, posteriormente hacerle seguimiento y control según los planes de mejoramiento y lograr su seguridad en cada uno de sus procesos. Cada una de esta políticas deberían estar inmersa dentro del plan de bienestar en una sana calidad de vida laboral de cada uno de los funcionarios vs la responsabilidad y compromiso del servidor público, apuntando siempre a dar cumplimiento a todos los fines de la institución haciendo cada labor dentro de la armonía y las condiciones dignas de un ser humano. El sistema de información de las políticas, direccionamiento estratégico, en cuanto a procesos, normativa, planes de acciones, circulares a nivel interno, se deben fortalecer para que el estilo gerencial sea más efectivo y, cada uno de los funcionarios realice sus labores bajo las políticas y lineamientos implementados con el nuevo sistema. El plan educativo institucional es una herramienta con que cuenta el nominador para desarrollar todas sus políticas educativas en la entidad, por tanto se debe fortalecer, a efecto de articular sus procesos y propender para que se mantenga la integralidad, la efectividad, la formación integradora, la autonomía universitaria y la transparencia como principios institucionales y, luego desarrollar sus estrategias de acuerdo con la misión, visión y objetivos institucionales. La institución debe mejorar las políticas de operación en cuanto los procesos de apoyo, esto se refiere a que debe prestar un servicio efectivo que satisfaga las necesidades de los usuarios en todos sus requerimientos. Del mismo modo es necesario impulsar y apoyar el desarrollo del Sistema de Control Interno de forma integral, a efecto de evaluar y ajustar todos los

20 procesos y, de esta manera minimizar los efectos que puedan producir las deviaciones en algunos procesos. 6. SUBSISTEMA CONTROL DE GESTION 6.1. Avances La institución universitaria ha tenido muchos avances importantes gracias a la ardua Gestión que ha tenido la administración y que han permitido apalancar recursos económicos a través de convenios, litigios jurídicos, reconocimiento etc. Todo esto ha permitido desarrollar muchos planes, proyectos, ejecutar obras, contratar bienes y servicio según la necesidad y de acuerdo con los lineamientos y procedimientos establecido para cada caso y según su importancia. La entidad ha avanzado en la rendición de información primaria a las entidades de vigilancia y control, tal es el caso del sistema nacional de educación superior (SINIES), mediante lo cual permite medir la calidad y cobertura de la educación y los recursos que se invierten para el avance y aprovechamiento de la misma, en ese mismo sentido esa información es utilizada para nutrir el observatorio laboral para la educación superior, que permite hacer seguimiento a los graduados. En los programas de pregrado se ha logrado un avance significativo, puesto que se han creado nuevos programas acorde a las necesidades del entorno, estos programas han tenido mucha acogida por parte de la ciudadanía, puesto que han demostrado receptividad en los programas nuevos; caso por ejemplo como los programas de Ingeniería Civil, ingeniería mecánica, salud ocupacional en la profesionalización, negocios internacionales, administración turística y hotelera lo cual han generado un cambio social y académico en la comunidad en general.

21 Todos estos avances se han conseguido gracias a la Gestión por parte de la administración, lo cual siempre se muestra dispuesta a lograr sus objetivos, metas, planes y programas de acuerdo con la misión y misión, enmarcados en sus cuatros macro procesos como pilares de desarrollo a la comunidad universitaria y sociedad en general. La información primaria que da lugar a la rendición de la información a los organismos de control fiscal, tales como La Contraloría General de la Nación y Departamental, la Contaduría General de la Nación, el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales (DIAN), entre otros. Los diferentes informes que se remiten tiende a fluir de manera adecuada y oportuna, no obstante el sistema de información presenta ciertas debilidades en la operatividad, por tanto, se necesita fortalecer este mecanismo a efecto de lograr una comunicación pública eficiente y una información secundaria oportuna. Alrededor de este tema se presentan muchas limitaciones, sin embargo se ha avanzado en comparación con las vigencias anteriores. Los indicadores muestran el logro y avance de la comunicación pública; utilizando diferentes medios que permiten la fluidez de la información, casos puntuales como: carteleras, revistas universitarias, página web, correos institucionales, intranet, emisora universitaria, convenios con otros canales radiales. Lo cual han permitido conocer y ofrecer información permanente a los funcionarios, servidores, comunidad universitaria, estudiantes y ciudadanía en general, a cerca de los servicios que presta la institución, asi como además, las gestiones, planes, normas, acuerdos, programas académicos, desarrollo institucional Etc. En el marco de la gestión desarrollada por la administración y cumpliendo con los principios de publicidad, transparencia e integridad consagrado en la constitución, se avanzó en la modernización de la plataforma tecnológica (Academusoft y Gestasoft) en donde la primera se encarga de la

22 administración de las calificaciones para los estudiantes según las evaluaciones de los docentes y, la segunda administra la información contable y financiera. Esta ultima herramienta administrativa, presenta ciertas debilidades, en cuanto a la información contable, puesto que no se ha depurado completamente las partidas de los estados contables, y esto conlleva a que no se cuente con una información razonable de los hechos transaccionales al interior de la institución. Se resalta la voluntad del Nominador de gestionar los recursos necesarios para adquirir un software contable, que permita integrar los procesos financieros en la entidad, al igual que se resalta su disposición en sanear los saldos de los estados contables nombrando un equipo interdisciplinario que se encarguen de depurar todas las partidas de los estados financieros de la entidad, desde las vigencias anteriores hasta la vigencia actual. En lo que respecta el control de gestión de los Docentes, se observa que la Institución utiliza indicadores cualitativos y cuantitativos para medir el logro de los objetivos, así mismo se utiliza la autoevaluación de los planes de acción por dependencia, para medir el avance que se ha tenido en cuanto el cumplimiento de sus metas y objetivos. Existe un aspecto que resaltar referente a los planes de mejoramiento, los cuales no están siendo implementados oportunamente, debido a que el sistema integral para la calidad en su etapa de implementación, está en proceso de marcha, lo cual no se tiene el tiempo suficiente para evaluar los procesos y hacerles los planes a que haya lugar, pero si se recomienda operar con los lineamientos establecidos por el SIGUG, a efecto de fortalecer todos los procesos y estos a su vez desarrollarse en la armonía que se requiere para optimizar las operaciones. Es de resaltar que en la entidad, se han realizado campaña de sensibilización tendiente a fortalecer en los funcionarios, el criterio de una cultura

23 organizacional orientada hacia el autocontrol y la autoevaluación, tendientes a implementar todas las políticas y lineamientos establecidos para alcanzar los objetivos y metas propuestas. Se recomienda mayor compromiso por parte de la gerencia y de los funcionarios en general, a efecto de implementar todas las políticas y mecanismos de control que permita dinamizar e interiorizar los manuales de procesos y de procedimientos, para operar dentro de in sistema integral Dificultades A pesar de los avances que se ha tenido con la implementación del sistema integral para la calidad en la entidad, aun de sebe fortalecer y ajustar muchos procedimientos y concientizar a muchos funcionarios a cerca de la importancia con que se debe aplicar todos los procesos y procedimientos que se generan al interior de la institución de manera efectiva y, estos a su vez se deben aplicar de acuerdo con las normas, políticas y directrices, establecidas para la entidad. Además se debe implementar mejores procedimientos administrativos, de planeación institucional, procedimiento de control interno, procedimientos contables y financieros y de información, a efecto de impulsar a la institución a un avance significativo y posesionarla como una entidad pública reconocida a nivel Nacional e Internacional. Las políticas de operación general están definidas en el plan de desarrollo, sin embargo, muestra debilidad cuando no se aplica los procedimientos establecidos de manera efectiva. Se recomienda activar los planes de mejoramiento y, evaluar continuamente los procedimientos que allí se generan. La armonización y comunicación de los procedimientos, hacen que se desarrolle un clima organizacional óptimo al interior de la institución, esto se refiere a que en la medida en que se vaya avanzando y evaluando las gestiones pertinentes, es necesario divulgarla, a efecto de crear mejor

24 disposición laboral del servidor, puesto que la comunicación de todos los adelantos debe hacerse oportuna y ágil, fortaleciendo la comunicación interna y esta a su vez fortalece el desarrollo de los procesos y el trabajo en equipo. La necesidad de impulsar la institución hacia un nivel de efectividad en todos sus procesos, conlleva a realizar ciertos ajustes que permita dinamizar sus procesos y divulgarlos, a efecto de que todos los empleados operen bajo los mismos lineamientos establecidos por la entidad. Con la implementación del sistema para la calidad, se fortalece cada procedimiento, por tanto que los procedimientos se realicen de manera ágil y oportuna, de igual modo se mejorará el sistema de control interno puesto que todas las aéreas participan conjuntamente y esto hace que el sistema opere de manera integral. Se recomienda activar los planes de mejoramiento y capacitar a los funcionarios para que conozcan de todos sus procesos y operen eficientemente. La información secundaria presenta dificultades, debido a que no fluye efectivamente, por que el proceso de divulgación presenta retrasos, lo cual hace que muchos aspectos de interés general se desconozcan oportunamente, se recomienda actualizar todos los sistemas de información a efecto de contar con una información oportuna y permite, esto se logra con la armonización de las políticas y estrategias de comunicación para el manejo optimo de la misma información y cada grupo interesado, la comunidad universitaria y el entorno conozcan y mejoren sus canales comunicacionales SUBSISTEMA CONTROL DE EVALUACION 7.1. Avances La entidad con la nueva implementación del sistema integrado de gestión para la calidad, busca cumplir con todas las políticas y los elementos, los componentes y los sudásemos requeridos en el MECI, a efecto de

25 implementar cada uno de esos componentes y mejorar en la operatividad de sus procesos. El componente de autoevaluación permite medir y evaluar en que avance se encuentra la institución en materia de control, por tanto es indispensable que cada uno de estos componentes se active en todas las aéreas, a fin de optimizar cada uno de sus procedimientos. Se recomienda impulsar estas directrices a través del comité de control interno, en donde se comprometa todas las partes involucradas para que el sistema opere efectivamente. El avance ha sido muy efímero en este subsistema puesto que se venía operando sin un norte que direccionara los procesos en la entidad, gracias a la implementación del SIGUG, se ha podido avanzar de tal manera que hoy se cuente con procedimientos establecidos, identificados, definidos y detallado en cada proceso, esto permite operar de manera más controlada, lo cual se le puede hacer seguimiento y de esto se derivan los planes de mejoramiento. El sistema de control interno debe operar de manera efectiva, a partir de la activación del comité de control interno lo cual existe y está conformado, puesto que esto sirve como mecanismo asesor para que se ejecuten las acciones que mejoren y optimicen los procedimientos al interior de la institución educativa. La institución aplica controles ha venido aplicando controles de manera práctica, pese a esto la autoevaluación en la gestión y el autocontrol deben ajustarse para que se evalué constantemente los procedimientos y se cuente con políticas acordes a la funcionalidad de la institución. De ese mismo modo se presentan informes periódicos a la alta dirección, en donde se pormenoriza los avances, los logros, las dificultades, las estrategias, los riesgos, los hallazgos de ciertas auditorias que se han practicado en algunas aéreas de la entidad. En cada uno de estos informes se hacen las recomendaciones y sugerencias del caso, apuntando siempre a lograr la

26 efectividad de los controles y contribuir con la retroalimentación y formulación de acciones de mejoramiento continuo. La entidad con la adopción del MECI y la Implementación del Sistema integrado de Gestión para la Calidad, está observando lo trascendental y relevante que suele ser llevar los procedimientos, por tanto al interior de la institución se habla, se conoce, se discute y se está discerniendo sobre las políticas, mecanismos, lineamientos, directrices y aplicación de los procedimientos según las herramientas de gestión utilizadas por la administración, para mejorar la operatividad, razonabilidad y administración de sus procesos Dificultades La fortaleza de una entidad para aplicar las políticas y mecanismos de control, es la de contar con los elementos que conforman los componentes del sud sistema de control estratégico y de control de gestion, para lo cual es necesario implementarlos y guiarse por los lineamientos establecidos de verificación y control, para luego realizar una adecuada evaluación al interior de la entidad, sin embargo el elemento auditoría interna debe ser objeto de mejora con el concurso de todos los servidores, propendiendo siempre alcanzar los objetivos y metas institucionales. En razón a lo anterior se tiene mucha dificultas para implementar esta modalidad de gestión en la institución, lo cual ha sido objeto de controversias, discusiones, mesas de trabajo, atrasos, y obstáculos al momento de implementarse esta nuevo mecanismo de gestión. La institución no ha podido realizar las evaluaciones de desempeño a los funcionarios de carrera administrativa, debido a que se están concertando los objetivos y esto ha demorado o ha retrasado el avance hacia obtener la evaluación de desempeño, con la misma importancia se encuentra en proceso de reglamentación el plan de capacitación e incentivos para los

27 trabajadores, lo cual se están realizando reuniones con el comité de carrera administrativa para hacer los ajustes a el estatuto y llevar a cabo los requerimientos. El sistema de control interno al interior de la universidad, debe ser centro de mucha intención por parte de la administración y de todos los funcionarios de la entidad, refiriéndose a que debe haber más respaldo y apoyo para que se cumplan con las recomendaciones y hallazgos emitidos y tomar los correctivos del caso. El sistema está operando como rueda suelta puesto que el comité que lo conforma no está activo, lo cual dilata en cierta medida la aplicación de los lineamientos y no está haciendo seguimiento y evaluaciones constantemente. Se recomienda activar el comité técnico de control interno. 8. ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Es importante resaltar que dentro de la Universidad de la Guajira, en virtud de su autonomía, se tomo una decisión gerencial y trascendental, con la implementación del Sistema Integral de Gestión Para la Calidad SIGUG, integrado con los elementos del MECI y el Sistema de Control Interno. Todo esto esta direccionado a armonizar, reorganizar, reconstruir y socializar los procesos, responsabilidades, actividades, identificando cada proceso en cuanto a los misionales, los estratégicos, los de apoyo y sobre todo los de evaluación y control, tal como se encuentran plasmados en el sistema de gestión integral para la calidad, con lo contemplado en el plan de desarrollo institucional. La entidad cuenta con una herramienta de gestión muy importante, lo cual debe hacer uso para gestionar y encaminar sus procesos cabalmente, esto le va a permitir conseguir todos los objetivos y metas planeadas. Es necesario activar el comité de control interno, para que asesore y oriente a la gerencia

28 con políticas claras y precisas a cerca de procesos, controles y evaluaciones al sistema y, además implementar los planes de mejoramientos en cada proceso. 9. RECOMENDACIONES INHERENTES AL CONTROL INTERNO CONTABLE 9.1 CONTROL ESTRATEGICO Ambiente de Control Se requiere activar el comité de control interno actual, para que sirva como órgano asesor en la implementación del SIGUG. Implementar el código de Ética en la institución, a efecto comprometer aun más los funcionarios para que realicen o ejecuten sus actividades dentro de la armonía legal, institucional y bajo un buen clima laboral, todo lo anterior sin deslindarse de sus procesos de direccionamiento estratégico y de administración La institución debe generar en sus funcionarios una cultura de autocontrol, autogestión y autoevaluación, a efecto de mejorar cada uno de sus procedimientos y cumplir con los estándares y políticas para el buen desempeño laboral, organizacional y profesional Desarrollo de las Políticas de Talento Humano La universidad de la Guajira como entidad de educación pública más reconocida en el departamento de la Guajira, debe mejorar las políticas de Talento Humano, siendo este el recurso más importante con que puede contar, para ello debe diseñar, concertar, identificar y cumplir con los mecanismos necesarios para proteger a sus funcionarios que se encuentran laborando en la entidad. Es necesario activar el plan de capacitaciones, estímulos e incentivos, el plan de evaluaciones, los programas de inducción y re inducción propios para cada cargo y, todas las políticas tendientes a

29 mejorar la efectividad, la armonía y el buen clima laboral de los trabajadores al interior de la institución. El desarrollo de talento Humano constituye una de las bases fundamentales del control interno contable, puesto que esto integra al sistema de control interno, en razón a que los servidores públicos, son quienes hacen efectivo el control y garantizan las condiciones básicas para el logro de los objetivos de cada área. Se recomienda actualizar y capacitar a todo el personal que labora en la institución y en lo posible incluirlo como una política institucional, en donde permanentemente se desarrolle esta actividad Estilo de Dirección El nivel Directivo es el responsable de la orientación estratégica de la institución, hacia una administración eficiente, efectiva y operativa, a efecto de cumplir con todas las políticas, planes, programas y objetivos detallado en el plan institución. En razón a lo anterior es necesario que desde la gerencia se lidere, acompañe y e impulse alternativas claras y efectivas, que apunten en hacer cumplir con los lineamientos, requerimientos y directrices establecidos en el sistema. Todo esto va inmerso en las funciones, en los programas, planes de acciones, planes de mejoramientos de cada proceso, responsabilizar y segregar funciones para que se dé un buen desempeño laboral en cada funcionario, monitorear las actividades de cada empleado en un periodo corto para que se tomen las acciones correctivas de manera oportuna. En el mismo grado de importancia, se encuentra la comunicación gerencial, que permite mantener los canales de comunicación activos, a efecto de tras di versar cualquier información que se genere al interior de la entidad, para ello siempre debe existir unos canales de comunicación activos, propios, claros, oportunos y efectivos, que propendan por mantener una armonía y un clima organizacional adecuado.

30 10.1 Estructura Organizacional Para que la entidad puedan cumplir cabalmente el desarrollo de su Misión, Visión, Objetivos, Planes y demás responsabilidades que les han sido asignadas, deben considerar procesos de modernización institucional que les permita disponer de una estructura flexible que les facilite la toma de decisiones y la comunicación entre áreas de la organización y los usuarios de la misma, así como poder adaptarse con facilidad los cambios tanto internos como externos. Como se menciono anteriormente, para que la entidad posea una estructura ajustada a sus necesidades es necesario que realice un estudio técnico, en el cual se analiza la situación de la organización frente al cumplimiento de su Misión, Visión y Objetivos Institucionales Administración del Riesgo Este componente reconoce la presencia de la incertidumbre en todas las actividades organizacionales de la entidad, al tiempo que la habilita para identificar y administrar dicha incertidumbre. Así mismo, responsabiliza a los que ejecutan los procesos para emprendan las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales. Es importante considerar que un evento puede representar una oportunidad para la organización pero si no se maneja adecuadamente y a tiempo, puede generar consecuencias negativas, por tanto se hace necesario activar los planes de mejoramientos, los planes de acción y las acciones correctivas para que se pueda dar una buena administración del riesgo al interior de la institución Comunicación Pública La Comunicación en las entidades públicas tiene una dimensión estratégica, al ser el factor que hace posible que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes, por tanto todos los funcionarios de la universidad de la Guajira deben involucrarse en todos los niveles y procesos de la organización. El diseño de la comunicación en las entidades, debe convertirse

31 en una herramienta que plantea soluciones a la Necesidad de divulgar los actos administrativos o de Gobierno, la gestión Administrativa y a proyectar la imagen de la entidad. La comunicación es producto de: La manera como las entidades logran construir articulaciones internas que garanticen la necesaria coherencia entre su planteamiento estratégico y su actuación en la realidad cotidiana. El cabal cumplimiento de la responsabilidad en cada funcionario de la institución, debe abrir el acceso a la información a los propios servidores y a la ciudadanía en general, a efecto de constituirse en insumo fundamental para el conocimiento y la comprensión de sus procesos. Se recomienda elaborar un plan de mejoramiento que minimice el impacto que puede generar la no aplicación de este elemento en los procesos de la entidad. 11. RECOMENDACIONES INHERENTES A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO PARA LA CALIDAD SIGUG. La universidad de la Guajira como institución pública reconocida a nivel local, regional y nacional, tiene la obligación y el mandato constitucional, legal y estatutario, de ejecutar acciones, políticas, planes, proyectos y estrategias encaminados a fortalecer todos los procesos y procedimientos aplicados a la operaciones que se desarrollan al interior de la institución, por tanto con la implementación del Sistema Integrado de Gestión para la Calidad SIGUG, se definen, ajustan, corrigen y mejoran todos los procesos establecidos en las diferentes aéreas de la entidad. Esto a su vez permite, contar con una herramienta de Gestión, en donde se puede medir, ejecutar, evaluar, controlar, mejorar y e identificar los factores de riesgo, los planes de mejoramiento, los planes de acciones, las acciones correctivas dentro de la norma NTGP 1000: 2009, enfocada para el sistema integrado de gestión para la calidad. A efecto de fortalecer sus sistema operativo, de administración, de gestión y de evaluación propios de la institución. Es importante recomendar aplicar todas las políticas, lineamientos, directrices y procedimientos